Разработка архитектуры бизнес-процессов и экспансия в регионы России

Задача разработки архитектуры процессов

Основные задачи, которые следовало решить:

• Каждое подразделение оформляло документы «как привыкло», поэтому коллегам было сложно найти нужную информацию и договориться о следующем шаге.
• ИТ‑системы часто закупались спонтанно: сервисы дублировали функции друг друга, а лицензии простаивали.
• Кросс‑функциональные разрывы между инвестициями, проектированием, строительно-монтажными работами и продажами могли существенно негативно сказаться на уменьшение итоговой прибыли.

Для реализации стратегии стремительного роста и региональной экспансии ФСК Регион требовалось в сжатые сроки создать с нуля и внедрить целый комплекс управленческих и операционных процессов, построить архитектуру бизнес-процессов. Наиболее критичными на старте внедрения Stormbpmn были:

1. Формирование земельного банка: выбора, оценки инвестиционной привлекательности и приобретения участков (семь вариантов сделок и десятки ответвлений в каждом).
   Из-за отсутствия системной работы и формализованных подходов можно сорвать график старта новых проектов и повлиять их рентабельность. Быстрый поиск новых участков, корректная оценка их инвестиционной привлекательности и своевременное заключение сделок были критичными для соблюдения планов региональной экспансии.
2. Управление стадией проектирования (ПД/РД): именно в разработке проектной и рабочей документации формируется базовая себестоимость проекта. Важно формализовать всю цепочку для управления себестоимостью и сроками.
3. Инвестиционные модели и финансовое планирование проекта: это формирование, согласование и оперативная актуализация бюджетов девелоперских проектов. Они важны для управляемости и прогнозируемости финансовых результатов.

Параллельно требовалась формализация ключевых обеспечивающих (бэк-офисных) процессов для поддержки роста штата и операционной деятельности:

• HR: разработка и внедрение процедур приема, адаптации, управления штатным расписанием и мотивацией персонала для быстрого и эффективного масштабирования команды.
• Запуск проектных офисов: формализация подготовки штабов строительства, продаж и бэк-офиса команд проектов для новых объектов, необходимая для сокращения времени выхода проектов на рынок.

Одной из ключевых мотиваций для внедрения Stormbpmn и развития бизнес-архитектуры в ФСК Регион стала необходимость преодоления системных рисков, присущих девелопменту как комплексному бизнесу:

• Риск ошибочных инвестиционных решений: можно безупречно управлять проектом и строить качественно, но если департамент девелопмента и инвестиционный департамент работают разрозненно, существует риск приобрести неподходящий участок или допустить ошибку в инвестиционной модели. Это непосредственно ведет к убыткам проекта, сводя на нет усилия всех остальных подразделений.
• Риск финансовых потерь из-за дисбаланса: даже при своевременном и качественном строительстве, недостаточная координация между инвестиционным департаментом (прогнозы), департаментами продаж и маркетинга (фактические продажи) и финансовым департаментом (управление ликвидностью) может привести к критической ситуации. Например, недополучение средств от продаж и несвоевременное наполнение эскроу-счетов[МИА1] при определенном уровне отношения долга к остаткам на эскроу по правилам банковского финансирования автоматически запускает применение максимальной процентной ставки. В этом сценарии потенциальная прибыль проекта поглощается возросшими процентными расходами.

Задача Stormpmn и бизнес-архитектуры: именно для решения этих нетривиальных задач кросс-функционального взаимодействия и был внедрен инструмент. Его роль – стать основой для:

• Наглядного моделирования связей и зависимостей между разными департаментами: девелопмент, инвестиции, продажи, маркетинг, финансы.
• Калибровки взаимодействия функций на всех этапах жизненного цикла проекта – от выбора земли до продаж и финансирования.
• Обеспечения соответствия операционной деятельности заложенной в проекте финансовой модели, гарантируя, что положительный финансовый результат достигается не только в теории, но и на практике.

Выбор решения

Руководитель управления стратегии и организационного развития ФСК Регион Алексей Уваров познакомился с платформой ещё в 2021 году. Тогда было проведено сравнение семи различных систем и по совокупности параметров выиграл Stormbpmn.

