Госсектор и МФЦКак перестроить процесс
Что даст отмена согласования для закупок дешевле ста тысяч?
Мелкие закупки — 71% потока и 12% денег, но занимают согласующих наравне с крупными.
Что дал расчёт
- Срок мелкой закупки
- было
2,51,3раб. дней - −47%
- Срок крупной закупки
- было
5,13,5раб. дней - −32%
- Время согласующих на мелкие закупки
- было
9034% времени - −55,8 п.п.
На потоке 5 040 закупок в год это7,0 млн ₽в год
Что за процесс и где он ломался
Процесс закупки: заявка, согласование руководителем, финансами, безопасностью, закупки, договор, заказ. Единый маршрут для всех сумм — от картриджей до оборудования.
Вопрос, на который отвечали
Что даст отмена согласования для закупок дешевле ста тысяч?
Признаки, по которым стало понятно: дело не в людях
Мелкие закупки составляют 71% потока и 12% бюджета, но проходят те же семь шагов. Согласующие тратят на них большую часть времени.
Как процесс превратили в имитационную модель
Модель воспроизводит процесс закупки от создания заявки до поставки. Поток разделен на два класса: мелкие (до 100 тыс ₽, 71% потока) и крупные (29%). В базовом сценарии все заявки проходят полный маршрут согласования: руководитель, финансы, безопасность, затем отдел закупок.
Согласующие ресурсы (руководители, финансисты, безопасность) имеют ограниченное окно доступности (15:00–18:00), что создает очереди. Отдел закупок работает полный день. Мы протестировали варианты маршрутизации: укороченный маршрут для мелких и полный отказ от предварительного согласования (постконтроль) с разными порогами суммы.
Какие данные взяли и что честно допустили
- Поток
- 1 219 заявок за 60 дней (экспоненциальное распределение, среднее интервал ~17,6 мин).
- Согласование
- 30 минут на шаг (нормальное распределение, вариативность 0,5).
- Ресурсы
- Руководители, финансисты и безопасность доступны только с 15:00 до 18:00 (3 часа/день). Отдел закупок — полный день.
- Календарь
- Понедельник–пятница, 09:00–18:00.
- Не моделировали
- конкурентные процедуры и внешние задержки поставщиков (шаг «Заказ» фиксирован 24 часа).
Отчёт симуляции: что показал расчёт
Какие сценарии прогнали и чем они отличались
| Сценарий | Что меняли |
|---|---|
| Как есть БазовыйОтчёт | Единый маршрут для всех сумм. Средний срок закупки — 2,9 рабочих дня, стоимость согласования — 3 808 ₽. Загрузка руководителей критическая (99,5%). |
| Порог 100 тыс: два согласования вместо четырёх Отчёт | Укороченный маршрут для мелких. Срок снижается до 2,2 дней, но загрузка руководителей остаётся на пределе (99,9%), а стоимость — 2 906 ₽. |
| Порог 100 тыс: постконтроль вместо согласования РешениеОтчёт | Мелкие проходят без предварительных виз. Срок мелкой закупки падает до 1,3 дней, стоимость — 2 422 ₽. Загрузка руководителей снижается до 45%, узкое место смещается в отдел закупок. |
| Порог 300 тыс Отчёт | Более высокий порог отсечения. Срок закупки минимален (1,3 дней), стоимость — 2 116 ₽, но под постконтроль попадает 85% потока, что повышает финансовые риски. |
Было и стало
- Было
- Стало
Срок мелкой закупки , раб. дней
Срок крупной закупки , раб. дней
Время согласующих на мелкие закупки , % времени
Стоимость согласования закупки , ₽
| Метрика | Было | Стало | Изменение |
|---|---|---|---|
| Срок мелкой закупки , раб. дней | 2,5 | 1,3 | −47% |
| Срок крупной закупки , раб. дней | 5,1 | 3,5 | −32% |
| Время согласующих на мелкие закупки , % времени | 90 | 34 | −55,8 п.п. |
| Стоимость согласования закупки , ₽ | 3 808 | 2 422 | −36% |
Что показал расчёт
Крупные закупки ускоряются за счет разгрузки согласующих
При переходе на постконтроль срок крупной закупки падает с 5,1 до 3,5 дней (−32%). Это происходит не из-за изменения их маршрута, а потому что руководители и финансисты перестают простаивать в очередях из мелких заявок.
Постконтроль эффективнее укороченного маршрута
Укороченный маршрут (сценарий 2) снижает срок мелкой закупки лишь до 2,2 дней и не снимает критическую загрузку руководителей (99,9%). Постконтроль (сценарий 3) сокращает срок до 1,3 дня и снижает загрузку руководителей до 45%, освобождая ресурсы для сложных задач.
