Регламент паспортизации бизнес-процессов

Описание раздела: Раздел содержит обязательные стартовые элементы документа по ГОСТ Р 7.0.97-2025: титульный лист, лист согласования, оглавление, лист регистрации изменений, область применения, нормативные ссылки, а также термины, определения и сокращения. Эти элементы обеспечивают юридическую силу Регламента паспортизации бизнес-процессов, его управляемость как НМД и единство терминологии с другими документами системы управления бизнес-процессами.

1.1. Титульный лист

Описание подраздела: Титульный лист идентифицирует документ: наименование организации, гриф утверждения, полное название Регламента, версию, дату введения в действие.

Кто утверждает Регламент паспортизации и какие реквизиты обязательны на титульном листе?

Инструкция по заполнению:

Укажите полное наименование организации и логотип, гриф «УТВЕРЖДАЮ» с должностью руководителя (рекомендуется уровень директора по операционной эффективности или выше — утверждающий должен быть уровнем выше владельцев процессов), полное название документа, номер версии, дату введения в действие, город и год. Все переменные реквизиты оформляйте плейсхолдерами в квадратных скобках до момента утверждения.

Пример:

[ЛОГОТИП]

[ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ]

УТВЕРЖДАЮ [Директор по операционной эффективности] _______________ [И.О. Фамилия] «___» ____________ 20__ г.

РЕГЛАМЕНТ ПАСПОРТИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Версия 1.0

Дата введения в действие: [дата]

[Город] [Год]

1.2. Лист согласования

Описание подраздела: Лист согласования фиксирует перечень должностных лиц, согласовавших Регламент до утверждения, с подписями и датами.

Кто должен согласовать Регламент паспортизации бизнес-процессов?

Инструкция по заполнению:

Заполните таблицу согласования на 4-7 согласующих. Обязательно включите руководителя процессного офиса (методологический контроль) и владельцев ключевых процессов, чьи паспорта будут вестись по данному Регламенту; при наличии в организации BPM-системы или репозитория процессов добавьте ИТ-директора. Состав согласующих определяется порядком согласования НМД, принятым в организации.

Пример:

1.3. Оглавление

Описание подраздела: Оглавление обеспечивает навигацию по документу и формируется автоматически по заголовкам после финализации текста.

Как формируется оглавление документа?

Инструкция по заполнению:

Не составляйте оглавление вручную. После финализации текста сформируйте его автоматическими средствами текстового редактора по заголовкам 1–3 уровня и обновляйте при каждом изменении структуры документа.

Пример:

• 1. БАЗОВЫЕ СТАРТОВЫЕ РАЗДЕЛЫ НМД
• 1.1. Титульный лист
• 1.2. Лист согласования
• 1.3. Оглавление
• 1.4. Лист регистрации изменений
• 1.5. Область применения
• 1.6. Нормативные ссылки
• 1.7. Термины, определения и сокращения
• 1.8. Перечень вопросов документа
• 2. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
• 2.1. Назначение регламента и цели паспортизации
• 2.2. Статус регламента и разграничение со смежными НМД
• 2.3. Область применения регламента
• 2.4. Нормативно-методическая основа регламента
• 3. ТЕРМИНЫ И СТАТУС ПАСПОРТА ПРОЦЕССА
• 3.1. Правила применения терминологии
• 3.2. Паспорт процесса как управленческий и учётный артефакт
• 3.3. Статус утверждённого паспорта и обязательность применения
• 4. ОБЪЕКТЫ ПАСПОРТИЗАЦИИ
• 4.1. Состав объектов и критерии обязательной паспортизации
• 4.2. Упрощённая паспортизация и освобождение от паспортизации
• 4.3. Очерёдность первичной паспортизации и паспортизация новых процессов
• 4.4. Особенности паспортизации сквозных (кросс-функциональных) процессов
• 5. СОСТАВ ПАСПОРТА: ВАРИАНТЫ НАБОРОВ АТРИБУТОВ
• 5.1. Варианты состава паспорта: общие положения
• 5.2. Минимальный (обязательный) состав паспорта
• 5.3. Базовый состав паспорта
• 5.4. Расширенный состав паспорта
• 5.5. Определение применимого варианта состава паспорта
• 5.6. Справочники, классификаторы и правила кодирования атрибутов
• 6. РОЛИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
• 6.1. Ролевая модель и матрица ответственности RACI
• 6.2. Персональная ответственность за сведения паспорта и полномочия процессного офиса
• 6.3. Кадровые изменения и отсутствие назначенного владельца
• 7. ИНИЦИИРОВАНИЕ ПАСПОРТИЗАЦИИ
• 7.1. Инициаторы и принятие решения о запуске процедуры
• 7.2. Триггеры запуска процедуры паспортизации
• 7.3. Исходные данные и документы инициатора
• 7.4. Приоритизация инициатив и закрытие без реализации
• 8. СОЗДАНИЕ ПАСПОРТА ПРОЦЕССА
• 8.1. Этапы и сроки создания паспорта процесса
• 8.2. Сбор, проверка и структурирование сведений для паспорта
• 8.3. Обеспечение согласованности с реестром процессов и процессной архитектурой
• 9. СОГЛАСОВАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ПАСПОРТА
• 9.1. Участники и маршруты согласования паспорта
• 9.2. Критерии принятия решений и сроки согласования
• 9.3. Фиксация замечаний, доработка и повторное согласование
• 9.4. Утверждение паспорта и придание ему статуса действующего
• 9.5. Публикация утверждённого паспорта и информирование заинтересованных сторон
• 9.6. Разрешение разногласий и эскалация
• 10. АКТУАЛИЗАЦИЯ, ВЕРСИОНИРОВАНИЕ И АРХИВИРОВАНИЕ
• 10.1. Статусная модель жизненного цикла паспорта
• 10.2. Плановая актуализация паспортов
• 10.3. Внеплановая актуализация паспорта
• 10.4. Разграничение актуализации и пересмотра паспорта
• 10.5. Порядок внесения изменений в утверждённый паспорт
• 10.6. Версионирование паспортов и история изменений
• 10.7. Архивирование паспорта
• 10.8. Информирование заинтересованных сторон
• 11. СВЯЗЬ С РЕЕСТРОМ ПРОЦЕССОВ, РЕПОЗИТОРИЕМ И СРЕДОЙ ВЕДЕНИЯ
• 11.1. Соответствие паспорта и записи в реестре процессов
• 11.2. Связи паспорта с объектами репозитория
• 11.3. Среды ведения паспортов и требования к ним
• 11.4. Единый источник актуальных сведений при нескольких средах ведения
• 11.5. Управление правами доступа к паспортам
• 11.6. Миграция паспортов при смене среды ведения
• 12. КОНТРОЛЬ ПОЛНОТЫ, КАЧЕСТВА И АКТУАЛЬНОСТИ ПАСПОРТОВ
• 12.1. Система контроля и показатели состояния паспортизации
• 12.2. Порядок и периодичность контроля паспортов
• 12.3. Работа с выявленными несоответствиями
• 12.4. Отчётность о состоянии паспортизации
• 12.5. Меры воздействия и контроль соблюдения Регламента
• 13. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ И ПРИЛОЖЕНИЯ
• 13.1. Порядок вступления в силу, внесения изменений и пересмотра Регламента
• 13.2. Переходные положения для унаследованных паспортов и описаний процессов
• 13.3. Шаблоны паспорта процесса по вариантам состава
• 13.4. Иные приложения к Регламенту
• ПРИЛОЖЕНИЯ
• Приложение А. Шаблоны паспорта процесса по вариантам состава
• А.1. Сводный перечень атрибутов паспорта по вариантам состава
• А.2. Шаблон минимального паспорта процесса
• А.3. Шаблон базового паспорта процесса
• А.4. Шаблон расширенного паспорта процесса
• Приложение Б. Матрицы применимости
• Б.1. Матрица критериев обязательной, упрощённой паспортизации и освобождения
• Б.2. Матрица выбора варианта состава паспорта
• Приложение В. Комплект инициирования паспортизации
• В.1. Единая форма заявки на паспортизацию / актуализацию паспорта
• В.2. Журнал регистрации инициатив по паспортизации
• В.3. Форма плана-графика первичной паспортизации
• В.4. Реестр решений об освобождении от паспортизации
• Приложение Г. Комплект согласования паспорта процесса
• Г.1. Лист согласования паспорта процесса
• Г.2. Лист замечаний к паспорту процесса
• Г.3. Маршруты согласования и утверждения по категориям процессов
• Приложение Д. Жизненный цикл паспорта процесса
• Д.1. Схема статусной модели паспорта
• Д.2. Лист регистрации изменений паспорта
• Д.3. Перечень событий-триггеров внеплановой актуализации паспорта
• Приложение Е. Матрица RACI процедуры паспортизации
• Приложение Ж. Комплект контроля
• Ж.1. Чек-лист нормоконтроля качества паспорта процесса
• Ж.2. Чек-лист контроля полноты и актуальности паспортизации
• Ж.3. Журнал учёта несоответствий
• Ж.4. Форма отчёта о состоянии паспортизации
• Приложение З. Доступ и среды ведения
• З.1. Матрица прав доступа к паспортам процессов
• З.2. Чек-лист проверки согласованности паспорта с реестром процессов
• З.3. Чек-лист миграции паспортов при смене среды ведения

1.4. Лист регистрации изменений

Описание подраздела: Лист регистрации изменений отражает историю версий Регламента: что, когда, на каком основании изменено и кем утверждено.

Как ведётся история версий Регламента?

Инструкция по заполнению:

Заполните таблицу регистрации изменений; первой строкой зафиксируйте первичное утверждение версии 1.0. Каждое последующее изменение вносите отдельной строкой с указанием затронутых разделов и основания (протокол, приказ, запрос на изменение). Установите плановый пересмотр Регламента не реже 1 раза в год — пересмотр документа не следует смешивать с актуализацией паспортов процессов, которую документ регулирует.

Пример:

1.5. Область применения

Описание подраздела: Подраздел определяет организационный и функциональный охват Регламента, целевую аудиторию и исключения из области применения.

На какие организации, процессы и роли распространяется Регламент паспортизации?

Инструкция по заполнению:

Определите организационный охват (головная организация, группа компаний, филиалы, ДЗО), функциональный охват (какие типы процессов и какие уровни декомпозиции L0–L4 подлежат паспортизации) и целевую аудиторию (владельцы процессов, ответственные за ведение паспортов, процессный офис, руководители подразделений). Явно перечислите 2-3 исключения из области применения с обоснованием каждого.

Пример:

Настоящий Регламент распространяется на [полное наименование организации], включая филиалы; на дочерние и зависимые общества — после принятия локальных актов о присоединении.

Регламент устанавливает процедуру паспортизации бизнес-процессов, включённых в реестр процессов: обязательной паспортизации подлежат процессы уровней L1–L2 всех типов (основные, обеспечивающие, управленческие), процессы уровня L3 — по решению владельца процесса или процессного офиса.

Требования Регламента обязательны для владельцев процессов, ответственных за ведение паспортов, сотрудников процессного офиса и руководителей структурных подразделений — участников процессов.

Исключения: (1) проектная деятельность — регулируется [Положение об управлении проектами], паспортизации не подлежит; (2) процессы уровня L4 (операции) — описываются в рабочих инструкциях без оформления паспорта; (3) архитектурные атрибуты процессов и ведение реестра процессов — регулируются [Регламент управления процессной архитектурой и организационной структурой] и настоящим Регламентом не переопределяются.

1.6. Нормативные ссылки

Описание подраздела: Подраздел перечисляет внешние стандарты и внутренние документы организации, на которых основан Регламент и с которыми он согласован.

На какие внешние стандарты и внутренние документы опирается Регламент?

Инструкция по заполнению:

Разделите ссылки на внешние и внутренние. Внешние стандарты приводите только реально применимые к паспортизации процессов (перечень примерный — адаптируйте под практику организации). Внутренние документы перечисляйте в иерархии от положений к инструкциям, для каждого укажите версию и дату утверждения; проверьте, что состав паспорта и роли не противоречат документам верхнего уровня.

