Фреймворки и референтные модели в BPM помогают нам рассматривать организацию с разных точек зрения и не забывать важные элементы архитектуры. Без них проектирование процессов превращается в импровизацию: тянем идею за идеей и упускаем связи между процессами, IT и управленческими слоями.
Процессный репозиторий же служит как «единый источник правды». Он сокращает время адаптации новых сотрудников, уменьшает коммуникационные издержки и позволяет быстро понять, где находятся владельцы процессов и какие правила применяются.
Что такое фреймворк и что такое референтная модель
Ниже даем рабочие определения в контексте BPM и корпоративной архитектуры.
Фреймворк
Фреймворк — это набор слоев, инструментов и шаблонов, позволяющий рассмотреть организацию целостно: процессы, IT, данные, метрики, цели и роли. Фреймворки помогают не только выявлять объекты, но и планировать изменение архитектуры, оценивать риски и обосновывать инвестиции.
Фреймворк — это набор различных точек зрения на одну и ту же систему, который помогает увидеть её целиком и управлять её изменениями.
Примеры: Zachman, TOGAF, Federal Enterprise Architecture (для госорганов США), BIAN (банковская архитектура), eTOM (телеком) - подобные корпоративные каркасы. При выборе фреймворка важно учитывать внешнюю среду, для которой он создавался: государства, отрасли или тип бизнеса накладывают свои ограничения и требования.
Референтная модель
Референтная модель — это более узкий, прикладной набор: реестр процессов, набор атрибутов, метрик и стандартных описаний. Референтные модели дают конкретику — что именно должно быть на каждом этапе жизненного цикла продукта или процесса.
Примеры: SCOR для цепочек поставок, APQC — дерево процессов и метрик, модель Портера — цепочка создания ценности. Эти модели удобны, когда нужно быстро объяснить менеджменту, какие блоки существуют и какие процессы следует внедрять или пересматривать.
Как фреймворки и референтные модели помогают аналитикам и архитекторам
Мы используем Фреймворки и референтные модели в BPM как исходную точку для ускоренного старта и как проверочный лист для оценки собственных решений.
- Быстрый старт: вместо того чтобы «копать» и изобретать структуру заново, берем готовую модель и адаптируем.
- Язык для коммуникации: даем руководителям понятную схему — вычеркните то, чего у вас нет; добавьте, что есть.
- Проверочный лист: сравниваем нашу архитектуру с фреймворком, чтобы убедиться, что ничего критичного не упущено.
- Инструментарий: внутри фреймворка часто лежат проверенные практики и шаблоны, которые можно использовать фрагментарно.
Ключевая мысль: фреймворк не обязательно применять «в лоб». Мы лепим из него свою архитектуру, адаптируем и расширяем.
Практическое руководство по выбору фреймворка и референтной модели
Ниже — практические шаги, которые мы рекомендуем пройти на старте проекта.
- Определите контекст: государственная регуляция, отрасль, тип компании (телеком, банк, производство, IT-продукт).
- Сопоставьте цели проекта с содержанием фреймворка: покрывает ли он нужные слои (процессы, IT, данные, метрики)?
- Проведите быстрый аудит «что у нас есть»: какие процессы и метрики существуют, где есть владельцы.
- Выберите референтную модель для узких областей (SCOR для логистики, APQC — для общего дерева процессов).
- Адаптируйте: вычеркните лишнее, добавьте уникальные для компании элементы.
- Сделайте пилот: берем 1-2 процесса и моделируем в выбранном фреймворке/рефмодели.
- Сравните результат с реальностью: ничего ли не забыто, соблюдены ли циклы и этапы?
Важно понимать влияние внешней среды: фреймворк, разработанный под законодательство США, может содержать предположения и требования, которые не применимы в другой юрисдикции. Всегда проверяем, «ради какой среды» этот фреймворк создан.
Примеры референтных моделей и где их применять
- SCOR — управление цепочками поставок. Полезен при управлении логистикой, складскими процессами, производством.
- APQC — дерево процессов и метрик. Подходит для построения каталога процессов и сравнения с рыночными практиками.
- BIAN — банковская архитектура. Полезен в банках и финтехе для согласования сервисов и API.
- eTOM — телеком. Применим для операторов и больших сетевых компаний.
- Портера — цепочка создания ценности. Отлично иллюстрирует путь от идеи продукта до клиента.
