Инструкция формирования паспорта процесса

Описание раздела: Раздел содержит обязательные стартовые элементы документа по ГОСТ Р 7.0.97-2025: титульный лист, листы согласования и регистрации изменений, оглавление, назначение и область применения, нормативные ссылки, термины и сокращения. Терминология воспроизводится дословно из [Регламент паспортизации бизнес-процессов].

1.1. Титульный лист

Описание подраздела: Титульный лист идентифицирует документ и фиксирует гриф утверждения.

Какие реквизиты обязательны на титульном листе Инструкции?

Инструкция по заполнению:

Укажите реквизиты по образцу; переменные значения — плейсхолдерами в квадратных скобках.

Пример:

[ЛОГОТИП / ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ]

УТВЕРЖДАЮ [Директор по операционной эффективности] _______________ [И.О. Фамилия] «___» ______ 20__ г.

ИНСТРУКЦИЯ ФОРМИРОВАНИЯ ПАСПОРТА ПРОЦЕССА

Версия 1.0. Дата введения в действие: [дата]. [Город], [Год]

1.2. Лист согласования

Описание подраздела: Перечень должностных лиц, согласовавших Инструкцию до утверждения.

Кто должен согласовать Инструкцию?

Инструкция по заполнению:

Заполните таблицу на 3-5 согласующих: обязательно руководитель процессного офиса и представитель владельцев процессов; при ведении паспортов в BPM-системе добавьте ИТ-директора.

Пример:

1.3. Оглавление

Описание подраздела: Оглавление обеспечивает навигацию по документу.

Как формируется оглавление документа?

Инструкция по заполнению:

Не составляйте оглавление вручную — сформируйте автоматическими средствами редактора по заголовкам 1–2 уровня и обновляйте при изменении структуры.

Пример:

• Базовые стартовые разделы; 2. Общие положения; 3. Подготовка к заполнению; 4. Идентификационные атрибуты и границы; 5. Атрибуты окружения и содержания; 6. Показатели и расширенный состав; 7. Правила формулирования и источники данных; 8. Типичные ошибки; 9. Самопроверка и передача результата; 10. Заключительные положения; Приложения А–В.
• 1.8. Перечень вопросов документа

1.4. Лист регистрации изменений

Описание подраздела: Лист отражает историю версий Инструкции.

Как ведётся история версий Инструкции?

Инструкция по заполнению:

Первой строкой зафиксируйте первичное утверждение версии 1.0; каждое изменение — отдельной строкой с основанием. Пересмотр — синхронно с пересмотром Регламента (см. раздел 10).

Пример:

1.5. Назначение и область применения

Описание подраздела: Назначение Инструкции, её место относительно Регламента, охват и целевая аудитория.

Каково назначение Инструкции и на кого она распространяется?

Инструкция по заполнению:

Сформулируйте назначение (техника заполнения атрибутов), подчинённость Регламенту и аудиторию; укажите, что нормы состава, ролей, сроков и статусов Инструкция не устанавливает.

Пример:

Настоящая «Инструкция формирования паспорта процесса» (далее — Инструкция) — методический документ исполнительского уровня: как заполнять атрибуты паспорта процесса, где брать данные, как формулировать и проверять результат. Примечание: в [Регламенте, п. 2.2] документ упомянут как «Инструкция по заполнению паспорта процесса» — это настоящая Инструкция. Состав паспорта, роли, сроки, маршруты согласования, статусы и актуализация регулируются [Регламент паспортизации бизнес-процессов]; при противоречии приоритет у Регламента. Применяется в [Наименование организации] при создании и актуализации паспортов процессов из реестра процессов, независимо от среды ведения. Аудитория: ответственные за ведение паспортов и владельцы процессов.

1.6. Нормативные ссылки

Описание подраздела: Внешние стандарты и внутренние НМД, на которых основана Инструкция.

На какие документы опирается Инструкция?

Инструкция по заполнению:

Приведите головной Регламент и смежные НМД с версией и датой утверждения; внешние стандарты — только реально применимые (перечень примерный).

Пример:

Внешние (перечень примерный): BPM CBOK 4.0; ГОСТ Р 7.0.97-2025.

Внутренние (для каждого — версия [N] от [дата]):

• [Регламент паспортизации бизнес-процессов] (далее — Регламент) — головной документ;
• [Положение о владельце процесса];
• [Регламент управления процессной архитектурой];
• [Политика процессного управления];
• [Соглашение по моделированию].

1.7. Термины, определения и сокращения

Описание подраздела: Минимальный набор терминов исполнителя — дословно по [Регламент, п. 1.7] — и сокращения.

Какие термины и сокращения необходимы исполнителю Инструкции?

Инструкция по заполнению:

Не переопределяйте термины — воспроизводите дословно из [Регламент, п. 1.7]; приводите только используемые в Инструкции.

Пример: (дословно по [Регламент, п. 1.7])

Актуализация паспорта (Passport Update) — внесение изменений в паспорт процесса для приведения его в соответствие фактическому состоянию процесса; не тождественна пересмотру НМД. Плановая актуализация проводится в рамках ежегодной кампании, внеплановая — по событию-триггеру.

Атрибут паспорта (Passport Attribute) — отдельное поле паспорта процесса (наименование, владелец, входы/выходы, показатели и др.). Архитектурные атрибуты первичны в реестре процессов и изменяются только через запрос на изменение (CR) по [Регламент управления процессной архитектурой и организационной структурой]; содержательные атрибуты первичны в паспорте.

Владелец процесса (Process Owner) — роль (не штатная единица), закрепляющая ответственность за результативность процесса и за содержание его паспорта; определяется по [Положение о владельце процесса].