Пример:

Внешние документы (перечень примерный):

• BPM CBOK 4.0 — Свод знаний по управлению бизнес-процессами (разделы «Моделирование процессов», «Управление процессами предприятия»);
• ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования», п. 4.4 «Система менеджмента качества и её процессы» — требования к определению процессов и поддержанию документированной информации;
• ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Внутренние документы:

• [Положение о процессном офисе], версия [N] от [дата];
• [Положение о владельце процесса], версия [N] от [дата];
• [Регламент управления процессной архитектурой и организационной структурой] (далее — [Регламент управления процессной архитектурой]), версия [N] от [дата] — атрибуты процессов, реестр процессов, маршруты запросов на изменение (CR), репозиторий;
• [Инструкция формирования паспорта процесса], версия [N] от [дата];
• [Соглашение по моделированию], версия [N] от [дата].

1.7. Термины, определения и сокращения

Описание подраздела: Подраздел закрепляет единую терминологию паспортизации и расшифровку сокращений, согласованные с другими НМД системы управления бизнес-процессами.

Какие термины и сокращения необходимы для однозначного понимания Регламента?

Инструкция по заполнению:

Приведите 8-12 ключевых терминов по алфавиту в формате «Термин (English) — определение», опираясь на BPM CBOK, ГОСТ Р ИСО 9000 и терминологические разделы [Регламент управления процессной архитектурой и организационной структурой], [Положение о процессном офисе] и [Положение о владельце процесса] — не переопределяйте уже определённые там понятия, а воспроизводите их дословно со ссылкой на источник. Сокращения оформите таблицей «Сокращение / Полное наименование / Примечание».

Пример:

Актуализация паспорта (Passport Update) — внесение изменений в паспорт процесса для приведения его в соответствие фактическому состоянию процесса; не тождественна пересмотру НМД. Плановая актуализация проводится в рамках ежегодной кампании, внеплановая — по событию-триггеру.

Атрибут паспорта (Passport Attribute) — отдельное поле паспорта процесса (наименование, владелец, входы/выходы, показатели и др.). Архитектурные атрибуты первичны в реестре процессов и изменяются только через запрос на изменение (CR) по [Регламент управления процессной архитектурой и организационной структурой]; содержательные атрибуты первичны в паспорте.

Владелец процесса (Process Owner) — роль (не штатная единица), закрепляющая ответственность за результативность процесса и за содержание его паспорта; определяется по [Положение о владельце процесса].

Карточка процесса (Process Card) — краткое представление процесса, формируемое из подмножества атрибутов паспорта для справочных целей; самостоятельным документом не является.

Ответственный за ведение паспорта (Passport Custodian) — сотрудник, осуществляющий техническое ведение паспорта по поручению владельца процесса; ответственность за содержание паспорта при этом с владельца не снимается.

Паспорт процесса (Process Passport) — структурированный документ, содержащий совокупность атрибутов, характеризующих бизнес-процесс: назначение, границы, владельца, входы/выходы, показатели, ресурсы и нормативную базу.

Паспортизация (Process Passportization) — процедура создания, согласования, утверждения, актуализации и архивирования паспортов процессов, установленная настоящим Регламентом.

Реестр процессов (Process Register) — систематизированный перечень бизнес-процессов организации с архитектурными атрибутами; структура и порядок ведения определены [Регламент управления процессной архитектурой и организационной структурой], ведёт процессный офис.

Репозиторий процессов (Process Repository) — единая информационная среда хранения процессной архитектуры и паспортов процессов, являющаяся единственным достоверным источником данных (SSoT); при наличии репозитория паспорта ведутся в нём.

Статус паспорта (Passport Status) — стадия жизненного цикла паспорта (проект, на согласовании, утверждён, требует актуализации, архив); не тождественен статусу процесса в реестре процессов.

1.8. Перечень вопросов документа

Описание подраздела: Навигатор по документу: перечень всех вопросов, на которые отвечает шаблон, с указанием раздела, где каждый вопрос раскрывается. Формулировки — краткие версии развёрнутых вопросов соответствующих подразделов.

Как быстро найти раздел документа, отвечающий на конкретный вопрос?

Инструкция по заполнению:

Таблица собирается механически после финализации структуры: по одному вопросу-подсказке на строку, в порядке следования по документу; формулировка — краткая (5–12 слов), номер раздела — текстом. Обновляйте таблицу при каждом изменении состава разделов или вопросов.

Пример:

Описание раздела: Раздел устанавливает назначение регламента паспортизации бизнес-процессов, цели и управленческие задачи процедуры паспортизации, а также проблемы процессного управления, устраняемые за счёт ведения паспортов процессов. Определяется статус регламента в иерархии нормативно-методических документов (НМД) организации и разграничение его предметной области со смежными НМД. Фиксируются область применения регламента, исключения из неё и внешние стандарты, используемые как методическая основа терминологии и требований.

2.1. Назначение регламента и цели паспортизации

Описание подраздела: Подраздел определяет, для чего вводится регламент, какие цели и управленческие задачи решает процедура паспортизации бизнес-процессов и какие проблемы управления процессами должны устраняться за счёт систематического ведения паспортов.

Каково назначение регламента паспортизации бизнес-процессов и какие цели и управленческие задачи решает процедура паспортизации?

Инструкция по заполнению:

Сформулируйте одним абзацем назначение регламента: какой объект он регулирует (процедура создания, согласования, актуализации и контроля паспортов бизнес-процессов) и для кого предназначен. Затем перечислите списком 4-6 целей паспортизации и для каждой цели укажите 1-2 управленческие задачи, которые она решает (формат: цель — решаемые задачи). Цели должны быть проверяемыми и увязанными с системой управления бизнес-процессами (СУБП) организации, без дублирования целей смежных НМД — политики процессного управления и регламента управления процессной архитектурой.

Пример:

Настоящий регламент устанавливает единую процедуру паспортизации бизнес-процессов [Название организации]: требования к составу паспорта процесса, порядок его создания, согласования, актуализации и контроля полноты. Целями паспортизации являются:

• Обеспечение прозрачности ответственности — закрепление за каждым процессом владельца процесса (роли) и ответственного за ведение паспорта;
• Формирование единого достоверного источника сведений о процессах — поддержание паспортов в актуальном состоянии в увязке с реестром процессов;
• Сохранение знаний о процессах — документирование границ, входов/выходов, ресурсов и показателей процессов независимо от кадровых изменений;
• Поддержка управленческих решений — предоставление руководству сопоставимых данных о процессах для приоритизации и оптимизации;
• Обеспечение управляемости изменений — фиксация версий паспортов и контроль своевременности их актуализации.

Какие проблемы управления процессами (непрозрачность ответственности, дублирование функций, потеря знаний о процессах) должны устраняться за счёт ведения паспортов процессов?

Инструкция по заполнению:

Опишите таблицей 4-6 типовых проблем процессного управления, устраняемых паспортизацией. Для каждой проблемы укажите: формулировку проблемы, её негативные последствия для организации и механизм устранения через ведение паспортов (какой атрибут или процедура паспорта закрывает проблему). Проблемы должны быть релевантны специфике [Название организации]; формулируйте их через наблюдаемые эффекты, а не абстрактно.

Пример:

2.2. Статус регламента и разграничение со смежными НМД

Описание подраздела: Подраздел закрепляет место регламента в иерархии нормативно-методических документов организации и устанавливает водораздел предметных областей между настоящим регламентом и смежными НМД процессного управления.

Каков статус регламента в иерархии нормативно-методических документов организации?

Инструкция по заполнению:

Укажите уровень документа в иерархии НМД организации (Устав → Стратегия → Политики → Положения → Методологии → Регламенты), документ верхнего уровня, во исполнение которого разработан регламент, и его обязательность для адресатов. Отразите 3-4 положения: уровень и тип документа, подчинённость политике процессного управления, приоритет при противоречиях с НМД нижнего уровня и порядок разрешения противоречий с документами того же уровня. Приведите текст 3-5 пунктами.

Пример:

• Настоящий регламент является нормативно-методическим документом уровня «Регламент» в иерархии НМД [Название организации] и разработан во исполнение [Политика процессного управления, версия, дата утверждения].
• Регламент обязателен для всех работников и подразделений, на которых распространяется его действие в соответствии с областью применения.
• При противоречии между настоящим регламентом и НМД нижнего уровня (инструкциями, рабочими порядками) приоритет имеет настоящий регламент.
• При противоречии с НМД того же уровня вопрос выносится на процессный офис (ПрО); до разрешения противоречия применяется документ, утверждённый позднее.
• Плановый пересмотр регламента осуществляется не реже 1 раза в год в порядке, установленном разделом [N] настоящего регламента.

Как разграничиваются предметные области регламента и смежных НМД — политики процессного управления, положения о процессном офисе, регламента управления процессной архитектурой и инструкции по заполнению паспорта процесса?

Инструкция по заполнению:

Заполните таблицу разграничения на 4-5 строк: смежный НМД, его предметная область, предметная область настоящего регламента на стыке, правило приоритета при пересечении. Обязательно зафиксируйте водораздел с регламентом управления процессной архитектурой: архитектура, реестр процессов, архитектурные атрибуты и маршруты запросов на изменение (CR) — предметная область регламента управления процессной архитектурой; жизненный цикл паспорта, варианты состава паспорта (минимальный/базовый/расширенный) и контроль полноты — предметная область настоящего регламента. Укажите, что изменение архитектурных атрибутов производится только по маршруту CR регламента управления процессной архитектурой, а порядок заполнения полей паспорта регулируется отдельной инструкцией по заполнению паспорта процесса.

Пример:

2.3. Область применения регламента

Описание подраздела: Подраздел определяет организационный и функциональный охват регламента, категории адресатов и допустимые исключения из области применения с обоснованием.

На какие категории работников, подразделения, филиалы и дочерние общества распространяется действие регламента и какие исключения из области его применения допускаются?

Инструкция по заполнению:

Опишите тремя блоками: организационный охват (головная организация, филиалы, дочерние и зависимые общества — с указанием механизма распространения на ДЗО), функциональный охват (типы и уровни процессов L0–L4, подлежащие паспортизации) и целевую аудиторию (4-6 категорий: владельцы процессов, ответственные за ведение паспортов, процессный офис, руководители подразделений, топ-менеджмент). Отдельным списком приведите 2-3 исключения из области применения с обоснованием каждого (например, процессы в стадии пилотирования, процессы ДЗО с собственной СУБП) и укажите порядок согласования исключений с процессным офисом.

Пример:

• Организационный охват: регламент распространяется на [Название организации], её филиалы и представительства. На дочерние общества действие регламента распространяется решением их органов управления в порядке корпоративного управления [Группа компаний].
• Функциональный охват: паспортизации подлежат бизнес-процессы уровней [L1–L3], включённые в реестр процессов; процессы уровня [L4] паспортизируются по решению владельца вышестоящего процесса.
• Целевая аудитория: владельцы процессов, ответственные за ведение паспортов, работники процессного офиса, руководители структурных подразделений, топ-менеджмент.
• Исключения из области применения (по согласованию с процессным офисом): процессы в стадии пилотирования сроком до [6 месяцев] — до принятия решения о включении в реестр; процессы дочерних обществ, имеющих собственную утверждённую СУБП, — при условии сопоставимости состава паспортов.

2.4. Нормативно-методическая основа регламента

Описание подраздела: Подраздел фиксирует внешние стандарты и методические источники, используемые как основа терминологии и требований регламента, и правила их применения.

Какие внешние стандарты и методические источники используются как основа для терминологии и требований регламента?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицей 4-6 внешних источников, реально применимых к паспортизации процессов (не копируйте типовой список): для каждого укажите наименование и версию, область применения в регламенте (терминология, состав атрибутов, нотации моделирования, оформление документа) и характер применения (основа требований / справочно). Укажите оговоркой, что перечень примерный и уточняется под [Название организации], а при расхождении терминов приоритет имеют определения, закреплённые в разделе терминов настоящего регламента и НМД верхнего уровня.

Пример:

Перечень примерный; состав источников уточняется при адаптации регламента в [Название организации]. При расхождении определений приоритет имеют термины раздела [N] настоящего регламента и НМД верхнего уровня.

