Заключение договора с новым поставщиком

Процесс начинается с намерения заключить договор с новым поставщиком. Сразу после этого следует проверка — работает ли поставщик на упрощённой системе налогообложения (УСН). В зависимости от этого принимается одно из двух решений:

• Если поставщик на УСН — ему отправляют наш стандартный договор по форме для УСН.

• Если поставщик не на УСН — ему отправляют стандартный договор по форме ОСНО.

После отправки договора, вне зависимости от формы, происходит согласование итоговой формы договора с поставщиком. Если поставщик не согласен с предложенной формой, он может предложить свою: в этом случае мы получаем от него его форму договора. Далее необходимо создать заявку на согласование этого нового варианта.

После этого начинается этап согласования договора с поставщиком. Этот шаг дублируется для нескольких участников — вероятно, каждый из них согласует документ в пределах своей компетенции.

Если в ходе согласования возникают разногласия, составляется протокол разногласий и вносятся изменения в договор. Затем необходимо вновь согласовать спорные моменты с поставщиком.

Когда финальная версия договора согласована, начинается этап подписания. Подписание также выполняется параллельно разными участниками процесса — скорее всего, это разные стороны или подразделения. После подписания один из экземпляров отправляется поставщику.

Если договор был подписан поставщиком на нашей форме, его экземпляр передают на подпись руководителю отдела закупок (ОЗ). После этого — финальное подписание с поставщиком.

На заключительном этапе наш экземпляр договора передаётся в делопроизводство, данные о договоре вносятся в систему, а бумажный экземпляр помещается в архив. Также производится перенос подписанного договора в архив и внесение лимитов в карточку договора в 1С с его последующей активацией.

Процесс построен с учётом возможных отклонений (например, предложение поставщиком своей формы договора) и позволяет гибко возвращаться к этапу согласования в случае разногласий. Он завершается только после полного подписания, регистрации и активации договора в системе.

Процесс «Заключение договора с новым поставщиком» является частью процесса «Поставка товара под заказ клиента».