Ответственный за ведение паспорта (Passport Custodian) — сотрудник, осуществляющий техническое ведение паспорта по поручению владельца процесса; ответственность за содержание паспорта при этом с владельца не снимается.

Паспорт процесса (Process Passport) — структурированный документ, содержащий совокупность атрибутов, характеризующих бизнес-процесс: назначение, границы, владельца, входы/выходы, показатели, ресурсы и нормативную базу.

Реестр процессов (Process Register) — систематизированный перечень бизнес-процессов организации с архитектурными атрибутами; структура и порядок ведения определены [Регламент управления процессной архитектурой и организационной структурой], ведёт процессный офис.

Репозиторий процессов (Process Repository) — единая информационная среда хранения процессной архитектуры и паспортов процессов, являющаяся единственным достоверным источником данных (SSoT); при наличии репозитория паспорта ведутся в нём.

Статус паспорта (Passport Status) — стадия жизненного цикла паспорта (Проект, На согласовании, На утверждении, Действует, На актуализации, Архив — по [Регламент, Приложение Д.1]); не тождественен статусу процесса в реестре процессов.

1.8. Перечень вопросов документа

Описание подраздела: Навигатор по документу: перечень всех вопросов, на которые отвечает шаблон, с указанием раздела, где каждый вопрос раскрывается. Формулировки — краткие версии развёрнутых вопросов соответствующих подразделов.

Как быстро найти раздел документа, отвечающий на конкретный вопрос?

Инструкция по заполнению:

Таблица собирается механически после финализации структуры: по одному вопросу-подсказке на строку, в порядке следования по документу; формулировка — краткая (5–12 слов), номер раздела — текстом. Обновляйте таблицу при каждом изменении состава разделов или вопросов.

Пример:

Описание раздела: Раздел определяет назначение Инструкции, её пользователей и типовые ситуации применения. Здесь фиксируется соотношение Инструкции с [Регламентом паспортизации бизнес-процессов] (далее — Регламент), состав используемых терминов и порядок определения применимого варианта состава паспорта. Раздел не воспроизводит нормы Регламента — по всем процедурным вопросам даются ссылки.

2.1. Назначение Инструкции и её пользователи

Описание подраздела: Подраздел определяет, для кого написана Инструкция и в каких рабочих ситуациях к ней обращаются.

Каково назначение Инструкции, кто её пользователь и в каких ситуациях он к ней обращается (первичное заполнение, актуализация, устранение замечаний)?

Инструкция по заполнению:

Сформулируйте назначение документа (техника заполнения атрибутов паспорта процесса) и укажите основного пользователя — ответственного за ведение паспорта, а также владельца процесса. Перечислите 3–4 типовые ситуации обращения к Инструкции списком.

Пример:

Инструкция предназначена для ответственного за ведение паспорта (далее также — исполнитель), выполняющего техническое заполнение атрибутов по поручению владельца процесса; ответственность за содержание паспорта сохраняется за владельцем ([Положение о владельце процесса, разд. 7.2]). Типовые ситуации применения: первичное заполнение паспорта; актуализация действующего паспорта; устранение замечаний нормоконтроля и согласующих; самопроверка перед передачей проекта владельцу.

2.2. Соотношение с Регламентом паспортизации бизнес-процессов

Описание подраздела: Подраздел закрепляет разграничение предметов регулирования между Инструкцией и Регламентом и правило разрешения противоречий.

Как Инструкция соотносится с Регламентом: какие вопросы (роли, сроки, маршрут согласования) регулируются только Регламентом и даются в Инструкции ссылками?

Инструкция по заполнению:

Опишите водораздел: состав паспорта и процедура паспортизации устанавливаются Регламентом; техника заполнения, методические пояснения и примеры — настоящей Инструкцией; при противоречии приоритет имеет Регламент. Приведите таблицей 5–7 тем, регулируемых только Регламентом, с точными ссылками.

Пример:

2.3. Термины и сокращения, используемые исполнителем

Описание подраздела: Подраздел определяет, какие термины и сокращения нужны исполнителю при заполнении и где закреплены их канонические определения.

Какие термины и сокращения, необходимые исполнителю при заполнении паспорта, приводятся в Инструкции со ссылкой на глоссарий вышестоящих НМД?

Инструкция по заполнению:

Перечислите 5–8 ключевых терминов (паспорт процесса, владелец процесса, ответственный за ведение паспорта, атрибут, вариант состава), воспроизводя определения дословно по [Регламент, п. 1.7] со ссылкой на источник. Сокращения приведите строкой: БП, ВП, НМД, ПрО, СУБП, BPM, CR, SLA, SSoT — с расшифровкой в разделе 1.7 настоящей Инструкции.

Пример:

Паспорт процесса — [определение дословно по [Регламент, п. 1.7]]. Ответственный за ведение паспорта — [определение дословно по [Регламент, п. 1.7]]. Используемые сокращения: БП, ВП, НМД, ПрО, СУБП, BPM, CR, SLA, SSoT (расшифровка — в п. 1.7 настоящей Инструкции).

2.4. Определение применимого варианта состава паспорта

Описание подраздела: Подраздел объясняет, как исполнителю узнать, какой вариант состава паспорта применяется к его процессу, и где это установлено.

Как исполнителю определить применимый вариант состава паспорта (Минимальный (обязательный), Базовый, Расширенный) и где это установлено?

Инструкция по заполнению:

Укажите, что варианты состава — Минимальный (обязательный), Базовый и Расширенный — вложены друг в друга, не зависят от среды ведения и выбираются по матрице «уровень процесса L0–L4 × критичность A/B/C», мастер-версия которой приведена в [Регламент, п. 5.5, Прил. Б.2] (матрицу в Инструкции не воспроизводить). Опишите порядок действий исполнителя в 2–3 шага: уточнить уровень и критичность процесса по записи в реестре процессов, определить вариант по матрице, при сомнении — запросить подтверждение у владельца процесса или [процессного офиса].

