В этом материале мы разберём основные понятия, жизненный цикл BPM и движущие силы перемен в бизнесе на основе глубокого обсуждения первых глав BPM CBOK. Мы подробно рассмотрим, что такое BPM, как рассматривать бизнес-процессы как активы компании, почему важно согласовывать BPM со стратегией, а также как правильно планировать инициативы по внедрению и развитию процессного управления.
Введение в BPM: Что такое BPM и почему это важно?
Вопрос "Что такое BPM?" вызывает много дискуссий и вопросов, и это неудивительно. BPM (Business Process Management) - это не просто набор методологий или IT-инструментов. Это управленческая дисциплина, которая рассматривает бизнес-процессы как активы компании, способные приносить прибыль и создавать уникальную ценность.
Как объясняли эксперты, BPM - это сочетание методологического подхода и IT-технологий, которые вместе помогают управлять процессами на предприятии. Без технологий BPM находится в зачаточном состоянии, а с ними раскрывает весь свой потенциал.
Ключевая мысль: Бизнес-процессы - это активы, которые генерируют прибыль, имеют владельцев и требуют постоянного контроля и улучшения.
Очень важным является понимание, что компания должна видеть свои процессы не просто как набор рутинных операций, а как внутреннюю ценность, которая может стать конкурентным преимуществом. Например, уникально оптимизированный процесс формирования коммерческих предложений или автоматизированная воронка продаж - это те активы, которые могут кардинально повысить эффективность и прибыльность бизнеса.
Пример: Воронка продаж как BPM актив
Оптимизация воронки продаж, позволяющая автоматически идентифицировать потенциальных клиентов и формировать их в лиды - это уникальный процесс, который становится ценным активом компании. Такие процессы часто охраняются как коммерческая тайна и не распространяются за пределы организации.
Рассматриваем бизнес-процессы как активы
Чтобы эффективно управлять бизнес-процессами, нужно начать с понимания их как активов, сравнимых с оборудованием или станками на производстве.
- Активы и затраты: Бизнес-процесс можно представить как сложную структуру из людей, технологий и методологий, которые взаимодействуют для достижения результата.
- Сравнение с оборудованием: Как мы следим за амортизацией и обновлением станков, так же необходимо контролировать и улучшать процессы.
- Уникальность процессов: Оптимизированные процессы становятся уникальным конкурентным преимуществом компании.
Это сравнение помогает понять, что BPM - это не просто временная оргструктура или набор ролей, а полноценный актив, который требует внимания, инвестиций и развития.
Важность правильной оргструктуры и ролей в BPM
Внедрение BPM подразумевает появление новых ролей, таких как владелец процесса и менеджер процесса. Однако эти роли не всегда означают создание новой оргструктуры, а скорее добавление функций в существующие подразделения.
Владелец процесса - это ключевая фигура, которая отвечает за эффективность и развитие процесса, обладает необходимыми компетенциями и полномочиями.
Важно понимать, что процессный офис может уйти из компании, а роли владельца и менеджера процесса останутся, поскольку они встроены в операционную деятельность и обеспечивают постоянное совершенствование.
Владельцы процессов должны быть подготовленными, сбалансированными и обученными специалистами, способными управлять сквозными процессами и взаимодействовать с разными подразделениями.
Масштабы и зрелость BPM инициатив
Путь развития BPM можно представить как движение от простого понимания и оптимизации отдельных процессов до полного постоянного совершенствования и интеграции BPM в стратегию компании.
- Оптимизация бизнес-процессов (BPI): Начальный этап, когда компании начинают систематически улучшать процессы.
- Реинжиниринг бизнес-процессов (BPR): Более глубокий этап, включающий кардинальные изменения для достижения значительного эффекта.
- Постоянное совершенствование: Высокий уровень зрелости, когда BPM становится частью корпоративной культуры.
Выбор методов и инструментов BPM зависит от вовлечённости руководства, масштаба проекта и зрелости организации. Чем выше вовлечённость и масштаб, тем более системный и комплексный подход требуется.
Управление бизнес-процессами как систематический подход
Управление бизнес-процессами - это систематический, осознанный и активный процесс, направленный на улучшение эффективности компании.
Если управление процессами не систематично и не осознанно, то это не BPM - это просто набор случайных действий.
В рамках BPM используются различные методологии и инструменты, такие как TQM, бережливое производство, Six Sigma, которые помогают достигать поставленных целей. Однако важно понимать, что эти методологии - это не просто инструменты для начального этапа, а целостные подходы, которые применяются на разных стадиях развития BPM.
Клиентоориентированность в BPM
Одна из самых важных идей в BPM - это ориентация на клиента. Все процессы должны рассматриваться с точки зрения конечного потребителя.
К сожалению, часто внутри компании забывают про клиента, особенно в операционных подразделениях, где основной акцент ставится на экономию. Это приводит к расхождению между тем, что хочет клиент, и тем, что компания предлагает.
Важно не просто воспринимать желания клиента на словах, а глубоко анализировать, что на самом деле нужно клиенту, и строить процессы, которые удовлетворяют эти потребности.
Пример из практики
Один из примеров - компания, которая тщательно проанализировала рынок и разработала продукт с учетом потребностей клиента, но производство закупило дешевое сырье, и качество продукта пострадало. В итоге продажи были неудачными, несмотря на ориентацию на клиента.
Внутренние клиенты и сервисная модель отношений
BPM - это не только про внешних клиентов. Важна также ориентация на внутреннего клиента, то есть подразделения и сотрудников внутри компании, которые зависят друг от друга.