Описание раздела: Раздел закрепляет правила применения единой терминологии процедуры паспортизации бизнес-процессов, определяет паспорт процесса как управленческий и учётный артефакт и отграничивает его от смежных объектов процессного управления (модели процесса, регламента процесса, записи в реестре процессов). Раздел также устанавливает нормативный статус утверждённого паспорта, круг лиц, для которых он обязателен, и перечень управленческих решений, опирающихся на его данные. Правила терминологии раздела применяются во всех положениях настоящего Регламента; сами термины и сокращения приведены в подразделе 1.7 и не должны переопределять определения, закреплённые в смежных НМД.

3.1. Правила применения терминологии

Описание подраздела: Подраздел закрепляет правила работы с терминологией процедуры паспортизации: источники определений, приоритет глоссариев смежных НМД и разграничение смежных понятий. Сам терминологический аппарат (термины и сокращения) приведён в подразделе 1.7 и здесь не дублируется.

Какие правила применения терминологии (источники определений, приоритет глоссариев смежных НМД, разграничение «актуализации» и «пересмотра») закрепляются для единообразного применения процедуры паспортизации?

Инструкция по заполнению:

Сформулируйте 3–4 правила: термины, определённые в смежных НМД ([Регламент управления процессной архитектурой], п. 1.7; [Положение о владельце процесса], разд. 15; [Положение о процессном офисе], п. 1.7), не переопределяются, а воспроизводятся дословно со ссылкой на НМД-источник с указанием пункта; при расхождении формулировок приоритет имеет глоссарий НМД-источника; зафиксируйте разграничения смежных понятий (владелец процесса — роль, а не штатная единица; «актуализация» паспорта не тождественна «пересмотру»; статус паспорта не тождественен статусу процесса в реестре процессов) и оговорку о соотношении сокращений «ПрО» (принято в настоящем Регламенте) и «ПО» (употребляется в [Положении о процессном офисе] в том же значении). Перечень терминов и сокращений не дублируйте — дайте ссылку на подраздел 1.7.

Пример:

1. Термины «паспорт процесса», «атрибут паспорта», «реестр процессов», «репозиторий процессов», «владелец процесса» применяются в значениях, установленных подразделом 1.7 настоящего Регламента и глоссариями смежных НМД ([Регламент управления процессной архитектурой], п. 1.7; [Положение о владельце процесса], разд. 15; [Положение о процессном офисе], п. 1.7); полный перечень терминов и сокращений — в подразделе 1.7.

2. Термины, определённые в смежных НМД, в настоящем Регламенте не переопределяются, а воспроизводятся дословно со ссылкой на НМД-источник с указанием пункта; при расхождении формулировок приоритет имеет глоссарий НМД-источника. Англоязычные эквиваленты терминов приводятся один раз — в подразделе 1.7.

3. Разграничение смежных понятий: владелец процесса — роль, а не штатная единица; «актуализация паспорта» (приведение данных паспорта в соответствие фактическому состоянию процесса) не тождественна «пересмотру» (плановой ревизии документа); статус паспорта не тождественен статусу процесса в реестре процессов.

4. Сокращение «ПрО» (процессный офис), принятое в настоящем Регламенте, и сокращение «ПО», употребляемое в [Положении о процессном офисе], обозначают одно подразделение; в новых редакциях НМД применяется сокращение «ПрО».

3.2. Паспорт процесса как управленческий и учётный артефакт

Описание подраздела: Подраздел определяет сущность и назначение паспорта процесса и проводит границы между паспортом и смежными артефактами процессного управления, исключая дублирование и подмену объектов.

Что представляет собой паспорт процесса как управленческий и учётный артефакт и чем он отличается от модели процесса, регламента процесса и записи в реестре процессов?

Инструкция по заполнению:

Опишите в 2-3 абзацах двойную природу паспорта: управленческую (основание для решений владельца процесса и руководства) и учётную (единица учёта сведений о процессе, связанная с записью в реестре процессов). Затем приведите сравнительную таблицу на 4 строки «Артефакт / Назначение / Что содержит / Кто отвечает», разграничив паспорт процесса, модель процесса (графическое представление в нотации, например BPMN), регламент процесса (нормативное описание порядка выполнения) и запись в реестре процессов (архитектурные атрибуты по [Регламенту управления процессной архитектурой], п. 3.5). Зафиксируйте правило первичности: архитектурные атрибуты первичны в реестре процессов, содержательные сведения первичны в паспорте; расхождение между ними квалифицируется как инцидент качества данных.

Пример:

3.3. Статус утверждённого паспорта и обязательность применения

Описание подраздела: Подраздел устанавливает нормативный статус утверждённого паспорта процесса, круг лиц, для которых его данные обязательны, и перечень управленческих решений, принимаемых на основе паспорта.

Какой статус имеет утверждённый паспорт процесса, для кого он обязателен к применению и какие управленческие решения опираются на его данные?

Инструкция по заполнению:

Определите статус утверждённого паспорта как официального учётного документа организации, утверждаемого руководителем уровнем выше владельца процесса (например, [Директор по операционной эффективности]); самоутверждение паспорта владельцем не допускается. Перечислите статусы жизненного цикла паспорта (6 статусов списком по Приложению Д.1: «Проект», «На согласовании», «На утверждении», «Действует», «На актуализации», «Архив») и дайте оговорку, что статус паспорта не тождественен статусу процесса в реестре процессов. Укажите круг лиц, для которых данные утверждённого паспорта обязательны (владелец процесса, ответственный за ведение паспорта, участники процесса, процессный офис — в части нормоконтроля), и приведите список из 4-6 типов управленческих решений, опирающихся на данные паспорта (приоритизация процессов по критичности A/B/C, назначение и смена владельцев, планирование оптимизации и автоматизации, распределение ресурсов, планирование контрольных мероприятий).

Пример:

Утверждённый паспорт процесса имеет статус официального учётного документа [Название организации]. Паспорт утверждается [Директором по операционной эффективности] — руководителем уровнем выше владельца процесса. Данные утверждённого паспорта обязательны к применению владельцем процесса, ответственным за ведение паспорта и участниками процесса; процессный офис использует их при нормоконтроле. На данные паспорта опираются решения: о приоритизации процессов (категории критичности A/B/C), о включении процесса в программу оптимизации на [год], о выделении бюджета на автоматизацию. Статусы жизненного цикла паспорта: Проект → На согласовании → На утверждении → Действует → На актуализации → Архив; статус паспорта не подменяет статус процесса в реестре процессов.

Описание раздела: Раздел устанавливает состав объектов паспортизации, критерии отнесения процессов к обязательной и упрощённой паспортизации, а также основания и порядок документирования освобождения от паспортизации. Дополнительно раздел определяет порядок формирования очерёдности первичной паспортизации при поэтапном охвате организации, порядок принятия решения о паспортизации вновь выделенных в архитектуре процессов и особенности паспортизации сквозных (кросс-функциональных) процессов. Раздел опирается на уровни декомпозиции L0–L4 и реестр процессов, установленные [Регламентом управления процессной архитектурой], и на категории критичности процессов, установленные [Положением о владельце процесса].

4.1. Состав объектов и критерии обязательной паспортизации

Описание подраздела: Подраздел определяет, какие элементы процессной архитектуры являются объектами паспортизации, и устанавливает критерии, по которым процессы подлежат обязательной паспортизации.

Что является объектом паспортизации и какие элементы процессной архитектуры охватываются паспортизацией?

Инструкция по заполнению:

Перечислите маркированным списком 3-5 типов объектов паспортизации с привязкой к уровням декомпозиции L0–L4 по [Регламент управления процессной архитектурой, пп. 3.2–3.4]. Зафиксируйте базовое правило: объектом паспортизации является бизнес-процесс, включённый в реестр процессов (ведётся процессным офисом (ПрО) в соответствии с [Регламент управления процессной архитектурой, п. 3.7]); объекты вне реестра паспортизации не подлежат до их регистрации. Укажите, на каких уровнях паспорт обязателен, а на каких ведётся по решению владельца вышестоящего процесса.

Пример:

Объектами паспортизации являются бизнес-процессы [Название организации], включённые в реестр процессов в соответствии с [Регламентом управления процессной архитектурой]:

• процессы уровня L1 (группы процессов) — сводный паспорт направления, ведётся владельцем процесса уровня L1;
• процессы уровней L2–L3 — основной объект паспортизации, паспорт ведётся в базовом или расширенном составе;
• процессы (операции) уровня L4 — паспортизируются только по решению владельца вышестоящего процесса уровня L3;
• проекты, разовые мероприятия и временные активности объектами паспортизации не являются.

Процесс, не включённый в реестр процессов, паспортизации не подлежит до его регистрации в порядке, установленном [Регламентом управления процессной архитектурой].

Какие категории процессов и уровни декомпозиции подлежат обязательной паспортизации и по каким критериям: критичность, регуляторные требования, кросс-функциональность, стратегическая значимость, уровень риска, частота исполнения?

Инструкция по заполнению:

Заполните таблицу из 5-7 критериев обязательной паспортизации: критерий, измеряемый показатель, пороговое условие, источник данных для проверки. Категории критичности указывайте по шкале A/B/C, установленной [Положение о владельце процесса, п. 2.3], без введения собственной шкалы. Зафиксируйте правило агрегации: процесс подлежит обязательной паспортизации при выполнении хотя бы одного критерия, а контроль применения критериев осуществляет ПрО при ведении реестра процессов.

Пример:

4.2. Упрощённая паспортизация и освобождение от паспортизации

Описание подраздела: Подраздел устанавливает критерии применения упрощённого порядка паспортизации, а также перечень объектов, не подлежащих паспортизации, и порядок документирования решений об освобождении.

Какие процессы могут паспортизироваться в упрощённом порядке и по каким критериям это определяется?

Инструкция по заполнению:

Приведите 3-5 критериев отнесения процесса к упрощённому порядку паспортизации (например: категория критичности C, исполнение в пределах одного подразделения, отсутствие регуляторных требований) маркированным списком. Укажите, что при упрощённом порядке применяется минимальный состав паспорта, включающий обязательные атрибуты реестра процессов по [Регламент управления процессной архитектурой, пп. 3.5, 3.7], со ссылкой на раздел настоящего Регламента о составе паспорта. Определите, кто согласует применение упрощённого порядка (например, ПрО по представлению владельца процесса) и как решение фиксируется в реестре процессов.

Пример:

В упрощённом порядке (минимальный состав паспорта) могут паспортизироваться процессы, одновременно удовлетворяющие следующим критериям:

• категория критичности C по [Положению о владельце процесса];
• процесс исполняется в пределах одного структурного подразделения;
• к процессу не установлены внешние регуляторные требования;
• уровень риска процесса оценён как низкий или средний.

Применение упрощённого порядка согласуется процессным офисом (ПрО) по представлению владельца процесса; отметка об упрощённом порядке вносится в реестр процессов. Минимальный состав паспорта определён в разделе [N] настоящего Регламента.

Какие процессы, функции, операции или временные активности не являются объектами паспортизации и как документируется решение об освобождении от паспортизации?

Инструкция по заполнению:

Перечислите 4-6 категорий объектов, не подлежащих паспортизации (например: временные активности и проекты, операции уровня L4 без решения владельца, процессы, выводимые из эксплуатации). Опишите порядок документирования освобождения в 3-4 предложениях: кто инициирует (владелец процесса), кто утверждает решение, где оно регистрируется (реестр решений об освобождении, ведётся ПрО) и с какой периодичностью пересматривается. Укажите форму реестра решений об освобождении со ссылкой на приложение.

Пример:

Не являются объектами паспортизации:

• проекты, программы и иные временные активности, управляемые по [Регламенту проектной деятельности];
• операции уровня L4, по которым владельцем вышестоящего процесса не принято решение о паспортизации;
• процессы со статусом «выводится из эксплуатации» в реестре процессов;
• разовые поручения и мероприятия, не образующие повторяемого процесса.

Решение об освобождении процесса от паспортизации инициируется владельцем процесса, утверждается [Директором по операционной эффективности] и регистрируется ПрО в реестре решений об освобождении от паспортизации (Приложение [X]). Решения об освобождении пересматриваются в ходе ежегодной кампании актуализации архитектуры (IV квартал).

4.3. Очерёдность первичной паспортизации и паспортизация новых процессов

Описание подраздела: Подраздел определяет порядок формирования и утверждения плана (графика) первичной паспортизации при поэтапном охвате организации, а также порядок принятия решения о паспортизации вновь выделенных в архитектуре процессов.