Пример:

Процесс «Обработка заявок клиентов» имеет уровень L3 и критичность B (по записи в реестре процессов). По матрице [Регламент, Прил. Б.2] применяется Базовый вариант состава. Исполнитель фиксирует вариант и переходит к подготовке по разделу [3] настоящей Инструкции.

Описание раздела: Раздел описывает подготовительные действия исполнителя до начала заполнения паспорта: сбор исходных данных, получение шаблона и доступов, определение точного перечня атрибутов и планирование последовательности заполнения. Качественная подготовка сокращает число итераций при согласовании и снижает риск замечаний нормоконтроля.

3.1. Сбор исходных данных и документов

Описание подраздела: Подраздел определяет минимальный комплект исходных данных, который исполнитель собирает до старта заполнения.

Какие исходные данные и документы (запись в реестре процессов, модель процесса, оргструктура, действующие НМД по процессу, справочники) исполнитель должен собрать до начала заполнения?

Инструкция по заполнению:

Приведите перечень из 5–6 обязательных источников списком с указанием, для каких блоков атрибутов каждый источник используется, — по [Регламент, пп. 5.6, 8.2]. Отметьте, что для НМД-источников проверяется статус действия, а сведения из интервью подтверждает владелец процесса.

Пример:

До начала заполнения собраны: 1) запись о процессе в реестре процессов — для архитектурных атрибутов; 2) действующая модель процесса из репозитория — для границ, входов/выходов, этапов; 3) актуальная оргструктура — для ролей и участников; 4) перечень действующих НМД по процессу (статус каждого проверен) — для нормативных документов процесса; 5) корпоративные справочники (ИТ-системы, показатели КПЭ) — для атрибутов ИТ-систем и показателей.

3.2. Получение шаблона паспорта и доступов к среде ведения

Описание подраздела: Подраздел описывает, где взять актуальный шаблон паспорта и как заранее убедиться в наличии доступов к среде ведения.

Где получить актуальный шаблон паспорта и необходимые доступы к среде заполнения и как убедиться в их наличии до старта работы?

Инструкция по заполнению:

Укажите, что актуальные шаблоны паспорта установлены в [Регламент, Прил. А.2–А.4], а среды ведения и порядок предоставления доступов — в [Регламент, разд. 11]. Опишите 2–3 проверочных действия: сверить версию шаблона, запросить доступ у [администратора среды ведения], проверить право редактирования на тестовой записи.

Пример:

Исполнитель получает шаблон Базового варианта по [Регламент, Прил. А.3], запрашивает доступ к среде ведения по [Регламент, разд. 11] и до старта работы проверяет, что карточка процесса открывается на редактирование. Ниже показан пример карточки паспорта процесса в среде ведения.

Рисунок: Пример паспорта процесса в BPM-системе

3.3. Определение перечня атрибутов по варианту состава

Описание подраздела: Подраздел объясняет, как из общего перечня атрибутов выделить обязательные и необязательные для применимого варианта состава.

Как по применимому варианту состава определить точный перечень обязательных и необязательных атрибутов паспорта?

Инструкция по заполнению:

Укажите, что полный перечень — 30 атрибутов в 5 блоках — установлен в [Регламент, Прил. А.1] с обозначениями: ● — атрибут обязателен, ○ — заполняется при наличии данных, — — не входит в вариант. Опишите действие исполнителя: выписать по столбцу своего варианта все атрибуты ● и ○ в рабочий перечень (2–3 предложения, без воспроизведения таблицы А.1).

Пример:

Для Базового варианта исполнитель выписывает из [Регламент, Прил. А.1] атрибуты с обозначениями ● и ○ в столбце «Базовый»: например, атрибут 12 «Назначение (цель)» — ●, атрибут 25 «Дополнительные параметры процесса» — «—» (заполняется только в Расширенном варианте). Атрибуты «—» в рабочий перечень не включаются.

3.4. Последовательность заполнения атрибутов

Описание подраздела: Подраздел задаёт рекомендуемый порядок заполнения атрибутов и указывает зависимости между ними.

В какой последовательности исполнитель заполняет атрибуты паспорта и какие атрибуты зависят от значений ранее заполненных?

Инструкция по заполнению:

Опишите последовательность внутри этапов 2–4 по [Регламент, п. 8.1]: блок 1 «Идентификация процесса» (значения отображаются из реестра процессов и в паспорте не редактируются) → блок 2 «Ответственность» → блок 3 «Содержательное описание» → блок 4 «Показатели, риски, ИТ-системы, параметры, документы» → блок 5 «Служебные атрибуты». Приведите 2–3 ключевые зависимости атрибутов (что заполняется на основе чего) списком или мини-таблицей.

Пример:

Порядок: блок 1 (сверка с реестром) → блок 2 → блок 3 → блок 4 → блок 5. Зависимости: границы процесса формулируются после цели (атрибут 12); потребители — после выходов; показатели (блок 4) — после цели и выходов, чтобы измерять именно заявленный результат.

Описание раздела: Раздел устанавливает порядок заполнения атрибутов блоков «Идентификация процесса» и «Ответственность», а также атрибутов «Назначение (цель)» и «Границы» ([Регламент паспортизации бизнес-процессов], Прил. А.1). Архитектурные атрибуты в паспорте не редактируются — они переносятся из реестра процессов как единственного эталонного источника (SSoT). Раздел применяется ответственным за ведение паспорта при любом варианте состава.

4.1. Идентификационные и версионные атрибуты

Описание подраздела: Подраздел определяет источники значений для кода процесса, уровня и места в процессной архитектуре, а также для служебных атрибутов версии и даты актуализации.

