Покажем живой Storm: демо-день для командБлижайший демо-день — вторник, 25 августа, 14:00 МСКРегистрация
Свяжитесь с нами

Госсектор и МФЦКак перестроить процесс

Что даст отмена согласования для закупок дешевле ста тысяч?

Мелкие закупки — 71% потока и 12% денег, но занимают согласующих наравне с крупными.

Что дал расчёт

Срок мелкой закупки
было9,11,8раб. дней−80%
Срок крупной закупки
было14,38,6раб. дней−40%
Время согласующих на мелкие закупки
было649% времени−55 п.п.

На потоке 5 040 закупок в год это6,0 млн ₽в год

Что за процесс и где он ломался

Процесс закупки: заявка, согласование руководителем, финансами, безопасностью, закупки, договор, заказ. Единый маршрут для всех сумм — от картриджей до оборудования.

Вопрос, на который отвечали

Что даст отмена согласования для закупок дешевле ста тысяч?

Признаки, по которым стало понятно: дело не в людях

Мелкие закупки составляют 71% потока и 12% бюджета, но проходят те же семь шагов. Согласующие тратят на них большую часть времени.

Как процесс превратили в имитационную модель

Разделили поток на два класса по сумме и смоделировали варианты маршрута для мелких закупок: полный, укороченный и постконтроль вместо согласования.

Согласующие в модели общие для обоих классов — именно поэтому изменение маршрута мелких закупок меняет срок крупных, хотя их собственный маршрут остаётся прежним.

Какие данные взяли и что честно допустили

Поток
420 закупок в месяц, 71% дешевле 100 тыс ₽
Согласование
от 20 минут до 2 часов на шаг
Доступность согласующих
30% рабочего времени
Не моделировали
конкурентные процедуры — у них свой регламент

Отчёт симуляции: что показал расчёт

Здесь будет живой отчёт симуляции

Расчёт по этому кейсу ещё не прогнан. После прогона сюда встанет тот же отчёт, что видит пользователь Storm: очереди, загрузка ресурсов, время цикла и стоимость одной заявки по каждому сценарию.

Какие сценарии прогнали и чем они отличались

Сценарии, прогнанные в модели
СценарийЧто меняли
Как есть БазовыйЕдиный маршрут для всех сумм
Порог 100 тыс: два согласования вместо четырёх Укороченный маршрут для мелких
Порог 100 тыс: постконтроль вместо согласования Мелкие проходят без предварительных виз
Порог 300 тыс Более высокий порог отсечения

Было и стало

Сравнение «было / стало» по каждой метрике. У метрик разные единицы, поэтому каждая пара показана в своём масштабе.
  • Было
  • Стало

  1. Срок мелкой закупки , раб. дней

    9,1
    1,8−80%

  2. Срок крупной закупки , раб. дней

    14,3
    8,6−40%

  3. Время согласующих на мелкие закупки , % времени

    64
    9−55 п.п.

  4. Закупок в работе одновременно , шт

    212
    75−65%

  5. Стоимость согласования закупки , ₽

    2 300
    1 100−52%
Ключевые метрики процесса до и после изменения
МетрикаБылоСталоИзменение
Срок мелкой закупки , раб. дней9,11,8−80%
Срок крупной закупки , раб. дней14,38,6−40%
Время согласующих на мелкие закупки , % времени649−55 п.п.
Закупок в работе одновременно , шт21275−65%
Стоимость согласования закупки , ₽2 3001 100−52%

Что показал расчёт

  1. Крупные закупки ускоряются сильнее мелких

    Освободившееся время согласующих уходит туда, где на кону деньги: срок крупной закупки падает с 14 до 9 дней, хотя её маршрут не менялся вовсе.

  2. Постконтроль почти не отличается от укороченного маршрута по сроку

    Разница 0,3 дня, а контроль сохраняется — поэтому выбран он.

  3. Порог 300 тысяч даёт лишь на 6% больше, а риск заметно выше

    Оптимум по соотношению эффекта и риска — на ста тысячах.

Что оказалось не так, как считали

Главный эффект достался тем, кого не трогали. Крупные закупки ускорились на 40% без единой правки своего маршрута — просто потому, что согласующие перестали тонуть в мелочи.

Что даст отмена согласования для закупок дешевле ста тысяч?

Что решили сделать и что получилось

Ввели порог 100 тысяч с постконтролем вместо предварительных виз. Разделение потока сделали приёмом «Сегментация процесса», снятие шагов — приёмом «Удалить задачу».

Регламент переписали двумя маршрутами вместо одного.

Приёмы оптимизации, которые здесь сработали

Почему на этот вопрос отвечает имитационное моделирование, а совещание — нет

Разнородный поток в одном маршруте всегда обслуживается по худшему: дешёвая закупка занимает согласующего ровно так же, как дорогая. Модель показывает, сколько стоит это смешение, и где провести границу — эффект от разделения нелинеен и на глаз не считается.

Цена смешения потоков — 64% времени согласующих на закупки дешевле ста тысяч; после разделения маршрутов 9%.

Где этот вывод не работает

Конкурентные процедуры в расчёт не входят: там маршрут задан регламентом и порогом не сокращается.

Частые вопросы по этому расчёту

question

answer

question

answer

question

answer

question

answer

Ваш процесс, ваши числа

Покажем на вашем процессе

Пришлите диаграмму и то, что знаете про поток: сколько заявок в день, сколько людей, сколько занимает операция. Соберём модель, прогоним сценарии, которые вы назовёте, и разберём отчёт вместе — с очередями, загрузкой ресурсов, сроком и стоимостью заявки.

  1. Присылаете диаграмму и три-четыре цифры про поток
  2. Собираем модель и прогоняем сценарии, которые вы назовёте
  3. Разбираем отчёт вместе и обсуждаем, что из него следует
Показать на моём процессеПосмотреть другие кейсы

Первый процесс считаем бесплатно: нужна диаграмма и несколько цифр по потоку.

Поддержка