Порог 300 тыс дает прирост, но не оправдывает риск
Сценарий с порогом 300 тыс снижает стоимость до 2 116 ₽ (против 2 422 ₽ при пороге 100 тыс), но разница в эффективности невелика. При этом под упрощенный контроль попадает 85% потока вместо 71%, что непропорционально увеличивает финансовый риск.
Узкое место смещается с согласования на исполнение
В базовом сценарии бутылочное горлышко — руководители (загрузка 99,5%). В сценарии с постконтролем бутылочное горлышко становится отдел закупок (загрузка 84,7%), что является более управляемым и предсказуемым ограничением.
Что оказалось не так, как считали
Что даст отмена согласования для закупок дешевле ста тысяч?Главный выигрыш получили не мелкие закупки, а крупные. Срок крупной закупки сократился на 32% (с 5,1 до 3,5 дней) без единой правки её маршрута. Просто потому, что согласующие перестали тратить 90% своего времени на визирование картриджей и офисной мебели.
Что решили сделать и что получилось
Ввели порог 100 тысяч с постконтролем вместо предварительных виз. Разделение потока сделано через сегментацию процесса, снятие шагов согласования — через удаление задачи. Это сценарий s3_post_control.
Срок мелкой закупки упал с 2,5 до 1,3 рабочих дней. Стоимость согласования снизилась с 3 808 до 2 422 ₽. Загрузка руководителей снизилась с 99,5% до 45%, что устранило критические очереди.
Приёмы оптимизации, которые здесь сработали
Удалить задачу
Задача добавляет мало ценности относительно затрачиваемого времени. Её удаление или автоматизация сократит время цикла.
Сегментация процесса
Разделение потока клиентов на сегменты с разными процессами. При CV>1 или когда <15% кейсов создают >40% затрат — сегментация значительно улучшает показатели.
Почему на этот вопрос отвечает имитационное моделирование, а совещание — нет
Разнородный поток в одном маршруте всегда обслуживается по худшему: дешёвая закупка занимает согласующего ровно так же, как дорогая. Модель показывает, сколько стоит это смешение, и где провести границу — эффект от разделения нелинеен и на глаз не считается.
Цена смешения потоков — 64% времени согласующих на закупки дешевле ста тысяч; после разделения маршрутов 9%.
Где этот вывод не работает
Конкурентные процедуры в расчёт не входят: там маршрут задан регламентом и порогом не сокращается.
Частые вопросы по этому расчёту
Убираем контроль ради скорости — как это не превращается в дыру?
Контроль не убран, он перенесён после факта. По сроку постконтроль отличается от укороченного маршрута существенно: 1,3 дня против 2,2 дней. При этом загрузка руководителей падает с 99,9% до 45%, что позволяет им качественно проверять крупные закупки и проводить выборочный аудит мелких.
Почему крупные закупки ускорились сильнее, хотя их маршрут не трогали?
Согласующие перестали тонуть в мелочи: на закупки дешевле 100 тысяч у них уходило 90% времени, стало 34%. Освободившееся время ушло туда, где на кону деньги, и срок крупной закупки упал с 5,1 до 3,5 рабочих дней без единой правки её маршрута.
Почему порог именно 100 тысяч, если 300 тысяч дают ещё больше?
Прирост от порога в 300 тысяч всего 14% по стоимости (2 422 ₽ против 2 116 ₽), а под постконтроль попадает 85% потока вместо 71%. Оптимум по соотношению эффекта и риска приходится на сто тысяч: там уже снято 71% потока закупок, а размер единичного риска остаётся низким.
Что мешало согласующим просто работать быстрее без смены регламента?
Арифметика доступности. Согласующие заняты процессом закупок только 3 часа в день (15:00–18:00). При загрузке 99,5% в базовом сценарии любая задержка или вариативность создает огромные очереди. Личной дисциплиной это не исправить — нужно снижать нагрузку на ресурс.
Ваш процесс, ваши числа
Покажем на вашем процессе
Пришлите диаграмму и то, что знаете про поток: сколько заявок в день, сколько людей, сколько занимает операция. Соберём модель, прогоним сценарии, которые вы назовёте, и разберём отчёт вместе — с очередями, загрузкой ресурсов, сроком и стоимостью заявки.
- Присылаете диаграмму и три-четыре цифры про поток
- Собираем модель и прогоняем сценарии, которые вы назовёте
- Разбираем отчёт вместе и обсуждаем, что из него следует
Первый процесс считаем бесплатно: нужна диаграмма и несколько цифр по потоку.