Как заполнить идентификационные и версионные атрибуты (код процесса, уровень и место в процессной архитектуре, версия, дата актуализации) и из каких эталонных источников брать значения?

Инструкция по заполнению:

Опишите правило: архитектурные атрибуты (код, уровень L0–L4, вышестоящий процесс) переносятся в паспорт ДОСЛОВНО из реестра процессов и в паспорте не редактируются; любые изменения — только через запрос на изменение (CR) по [Регламенту управления процессной архитектурой]. Для версии и даты актуализации укажите, что это служебные атрибуты, которые ведутся по правилам [Регламент, разд. 10] — нормы не воспроизводить, дать ссылку.

Пример:

Код процесса: [ПР-03.2] — перенесён из реестра процессов без изменений. Уровень: L2. Вышестоящий процесс: [ПР-03 «Управление закупками»]. Версия и дата актуализации — служебные атрибуты: формируются при утверждении по правилам [Регламент, разд. 10], вручную не заполняются.

Например, в BPM-системе (Stormbpmn) архитектурные атрибуты отображаются в карточке процесса из реестра автоматически — при ведении паспорта в такой среде исполнитель лишь сверяет значения, не внося их вручную.

Рисунок: Реестр процессов и карточка процесса

4.2. Наименование процесса

Описание подраздела: Подраздел закрепляет порядок работы с наименованием процесса: проверка дословного соответствия реестру вместо самостоятельного формулирования.

Как проверить, что наименование процесса в паспорте дословно совпадает с реестром процессов, и что делать, если наименование не отражает суть и результат процесса?

Инструкция по заполнению:

Укажите, что наименование процесса в паспорте не формулируется — оно переносится дословно из реестра процессов, а исполнитель проверяет посимвольное совпадение. Опишите порядок действий при несогласии с формулировкой: предложение по изменению наименования подаётся только через CR по [Регламенту управления процессной архитектурой]; выявленное расхождение паспорт↔реестр фиксируется как инцидент качества данных (регистрирует ПрО).

Пример:

В реестре: «Закупка материалов для основного производства». В черновике паспорта: «Закупки материалов» — расхождение. Действие: привести наименование в паспорте к формулировке реестра дословно; предложение переименовать процесс оформить как CR в адрес ПрО, а не править паспорт.

4.3. Назначение (цель) процесса

Описание подраздела: Подраздел содержит правило формулирования атрибута 12 «Назначение (цель)» через ценность результата для потребителя.

Как сформулировать цель процесса через ценность результата для потребителя, а не через перечень действий?

Инструкция по заполнению:

Приведите правило: цель — 1–3 предложения, отвечающие на вопрос «какую ценность и для какого потребителя создаёт результат процесса», без перечисления выполняемых действий и без глаголов-процедур («осуществление», «проведение»). Дайте приём самопроверки: если формулировку можно продолжить словами «…для того, чтобы…», ценность ещё не названа.

Пример:

Неудачно: «Осуществление приёмки, проверки и оприходования материалов». Удачно: «Обеспечение производственных подразделений материалами требуемого качества точно к сроку запуска производственного заказа, что исключает простои линий».

4.4. Границы процесса

Описание подраздела: Подраздел определяет порядок заполнения атрибута 13 «Границы»: событие начала, событие окончания и согласование стыков со смежными процессами.

Как определить и однозначно сформулировать границы процесса — событие начала и событие окончания, не смешивая процесс со смежными процессами и функциями?

Инструкция по заполнению:

Укажите, что границы задаются парой событий — «событие начала» и «событие окончания» — в формате свершившегося факта («заявка зарегистрирована», а не «регистрация заявок»), с опорой на модели процессного репозитория и интервью (сведения из интервью подтверждает владелец процесса, [Регламент, пп. 8.2–8.3]). Обяжите согласовать формулировки стыков со смежными процессами: событие окончания предыдущего процесса должно совпадать с событием начала данного.

Пример:

Событие начала: «Потребность в материалах утверждена в производственном плане» (стык с процессом [ПР-02 «Планирование производства»]). Событие окончания: «Материалы оприходованы на склад, документы переданы в бухгалтерию» (стык с процессом [ПР-07 «Учёт ТМЦ»]). Формулировки стыков согласованы с владельцами смежных процессов.

4.5. Владелец и участники процесса

Описание подраздела: Подраздел устанавливает порядок заполнения блока «Ответственность»: владелец процесса, ответственный за ведение паспорта, участники процесса.

Как заполнить сведения о владельце и участниках процесса, используя официальные наименования ролей из корпоративных справочников и ссылаясь на Регламент вместо дублирования его норм?

Инструкция по заполнению:

Укажите, что владелец процесса указывается как РОЛЬ по официальному наименованию из корпоративного справочника ролей/оргструктуры, а не как Ф.И.О. конкретного сотрудника; отдельно заполняется ответственный за ведение паспорта (техническое ведение по поручению владельца, ответственность за содержание остаётся на владельце — [Положение о владельце процесса, разд. 7.2]). Участники — 5–10 ролей или подразделений из оргструктуры; требования к ролям и распределение ответственности не пересказывать — дать ссылку на [Регламент, разд. 6, Прил. Е].

Пример:

Описание раздела: Раздел определяет порядок заполнения блока «Содержательное описание» и связанных атрибутов блока 4 ([Регламент, Прил. А.1]): входы и выходы, поставщики и потребители, содержательное описание процесса, ресурсы, ИТ-системы, документы и связи с другими процессами. Основные источники — модели процессного репозитория, корпоративные справочники и перечень действующих НМД; сведения из интервью подтверждает владелец процесса.

5.1. Входы и выходы процесса

Описание подраздела: Подраздел содержит правила выявления входов и выходов процесса и критерий разграничения входа и ресурса.