Придя в команду ФСК Регион, Алексей снова вынес Stormbpmn в финальный шорт‑лист и сервис, пройдя тщательный отбор, также одержал победу и попал в закупку.

Процедура выбора включала в себя сравнительную таблицу и тестирование нескольких решений, включая Business Studio, Sila Union, Comindware и др.

После первичного отсева в финале остались Stormbpmn и Business Studio.

 Главные критерии выбора:

• удобство моделирования;
• возможность добавлять контекст прямо в схему;
• скорость обучения аналитиков;
• лицензирование и совокупная стоимость владения.

Ключевые факторы выбора Stormbpmn

• Контекст «процесс + системы + документы + роли» добавляется прямо в диаграмму, а регламенты формируются автоматически по формируемым моделям.
• Интуитивный интерфейс ускоряет согласование моделей.
• Модуль регламентации открывает путь к автоформированию внутренних нормативных документов.
• Поддержка открытого стандарта BPMN снижает риск зависимости от вендера.
• Стоимость владения ниже, чем у Comindware и Business Studio.

Внедрение 

ФСК Регион не столкнулась с какими-либо существенными трудностями при внедрении. Приобрели нужную подписку в облаке на необходимое количество лицензий, настроили команду и устремились к моделированию.

Для погружения новых сотрудников и коллег разработали Соглашение о моделировании, в котором отразили не только принципы построения моделей, архитектур и тонкостей BPMN, но и особенности сервиса, создав общее руководство.

Теперь данный документ является основой онбординга новых бизнес-аналитиков.

Также, для удобства выгрузки нормативной документации настроили шаблон, который теперь используется для обеспечения внутренних требований к ВНД и убирает необходимость постоянно переписывать вручную базовую структуру.

Важным фактором успеха реализации BPM в компании является то, что подразделение, выполняющее роль процессного офиса, имеет достаточный перечень полномочий по контролю. В частности, любое изменение в процессах реализуется по обращению в подразделение, что способствует развитию системы и исключает хаос.

Результат

За первые полтора года работы в системе команда успела ощутить заметные улучшения:

• время согласования внутренних кросс-функциональных взаимодействий сократилось более чем на 90%.
  Если быть точнее, то до внедрения инструмента и методологии, официально в компании не было выпущено ни одного регламента. Обсуждение и согласование затягивалось, в том числе потому, что у разных подразделений не было единого понимания в каком виде должны быть оформлены и зафиксированы договоренности.
• более чем 50% ключевых процессов уже формализованы и покрыты утвержденными регламентами, основанными на построенных в Stormbpmn моделях.

Разработанные модели — это не архивные документы, а живые инструменты управления. Их владельцы постоянно пересматривают схемы, используют в рабочих обсуждениях для четкого закрепления зон ответственности и отладки кросс-функциональных связей.

• Генеральный директор поддерживает процессный подход, поэтому командам легче принимать изменения.
• BPM играет наиважнейшую роль в HR ФСК Регион. Компания ежегодно проводит исследования вовлеченности, и прозрачность и системность бизнес-процессов стабильно находится на самом первом месте рейтинга характеристик, влияние на которые даёт наибольший эффект с точки зрения лояльности сотрудников компании. Эта характеристика выросла в 3 раза за первый год внедрения, несмотря на рост штата и портфеля проектов более чем в 2 раза.
• Команда процессного офиса уже получает положительную обратную связь от руководителей и обычных исполнителей.

Дальше - больше бизнес-архитектуры

Самое главное — это развиваться дальше и полноценно использовать новый функционал Stormbpmn:

• Реестр процессов - для формирования общей архитектуры.
• Граф-модели - для анализа процессного ландшафта.
• Моделирование оргструктуры - для связывания процессного и организационного контура.
• Кастомные атрибуты - для отражения и контроля процессных метрик и показателей.

Эти функции расширят круг пользователей и возможности управления процессами.

В компании планируют следующие проекты:

• Запуск кайдзен инициативы, для сбора системной обратной связи.
• Оптимизация всех согласований проектных документов.
• Формализация основного бизнес-процесса компании.
• Принятие решения о переходе на тариф Business и продолжении использования облака или уход в Managed Enterprise.