Как определяется очерёдность первичной паспортизации при поэтапном охвате организации и кто утверждает план (график) паспортизации?

Инструкция по заполнению:

Сформулируйте 3-4 принципа приоритизации первичной паспортизации (например: от категории A к категории C; сначала сквозные процессы; с учётом готовности владельцев) и опишите этапность в форме таблицы «волна — охват — критерий включения — срок — ответственный» на 3-4 волны. Укажите, что план (график) формирует ПрО совместно с владельцами процессов, а утверждает [Директор по операционной эффективности]; определите порядок контроля исполнения графика. Приведите ссылку на форму плана (графика) в приложении.

Пример:

Кто принимает решение о необходимости паспортизации вновь выделенного в архитектуре процесса?

Инструкция по заполнению:

Опишите нумерованным списком из 3-5 шагов порядок принятия решения: триггером является включение нового процесса в реестр процессов по итогам запроса на изменение архитектуры в соответствии с [Регламент управления процессной архитектурой, п. 8.6, шаги 6–8]. Укажите, кто оценивает процесс по критериям пп. 4.1–4.2 (ПрО), кто принимает решение (владелец процесса совместно с ПрО), срок принятия решения в рабочих днях и порядок эскалации разногласий [Директору по операционной эффективности].

Пример:

• Основанием для рассмотрения является включение вновь выделенного процесса в реестр процессов по итогам согласованного запроса на изменение архитектуры ([Регламент управления процессной архитектурой], п. 8.6, шаги 6–8).
• ПрО в срок не более [5] рабочих дней с даты регистрации процесса в реестре оценивает его по критериям обязательной и упрощённой паспортизации (пп. 4.1–4.2 настоящего Регламента).
• Решение о паспортизации, её порядке (полном или упрощённом) и сроке разработки паспорта принимает владелец процесса совместно с ПрО в срок не более [10] рабочих дней.
• При разногласиях между владельцем процесса и ПрО решение принимает [Директор по операционной эффективности].
• Принятое решение фиксируется ПрО в реестре процессов; если владелец процесса не назначен, назначается временный ответственный за паспорт в порядке, установленном разделом [N] настоящего Регламента.

4.4. Особенности паспортизации сквозных (кросс-функциональных) процессов

Описание подраздела: Подраздел устанавливает модель паспортизации сквозных процессов, исполняемых в нескольких подразделениях, филиалах или дочерних обществах, и критерии выбора между единым паспортом и локализованными версиями.

Какие особенности процедуры паспортизации устанавливаются для сквозных (кросс-функциональных) процессов, исполняемых в нескольких подразделениях, филиалах или дочерних обществах: единый паспорт или локализованные версии?

Инструкция по заполнению:

Зафиксируйте базовую модель (например: единый паспорт сквозного процесса с разделом локальных особенностей; локализованные версии — только при существенных различиях исполнения) и оформите таблицей из 2-3 вариантов: вариант, условия применения, ответственный. Опишите распределение ответственности: паспорт ведёт владелец сквозного процесса (роль в соответствии с [Положением о владельце процесса]), руководители подразделений-соисполнителей согласуют относящиеся к ним разделы; укажите порядок согласования с [филиалами/ДЗО] и запрет на создание дублирующих паспортов одного процесса вне единого источника данных.

Пример:

Создание нескольких несогласованных паспортов одного сквозного процесса не допускается: все версии и приложения регистрируются в реестре процессов и ведутся в единой среде хранения в соответствии с разделом [N] настоящего Регламента.

Описание раздела: Раздел устанавливает варианты состава паспорта бизнес-процесса — минимальный (обязательный), базовый и расширенный наборы атрибутов — и правила выбора применимого варианта в зависимости от категории, уровня иерархии и критичности процесса. Раздел также определяет справочники, классификаторы и правила кодирования, обеспечивающие сопоставимость паспортов и уникальность их идентификации. Настоящий раздел имеет приоритет по составу паспорта: при расхождении со структурой Приложения Ж [НМД «Регламент управления процессной архитектурой»] применяется настоящий Регламент, а Приложение Ж сохраняется как базовый вариант до его планового пересмотра; архитектурные атрибуты при этом не переопределяются, а наследуются из реестра процессов.

5.1. Варианты состава паспорта: общие положения

Описание подраздела: Подраздел вводит трёхуровневую модель состава паспорта (минимальный, базовый, расширенный) и принцип наращивания атрибутов по мере зрелости управления процессом.

Какие варианты наборов атрибутов паспорта устанавливаются настоящим Регламентом и в чём назначение каждого варианта?

Инструкция по заполнению:

Опишите 3 варианта состава паспорта по принципу вложенности (каждый следующий включает предыдущий) в виде таблицы: вариант, назначение, типовая область применения. Укажите, что варианты определяют СОСТАВ сведений и не зависят от среды ведения: паспорт равноценно может вестись в электронной таблице, на вики-странице, в СЭД или в BPM-системе — требования к атрибутам едины. Зафиксируйте принцип: архитектурные атрибуты (код, уровень, владелец, категория) первичны в реестре процессов по [НМД «Регламент управления процессной архитектурой», пп. 3.5, 3.7] и изменяются только через запрос на изменение архитектуры, а содержательные сведения первичны в паспорте.

Пример:

Варианты состава вложены: базовый включает все атрибуты минимального, расширенный — все атрибуты базового. Требования к составу не зависят от среды ведения паспорта ([электронная таблица / вики / СЭД / BPM-система]).

5.2. Минимальный (обязательный) состав паспорта

Описание подраздела: Подраздел определяет неснижаемый перечень атрибутов, без заполнения которых паспорт не считается созданным и не подлежит согласованию.

Какие атрибуты образуют минимальный (обязательный) состав паспорта, без которого паспорт не считается созданным?

Инструкция по заполнению:

Приведите закрытый перечень из 7-10 обязательных атрибутов в виде таблицы: атрибут, источник значения (реестр процессов / справочник / вручную), правило заполнения. Минимальный состав должен включать все обязательные атрибуты реестра процессов по [НМД «Регламент управления процессной архитектурой», пп. 3.5, 3.7]: уникальный код, наименование, уровень (L0–L4), категорию, владельца процесса (как роль), а также краткое описание (назначение и границы), статус паспорта и дату актуальности. Укажите последствие неполноты: паспорт без минимального состава не регистрируется и не принимается процессным офисом на нормоконтроль.

Пример:

5.3. Базовый состав паспорта

Описание подраздела: Подраздел устанавливает атрибуты, дополняющие минимальный состав до уровня, достаточного для регулярного управления процессом.

Какие атрибуты входят в базовый состав паспорта для регулярного управления процессом: входы и выходы, поставщики и потребители, ресурсы, нормативные основания, показатели результативности?

Инструкция по заполнению:

Опишите 5-7 групп атрибутов базового состава в виде таблицы: группа, состав сведений, рекомендуемый формат (таблица/список внутри паспорта). Обязательно включите группы: входы и выходы с поставщиками и потребителями (модель SIPOC), ресурсы (персонал, инфраструктура, информация), нормативные основания (внешние и внутренние НМД), показатели результативности (3-5 показателей с единицами измерения и целевыми значениями — указываются при наличии утверждённой системы показателей; полная таблица План/Факт ведётся в расширенном составе), участников и их ответственность. Для каждой группы укажите, кто предоставляет сведения (владелец процесса либо ответственный за ведение паспорта по его поручению).

Пример:

5.4. Расширенный состав паспорта

Описание подраздела: Подраздел определяет атрибуты расширенного состава для зрелой процессной системы и условия, при которых они становятся обязательными.

Какие атрибуты образуют расширенный состав паспорта для зрелой процессной системы (связанные модели AS-IS/TO-BE, значения показателей, риски, ИТ-системы, история изменений) и при каких условиях они становятся обязательными?

Инструкция по заполнению:

Перечислите 6-8 групп атрибутов расширенного состава: связанные модели процесса (AS-IS/TO-BE с указанием действующей), фактические и плановые значения показателей с отклонениями, риски и контрольные процедуры, используемые ИТ-системы, настраиваемые (дополнительные) параметры, прикреплённые документы, история изменений паспорта. Для каждой группы задайте условие обязательности (например, «риски — обязательны для процессов критичности A по классификации [НМД «Положение о владельце процесса», п. 2.3]»). Отметьте, что расширенный состав ведётся в любой среде — от структурированной таблицы до BPM-системы; при наличии процессного репозитория паспорта ведутся в нём как в едином источнике данных ([НМД «Регламент управления процессной архитектурой», п. 7.3]).

Пример:

Пример расширенного варианта паспорта, реализованного как карточка процесса в BPM-системе (например, Stormbpmn); тот же состав атрибутов может быть реализован в электронной таблице или на вики-странице:

Рисунок: Реестр процессов и карточка процесса в BPM-системе (пример реализации)

Рисунок: Карточка процесса: показатели План/Факт/Дельта (пример)

5.5. Определение применимого варианта состава паспорта

Описание подраздела: Подраздел устанавливает правила выбора варианта состава паспорта для конкретного процесса и порядок утверждения этого выбора.

Как определяется применимый вариант состава паспорта (минимальный, базовый, расширенный) в зависимости от категории, уровня иерархии и критичности процесса и кто утверждает этот выбор?

Инструкция по заполнению:

Постройте матрицу применимости: по строкам — уровни иерархии L0–L4, по столбцам — категории критичности A/B/C по [НМД «Положение о владельце процесса», п. 2.3], в ячейках — применимый вариант состава. Опишите порядок в 3-4 шага: владелец процесса определяет вариант по матрице; процессный офис проверяет корректность выбора в рамках нормоконтроля; отклонения от матрицы (в обе стороны) утверждает [Директор по операционной эффективности] по представлению процессного офиса. Укажите срок пересмотра применимого варианта — при изменении категории, уровня или критичности процесса, но не позднее плановой актуализации паспорта.

Пример:

Мастер-версия матрицы выбора варианта состава приведена в Приложении Б.2; таблица настоящего пункта воспроизводит её без отличий, при расхождении приоритет имеет Б.2. Отклонение от матрицы (применение варианта ниже установленного) допускается только по решению [Директора по операционной эффективности], оформленному [служебной запиской / решением процессного комитета], с указанием срока приведения паспорта к установленному варианту.

5.6. Справочники, классификаторы и правила кодирования атрибутов

Описание подраздела: Подраздел определяет используемые при заполнении паспорта справочники и классификаторы, а также правила кодирования, обеспечивающие уникальность идентификации паспортов.

Какие справочники, классификаторы и правила кодирования используются при формировании атрибутов паспорта и как обеспечивается уникальность идентификации паспортов?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу из 5-8 справочников и классификаторов: наименование, назначение (какие атрибуты паспорта заполняются на его основе), держатель (кто отвечает за актуальность). Обязательно включите: классификатор процессов и правила кодирования по [НМД «Регламент управления процессной архитектурой», пп. 3.2–3.4], оргструктуру (для атрибута «Владелец»), справочник статусов паспорта, классификатор критичности, единицы измерения показателей. Опишите правило уникальности: код процесса присваивается однократно при включении в реестр процессов, не переиспользуется после архивирования и служит единственным идентификатором паспорта; дубли кодов квалифицируются как инцидент качества данных.

Пример:

Уникальность идентификации: паспорту соответствует ровно один код процесса из реестра; код присваивается однократно и не переиспользуется. Выявленное расхождение атрибутов между реестром и паспортом регистрируется как инцидент качества данных и устраняется в срок не более [N] рабочих дней.

Описание раздела: Раздел закрепляет ролевую модель процедуры паспортизации бизнес-процессов: состав участвующих ролей, распределение их ответственности по матрице RACI на этапах жизненного цикла паспорта, персональную ответственность за сведения в паспорте и границы полномочий процессного офиса (ПрО). Отдельно устанавливается порядок действий при кадровых изменениях: замена ответственного за ведение паспорта и паспортизация процесса, для которого не назначен владелец. Раздел опирается на базовое распределение ролей по [НМД №2 «Положение о процессном офисе», разд. 5, 8] и обязанности владельца процесса по [НМД №11 «Положение о владельце процесса», пп. 5.3, 7.2, 8.1] и не переопределяет их.

