Услуги и бэк-офисСтоит ли нанимать
Сколько юристов действительно нужно и где заканчивается отдача от найма?
Отдел просит плюс двоих. Расчёт строит кривую «люди → срок → пропускная способность» и находит оптимум.
Что дал расчёт
- Загрузка юристов
- было
9376% - −16,4 п.п.
Что за процесс и где он ломался
Юридический отдел: пять юристов, около 190 договоров в месяц. Согласование занимает 19 дней по 95-му процентилю, бизнес требует недели.
Договоры разнородны: типовая поставка и нестандартная сделка идут одной очередью и к одним и тем же людям.
Вопрос, на который отвечали
Сколько юристов действительно нужно и где заканчивается отдача от найма?
Признаки, по которым стало понятно: дело не в людях
Отдел просит двух юристов. Финансы просят обоснование. Обоснование существует в виде жалоб, а не в виде кривой отдачи. Разговор повторяется каждый бюджетный цикл и каждый раз упирается в одно и то же.
Как процесс превратили в имитационную модель
Модель воспроизводит поток из ~5 100 договоров в год. Процесс состоит из трех этапов: прием, согласование и подписание. Ключевой узел — этап согласования, где 27% документов возвращаются на доработку, создавая дополнительную нагрузку на юристов.
Ресурс «Юрист» работает по стандартному пятидневному графику. Мы протестировали варианты штата от 5 до 8 человек, чтобы найти точку, где снижение сроков перестает оправдывать рост фонда оплаты труда.
Какие данные взяли и что честно допустили
- Поток
- экспоненциальное распределение, интервал ~24,5 мин в рабочие часы (09:00–18:00, Пн–Пт).
- Трудоёмкость
- прием 10 мин, согласование ~112 мин (нормальное распределение), подписание 5 мин.
- Возврат на доработку
- 27% договоров после согласования возвращаются на повторную проверку.
- Не моделировали
- судебные процессы и внешние согласования с контрагентами.
Отчёт симуляции: что показал расчёт
Какие сценарии прогнали и чем они отличались
| Сценарий | Что меняли |
|---|---|
| Пять юристов (как есть) БазовыйОтчёт | Текущий штат. Загрузка юристов 93%, средний срок обработки 0,8 дня, 90-й процентиль — 2,7 дня. |
| Шесть юристов Отчёт | Добавление одного сотрудника снижает загрузку до 86%, но средний срок остается высоким (0,6 дня). |
| Семь юристов РешениеОтчёт | Оптимальный сценарий. Загрузка падает до 76%, средний срок сокращается до 0,4 дня, очередь практически исчезает. |
| Восемь и больше Отчёт | Избыточная мощность. Загрузка падает до 69%, но стоимость на договор растет до 5 400 ₽ без существенного выигрыша во времени. |
Было и стало
- Было
- Стало
Срок согласования, 90-й процентиль , дней
Средний срок согласования , дней
Ожидание договора в очереди , ч
Загрузка юристов , %
Стоимость согласования договора , ₽
| Метрика | Было | Стало | Изменение |
|---|---|---|---|
| Срок согласования, 90-й процентиль , дней | 2,7 | 0,9 | −68% |
| Средний срок согласования , дней | 0,8 | 0,4 | −44% |
| Ожидание договора в очереди , ч | 3,2 | 0,6 | −82% |
| Загрузка юристов , % | 93 | 76 | −16,4 п.п. |
| Стоимость согласования договора , ₽ | 4 184 | 4 835 | +16% |
Что показал расчёт
Седьмой юрист убирает «хвост» задержек
При 5 юристах 90-й процентиль срока составляет 2,7 дня. При 6 юристах он остается высоким (2,4 дня). Только при найме седьмого специалиста этот показатель падает до 0,9 дня — втрое быстрее.
Стоимость растет, но эффективность выше
Стоимость одного договора увеличивается с 4 184 до 4 835 ₽ (+16%). Однако средний срок обработки падает с 0,8 до 0,4 дня. Бизнес платит больше за скорость и предсказуемость, а не за простой.
Восьмой юрист — деньги на ветер
Переход с 7 на 8 юристов снижает загрузку с 76% до 69%, но средний срок меняется незначительно (0,4 дня). Стоимость на договор скачет до 5 400 ₽, что делает этот шаг экономически нецелесообразным.