Как выявить и описать входы и выходы процесса и по каким признакам отличать вход (то, что преобразуется) от ресурса (то, с помощью чего преобразуется)?

Инструкция по заполнению:

Установите объём: по 3–7 позиций входов и выходов ([Регламент, Прил. А.1]), каждая — существительное-объект («заявка на закупку», а не «подача заявки»), источник — модели репозитория и интервью с подтверждением владельцем. Дайте критерий разграничения: вход — то, что процесс ПРЕОБРАЗУЕТ в выход и что расходуется/изменяется; ресурс — то, С ПОМОЩЬЮ ЧЕГО выполняется преобразование (персонал, ИТ-системы, оборудование) и что указывается в атрибутах ресурсов и ИТ-систем, а не среди входов.

Пример:

Входы (3–7): утверждённая потребность в материалах; заявки подразделений; коммерческие предложения поставщиков. Выходы (3–7): заключённый договор поставки; оприходованные материалы; акт входного контроля. Сотрудники отдела закупок — ресурс, ERP-система — атрибут «Используемые ИТ-системы»; во входы они не включаются.

5.2. Поставщики и потребители: таблица SIPOC

Описание подраздела: Подраздел описывает определение поставщиков и потребителей процесса и проверку согласованности цепочки через таблицу SIPOC.

Как определить поставщиков и потребителей процесса и проверить согласованность цепочки «поставщик — вход — процесс — выход — потребитель»?

Инструкция по заполнению:

Укажите, что для каждого входа определяется поставщик (процесс, подразделение или внешний контрагент), а для каждого выхода — потребитель; для базового состава входы/выходы оформляются таблицей SIPOC ([Регламент, п. 5.3]). Дайте правило проверки: в таблице SIPOC не должно быть входа без поставщика и выхода без потребителя, а «висящий» элемент — признак ошибки границ или пропущенной позиции.

Пример:

5.3. Краткое описание и этапы процесса

Описание подраздела: Подраздел разъясняет, чем формируется краткое описание процесса в паспорте и как ссылаться на этапы, не вводя избыточных атрибутов.

Как составить краткое описание и перечень основных этапов процесса на основе утверждённой модели, не превращая паспорт в регламент выполнения работ?

Инструкция по заполнению:

Разъясните: отдельных атрибутов «краткое описание» и «этапы процесса» в составе паспорта НЕТ ([Регламент, Прил. А.1]) — роль краткого описания выполняет связка атрибутов 12 «Назначение (цель)» и 13 «Границы», а перечень этапов не вводится как атрибут: вместо него заполняется ссылка на действующую модель процесса (атрибут 19). Запретите пересказ хода работ в паспорте: пошаговое описание — предмет модели и регламента выполнения, а не паспорта.

Пример:

Неверно: добавить в паспорт раздел «Этапы: 1) приём заявки; 2) выбор поставщика; 3) договор; 4) поставка». Верно: суть процесса читается из атрибутов «Назначение (цель)» и «Границы», а в атрибуте 19 указана ссылка на действующую модель [ПР-03.2, версия 2.1] в процессном репозитории.

5.4. Ресурсы, ИТ-системы и документы

Описание подраздела: Подраздел устанавливает источники официальных наименований для атрибутов ресурсов, информационных систем и документов процесса.

Как описать используемые ресурсы, информационные системы и документы и откуда брать их точные официальные наименования?

Инструкция по заполнению:

Обяжите использовать только официальные наименования: ИТ-системы — из корпоративного справочника (реестра) информационных систем, документы — из номенклатуры дел и перечня действующих НМД, ресурсы — по оргструктуре и справочникам; бытовые и устаревшие названия («1Ска», «старый портал») не допускаются. Для каждого документа-источника проверяйте статус действующей редакции ([Регламент, пп. 8.2–8.3]).

Пример:

5.5. Связи процессов и регламентирующие документы

Описание подраздела: Подраздел определяет порядок отражения связей с вышестоящим и смежными процессами и заполнения атрибута «регламентирующие документы».

Как отразить связи с вышестоящим и смежными процессами и заполнить атрибут «регламентирующие документы» (формат ссылки, актуальность редакции)?

Инструкция по заполнению:

Укажите, что связи с вышестоящим и смежными процессами переносятся из реестра процессов (код и наименование дословно); смежные связи должны быть согласованы с таблицей SIPOC и формулировками границ (подраздел [4.4]). В атрибут «регламентирующие документы» включаются ТОЛЬКО действующие редакции из перечня действующих НМД — с наименованием, номером/кодом и датой утверждения; документ в статусе разработки или архива не указывается.

Пример:

Вышестоящий процесс: [ПР-03 «Управление закупками»] (из реестра). Смежные: [ПР-02 «Планирование производства»], [ПР-07 «Учёт ТМЦ»] — совпадают с поставщиками и потребителями таблицы SIPOC. Регламентирующие документы: [Регламент закупочной деятельности, версия 3.0, утверждён 12.01.2026] — статус «действует» проверен по перечню действующих НМД.

Описание раздела: Раздел устанавливает порядок заполнения атрибутов блока «Показатели, риски, ИТ-системы, параметры, документы» и атрибутов, входящих только в Расширенный состав паспорта. Состав атрибутов и признак их обязательности (●/○/—) определены в [Регламент паспортизации бизнес-процессов, Прил. А.1] и настоящей Инструкцией не изменяются. Здесь же приведены правила применения пометки «не применимо».

6.1. Показатели процесса

Описание подраздела: Подраздел описывает, как сформулировать измеримые и проверяемые показатели процесса и какие поля заполнить для каждого показателя.

Как сформулировать показатели результативности и эффективности процесса, чтобы они были измеримыми и проверяемыми, и как указать единицы измерения, направление и значения План/Факт?