6.1. Ролевая модель и матрица ответственности RACI

Описание подраздела: Подраздел определяет перечень ролей, участвующих в процедуре паспортизации, и закрепляет распределение их ответственности по матрице RACI на каждом этапе жизненного цикла паспорта — от инициации до архивирования.

Какие роли участвуют в процедуре паспортизации (владелец процесса, ответственный за ведение паспорта, процессный офис, процессный комитет, руководители подразделений) и как распределяется их ответственность по матрице RACI на каждом этапе жизненного цикла паспорта?

Инструкция по заполнению:

Перечислите 5-7 ролей процедуры паспортизации в формате «Роль — зона ответственности в паспортизации — ссылка на базовый НМД, где роль определена» (список или таблица), не переопределяя сами роли: базовые определения — в [НМД №2, разд. 5, 8] и [НМД №11]. Подчеркните, что владелец процесса — роль, а не штатная единица, и что перечень ролей не предопределяет организационную форму ПрО. Затем постройте матрицу RACI на 6-8 этапов жизненного цикла паспорта (инициация, разработка, согласование, утверждение, публикация, актуализация, архивирование), обеспечив ровно одного A на каждый этап; утверждение паспорта закрепите за ролью уровнем выше владельца процесса — [Директор по операционной эффективности] (самоутверждение владельцем не допускается, см. матрицу [НМД №11, п. 6.2]).

Пример:

В процедуре паспортизации участвуют следующие роли: владелец процесса (роль по [НМД №11, п. 1.2], отвечает за содержание паспорта); ответственный за ведение паспорта (техническое ведение по поручению владельца, [НМД №11, п. 7.2]); процессный офис — ПрО (методическая поддержка и нормоконтроль, [НМД №2, разд. 5]); процессный комитет (разрешение разногласий и эскалаций, [НМД №2, п. 9.7]); руководители подразделений — участников процесса (предоставление сведений); [Директор по операционной эффективности] (утверждение паспортов).

6.2. Персональная ответственность за сведения паспорта и полномочия процессного офиса

Описание подраздела: Подраздел закрепляет персональную ответственность за полноту, достоверность и актуальность сведений в паспорте и устанавливает полномочия ПрО в части методической поддержки и нормоконтроля, включая границу, за которой вмешательство ПрО в содержание паспорта не допускается.

Кто несёт персональную ответственность за полноту, достоверность и актуальность сведений в паспорте и как эта ответственность закрепляется организационно?

Инструкция по заполнению:

Закрепите персональную ответственность за содержание паспорта за владельцем процесса (в соответствии с [НМД №2, п. 5.3] и [НМД №11, пп. 5.3, 5.10]) и опишите 3-4 организационных механизма её закрепления: приказ/распоряжение о назначении владельца, включение обязанности в матрицу ответственности, показатель актуальности паспортов в оценке владельца, меры по [НМД №11, пп. 7.5, 10.6]. Отдельно укажите, что поручение технического ведения паспорта ответственному за ведение НЕ переносит ответственность с владельца ([НМД №11, п. 7.2]). Формат — 2-3 нумерованных положения.

Пример:

6.2.1. Персональную ответственность за полноту, достоверность и актуальность сведений в паспорте процесса несёт владелец процесса ([НМД №2, п. 5.3]; [НМД №11, п. 5.3]). Ответственность закрепляется распоряжением [Директора по операционной эффективности] о назначении владельца процесса и фиксируется в реестре процессов.

6.2.2. Владелец процесса вправе поручить техническое ведение паспорта ответственному за ведение паспорта из числа работников [подразделения]. Такое поручение оформляется [распоряжением владельца процесса] и не переносит на ответственного за ведение персональную ответственность за содержание паспорта ([НМД №11, п. 7.2]).

6.2.3. Неисполнение обязанностей по ведению паспорта учитывается при оценке деятельности владельца процесса в порядке [НМД №11, пп. 7.5, 10.6].

Какие полномочия имеет процессный офис в части методической поддержки, нормоконтроля и права требовать актуализации паспортов и где заканчивается его право вмешательства в содержание паспорта?

Инструкция по заполнению:

Опишите 4-6 полномочий ПрО списком: методическая поддержка (консультации, шаблоны, обучение), нормоконтроль формы и сроков, право направлять владельцу обязательное к рассмотрению требование об актуализации, эскалация в процессный комитет при неисполнении ([НМД №2, п. 9.7]). Явно проведите границу: ПрО контролирует форму, комплектность и сроки, но не определяет содержание паспорта и не вносит в него содержательные изменения — за содержание отвечает владелец ([НМД №2, п. 5.3]); при этом обязательными к устранению являются зафиксированные по результатам контроля (раздел [12]) фактические несоответствия сведений паспорта реестру процессов и фактическому исполнению процесса; термин «аудит» в отношении паспортов не употребляется — используется «контроль/нормоконтроль».

Пример:

Процессный офис в рамках процедуры паспортизации: (а) осуществляет методическую поддержку — предоставляет шаблоны паспорта, консультирует владельцев и ответственных за ведение; (б) проводит нормоконтроль паспортов — проверку соответствия формы, комплектности атрибутов и соблюдения сроков настоящему Регламенту; (в) вправе направить владельцу процесса требование об актуализации паспорта с указанием срока не более [30] календарных дней; (г) при неисполнении требования — эскалирует вопрос в процессный комитет по уровням [НМД №2, п. 9.7]. ПрО не вправе самостоятельно изменять содержательные сведения паспорта и не принимает за владельца содержательные управленческие решения. Обязательны к устранению несоответствия формы, комплектности и сроков, а также зафиксированные по результатам контроля (раздел [12]) расхождения сведений паспорта с реестром процессов и фактическим исполнением процесса; иные замечания ПрО по содержанию носят рекомендательный характер, решение по ним принимает владелец процесса.

6.3. Кадровые изменения и отсутствие назначенного владельца

Описание подраздела: Подраздел устанавливает порядок назначения и замены ответственного за ведение паспорта при кадровых изменениях, режим ведения паспорта в период отсутствия ответственного, а также порядок действий, когда для процесса не назначен владелец.

Как назначается и заменяется ответственный за ведение паспорта при кадровых изменениях и что происходит с паспортом в период отсутствия назначенного ответственного?

Инструкция по заполнению:

Опишите порядок из 3-5 шагов: кто и каким документом назначает ответственного за ведение, срок назначения замены при увольнении/переводе (например, [5-10] рабочих дней), обязательность передачи дел с актуальным паспортом (по аналогии с [НМД №11, п. 3.3] — за 10 рабочих дней), уведомление ПрО и отражение смены в реестре процессов. Укажите режим «переходного периода»: до назначения нового ответственного ведение паспорта возвращается владельцу процесса, изменения в паспорт не блокируются. Формат — нумерованный список шагов.

Пример:

• Ответственный за ведение паспорта назначается распоряжением владельца процесса; сведения о назначении в течение [3] рабочих дней передаются в ПрО для отражения в реестре процессов.
• При увольнении, переводе или длительном отсутствии ответственного (более [20] рабочих дней) владелец процесса назначает замену в срок не более [5] рабочих дней.
• Передача дел выполняется с актуализированным паспортом не позднее чем за [10] рабочих дней до даты освобождения от обязанностей (по аналогии с [НМД №11, п. 3.3]).
• В период отсутствия назначенного ответственного функции технического ведения паспорта исполняет владелец процесса лично; персональная ответственность владельца за сведения паспорта сохраняется непрерывно.

Каков порядок действий, если для процесса не назначен владелец: допускается ли создание паспорта до его назначения и кто временно отвечает за сведения?

Инструкция по заполнению:

Установите 3-4 положения: допустимость создания паспорта в статусе не выше [«Проект»] до назначения владельца; роль временного ответственного за сведения (например, руководитель подразделения — основного исполнителя процесса, назначаемый [Директором по операционной эффективности] по представлению ПрО); предельный срок работы без владельца (например, [60] календарных дней) и эскалацию в процессный комитет при его превышении. Обязательно укажите: утверждение паспорта до назначения владельца процесса не допускается, замещающее лицо паспорт не утверждает ([НМД №11, п. 3.3]) — при кадровом разрыве вопрос эскалируется по уровням [НМД №2, п. 9.7].

Пример:

Если владелец процесса не назначен, допускается разработка паспорта в статусе «Проект» по инициативе ПрО или руководителя заинтересованного подразделения. Временным ответственным за полноту и достоверность сведений назначается руководитель подразделения — основного исполнителя процесса (распоряжением [Директора по операционной эффективности] по представлению ПрО). Утверждение паспорта и присвоение ему статуса «Действует» до назначения владельца процесса не допускаются; замещающее лицо утверждать паспорт не вправе ([НМД №11, п. 3.3]). Если владелец не назначен в течение [60] календарных дней с даты включения процесса в реестр, ПрО эскалирует вопрос в процессный комитет ([НМД №2, п. 9.7]).

Описание раздела: Раздел устанавливает порядок инициирования процедуры паспортизации бизнес-процессов: круг лиц, имеющих право подавать инициативу, и лиц, принимающих решение о запуске процедуры; перечень событий-триггеров; состав исходных данных, представляемых инициатором; правила приоритизации инициатив при ограниченных ресурсах и порядок закрытия инициативы без реализации. Положения раздела применяются к инициативам на создание, изменение, актуализацию и архивирование паспортов процессов и согласованы с порядком ведения реестра процессов ([НМД №5]) и обязанностями владельцев процессов ([НМД №11]).

7.1. Инициаторы и принятие решения о запуске процедуры

Описание подраздела: Подраздел определяет роли, наделённые правом инициировать создание, изменение, актуализацию или архивирование паспорта процесса, и разграничивает право инициативы и полномочия по принятию решения о запуске процедуры.

Кто вправе инициировать создание, изменение, актуализацию или архивирование паспорта процесса и кто принимает решение о запуске процедуры?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицей перечень из 4-6 ролей, наделённых правом инициативы (владелец процесса, руководитель процессного офиса, участник процесса и т.п.), с указанием допустимых для каждой роли видов инициатив (создание / изменение / актуализация / архивирование) и роли, принимающей решение о запуске процедуры по каждому виду. Разграничьте право инициативы (широкий круг) и право решения (узкий круг); укажите срок принятия решения в рабочих днях. Отдельно оговорите, что решение об архивировании паспорта принимается с учётом порядка архивирования по [НМД №5, п. 8.8], а изменение архитектурных атрибутов процесса инициируется только через запрос на изменение (CR) по [НМД №5, разд. 4] — процедура настоящего Регламента охватывает содержательные сведения паспорта.

Пример:

7.2. Триггеры запуска процедуры паспортизации

Описание подраздела: Подраздел фиксирует закрытый перечень событий, решений и изменений, наступление которых является основанием для запуска процедуры паспортизации, с разделением обязательных и инициативных триггеров.

Какие события, решения или изменения являются триггерами для запуска процедуры паспортизации: включение процесса в реестр, назначение владельца, решение процессного комитета, создание или реорганизация процесса?

Инструкция по заполнению:

Перечислите таблицей 5-8 триггеров с указанием для каждого: вида инициируемой процедуры (создание / изменение / актуализация / архивирование паспорта), характера запуска (обязательный или инициативный) и нормативного срока запуска с момента наступления события. Обязательно включите триггер «включение нового процесса в реестр процессов» и увяжите его с шагами 6-8 порядка включения процесса в реестр по [НМД №5, п. 8.6]; для внеплановой актуализации при существенных изменениях процесса укажите срок не более 30 календарных дней по [НМД №11, п. 7.2], для плановой — привязку к ежегодной кампании актуализации Q4 по [НМД №5, п. 8.10].

Пример:

7.3. Исходные данные и документы инициатора

Описание подраздела: Подраздел устанавливает минимальный состав исходных данных и документов, которые инициатор обязан представить для запуска процедуры паспортизации, и последствия представления неполного комплекта.

Какие исходные данные и документы должен представить инициатор для начала процедуры паспортизации?