Процессный репозиторий: что это и какие бывают мифы
Процессный репозиторий — это не просто папка с Word-документами или Git для кода. Это инструмент (или набор инструментов) для хранения, поиска, совместной работы, отчётности и контроля соответствия стандартам.
Некоторые распространенные мифы:
- «BPMS = репозиторий». На практике BPMS отвечает за исполнение процессов, а не за удобный многопользовательский репозиторий. BPMS часто плохо решает задачи поиска, каталогизации и совместного редактирования.
- «Один большой монолит — лучше». Наоборот, лучше проектировать репозиторий как интегрируемую экосистему: Confluence, специализированные BPM-платформы, каталоги справочников и автоматизация синхронизации.
- «Запустили — и дальше само». Репозиторий требует процесса управления процессами — владельцев, регулярных апдейтов и KPI.
Ключевые характеристики качественного процессного репозитория
Качественный репозиторий отличается не количеством процессов, а активностью пользователей и интеграцией в рабочие сценарии.
- Удобство использования: интуитивный поиск, понятная навигация, шаблоны.
- Интегрируемость: возможность передать модель в инструменты разработки, тестирования и исполнения.
- Нормативная база: инструкции по именованию, версиям, правам доступа и стандартам описаний.
- Ownership: у каждого раздела есть ответственный владелец, который обновляет содержимое по регламенту.
- Автоматизация актуализации: если обновление требует множества кликов, его никто делать не будет; автоматизация жизненно важна.
- Доступы и безопасность: чувствительная информация доступна только у профильных групп.
- Метрики использования: число активных пользователей, время на поиск, количество апдейтов по регламенту.
Почему репозиторий умирает и как этого избежать
Мы видели ситуации, когда репозиторий живёт первые месяцы, а потом забывается. Частые причины:
- Отсутствие владельца и ответственности.
- Слишком высокая трудоемкость обновления.
- Нет интеграции в реальные рабочие сценарии; люди не видят выгоды.
- Плохой поиск и навигация — «Вавилонская библиотека» без поиска.
Чтобы этого избежать, внедряем налог на неактуальность в виде KPI у владельцев: частота апдейтов, реакция на изменения, время на согласование. И делаем репозиторий удобным и применяемым в рабочих процессах — тогда он не будет лежать «на полке».
Конкретная методика внедрения процессного репозитория
Пошаговый план внедрения репозитория, который мы применяем в проектах:
- Провести инвентаризацию текущих процессов и документов.
- Сформировать таксономию и структуру (категории, теги, шаблоны).
- Определить владельцев и регламенты обновления.
- Выбрать технологии: Confluence, специализированный BPM-портал, Storm или интеграция с BPMS.
- Запустить пилот в одном подразделении и измерить метрики использования.
- Настроить автоматизацию импорта/экспорта, версионирование и уведомления об изменениях.
- Реализовать обучение и коммуникационную кампанию — «как работать с репозиторием».
- Внедрить KPI: частота обновлений, время ответа на запросы, % процессов с владельцами.
- Расширять охват и интеграцию по результатам пилота.
Ключевое условие успеха — наличие процесса управления процессами. Без него репозиторий обречен на «заморозку».
Инструменты и автоматизация
Автоматизация — наш любимый ход. Чем проще обновлять репозиторий, тем чаще его обновляют. Примеры подходов:
- Интеграция BPMN-моделей с репозиторием, чтобы при корректном использовании Call Activity и сообщений репозиторий формировался автоматически.
- Справочники и кастомные атрибуты в инструменте, которые можно экспортировать в DevOps и в отчеты.
- Уведомления владельцам при изменениях связанных систем или регуляций.
Частые возражения руководства и как с ними работать
«Это дорого», «это долго», «у нас сейчас операционные задачи» — типичные аргументы. Что отвечаем:
- Это инвестиция: как внедрение ERP, только в области управления знаниями и процессов. Окупаемость приходит через ускоренное принятие решений и сокращение ошибок.
- Начинаем с малого: пилот в одном подразделении с четким ROI и метриками.
- Показываем сценарии: onboarding, обработка инцидентов, аудиты — где репозиторий уже может экономить время и деньги.
Кейсы и реальные истории
Несколько примеров из практики, которые мы часто рассказываем:
- Федеральные фреймворки: используются для прозрачности бюджетных расходов на IT. Они хорошо детализируют точки контроля, что удобно для государственных ведомств.
- SCOR в логистике: директора по логистике используют модель для оценки эффективности цепочек поставок, контроля качества и организации возвратов.