Инструкция по заполнению:

Укажите 3–7 показателей процесса, из них не более 3 ключевых (выделение ключевых показателей — атрибут Расширенного состава, [Регламент, Прил. А.1, атрибут 22]); для каждого заполните поля по [Регламент, Прил. А.1]: наименование, единицу измерения, направление (рост/снижение/удержание) и значения План/Факт. Категории показателей (результативность, эффективность, время, качество) применяйте терминологически по [Положение о владельце процесса, 7.1]; источник значений — утверждённая система КПЭ [Регламент, п. 8.2]; формулу расчёта и периодичность измерения в паспорте не дублируйте — они определены в карточке показателя системы КПЭ, в паспорте указывается источник значений; целевые (плановые) значения в Базовом составе указываются при наличии утверждённой системы показателей, иначе поле «План» помечается «не применимо» с комментарием.

Пример:

6.2. Атрибуты расширенного состава

Описание подраздела: Подраздел разъясняет, какие атрибуты добавляются в Расширенном составе и чем порядок их заполнения отличается от Базового.

Как заполнять атрибуты Расширенного состава (риски и контрольные процедуры, дополнительные параметры — стоимость, время цикла, уровень зрелости) и чем их заполнение отличается от Базового состава?

Инструкция по заполнению:

Перечислите атрибуты, добавляемые Расширенным составом по [Регламент, Прил. А.1]: связанные модели процесса, ключевые показатели (не более 3), риски и контрольные процедуры (именно «контрольные процедуры», термин «контрольные точки» не применяется), ИТ-системы, дополнительные параметры процесса, документы, история изменений паспорта. Обратите внимание: отдельных атрибутов «стоимость», «время цикла», «уровень зрелости» в составе паспорта НЕТ — такие сведения вносятся только через атрибут «Дополнительные параметры процесса» и только по справочнику параметров, утверждённому процессным офисом (ПрО); отличие от Базового состава — большинство атрибутов имеют признак ○ и заполняются при наличии подтверждённых данных, без «заглушек».

Пример:

Риск: «Нарушение срока обработки заявки из-за отсутствия заместителя согласующего». Контрольная процедура: «Ежемесячная проверка назначения заместителей в ИТ-системе [Наименование СЭД]». Дополнительный параметр (из справочника ПрО): «Время цикла процесса — 3,4 раб. дн. (факт за [квартал])».

6.3. Правила применения пометки «не применимо»

Описание подраздела: Подраздел вводит единое правило заполнения атрибутов, не применимых к конкретному процессу, исключающее пустые поля в паспорте.

Что указать в атрибуте, который не применим к конкретному процессу, и каковы правила использования пометки «не применимо»?

Инструкция по заполнению:

Зафиксируйте правило: «не применимо» ≠ «не заполнено» — пометка проставляется явно и сопровождается кратким обоснованием (1 предложение), пустое поле считается незаполненным атрибутом и не проходит самопроверку. Для обязательных (●) атрибутов Минимального состава пометка «не применимо» недопустима — сокращать Минимальный состав нельзя [Регламент, разд. 5]; исключение — структурная неприменимость, когда объект атрибута отсутствует в процессной архитектуре (например, «Вышестоящий процесс» для процесса уровня L0), — пометка проставляется с обоснованием; для атрибутов с признаком ○ решение о применимости принимает владелец процесса.

Пример:

Атрибут «Вышестоящий процесс» для процесса уровня L0: «Не применимо: процесс верхнего уровня (L0), вышестоящий процесс отсутствует в архитектуре [Наименование организации]».

Описание раздела: Раздел устанавливает сквозные требования к стилю формулировок атрибутов паспорта и порядок работы с источниками данных: выбор первичного источника, разрешение противоречий, перенос сведений из моделей и действия при неполных или устаревших данных. Порядок выбора источников закреплён в [Регламент паспортизации бизнес-процессов, пп. 8.2–8.3]; Инструкция даёт технику его применения ответственным за ведение паспорта.

7.1. Требования к стилю формулировок

Описание подраздела: Подраздел определяет четыре обязательных требования к формулировкам всех текстовых атрибутов паспорта.

Какие требования предъявляются к стилю формулировок атрибутов (однозначность, краткость, проверяемость, соответствие корпоративной терминологии)?

Инструкция по заполнению:

Сформулируйте 4 требования с критерием проверки для каждого: однозначность (формулировка допускает единственное толкование, без «и т.д.», «по возможности»), краткость (в пределах числовых норм [Регламент, Прил. А.1], без вводных оборотов), проверяемость (утверждение можно подтвердить документом, моделью или данными ИТ-системы), соответствие корпоративной терминологии (термины — строго по глоссарию [Регламент, п. 1.7], синонимы и бытовые названия не допускаются). Оформите требования нумерованным списком с примером «как надо / как не надо» для каждого.

Пример:

Не надо: «Оперативно обрабатывать различные обращения клиентов и т.д.» Надо: «Обработка обращений клиентов канала [канал] в срок не более 3 рабочих дней».

7.2. Выбор первичных источников и действия при противоречиях

Описание подраздела: Подраздел закрепляет первичный источник данных для каждой группы атрибутов и порядок действий при расхождении источников.

Как выбирать первичные источники данных для каждого атрибута и как действовать при противоречиях между источниками, включая расхождение текстового регламента и модели процесса?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу «группа атрибутов — первичный источник» строго по [Регламент, пп. 8.2–8.3]: архитектурные атрибуты — только реестр процессов (ведёт ПрО); содержательные (границы, входы/выходы, участники) — модели из репозитория и интервью, при этом сведения из интервью подтверждает владелец процесса; роли — оргструктура; документы — перечень действующих НМД; показатели — система КПЭ. Опишите два случая противоречий: расхождение текстового регламента и модели — сведения для паспорта подтверждает владелец процесса; расхождение данных паспорта с реестром — это «инцидент качества данных», который регистрирует ПрО [Регламент, п. 8.3]; собственный порядок разрешения противоречий вводить не допускается.