Инструкция по заполнению:

Приведите список из 5-7 позиций состава заявки на паспортизацию: форма заявки (по приложению к настоящему Регламенту), выписка из реестра процессов с кодом и уровнем процесса L0-L4 по [НМД №5, пп. 3.2-3.4], обоснование инициативы, ссылки на действующие НМД по процессу, имеющиеся модели/схемы. Дифференцируйте состав по видам инициатив (для создания — полный комплект, для изменения — только изменяемые сведения с обоснованием) и укажите срок и порядок нормоконтроля комплектности заявки процессным офисом (например, 3 рабочих дня) с правом однократного возврата на доукомплектование.

Пример:

Для инициативы на создание паспорта инициатор представляет в процессный офис:

• Заявку по форме В.1 (Приложение В) с указанием вида инициативы и обоснованием.
• Код и уровень процесса по реестру процессов ([НМД №5, п. 3.7]); для процесса, включаемого в реестр, — ссылку на CR.
• Сведения о назначенном владельце процесса либо предложение по временному ответственному за паспорт.
• Перечень действующих НМД, регулирующих процесс, и имеющиеся модели процесса (при наличии).

Процессный офис в течение [3] рабочих дней проверяет комплектность заявки; при неполном комплекте заявка однократно возвращается инициатору на доукомплектование со сроком [5] рабочих дней.

7.4. Приоритизация инициатив и закрытие без реализации

Описание подраздела: Подраздел определяет правила определения очерёдности обработки инициатив на паспортизацию при ограниченных ресурсах и порядок мотивированного закрытия инициативы, по которой принято решение не создавать или не изменять паспорт.

Как определяется приоритет обработки инициатив при ограниченных ресурсах и как закрывается инициатива, если принято решение не создавать или не изменять паспорт?

Инструкция по заполнению:

Опишите 3-4 критерия приоритизации инициатив (категория критичности процесса A/B/C по [НМД №11, п. 2.3], обязательность триггера, срок с момента наступления триггера, решение процессного комитета) и приведите таблицу соответствия критериев уровням приоритета с целевыми сроками взятия в работу. Отдельно установите порядок закрытия инициативы без реализации: кто принимает решение (роль уровнем не ниже принимающего решение о запуске), обязательность письменного мотивированного отказа инициатору в установленный срок, фиксацию отказа в журнале инициатив и право инициатора на эскалацию по уровням, установленным [НМД №2, п. 9.7].

Пример:

При решении не создавать / не изменять паспорт руководитель процессного офиса в течение [5] рабочих дней направляет инициатору мотивированный отказ с указанием оснований; инициатива закрывается со статусом «Отклонена» в журнале инициатив. Инициатор вправе эскалировать решение в порядке, установленном [НМД №2, п. 9.7].

Описание раздела: Раздел устанавливает порядок создания паспорта бизнес-процесса: последовательность этапов от регистрации инициативы до передачи паспорта на согласование, распределение работ по сбору, проверке и структурированию сведений, а также требования к обеспечению согласованности паспорта с реестром процессов и элементами процессной архитектуры. Раздел определяет сроки выполнения каждого этапа и источники информации, используемые при подготовке паспорта. Порядок согласования и утверждения паспорта устанавливается в разделе [номер раздела о согласовании] настоящего Регламента.

8.1. Этапы и сроки создания паспорта процесса

Описание подраздела: Подраздел описывает последовательные этапы создания паспорта процесса — от регистрации инициативы и сбора сведений до передачи проекта паспорта на согласование — с указанием ответственных, сроков и результатов каждого этапа.

Каковы последовательные этапы создания паспорта — от регистрации инициативы и сбора сведений до передачи на согласование — и какие сроки отводятся на каждый этап?

Инструкция по заполнению:

Опишите 5-7 последовательных этапов создания паспорта в виде таблицы: наименование этапа, содержание работ, ответственная роль, срок в рабочих днях, результат этапа. Укажите основания для запуска процедуры (триггеры): включение нового процесса в реестр процессов по [Регламент управления процессной архитектурой, шаги 6-8 п. 8.6], решение владельца процесса, поручение [Директора по операционной эффективности] или предписание процессного офиса по итогам контроля полноты паспортизации. Установите совокупный нормативный срок создания паспорта (например, 15-20 рабочих дней с даты регистрации инициативы) и порядок его продления при необходимости.

Пример:

Совокупный срок создания паспорта не должен превышать [17] рабочих дней с даты регистрации инициативы. Продление срока допускается однократно, не более чем на [5] рабочих дней, по согласованию с процессным офисом с указанием причины в карточке заявки.

8.2. Сбор, проверка и структурирование сведений для паспорта

Описание подраздела: Подраздел определяет роли, выполняющие сбор, проверку и структурирование сведений при подготовке паспорта, и устанавливает перечень источников информации для заполнения групп атрибутов паспорта.

Кто выполняет сбор, проверку и структурирование сведений для паспорта и какие источники информации при этом используются: реестр процессов, оргструктура, модели, нормативные документы, показатели?

Инструкция по заполнению:

Опишите распределение работ между 3-4 ролями: владелец процесса несёт ответственность за полноту и достоверность содержания паспорта; ответственный за ведение паспорта выполняет техническую работу по сбору и структурированию сведений по поручению владельца (ответственность на него не переносится, см. [Положение о владельце процесса, п. 7.2]); процессный офис оказывает методическую поддержку и выполняет нормоконтроль формы; эксперты подразделений предоставляют сведения по запросу. Приведите таблицу соответствия «группа сведений — источник — ответственный за предоставление» на 5-7 строк, указав в качестве источников реестр процессов ([Регламент управления процессной архитектурой, п. 3.7]), организационную структуру, модели процессов из репозитория, действующие НМД и систему показателей.

Пример:

Сведения, полученные из интервью и рабочих совещаний, должны быть подтверждены владельцем процесса до включения в паспорт. Использование неактуальных версий моделей и НМД не допускается: перед включением ссылки в паспорт ответственный за ведение проверяет статус документа-источника.

8.3. Обеспечение согласованности с реестром процессов и процессной архитектурой

Описание подраздела: Подраздел устанавливает правила обеспечения согласованности создаваемого паспорта с реестром процессов и элементами процессной архитектуры, включая правило первичности данных и проверку отсутствия дублей.

Как при подготовке паспорта обеспечивается его согласованность с реестром процессов и элементами процессной архитектуры, включая проверку отсутствия дублей?

Инструкция по заполнению:

Сформулируйте правило первичности данных: архитектурные атрибуты (код, наименование, уровень, владелец, границы верхнего уровня) переносятся в паспорт из реестра процессов ([Регламент управления процессной архитектурой, пп. 3.5, 3.7]) и не могут изменяться в паспорте — их изменение выполняется только через запрос на изменение по [Регламенту управления процессной архитектурой, пп. 4.1–4.3]; содержательные сведения первичны в паспорте. Опишите 3-5 обязательных контрольных проверок перед передачей паспорта на согласование (наличие процесса в реестре, совпадение кода и наименования, отсутствие паспорта-дубля на тот же процесс, корректность ссылок на смежные процессы) и укажите, кто их выполняет. Определите порядок действий при выявлении расхождения: расхождение между паспортом и реестром квалифицируется как инцидент качества данных и регистрируется процессным офисом с установленным сроком устранения.

Пример:

Паспорт процесса [КОД-2.3 «Управление закупками»] не передаётся на согласование до подтверждения процессным офисом совпадения архитектурных атрибутов с записью реестра процессов. Выявленное расхождение владельца процесса в паспорте и реестре зарегистрировано как инцидент качества данных [ИКД-2026-014] и устранено путём приведения паспорта в соответствие с реестром.

Описание раздела: Раздел устанавливает порядок согласования и утверждения паспорта бизнес-процесса: состав участников и маршруты согласования, критерии принятия решений и сроки (SLA), порядок фиксации замечаний и повторного согласования, правила утверждения и придания паспорту статуса действующего, а также порядок публикации, информирования заинтересованных сторон и разрешения разногласий. Раздел детализирует применительно к паспорту базовую процедуру согласования НМД, установленную [Положение о процессном офисе, №2] пп. 9.4 и 9.7, и матрицу полномочий по утверждению [Положение о владельце процесса, №11] разд. 6.2 — базовые нормы здесь не переопределяются, фиксируются только специфика паспортизации и SLA. Изменения архитектурных атрибутов паспорта проходят исключительно через процедуру запроса на изменение (CR) по [Регламент управления процессной архитектурой, №5] пп. 4.1–4.3 и в маршрут согласования настоящего раздела не входят.

9.1. Участники и маршруты согласования паспорта

Описание подраздела: Подраздел определяет роли и коллегиальные органы, участвующие в согласовании паспорта, и дифференцированные маршруты согласования в зависимости от уровня и категории критичности процесса.

Какие роли и коллегиальные органы участвуют в согласовании паспорта и каков маршрут согласования в зависимости от типа и уровня значимости процесса?

Инструкция по заполнению:

Перечислите 5–7 ролей-участников согласования (владелец процесса, процессный офис (ПрО) — нормоконтроль формы и сроков, владельцы смежных процессов, руководители задействованных подразделений, при необходимости — процессный комитет) и приведите таблицу маршрутов согласования, дифференцированных по уровню процесса (L0–L4 по [№5] пп. 3.2–3.4) и категории критичности (A/B/C по [№11] п. 2.3) — 3–4 маршрута от расширенного до упрощённого. Укажите, что маршрут строится на базовой 6-шаговой процедуре согласования НМД ([№2] п. 9.4), а настоящий регламент задаёт только состав согласующих и SLA для паспортов; за содержание паспорта отвечает владелец процесса, ПрО выполняет нормоконтроль ([№2] п. 5.3). Отдельно оговорите: согласование изменений архитектурных атрибутов выполняется только через CR-маршрут [№5] пп. 4.1–4.3.

Пример:

9.2. Критерии принятия решений и сроки согласования

Описание подраздела: Подраздел устанавливает критерии, по которым согласующие принимают решение о согласовании, доработке или отклонении паспорта, а также предельные сроки (SLA) каждого этапа согласования и устранения замечаний.

Какие критерии применяются для принятия решения о согласовании, доработке или отклонении паспорта и какие сроки (SLA) устанавливаются для каждого этапа согласования и устранения замечаний?

Инструкция по заполнению:

Приведите 4–6 критериев оценки паспорта (полнота обязательного состава атрибутов по разд. [5] настоящего Регламента, Приложению А и [№5] пп. 3.5, 3.7; непротиворечивость данным реестра процессов; корректность указания ролей; соответствие формату среды ведения) и правило соотнесения критериев с решениями «согласовано / на доработку / отклонено». Оформите таблицей SLA на 3–5 строк: этап, ответственный, предельный срок в рабочих днях, действие при просрочке (например, правило «молчаливого согласования» или автоэскалация). Сроки задавайте дифференцированно по категориям процессов; расхождение содержательных сведений паспорта с архитектурными атрибутами реестра [№5] квалифицируйте как инцидент качества данных, блокирующий согласование.

Пример:

9.3. Фиксация замечаний, доработка и повторное согласование

Описание подраздела: Подраздел определяет способ документирования замечаний, решений и итогов согласования, а также процедуру доработки паспорта и его повторного согласования.

Как фиксируются замечания, решения и итоги согласования и как организована процедура доработки и повторного согласования паспорта?

Инструкция по заполнению:

Опишите форму фиксации замечаний в зависимости от среды ведения паспорта (лист замечаний к паспорту, комментарии в СЭД, задачи в репозитории/BPM-системе — конкретные системы приводить только как примеры) и обязательный состав записи: 5–6 полей (автор, дата, пункт паспорта, суть замечания, статус отработки, решение). Установите правило: повторное согласование проводится только с согласующими, выдавшими замечания, в сокращённый срок; при двукратном возврате на доработку вопрос выносится на эскалацию по п. [9.6]. Укажите, что итоги согласования фиксируются в листе согласования паспорта и подлежат хранению вместе с версией паспорта по правилам [№5] п. 8.8.

Пример:

9.4. Утверждение паспорта и придание ему статуса действующего

Описание подраздела: Подраздел определяет утверждающих паспорта в зависимости от уровня и категории процесса, момент вступления паспорта в силу и способы оформления утверждения в различных средах ведения.