- APQC как справочник процессов: помогает быстро понять, какие процессы вообще существуют в мире, и отобрать те, что нужны конкретной компании.
- «Живая библиотека стандартов»: консультант, который знал репозиторий вдоль и поперек, мог сразу показать несовместимости и предотвратить ошибки в проектах.
- Старые подходы, такие как научная организация труда, — примеры крупных и системных фреймворков, которые со временем перестали развивать, но дали ценные шаблоны для масштабного производства.
Метрики успеха репозитория и как считать ROI
Метрики, на которые стоит ориентироваться:
- Количество активных пользователей в месяц.
- Доля процессов с назначенными владельцами.
- Время onboarding нового сотрудника до продуктивной работы.
- Время поиска нужной инструкции или регламента.
- Частота обновлений (согласно регламенту).
ROI оцениваем через снижение времени принятия решения, ускорение внедрения изменений и уменьшение числа инцидентов из-за несовпадения стандартов и реальности. Для руководства это переводится в деньги: меньше простоя, быстрее вывод на рынок и меньший риск штрафов при несоответствиях.
Частые ошибки при выборе фреймворка и модели
- Выбор фреймворка без учета отрасли и юрисдикции.
- Попытка внедрить фреймворк «в лоб» без адаптации.
- Игнорирование процесса управления процессами и ответственности за репозиторий.
- Недостаточная автоматизация обновлений, из-за чего поддержка становится непосильной.
- Плохая коммуникация с пользователями — репозиторий остаётся неизвестным и неиспользуемым.
Резюме: как мы работаем с фреймворками и репозиториями
Наш подход к Фреймворкам и референтным моделям в BPM простой и прагматичный:
- Выбираем фреймворк по контексту и адаптируем его.
- Используем референтные модели для конкретики в узких областях.
- Делаем репозиторий удобным, интегрированным и обязанным к обновлению через владельцев и KPI.
- Автоматизируем, где можно, чтобы снизить ручной труд.
- Запускаем пилоты, измеряем метрики и масштабируем успехи.
Чем отличается фреймворк от референтной модели?
Фреймворк — это широкий набор слоев, инструментов и этапов для работы с целой корпоративной архитектурой. Референтная модель — более узкая, прикладная структура: реестр процессов, метрик и атрибутов для конкретной области (логистика, IT, банк).
Нужно ли применять фреймворк «в лоб»?
Нет. Фреймворк — это пластилин. Его адаптируют под конкретную компанию: вычёркивают неактуальное и добавляют уникальное. Применение «в лоб» часто приводит к несоответствиям и сопротивлению.
BPMS может заменить процессный репозиторий?
Нет. BPMS решает задачи исполнения процессов. Репозиторий нужен для хранения, поиска, совместной работы, отчётности и поддержания нормативной базы. Часто BPMS и репозиторий дополняют друг друга.
Как часто нужно обновлять репозиторий?
Частота определяется регламентом и бизнес-требованиями. Важно установить KPI для владельцев процессов: например, квартальные проверки и обновления по факту изменений в системах или регламентах.
Какие инструменты подходят для репозитория?
Подход зависит от задач. Confluence хорош для базы знаний и гибких расширений. Специализированные BPM-инструменты и порталы удобны для моделирования и аналитики. Идеально сочетать — интегрировать лучший инструмент для каждого сценария.
Как убедить руководство инвестировать в репозиторий?
Покажите сценарии экономии времени и снижения рисков: onboarding, обработка инцидентов, аудит и регуляторные требования. Начните с пилота и измеряйте KPI — реальные цифры проще продавать руководству.
Что делать, если репозиторий «умер»?
Назначьте владельца, обновите таксономию, автоматизируйте часть процессов апдейта и проведите рекампейн по использованию. Иногда помогает «маленькая революция»: ре-дизайн интерфейса и обучение пользователей.
Заключение
Фреймворки и референтные модели в BPM — это наш набор инструментов для быстрой ориентации и проверки архитектурных решений. Процессный репозиторий — это платформа, где эти знания живут и используются. Оба элемента дополняют друг друга: фреймворки дают структуру, а репозиторий делает её прикладной и доступной каждому сотруднику.
Наша рекомендация: выбирайте фреймворк по контексту, адаптируйте его, запускайте пилоты с референтными моделями, стройте удобный репозиторий с владельцами и KPI, автоматизируйте обновления и измеряйте эффект через конкретные метрики. Тогда фреймворки и репозитории перестанут быть красивой идеей и станут реальным конкурентным преимуществом.