Пример:

7.3. Перенос сведений из модели процесса

Описание подраздела: Подраздел устанавливает правила переноса данных из моделей процессов в атрибуты паспорта с сохранением их взаимного соответствия.

Какие правила соблюдать при переносе сведений из модели процесса в паспорт, чтобы сохранить соответствие между моделью и атрибутами паспорта?

Инструкция по заполнению:

Зафиксируйте 3–4 правила: использовать только актуальную (действующую) версию модели из репозитория, проверив её статус перед переносом; переносить наименования объектов модели (входы, выходы, участники, ИТ-системы) дословно, без переформулирования; в атрибуте «Связанные модели процесса» указать ссылку именно на ту версию, из которой взяты сведения; по завершении сверить пары «объект модели — атрибут паспорта» на полноту в обе стороны.

Пример:

Из модели «[Код процесса]. Обработка заявок клиентов, v2.1 (Действует)» перенесены: 4 входа, 3 выхода, 6 ролей-участников. Ссылка на модель внесена в атрибут «Связанные модели процесса»; расхождений при обратной сверке не выявлено.

7.4. Фиксация отсутствующих и устаревших данных

Описание подраздела: Подраздел описывает действия ответственного за ведение паспорта при неполных, отсутствующих или устаревших исходных данных.

Как фиксировать отсутствующие, устаревшие или неполные данные и к кому обращаться за их уточнением по правилам Регламента?

Инструкция по заполнению:

Опишите порядок по [Регламент, п. 8.2]: неактуальные версии источников (архивные регламенты, устаревшие модели) для заполнения не использовать; отсутствующие или неполные данные фиксировать списком открытых вопросов с указанием атрибута, источника и сути пробела; за уточнением содержательных сведений обращаться к владельцу процесса, по архитектурным атрибутам и справочникам — в ПрО. Укажите, что паспорт не передаётся владельцу, пока открытые вопросы по обязательным (●) атрибутам не закрыты.

Пример:

Описание раздела: Раздел систематизирует типичные ошибки, выявляемые при нормоконтроле паспортов процессов, и даёт признаки, по которым ответственный за ведение паспорта может распознать и устранить их до передачи проекта паспорта владельцу процесса. Ошибки сгруппированы по трём областям: формулирование наименования, цели и границ; заполнение атрибутов окружения, ответственности и показателей; стиль и детализация текста. Развёрнутые примеры удачных и неудачных формулировок приведены в Приложении В.

8.1. Ошибки формулирования наименования, цели и границ процесса

Описание подраздела: Подраздел описывает ошибки в базовых содержательных атрибутах паспорта — наименовании, атрибуте 12 «Назначение (цель)» и атрибуте 13 «Границы», а также признаки их распознавания.

Какие типичные ошибки допускаются при формулировании наименования, цели и границ процесса и по каким признакам их распознать?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу из 3–5 типичных ошибок формулирования по образцу «Ошибка — Признак — Как исправить», используя реальные замечания нормоконтроля [Наименование организации]. Напомните, что наименование процесса в паспорте не формулируется, а переносится дословно из реестра процессов; его изменение возможно только через запрос на изменение (CR).

Пример:

8.2. Ошибки заполнения атрибутов окружения, ответственности и показателей

Описание подраздела: Подраздел охватывает ошибки в атрибутах входов/выходов, участников, ресурсов и показателей, характерные для базового и расширенного вариантов состава.

Какие ошибки характерны для описания входов, выходов, участников, ресурсов и показателей и как их избежать?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу из 4–6 типичных ошибок атрибутного уровня с признаками и способами исправления. Сошлитесь на числовые нормы [Регламент, Прил. А.1]: входы/выходы по 3–7, участники 5–10, показатели 3–7 (ключевых не более 3).

Пример:

8.3. Ошибки стиля и детализации

Описание подраздела: Подраздел посвящён ошибкам изложения — перегрузке или недостаточности текста, канцеляризмам и устаревшим наименованиям, — которые ответственный за ведение паспорта обязан устранить до сдачи результата.

Какие ошибки стиля и детализации встречаются чаще всего и как их устранить до сдачи?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу из 3–4 стилевых ошибок с признаками и приёмами исправления. Отдельно укажите правило сверки наименований подразделений и ИТ-систем с действующей оргструктурой и корпоративными справочниками на дату заполнения.

Пример:

Описание раздела: Раздел устанавливает порядок предварительной самопроверки заполненного паспорта, проверки взаимной согласованности атрибутов и финальных действий ответственного за ведение паспорта перед передачей проекта паспорта владельцу процесса. Процедуры согласования, утверждения и нормоконтроля разделом не регулируются — они установлены [Регламент, разд. 9, разд. 12].

9.1. Чек-лист самопроверки

Описание подраздела: Подраздел определяет назначение и порядок применения чек-листа самопроверки полноты и корректности заполнения паспорта, приведённого в Приложении А.

Какие пункты должен включать чек-лист самопроверки полноты и корректности заполнения паспорта для каждого варианта состава?

Инструкция по заполнению:

Опишите порядок применения чек-листа: самопроверка выполняется после заполнения всех применимых атрибутов и до передачи проекта паспорта владельцу процесса; последующий маршрут (нормоконтроль ПрО, согласование) — по [Регламент, разд. 9, 12]; сам чек-лист приведите в Приложении А, дифференцировав пункты по вариантам состава — Минимальный (обязательный), Базовый, Расширенный. Укажите, что чек-лист является предварительным, согласован с чек-листом нормоконтроля [Регламент, Прил. Ж.1] и не заменяет и не конкурирует с ним.

