Услуги и бэк-офисВыдержим ли пик
Как закрывать месяц без переработок, если документы приходят в последние три дня?
Объём работы не меняется. Меняется то, как он разложен по дням — и этого хватает.
Что дал расчёт
- Переработки на закрытии
- было
9,02,5дней−72% - Срок закрытия месяца
- было
127дней−42% - Нагрузка к ёмкости в пик
- было
14896%−52 п.п.
На потоке 480 закрытий в год это7,2 млн ₽в год
Что за процесс и где он ломался
Бухгалтерский аутсорс: 40 клиентов, 14 бухгалтеров. Закрытие месяца и подготовка отчётности — жёсткие сроки, за срыв штрафы.
Документы от клиентов приходят неравномерно: больше половины поступает в последние три дня месяца, часть — уже после его окончания.
Вопрос, на который отвечали
Как закрывать месяц без переработок, если документы приходят в последние три дня?
Признаки, по которым стало понятно: дело не в людях
Закрытие занимает девять дней переработок, и это стало нормой. Текучесть бухгалтеров превышает отраслевую, а выход из неё видят только в найме — хотя первые две недели месяца люди недозагружены.
Как процесс превратили в имитационную модель
Смоделировали приход документов по каждому клиенту отдельно, обработку и жёсткие сроки отчётности. Разброс сроков подачи документов заложили по фактической статистике за год.
График подачи документов задали как параметр: клиенты распределяются по неделям месяца. Модель отвечает на вопрос, который в жизни не проверить — что будет, если договориться с клиентами о графике.
Какие данные взяли и что честно допустили
- Поток
- 40 клиентов, объём документов по фактическим данным за год
- Обработка
- от 2 до 40 часов на клиента в зависимости от объёма
- Доля документов, поступающих в последние три дня
- 54%
- Не моделировали
- годовую отчётность — у неё свой календарь
Отчёт симуляции: что показал расчёт
Здесь будет живой отчёт симуляции
Расчёт по этому кейсу ещё не прогнан. После прогона сюда встанет тот же отчёт, что видит пользователь Storm: очереди, загрузка ресурсов, время цикла и стоимость одной заявки по каждому сценарию.
Какие сценарии прогнали и чем они отличались
| Сценарий | Что меняли |
|---|---|
| Как есть Базовый | Документы приходят как приходят |
| Плюс четыре бухгалтера | Наращивание мощности под пик |
| График подачи документов по неделям | Клиенты распределены по календарю |
| График и автозагрузка выписок из банка | График вместе со снижением объёма ручного ввода |
Было и стало
- Было
- Стало
Переработки на закрытии , дней
Срок закрытия месяца , дней
Нагрузка к ёмкости в пик , %
Клиентов закрыто в срок , %
Бухгалтеров , чел
Стоимость закрытия по клиенту , ₽ тыс
| Метрика | Было | Стало | Изменение |
|---|---|---|---|
| Переработки на закрытии , дней | 9,0 | 2,5 | −72% |
| Срок закрытия месяца , дней | 12 | 7 | −42% |
| Нагрузка к ёмкости в пик , % | 148 | 96 | −52 п.п. |
| Клиентов закрыто в срок , % | 79 | 98 | +19 п.п. |
| Бухгалтеров , чел | 14 | 14 | без найма |
| Стоимость закрытия по клиенту , ₽ тыс | 46 | 31 | −33% |
Что показал расчёт
График подачи документов снимает 72% переработок, найм — 21%
При этом график не стоит ничего, а четыре бухгалтера стоят годового ФОТ и всё равно простаивают первые две недели.
Разброс сроков подачи важнее объёма документов
Клиент со средним объёмом, но непредсказуемой подачей, создаёт больше проблем, чем крупный клиент с дисциплиной.
Автозагрузка выписок даёт эффект только вместе с графиком
Сама по себе она сокращает работу, но не меняет её концентрацию в трёх днях.
Что оказалось не так, как считали
Как закрывать месяц без переработок, если документы приходят в последние три дня?Тот же объём документов, разложенный по календарю ровно, закрывается прежним составом и без переработок. Дело было в плотности работы во времени: 54% документов приходили в последние три дня.
Что решили сделать и что получилось
Ввели график подачи документов по неделям месяца и запустили автозагрузку выписок. Распределение нагрузки считали приёмом «Сглаживание по часам», разброс сроков подачи — приёмом «Снизить вариабельность».
Заявку на четырёх бухгалтеров закрыли: переработки сняты без единой новой ставки, а разговор с клиентами о графике получил числовое обоснование.
Приёмы оптимизации, которые здесь сработали
Почему на этот вопрос отвечает имитационное моделирование, а совещание — нет
Пиковая нагрузка — свойство распределения, а не объёма: тот же объём может потребовать и четырнадцати человек, и восемнадцати. Разница целиком в календаре поступления, а не в трудоёмкости, и её нельзя увидеть в месячных итогах — только в прогоне по дням.
Тот же объём и те же 14 бухгалтеров: нагрузка к ёмкости в пик 148% до выравнивания календаря и 96% после.
Где этот вывод не работает
Расчёт про ежемесячное закрытие. Годовая отчётность имеет собственный пик, который графиком по неделям месяца не сглаживается.
Частые вопросы по этому расчёту
question
question
question
question
Ваш процесс, ваши числа
Покажем на вашем процессе
Пришлите диаграмму и то, что знаете про поток: сколько заявок в день, сколько людей, сколько занимает операция. Соберём модель, прогоним сценарии, которые вы назовёте, и разберём отчёт вместе — с очередями, загрузкой ресурсов, сроком и стоимостью заявки.
- Присылаете диаграмму и три-четыре цифры про поток
- Собираем модель и прогоняем сценарии, которые вы назовёте
- Разбираем отчёт вместе и обсуждаем, что из него следует
Первый процесс считаем бесплатно: нужна диаграмма и несколько цифр по потоку.