Кто утверждает паспорт процесса в зависимости от уровня и категории процесса и с какого момента паспорт приобретает статус действующего?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу утверждающих на 3–4 строки по уровням/категориям процессов в соответствии с матрицей полномочий [№11] разд. 6.2: утверждающий всегда должен быть на уровень выше владельца процесса — самоутверждение владельцем не допускается; для процессов верхнего уровня утверждающим выступает [Директор по операционной эффективности]. Зафиксируйте запрет утверждения паспорта замещающим владельцем ([№11] п. 3.3) с эскалацией на вышестоящего руководителя при кадровом разрыве. Определите момент придания паспорту статуса «Действующий» (дата утверждения либо дата, указанная при утверждении) и оговорите, что статус паспорта не тождественен статусу процесса в реестре [№5].

Пример:

Каким способом оформляется утверждение паспорта (гриф утверждения, приказ, электронное согласование, статус в системе) в зависимости от среды ведения?

Инструкция по заполнению:

Опишите 3–4 допустимых способа оформления утверждения, привязав каждый к среде ведения паспорта: гриф «УТВЕРЖДАЮ» по ГОСТ Р 7.0.97-2025 для документарной формы, распорядительный документ (приказ) при пакетном утверждении, электронная подпись/резолюция в СЭД, перевод карточки паспорта в статус «Действует» в репозитории или BPM-системе (примеры сред — без предписания конкретных систем). Укажите правило эквивалентности: способы юридически равнозначны, но при наличии репозитория запись в нём является первичной (единый источник истины по [№5] п. 7.3), а ведение «от таблицы до BPM-системы» рассматривается как переходное состояние. Оформите таблицей «среда ведения — способ утверждения — подтверждающий след».

Пример:

9.5. Публикация утверждённого паспорта и информирование заинтересованных сторон

Описание подраздела: Подраздел устанавливает порядок публикации утверждённого паспорта и доведения информации о его создании или изменении до заинтересованных сторон.

Как обеспечиваются публикация утверждённого паспорта и информирование заинтересованных сторон о его создании или изменении?

Инструкция по заполнению:

Определите место публикации (репозиторий как единый источник истины по [№5] п. 7.3, при его отсутствии — корпоративный портал/СЭД с учётом порядка доступа [№2] пп. 6.4, 10.4), срок публикации в рабочих днях с момента утверждения и ответственного (ПрО либо ответственный за ведение паспорта по поручению владельца). Перечислите 4–5 категорий информируемых (владелец и участники процесса, владельцы смежных процессов, руководители задействованных подразделений, ПрО) и каналы уведомления с указанием срока; предусмотрите обязательную актуализацию ссылки на паспорт в реестре процессов ([№5] п. 3.7). Оформите списком или таблицей «событие — кого информировать — канал — срок».

Пример:

Утверждённый паспорт публикуется в процессном репозитории в течение [2] рабочих дней с даты утверждения; ответственный — [ПрО]. В тот же срок ПрО актуализирует ссылку на паспорт в реестре процессов. Уведомление о создании или изменении паспорта направляется: владельцам смежных процессов и руководителям задействованных подразделений — рассылкой из репозитория/СЭД в течение [3] рабочих дней; участникам процесса — через руководителей подразделений в течение [5] рабочих дней. Факт информирования фиксируется в [журнале рассылки/карточке паспорта].

9.6. Разрешение разногласий и эскалация

Описание подраздела: Подраздел определяет порядок урегулирования разногласий между участниками согласования паспорта, уровни и сроки эскалации нерешённых вопросов.

Как разрешаются разногласия между участниками согласования, на какой уровень (процессный комитет, вышестоящий руководитель) эскалируются нерешённые вопросы и в какие сроки они рассматриваются?

Инструкция по заполнению:

Опишите последовательность урегулирования на базе 4-уровневой модели эскалации [№2] п. 9.7, задав для паспортизации только специфику и сроки: сначала прямые переговоры владельца процесса и согласующего, затем медиация ПрО, далее вышестоящий руководитель сторон, высшая инстанция — процессный комитет; отдельно укажите обязательную эскалацию при кадровом разрыве (владелец не назначен или замещается — [№11] пп. 3.1, 3.3). Оформите таблицей на 3–4 уровня: уровень, инстанция, срок рассмотрения в рабочих днях, форма решения (протокол, резолюция); решение верхнего уровня является окончательным и фиксируется в листе согласования.

Пример:

Описание раздела: [2-3 предложения о содержании и назначении раздела. Раздел устанавливает жизненный цикл паспорта бизнес-процесса после его первичного утверждения: статусную модель, правила плановой и внеплановой актуализации, разграничение процедур актуализации и пересмотра, порядок внесения изменений, версионирования, архивирования и информирования заинтересованных сторон. Требования раздела обеспечивают постоянную достоверность паспортов как источника сведений о процессах и их согласованность с реестром процессов и репозиторием (см. Регламент управления процессной архитектурой [№5], пп. 4.1–4.3, 8.8, 8.10).]

10.1. Статусная модель жизненного цикла паспорта

Описание подраздела: [1-2 предложения. Подраздел определяет статусы жизненного цикла паспорта бизнес-процесса, правила и полномочия по переходам между ними; статус паспорта не следует смешивать со статусом процесса в реестре процессов ([№5], п. 3.7).]

Какие статусы жизненного цикла паспорта выделяются и каковы правила перехода между ними?

Инструкция по заполнению:

Определите 6 статусов жизненного цикла паспорта в соответствии со статусной моделью Приложения Д.1 («Проект», «На согласовании», «На утверждении», «Действует», «На актуализации», «Архив») в виде таблицы: статус, содержание статуса, кто и по какому основанию переводит паспорт в этот статус, допустимые последующие переходы. Отдельно укажите, где фиксируется текущий статус (карточка паспорта в репозитории или реестре процессов) и оговорите, что статус паспорта ведётся независимо от статуса процесса в реестре ([№5], п. 3.7). Добавьте схему переходов или ссылку на неё в приложении.

Пример:

10.2. Плановая актуализация паспортов

Описание подраздела: [1-2 предложения. Подраздел устанавливает периодичность плановой актуализации паспортов и её дифференциацию по категориям критичности и уровням процессов, с привязкой к ежегодной кампании актуализации процессной архитектуры ([№5], п. 8.10).]

Какова периодичность плановой актуализации паспортов и как она дифференцируется по категориям и уровням процессов?

Инструкция по заполнению:

Установите базовую периодичность плановой актуализации — не реже 1 раза в год (согласуется с обязанностью владельца процесса по [№11], п. 5.10) — и привяжите её к ежегодной кампании актуализации архитектуры в Q4 ([№5], п. 8.10). Дифференцируйте периодичность только в сторону учащения (чаще года) по категориям критичности A/B/C ([№11], п. 2.3) и уровням процессов L0–L4 ([№5], пп. 3.2–3.4) в виде таблицы на 3-4 строки. Укажите, кто формирует и контролирует график актуализации (ПрО) и как факт актуализации фиксируется в паспорте, включая случай «изменений нет — актуальность подтверждена».

Пример:

Если по итогам плановой актуализации изменения не требуются, владелец процесса подтверждает актуальность паспорта отметкой «Актуальность подтверждена, версия без изменений» в листе регистрации изменений паспорта; номер версии при этом не меняется.

10.3. Внеплановая актуализация паспорта

Описание подраздела: [1-2 предложения. Подраздел определяет события-триггеры внеплановой актуализации паспорта и предельные сроки, в которые владелец процесса обязан её инициировать и завершить ([№11], п. 7.2).]

Какие события требуют внеплановой актуализации паспорта и в какой срок после события-триггера владелец обязан её инициировать и завершить?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу из 5-7 событий-триггеров внеплановой актуализации (реорганизация, смена владельца процесса, изменение границ процесса, внедрение/вывод ИТ-систем, изменение нормативных требований и т. п.) с указанием для каждого: срок инициации (в рабочих днях с даты события) и предельный срок завершения — не более 30 календарных дней ([№11], п. 7.2). Отдельно оговорите: при смене владельца процесса передача дел осуществляется с актуальным паспортом за 10 рабочих дней ([№11], п. 3.3; [№5], п. 8.9), а изменения архитектурных атрибутов инициируются только через запрос на изменение (CR) по [№5], пп. 4.1–4.3. Укажите последствия нарушения сроков (эскалация, санкции по [№11], пп. 7.5, 10.6).

Пример:

10.4. Разграничение актуализации и пересмотра паспорта

Описание подраздела: [1-2 предложения. Подраздел разграничивает две процедуры поддержания паспорта в актуальном состоянии — актуализацию и пересмотр (по логике [№5]) — и определяет условия применения каждой из них.]

Чем различаются актуализация и пересмотр паспорта и в каких случаях применяется каждая из процедур?

Инструкция по заполнению:

Дайте определения двух процедур и сведите различия в сравнительную таблицу по 4-5 критериям: предмет изменений (отдельные сведения vs состав и структура паспорта в целом), инициатор, маршрут согласования (упрощённый vs полный), влияние на номер версии (минорная vs мажорная), типовые основания. Зафиксируйте правило: актуализация применяется при изменении содержательных сведений без изменения состава атрибутов; пересмотр — при изменении состава/структуры паспорта, границ или модели процесса, а изменения архитектурных атрибутов в обоих случаях проводятся только через CR по [№5], пп. 4.1–4.3.

Пример:

10.5. Порядок внесения изменений в утверждённый паспорт

Описание подраздела: [1-2 предложения. Подраздел устанавливает маршруты внесения изменений в утверждённый паспорт — полный и упрощённый — и правило определения действующей версии при нескольких параллельных проектах изменений.]

Каков порядок внесения изменений в утверждённый паспорт: какие изменения требуют полного маршрута согласования, а какие — упрощённого, и как определяется действующая версия при нескольких проектах изменений?

Инструкция по заполнению:

Классифицируйте изменения по 3 категориям (таблица): архитектурные атрибуты — только через CR по [№5], пп. 4.1–4.3, с последующим отражением в паспорте; существенные содержательные изменения — полный маршрут согласования (на базе [№2], пп. 9.4, 9.7, с учётом матрицы утверждения [№11], п. 6.2); технические/справочные изменения — упрощённый маршрут. Для каждой категории укажите 2-3 примера изменений, маршрут и утверждающего. Зафиксируйте правила параллельных изменений: единственная действующая версия — последняя утверждённая, размещённая в репозитории (единый источник достоверных данных, [№5], п. 7.3); при нескольких проектах изменений их консолидацию в один проект версии выполняет владелец процесса как лицо, ответственное за содержание; ПрО координирует очерёдность и выполняет нормоконтроль.

Пример:

При одновременной подготовке двух и более проектов изменений одного паспорта ПрО возвращает их владельцу процесса, который как лицо, ответственное за содержание, консолидирует изменения в единый проект новой версии; очерёдность рассмотрения координирует ПрО. До утверждения новой версии действующей считается последняя утверждённая версия, размещённая в репозитории процессов.

10.6. Версионирование паспортов и история изменений

Описание подраздела: [1-2 предложения. Подраздел определяет правила нумерации версий паспорта, фиксации истории изменений, хранения предыдущих версий и сроки их хранения (в согласовании с [№5], пп. 4.1–4.3, 8.8; [№2], пп. 10.5–10.6).]

Как ведётся версионность паспортов: правила нумерации версий, фиксация истории изменений, хранение предыдущих версий и сроки их хранения?

Инструкция по заполнению:

Опишите схему нумерации версий (мажорная.минорная: мажорная — при пересмотре, минорная — при актуализации), состав листа регистрации изменений паспорта (5-6 полей: № версии, дата, изменённые атрибуты, содержание изменения, основание, утвердил) и место хранения предыдущих версий — в репозитории процессов при его наличии ([№5], п. 7.3), в ином согласованном хранилище — на переходный период. Установите срок хранения предыдущих версий не менее 5 лет (согласованно с [№5], п. 8.8) и укажите, что при ведении паспорта в среде с автоматическим версионированием лист регистрации изменений может формироваться средствами этой среды.

Пример:

10.7. Архивирование паспорта

Описание подраздела: [1-2 предложения. Подраздел устанавливает порядок перевода паспорта в архивный статус при ликвидации, объединении или разделении процесса и требования к доступности архивных паспортов для контрольных мероприятий и преемственности знаний.]

