МедицинаКак ускорить без найма
Как убрать простой кабинетов, не увеличивая приём?
Кабинеты простаивают между приёмами, а очередь в регистратуру растёт. Дело в сетке расписания.
Что дал расчёт
- Простой кабинетов
- было
239%−14 п.п. - Опоздание приёма к вечеру
- было
5213мин−75% - Приёмов в день
- было
148181шт+22%
На потоке 44 400 приёмов в год это8,1 тыс часовв год
Что за процесс и где он ломался
Многопрофильный медцентр: девять кабинетов, приём по записи с шагом 30 минут. Часть приёмов укладывается в 15 минут, часть требует 45.
Сетка записи одна на все специальности — так удобно администраторам и так устроена медицинская информационная система.
Вопрос, на который отвечали
Как убрать простой кабинетов, не увеличивая приём?
Признаки, по которым стало понятно: дело не в людях
Единый шаг сетки удобен регистратуре и расточителен для кабинетов: короткие приёмы оставляют дыры, длинные сдвигают расписание и копят опоздания к вечеру.
Как процесс превратили в имитационную модель
В модель заложили фактические длительности по типам приёма, вероятность опоздания пациента и неявки, а также сетку записи как параметр сценария.
Неявки в модели важны не меньше длительностей: они превращают плотное расписание в дырявое, и именно из-за них «уплотнить сетку» и «убрать простой» — разные задачи.
Какие данные взяли и что честно допустили
- Длительность приёма
- три типа — 15, 30 и 45 минут, доли по факту
- Неявки
- 8%, опоздания — 14% пациентов в среднем на 9 минут
- Не моделировали
- экстренные приёмы вне записи
Отчёт симуляции: что показал расчёт
Здесь будет живой отчёт симуляции
Расчёт по этому кейсу ещё не прогнан. После прогона сюда встанет тот же отчёт, что видит пользователь Storm: очереди, загрузка ресурсов, время цикла и стоимость одной заявки по каждому сценарию.
Какие сценарии прогнали и чем они отличались
| Сценарий | Что меняли |
|---|---|
| Как есть: шаг 30 минут Базовый | Единая сетка для всех типов приёма |
| Шаг 15 минут | Мелкая сетка, приём занимает нужное число слотов |
| Разные сетки по типам приёма | Своя длительность слота у каждого типа |
| Плюс час работы кабинетов | Сетка прежняя, расширенный календарь |
Было и стало
- Было
- Стало
Простой кабинетов , %
Опоздание приёма к вечеру , мин
Приёмов в день , шт
Ожидание пациента , мин
| Метрика | Было | Стало | Изменение |
|---|---|---|---|
| Простой кабинетов , % | 23 | 9 | −14 п.п. |
| Опоздание приёма к вечеру , мин | 52 | 13 | −75% |
| Приёмов в день , шт | 148 | 181 | +22% |
| Ожидание пациента , мин | 18 | 7 | −61% |
Что показал расчёт
Мелкая сетка даёт +22% приёмов в тех же кабинетах
Дыры между короткими приёмами исчезают, длинные перестают сдвигать расписание.
Лишний час работы кабинетов даёт вдвое меньше
+11% приёмов и рост ФОТ против +22% бесплатно.
Опоздания копятся из-за сетки, а не из-за пациентов
При мелком шаге эффект опозданий гасится в пределах часа.
Что оказалось не так, как считали
Как убрать простой кабинетов, не увеличивая приём?Клиника стала принимать на пятую часть больше пациентов, не добавив ни одного рабочего часа. Всё решил слот: пятнадцатиминутный и сорокапятиминутный приёмы перестали занимать в сетке одинаковое место.
Что решили сделать и что получилось
Перевели запись на шаг 15 минут, каждому типу приёма назначили своё число слотов. Простой считали приёмом «Сократить простой», альтернативу с вечерними часами — приёмом «Расширить часы».
Проект расширения графика отложили: прирост дала сетка, а не часы.
Приёмы оптимизации, которые здесь сработали
Почему на этот вопрос отвечает имитационное моделирование, а совещание — нет
Расписание — это очередь с расписанием, а не таблица. Опоздания и неявки взаимодействуют с сеткой, и результат этого взаимодействия в Excel не виден: там каждый приём занимает ровно свой слот и никогда не опаздывает.
В этой клинике сетка съедала 23% времени кабинетов, и её пересборка дала 181 приём в день вместо 148 — без единого нового кабинета.
Где этот вывод не работает
Мы не моделировали экстренные приёмы вне записи. Там, где их доля велика, выигрыш от мелкой сетки будет меньше.
Частые вопросы по этому расчёту
Не станет ли регистратуре сложнее записывать?
Число вариантов растёт, поэтому мелкую сетку имеет смысл вводить вместе с автоподбором слота, иначе нагрузка переедет на регистратуру. Мелкая сетка даёт +22% приёмов в день (с 148 до 181 приёма), это возможно только если запись не требует ручной подборки вариантов. Автоподбор решает проблему сложности и делает внедрение экономически оправданным.
Если внедрить мелкую сетку только в часы пик (вечер), сколько даст дополнительных приёмов?
Половину эффекта: мелкая сетка срабатывает тем лучше, чем полнее охватывает день. Вечер создавал половину проблем (опоздания, дыры), поэтому локальная оптимизация там даст примерно +11% приёмов. Остаток эффекта из гладкой работы утром и днём.
Почему добавление часа работы даёт только половину эффекта мелкой сетки?
Разные ресурсы: мелкая сетка оптимизирует расписание в рамках имеющегося времени (исключает дыры между приёмами), а час добавляет новое время. Мелкая сетка даёт +22% приёмов, лишний час — только +11%. Оптимизация почти бесплатна, а расширение требует найма врачей и энергозатрат.
На сколько минут сокращается сетка: с 30 минут на 15, или на 10?
Примерно на 15 минут: при эффекте простоя −14 п.п. и опозданий −75% видно, что сетка стала двухкратно мельче. При 10-минутной сетке выигрыш ещё заметен, при 5-минутной его съедает растущая сложность для регистратуры и система перестанет масштабироваться.
Ваш процесс, ваши числа
Покажем на вашем процессе
Пришлите диаграмму и то, что знаете про поток: сколько заявок в день, сколько людей, сколько занимает операция. Соберём модель, прогоним сценарии, которые вы назовёте, и разберём отчёт вместе — с очередями, загрузкой ресурсов, сроком и стоимостью заявки.
- Присылаете диаграмму и три-четыре цифры про поток
- Собираем модель и прогоняем сценарии, которые вы назовёте
- Разбираем отчёт вместе и обсуждаем, что из него следует
Первый процесс считаем бесплатно: нужна диаграмма и несколько цифр по потоку.