Пример:

Ответственный за ведение паспорта процесса «Обработка заявок клиентов» после заполнения атрибутов базового состава проходит пункты чек-листа Приложения А, применимые к вариантам «Мин.» и «Баз.» (по столбцам применимости): полнота обязательных атрибутов (●), корректность пометок «не применимо», соответствие числовым нормам А.1. Пункты, применимые только к Расширенному составу, пропускаются.

9.2. Проверка взаимной согласованности атрибутов

Описание подраздела: Подраздел описывает содержательную проверку связности заполненного паспорта, дополняющую формальную проверку по чек-листу.

Как проверить взаимную согласованность атрибутов (цель — границы — выходы — потребители — показатели) и соответствие терминологии корпоративному глоссарию?

Инструкция по заполнению:

Опишите сквозную проверку цепочки «цель — поставщики/входы — границы — выходы — потребители — показатели»: каждый вход имеет поставщика и согласован с событием начала; каждый выход достигается в границах процесса и имеет потребителя; ключевые выходы и заявленная в цели ценность покрыты показателями. Отдельным пунктом укажите сверку терминов паспорта с корпоративным глоссарием и терминами [Регламент, п. 1.7].

Пример:

Проверка паспорта «Подбор персонала»: цель — «закрытые вакансии в срок» → вход — «заявка на подбор» (поставщик — подразделение-заказчик), граница начала — «заявка на подбор утверждена» → граница окончания — «кандидат вышел на работу» → выход — «принятый сотрудник» → потребитель — подразделение-заказчик → показатель — «доля вакансий, закрытых в норматив, %». Разрыв не выявлен; термин «заявка на подбор» приведён к формулировке корпоративного глоссария.

9.3. Финальные действия и передача проекта паспорта владельцу

Описание подраздела: Подраздел фиксирует завершающие действия исполнителя: вычитку, оформление результата и передачу проекта паспорта владельцу процесса.

Что исполнитель делает непосредственно перед передачей результата — финальная вычитка, фиксация и оформление, — со ссылкой на маршрут согласования в Регламенте?

Инструкция по заполнению:

Опишите финальную последовательность из 3–4 шагов: вычитка текста, фиксация результата в среде ведения в статусе «Проект», уведомление и передача проекта паспорта владельцу процесса. Подчеркните: на согласование паспорт направляет владелец после нормоконтроля ПрО [Регламент, п. 8.1, разд. 9, Прил. Д.1] — ответственный за ведение паспорта статус «На согласовании» самостоятельно не устанавливает; номер версии формируется при утверждении [Регламент, разд. 10].

Пример:

• Финальная вычитка паспорта после самопроверки по Приложению А. 2. Сохранение результата в среде ведения; статус — «Проект». 3. Передача проекта паспорта владельцу процесса с перечнем использованных источников. 4. Дальнейший маршрут (нормоконтроль ПрО, направление на согласование владельцем, статусы «На согласовании» → «На утверждении» → «Действует») — по [Регламент, разд. 9, Прил. Д.1].

Описание раздела: Раздел определяет порядок внесения изменений в настоящую Инструкцию, ответственность за её применение и порядок контроля. Раздел не дублирует нормы [Регламент паспортизации бизнес-процессов]; при противоречии приоритет имеет Регламент.

10.1. Изменения в настоящую Инструкцию инициируются [процессным офисом (ПрО)] или владельцами процессов по результатам применения, вносятся в порядке, установленном для НМД [Наименование организации], и утверждаются [Директор по операционной эффективности]. Сведения об изменениях фиксируются в листе регистрации изменений.

10.2. Инструкция пересматривается при изменении [Регламент паспортизации бизнес-процессов], состава атрибутов [Регламент, Прил. А.1] или среды ведения паспортов, но не реже планового пересмотра, установленного для документов данного типа.

10.3. Ответственность за применение Инструкции несут ответственные за ведение паспортов и владельцы процессов в рамках ролевой модели [Регламент, разд. 6]; методическую поддержку осуществляет [процессный офис (ПрО)].

10.4. Контроль качества заполнения паспортов и нормоконтроль осуществляются в порядке, установленном [Регламент, разд. 12, Прил. Ж].

Приложение А. Чек-лист самопроверки полноты и корректности заполнения паспорта

Описание раздела: Предварительный чек-лист для самопроверки ответственным за ведение паспорта перед передачей проекта паспорта владельцу процесса. Согласован с чек-листом нормоконтроля [Регламент, Прил. Ж.1] и не заменяет его.

Условные обозначения: ● — пункт применим к варианту состава; — — не применим. Отметка: «✔» — выполнено, «н/п» — не применимо.

Приложение Б. Справочная таблица «Атрибут — источник данных — правило формулирования — пример»

Описание раздела: Сводная справка по всем 30 атрибутам паспорта [Регламент, Прил. А.1]: откуда брать данные (по [Регламент, пп. 8.2–8.3]) и как формулировать. Названия атрибутов приведены дословно по Прил. А.1; таблицы сгруппированы по пяти блокам.

Блок 1. Идентификация процесса (архитектурные атрибуты — отображаются из реестра, в паспорте не редактируются; изменение — только через CR)

Блок 2. Ответственность

Блок 3. Содержательное описание

Блок 4. Показатели, риски, ИТ-системы, параметры, документы

Блок 5. Служебные атрибуты паспорта

Приложение В. Примеры удачных и неудачных формулировок

Описание раздела: Пары формулировок «неудачно/удачно» по атрибутам, где ответственные за ведение паспорта чаще всего ошибаются. Использовать как образец при заполнении и самопроверке.