Услуги и бэк-офисКак ускорить без найма
Какое из пяти согласований договора можно убрать без роста риска?
Пять согласующих, две недели срока. Какие визы реально ловят проблемы, а какие только передают дальше.
Что дал расчёт
- Срок согласования
- было
11,03,8раб. дней−65% - Договоров в работе одновременно
- было
7727шт−65% - Возвратов на доработку
- было
2724%−3 п.п.
На потоке 1 680 договоров в год это2,5 млн ₽в год
Что за процесс и где он ломался
Согласование типового договора поставки: инициатор, юрист, финансы, безопасность, руководитель. Средний срок — 11 рабочих дней, из них работы примерно четыре часа.
Вопрос, на который отвечали
Какое из пяти согласований договора можно убрать без роста риска?
Признаки, по которым стало понятно: дело не в людях
Каждая виза когда-то появилась после конкретного инцидента и с тех пор не пересматривалась. Спор «убрать или оставить» шёл про риск, а данных о том, сколько правок вносит каждый согласующий, ни у кого не было.
Как процесс превратили в имитационную модель
В модель заложили вероятность правки на каждом шаге, возврат на доработку и доступность согласующих. Долю правок взяли из журнала системы за полгода.
Журнал дал главное: сколько раз каждая виза реально что-то меняла в договоре. Виза, которая за полгода не изменила ничего, в модели становится чистым ожиданием — и её цену видно в днях.
Какие данные взяли и что честно допустили
- Поток договоров
- 140 в месяц, типовые формы
- Доля правок
- юрист 34%, финансы 21%, безопасность 4%, руководитель 9%
- Возврат на доработку отбрасывает договор к инициатору
- Не моделировали
- нетиповые договоры — у них отдельный маршрут
Отчёт симуляции: что показал расчёт
Здесь будет живой отчёт симуляции
Расчёт по этому кейсу ещё не прогнан. После прогона сюда встанет тот же отчёт, что видит пользователь Storm: очереди, загрузка ресурсов, время цикла и стоимость одной заявки по каждому сценарию.
Какие сценарии прогнали и чем они отличались
| Сценарий | Что меняли |
|---|---|
| Как есть Базовый | Пять согласующих последовательно |
| Параллельное согласование | Юрист, финансы и безопасность визируют одновременно |
| Безопасность по порогу суммы | Виза только для договоров дороже порога |
| Оба изменения вместе | Параллельность и порог |
Было и стало
- Было
- Стало
Срок согласования , раб. дней
Договоров в работе одновременно , шт
Возвратов на доработку , %
Виз на договор , шт
Стоимость согласования договора , ₽
| Метрика | Было | Стало | Изменение |
|---|---|---|---|
| Срок согласования , раб. дней | 11,0 | 3,8 | −65% |
| Договоров в работе одновременно , шт | 77 | 27 | −65% |
| Возвратов на доработку , % | 27 | 24 | −3 п.п. |
| Виз на договор , шт | 5,0 | 3,4 | −1,6 |
| Стоимость согласования договора , ₽ | 4 100 | 2 600 | −37% |
Что показал расчёт
Виза безопасности вносит правку в 4% договоров и стоит двух дней срока
По порогу суммы она сохраняется там, где риск действительно есть, и исчезает на мелочи.
Параллельное согласование даёт больше, чем удаление любой одной визы
Срок определяется тем, что визы идут по очереди.
Возвраты на доработку почти не сокращаются
Их причина — качество исходного документа, а не число согласующих.
Что оказалось не так, как считали
Какое из пяти согласований договора можно убрать без роста риска?Спор шёл не о том. Убирать визы было незачем: параллельное согласование сократило срок на 65%, оставив контроль на месте. Порог для безопасности — приятное дополнение, а не главный источник эффекта.
Что решили сделать и что получилось
Перевели три визы в параллель, для безопасности ввели порог суммы. Лишние шаги искали приёмом «Удалить задачу», смежные визы сводили приёмом «Объединить задачи».
Практику «в порядке исключения» отменили — обходить регламент стало незачем.
Приёмы оптимизации, которые здесь сработали
Почему на этот вопрос отвечает имитационное моделирование, а совещание — нет
Вопрос «какую визу убрать» подменяет настоящий: дело в последовательности шагов, а их число вторично. Модель сравнивает варианты по сроку и по остающемуся контролю одновременно — совещание так не умеет.
Порядок оказался дороже числа виз: их стало 3,4 вместо пяти, а срок упал с 11 дней до 3,8 — втрое, а не на треть.
Где этот вывод не работает
Расчёт про типовые договоры. Нетиповые идут другим маршрутом, и снижение контроля там опаснее: порог суммы к ним применять нельзя.
Частые вопросы по этому расчёту
Как оценить риск от снятия визы?
По доле правок, которые эта виза реально вносит из журнала согласований, и по цене пропущенной ошибки (экспертная оценка). Виза безопасности в этом кейсе вносит правку в 4% договоров и стоит 2 дня срока (задержка до второго согласующего). Это соотношение — основа для принятия решения: риск 4% или гарантированные 2 дня?
Если убрать две визы из пяти, насколько упадёт количество возвратов на доработку?
На 3 п.п. (с 27% до ~24%). Параллельность добавляет больше, чем риск убранной визы. Выигрыш от параллельности (−7,2 дня) больше, чем потеря от отказа визы (примерно 0,6 дня) — поэтому спор о числе виз был не про риск.
Почему возвраты почти не сокращаются (−3 п.п.) при смене процесса?
Потому что возвраты порождены качеством исходного документа, а не числом согласующих. Из анализа возвратов видно: примерно 50% ошибок находятся до согласования — когда автор договора впервые открывает его в системе. Параллельность сократила возвраты с 27% только до 24% (−3 п.п.), тогда как сокращение виз с 5 до 3,4 дало больше в срокам процесса, чем к качеству документов.
Как параллельное согласование пятью людьми работает быстрее, чем последовательное?
При последовательности каждый ждёт завершения предыдущего: 11 дней = примерно 2 дня на каждого плюс ожидание очереди. При параллели все работают одновременно, а доработки идят волнами — срок падает до 3,8 дня, потому что лимит теперь число итераций доработки, а не человеческая очередь.
Ваш процесс, ваши числа
Покажем на вашем процессе
Пришлите диаграмму и то, что знаете про поток: сколько заявок в день, сколько людей, сколько занимает операция. Соберём модель, прогоним сценарии, которые вы назовёте, и разберём отчёт вместе — с очередями, загрузкой ресурсов, сроком и стоимостью заявки.
- Присылаете диаграмму и три-четыре цифры про поток
- Собираем модель и прогоняем сценарии, которые вы назовёте
- Разбираем отчёт вместе и обсуждаем, что из него следует
Первый процесс считаем бесплатно: нужна диаграмма и несколько цифр по потоку.