Эффективность кросс-функциональных процессов зависит от выстраивания правильной сервисной модели взаимоотношений внутри компании.
Если команды работают изолированно, не взаимодействуют и не понимают свою ответственность в сквозных процессах, BPM не сможет эффективно функционировать. Важно строить коммуникации, которые способствуют сотрудничеству и совместному достижению целей.
Жизненный цикл BPM
Жизненный цикл BPM состоит из пяти ключевых этапов:
- Согласование со стратегией и целями компании
- Планирование инициатив
- Внедрение изменений
- Оценка результатов
- Постоянное совершенствование
Наиболее важным этапом является согласование BPM со стратегией компании. Без поддержки высшего руководства и синхронизации с бизнес-целями проекты BPM обречены на неудачу.
Поддержка спонсоров из числа топ-менеджеров - это не просто формальность, а ключ к успешному внедрению BPM.
Почему поддержка руководства так важна?
Без явной поддержки со стороны руководства проекты BPM будут тормозиться, ресурсы не будут выделяться, а инициативы - саботироваться. Спонсоры должны не только заявлять о поддержке, но и активно контролировать ход реализации проектов, устранять препятствия и обеспечивать необходимые ресурсы.
Роль владельца процесса и полномочия
Владелец процесса - это ключевая фигура, отвечающая за весь жизненный цикл процесса и взаимодействие со всеми участниками.
- Он должен обладать компетенциями и полномочиями для влияния на исполнителей.
- Владелец процесса может влиять на сотрудников, которые не выполняют свои обязанности, вплоть до дисциплинарных мер.
- Внедрение BPM требует четкой модели управления, чтобы избежать конфликтов подчинения и приоритетов задач.
Важно, чтобы модель управления была согласована и закреплена, иначе процессное управление не сможет эффективно функционировать.
Планирование инициатив BPM
Планирование инициатив - это этап, на котором формируются конкретные действия по внедрению и развитию BPM. Это включает:
- Организационное планирование
- Обучение персонала
- Автоматизацию и синхронизацию с IT
- Коммуникации внутри компании
Очень важно синхронизировать планы BPM с IT-подразделениями, чтобы избежать рассинхронов и хаоса в автоматизации процессов.
Практические советы по взаимодействию с IT
- Установите четкие процедуры согласования изменений в информационных системах.
- Назначьте владельцев систем и процессов, которые будут контролировать заявки на изменения.
- Организуйте комитет по управлению изменениями (Change Control Board), где все стороны обсуждают и согласовывают изменения.
Внедрение BPM - реалии и вызовы
Внедрение BPM часто сталкивается с реальными сложностями:
- Ограниченные ресурсы и время
- Необходимость сверхусилий на начальном этапе
- Сопротивление сотрудников и структурных подразделений
- Требования к быстрому демонстрированию результатов
Важно понимать, что без поддержки руководства и выделения ресурсов проекты BPM затянутся или будут провалены. Однако даже в сложных условиях можно добиться успеха, если сфокусироваться на приоритетных сквозных процессах и показывать конкретные результаты.
Лучше начать с одного приоритетного процесса, показать его эффективность, а затем масштабировать BPM на всю компанию.
Продажа идеи BPM руководству
Продажа идеи BPM руководству - это отдельная задача, которая требует подготовки:
- Не просто предлагать BPM, а предлагать концепцию внедрения с конкретными этапами, ресурсами и результатами.
- Демонстрировать преимущества на примере конкретных процессов, которые проходят через разные подразделения.
- Показывать инструменты и методы, которые будут использоваться.
- Обеспечивать прозрачность и регулярную отчетность по результатам.
Важно помнить, что попытка внедрить BPM на всю компанию сразу часто утопична. Лучше идти постепенно, учитывая уровень развития сотрудников и существующие инструменты.
FAQ по BPM CBOK. Управление бизнес-процессами
Что такое BPM и почему это важно?
BPM - это систематический и управляемый подход к бизнес-процессам, который рассматривает их как активы компании, способные создавать ценность и приносить прибыль.
Как бизнес-процессы становятся активами?
Когда компания начинает оценивать процессы с точки зрения прибыли, затрат и уникальности, процессы становятся внутренними активами, требующими постоянного контроля и развития.
Какие роли существуют в BPM?
Основные роли - владелец процесса и менеджер процесса. Они отвечают за управление, развитие и совершенствование процессов в компании.
Почему нужна поддержка руководства?
Поддержка высшего руководства обеспечивает необходимые ресурсы, контроль и мотивацию для успешного внедрения BPM.
Как правильно планировать BPM инициативы?
Планирование включает организационное планирование, обучение, автоматизацию и коммуникации, а также синхронизацию с IT-подразделениями.
Можно ли внедрять BPM без поддержки руководства?
Технически возможно, но это требует огромных усилий и времени, и результаты будут ограниченными. Для масштабного внедрения поддержка обязательна.
Как избежать рассинхронов с IT при внедрении BPM?
Необходимо создавать процедуры согласования изменений, назначать владельцев систем и процессов, а также организовывать комитеты по управлению изменениями.
Как продать идею BPM руководству?
Нужно представить четкую концепцию с конкретными этапами, ресурсами и ожидаемыми результатами, начиная с приоритетных процессов.
Надеемся, что это руководство поможет вам глубже понять суть BPM CBOK. Управление бизнес-процессами и успешно применить знания на практике для развития и оптимизации вашего бизнеса.