Что оказалось не так, как считали
Сколько юристов действительно нужно и где заканчивается отдача от найма?Наем сотрудников увеличивает стоимость обработки одного договора (с 4 184 до 4 835 ₽). Это происходит потому, что мы платим за зарплату новых юристов, но сокращаем время простоя договоров. В текущей модели (5 юристов) низкая стоимость «сидит» в очереди: договоры обрабатываются дешево, но медленно (0,8 дня в среднем). Решение о найме — это покупка скорости, а не экономии на ФОТ.
Что решили сделать и что получилось
Выбран сценарий с семью юристами. Это единственный вариант, который радикально снижает задержки (90-й процентиль с 2,7 до 0,9 дня) без перехода в зону избыточной мощности, как это происходит при штате в 8 человек.
Средний срок согласования сократился с 0,8 до 0,4 дня (−44%). Время ожидания в очереди упало с 3,2 до 0,6 часа (−82%). Загрузка юристов снизилась с критических 93% до комфортных 76%, что создает запас прочности под всплески нагрузки.
Приёмы оптимизации, которые здесь сработали
Оптимальный штат (√)
Формула корня: n* = λ/μ + β√(λ/μ). Коэффициент β зависит от целевого уровня сервиса (1.28 для 90%, 1.64 для 95%). Точнее интуитивного "добавить ресурсы".
Планирование мощностей
Расчёт необходимого количества ресурсов для целевой пропускной способности с учётом вариабельности и SLA.
Почему на этот вопрос отвечает имитационное моделирование, а совещание — нет
«Стоит ли нанимать» — вопрос про предельную отдачу: каждый следующий человек даёт меньше предыдущего, и где-то отдача становится нулевой. Модель строит эту кривую целиком, а найм проверяет её по одной точке в год.
Кривая легла на седьмом человеке: шестой снимает 7 дней срока, седьмой ещё 5, восьмой — 0,6.
Где этот вывод не работает
Расчёт верен при текущей структуре договоров. Рост доли нетиповых сдвинет оптимум вверх, и кривую придётся пересчитать.
Частые вопросы по этому расчёту
Почему стоимость согласования падает при найме — людей же стало больше?
В данном случае стоимость растет (с 4 184 до 4 835 ₽), потому что мы добавляем дорогие ресурсы (ФОТ) для ускорения процесса. В старой модели низкая стоимость была иллюзией: договоры копились в очереди, и мы платили только за 5 юристов. Теперь мы платим за 7, но получаем результат в 2 раза быстрее. Если бы мы наняли 8-го юриста, стоимость выросла бы еще сильнее (до 5 400 ₽) без видимого выигрыша.
Откуда взялось именно семь человек, а не шесть или восемь?
Из анализа предельной отдачи. Шестой юрист снижает загрузку до 86%, но средний срок остается высоким (0,6 дня). Седьмой юрист обрушивает средний срок до 0,4 дня и убирает длинные задержки (90-й процентиль падает с 2,4 до 0,9 дня). Восьмой юрист дает лишь маргинальное улучшение времени, но увеличивает стоимость на 12% (до 5 400 ₽). Семь — это точка баланса между скоростью и затратами.
Отдел просил двоих и получил двоих. Зачем тогда была нужна модель?
Чтобы подтвердить, что два человека — это не просто «хотелка», а математическая необходимость для снижения задержек. Модель показала, что с 6 юристами (один новый) проблема очередей не решается полностью (средний срок 0,6 дня). Только при 7 юристах система становится стабильной. Без модели мы бы наняли одного, а проблема осталась бы.
Загрузка юристов упала с 93% до 76% — это же простой, за который платят
93% загрузки означает, что любая задержка или сложный договор блокирует весь поток. При 76% загрузки (7 юристов) у системы есть буфер: средний срок обработки падает с 0,8 до 0,4 дня, а 90-й процентиль — с 2,7 до 0,9 дня. Эти «свободные» 17% времени работают как амортизатор, предотвращая накопление очередей.
Ваш процесс, ваши числа
Покажем на вашем процессе
Пришлите диаграмму и то, что знаете про поток: сколько заявок в день, сколько людей, сколько занимает операция. Соберём модель, прогоним сценарии, которые вы назовёте, и разберём отчёт вместе — с очередями, загрузкой ресурсов, сроком и стоимостью заявки.
- Присылаете диаграмму и три-четыре цифры про поток
- Собираем модель и прогоняем сценарии, которые вы назовёте
- Разбираем отчёт вместе и обсуждаем, что из него следует
Первый процесс считаем бесплатно: нужна диаграмма и несколько цифр по потоку.