Каков порядок архивирования паспорта при ликвидации, объединении или разделении процесса и как обеспечивается доступность архивных паспортов?

Инструкция по заполнению:

Опишите последовательность архивирования из 4-6 шагов: основание (решение об изменении архитектуры через CR по [№5]), действия владельца процесса и ПрО, отметка в реестре процессов, перевод паспорта в статус «Архив». Для случаев объединения/разделения укажите правила преемственности: в паспортах процессов-преемников фиксируются ссылки на архивные паспорта процессов-предшественников. Установите режим доступа к архивным паспортам (только чтение, доступ для контрольных мероприятий, СВА и уполномоченных ролей) и срок хранения не менее 5 лет ([№5], п. 8.8).

Пример:

• Основание архивирования — одобренный CR о ликвидации/объединении/разделении процесса ([№5], пп. 4.1–4.3).
• Владелец процесса в течение 10 рабочих дней завершает финальную актуализацию паспорта (фиксация состояния «на дату вывода»).
• ПрО переводит паспорт в статус «Архив», проставляет отметку в реестре процессов и дату архивирования.
• При объединении процессов [код 1] и [код 2] в паспорте процесса-преемника [код 3] указываются ссылки на оба архивных паспорта.
• Архивный паспорт доступен в репозитории в режиме «только чтение» не менее 5 лет; доступ предоставляется участникам контрольных мероприятий и уполномоченным ролям по [№2], п. 10.4.

10.8. Информирование заинтересованных сторон

Описание подраздела: [1-2 предложения. Подраздел определяет порядок и каналы информирования заинтересованных сторон об актуализации, выпуске новой версии или архивировании паспорта.]

Как информируются заинтересованные стороны об актуализации или архивировании паспорта?

Инструкция по заполнению:

Определите перечень информируемых сторон (4-6 категорий: участники процесса, владельцы смежных процессов, ПрО, руководители затрагиваемых подразделений, [ИТ-служба]) и для каждого события жизненного цикла (утверждение новой версии, перевод в статус «На актуализации», архивирование) — канал, срок и ответственного за информирование, в виде таблицы. Укажите приоритетный механизм — автоматические уведомления среды ведения паспортов (репозиторий/СЭД) при её наличии; при ведении в простых средах — рассылка ответственным за ведение. Свяжите с общим порядком коммуникаций по [№2], п. 6.7.

Пример:

Описание раздела: Раздел устанавливает правила интеграции паспортов бизнес-процессов с реестром процессов и репозиторием процессной архитектуры, определённых в [НМД №5 «Регламент управления процессной архитектурой», пп. 3.7, 7.3]. В разделе фиксируются требования к средам ведения паспортов — от электронной таблицы до BPM-системы, порядок обеспечения единого источника актуальных сведений, модель управления правами доступа и порядок миграции паспортов при смене среды ведения.

11.1. Соответствие паспорта и записи в реестре процессов

Описание подраздела: Подраздел определяет правило взаимно однозначного соответствия между паспортом процесса и записью в реестре процессов, состав синхронизируемых данных и порядок разрешения расхождений.

Как обеспечивается взаимно однозначное соответствие между паспортом и записью в реестре процессов, какие данные синхронизируются и что является первичным источником при расхождениях?

Инструкция по заполнению:

Зафиксируйте правило «один процесс в реестре — один действующий паспорт» и способ связи (единый код процесса по [НМД №5, пп. 3.2–3.4]). Приведите таблицу из 5–7 синхронизируемых атрибутов с указанием первичного источника для каждого: архитектурные атрибуты (код, уровень, владелец, статус процесса) первичны в реестре процессов ([НМД №5, п. 3.7]), содержательные сведения (границы, показатели, ресурсы) первичны в паспорте. Опишите порядок действий при расхождении: расхождение регистрируется как инцидент качества данных с назначением ответственного и срока устранения (например, [5] рабочих дней).

Пример:

Каждой записи реестра процессов, подлежащей паспортизации по разделу [4] настоящего Регламента и Приложению Б, должен соответствовать ровно один действующий паспорт; для процессов, освобождённых от паспортизации, ведётся запись решения об освобождении (форма В.4). Связь обеспечивается кодом процесса, присвоенным по [НМД №5, п. 3.4]. Создание паспорта без записи в реестре не допускается; изменение архитектурных атрибутов выполняется только через запрос на изменение по [НМД №5, разд. 4].

Рисунок: Карточка процесса как представление записи реестра на карте процессов (пример реализации)

При выявлении расхождения ответственный за ведение паспорта регистрирует инцидент качества данных и устраняет его в срок не более [5] рабочих дней; спорные случаи эскалируются в процессный офис.

11.2. Связи паспорта с объектами репозитория

Описание подраздела: Подраздел устанавливает правила связывания паспорта с другими объектами репозитория процессной архитектуры: моделями, документами, показателями, рисками, ИТ-системами и элементами оргструктуры.

Какие правила устанавливаются для связывания паспорта с другими объектами репозитория: моделями процессов, документами, показателями, рисками, ИТ-системами, элементами оргструктуры и смежными процессами?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу типов связей паспорта на 6–8 строк: тип связываемого объекта, вид связи, обязательность для минимального/базового/расширенного варианта паспорта (разд. [N] настоящего Регламента), источник справочника. Укажите, что связи должны опираться на единые справочники репозитория ([НМД №5, п. 7.3]) без дублирования данных в тексте паспорта, а ссылки на смежные процессы — только на действующие записи реестра.

Пример:

11.3. Среды ведения паспортов и требования к ним

Описание подраздела: Подраздел определяет допустимые среды ведения паспортов — от электронной таблицы до BPM-системы — и единые требования к среде независимо от её реализации.

В каких средах допускается ведение паспортов — от электронной таблицы до BPM-системы — и какие требования (доступность, поиск, история изменений, защита информации) предъявляются к среде независимо от её реализации?

Инструкция по заполнению:

Перечислите допустимые классы сред (электронная таблица, вики-портал, СЭД, репозиторий процессной архитектуры / BPM-система) и укажите, что паспорт равноценно может вестись в любой из них при выполнении единых требований; при наличии в организации репозитория процессной архитектуры паспорта должны вестись в нём ([НМД №5, п. 7.3]), а остальные среды рассматриваются как переходные. Приведите таблицу из 5–7 требований к среде (доступность, поиск по атрибутам, история изменений, разграничение доступа, резервное копирование, выгрузка данных) с критерием выполнения для каждого. Требования формулируйте нейтрально к конкретным продуктам ([НМД №2, п. 6.7]).

Пример:

Пример расширенного варианта паспорта, реализованного как карточка процесса в BPM-системе: реестр процессов и паспорт ведутся в единой среде — иерархия реестра образует структуру (уровни с настраиваемыми паттернами кодов вида [PROC-{N}]), а карточка процесса выполняет роль паспорта: краткое и полное название, владелец (должность из оргструктуры с контактами), статусы из настраиваемого справочника, показатели «план/факт», параметры, документы, связанные модели и смежные связи. История изменений (поле, прежнее и текущее значение, автор, дата) формируется автоматически, что закрывает требования к истории изменений и синхронизации с реестром без ручного переноса данных.

Рисунок: Владелец процесса в карточке: должность, контакты, уровень иерархии (пример)

11.4. Единый источник актуальных сведений при нескольких средах ведения

Описание подраздела: Подраздел устанавливает порядок обеспечения единого источника актуальных сведений о паспортах при одновременном использовании нескольких сред ведения, в том числе в филиалах и дочерних обществах.

Как обеспечивается единый источник актуальных сведений о паспортах при одновременном использовании нескольких сред ведения, в том числе в филиалах и дочерних обществах?

Инструкция по заполнению:

Назначьте одну среду мастер-средой (единым источником актуальных сведений — при наличии репозитория это репозиторий, [НМД №5, п. 7.3]) и определите статус остальных сред как рабочих копий с запретом расхождения по утверждённым версиям. Опишите 3–4 правила для филиалов и ДЗО: где ведётся паспорт, кто и с какой периодичностью (например, ежемесячно) сверяет копии с мастер-средой, как публикуются утверждённые версии ([НМД №2, п. 10.4]). Зафиксируйте, что при расхождении приоритет имеет мастер-среда, а расхождение обрабатывается как инцидент качества данных по п. 11.1.

Пример:

Единым источником актуальных сведений о паспортах является [репозиторий процессной архитектуры]. Иные среды (таблицы подразделений, вики-страницы филиалов) допускаются только как рабочие копии для подготовки изменений; утверждённые версии паспортов публикуются исключительно из мастер-среды в порядке [НМД №2, п. 10.4]. Филиалы и ДЗО ведут паспорта своих процессов в мастер-среде головной организации; при технической невозможности — в локальной среде с ежемесячной сверкой, ответственный — [координатор процессного офиса филиала/ДЗО]. Использование копии в качестве источника при принятии решений не допускается.

11.5. Управление правами доступа к паспортам

Описание подраздела: Подраздел определяет модель прав доступа к паспортам: кто вправе просматривать, редактировать, согласовывать, утверждать и публиковать паспорта, и кто управляет этими правами.

Кто и как управляет правами доступа к паспортам: кто вправе просматривать, редактировать, согласовывать, утверждать и публиковать паспорта?

Инструкция по заполнению:

Приведите матрицу прав доступа на 5–7 ролей (владелец процесса, ответственный за ведение паспорта, процессный офис, согласующие, утверждающий, сотрудники организации) и 5 операций: просмотр, редактирование, согласование, утверждение, публикация. Учтите разграничение доступа по [НМД №11, п. 6.8]: утверждение — уровнем выше владельца, редактирование — владелец и ответственный за ведение, публикация — процессный офис. Укажите администратора прав (например, процессный офис по заявкам владельцев) и порядок пересмотра прав при кадровых изменениях (срок — [N] рабочих дней).

Пример:

Права доступа администрирует процессный офис на основании заявок владельцев процессов; актуализация прав при кадровых изменениях выполняется в срок не более [3] рабочих дней с даты изменения.

11.6. Миграция паспортов при смене среды ведения

Описание подраздела: Подраздел регламентирует порядок переноса паспортов при смене среды ведения с сохранением полноты данных и истории изменений.

Как регламентируется миграция паспортов при смене среды ведения с сохранением полноты данных и истории изменений?

Инструкция по заполнению:

Опишите порядок миграции из 5–6 этапов: инвентаризация паспортов, сопоставление атрибутов старой и новой среды, перенос данных и истории изменений (либо архивирование выгрузки истории со сроком хранения по [НМД №5, п. 8.8]), выборочная контрольная сверка (например, [10]% паспортов, но не менее [5]), параллельный период, вывод старой среды из эксплуатации. Укажите ответственного за миграцию (процессный офис) и обязанность владельцев подтвердить полноту своих паспортов в новой среде в срок [N] рабочих дней.

Пример:

Миграция выполняется по плану, утверждаемому [руководителем процессного офиса]:

• Инвентаризация паспортов и фиксация контрольного реестра (количество, версии, статусы).
• Сопоставление атрибутов паспорта в старой и новой среде; атрибуты без прямого соответствия переносятся в поле [«Дополнительные сведения»].
• Перенос данных и истории изменений; при технической невозможности переноса истории — выгрузка истории архивируется со сроком хранения не менее [5] лет ([НМД №5, п. 8.8]).
• Контрольная сверка [10]% паспортов, но не менее [5]; владельцы процессов подтверждают полноту своих паспортов в срок [10] рабочих дней.
• Параллельное ведение сред не более [1] месяца, после чего старая среда переводится в режим «только чтение» и выводится из эксплуатации.

Описание раздела: Раздел устанавливает систему контроля состояния паспортизации бизнес-процессов: показатели оценки, порядок и периодичность контрольных мероприятий, процедуру работы с выявленными несоответствиями, состав и адресатов отчётности, а также меры воздействия при систематическом неисполнении требований настоящего Регламента. Контроль формы, комплектности и сроков (нормоконтроль) осуществляет процессный офис (ПрО); ответственность за достоверность содержания паспорта сохраняется за владельцем процесса. Раздел не дублирует показатели процессной архитектуры — при пересечении применяются отсылки к [Регламент управления процессной архитектурой, №5] пп. 8.1–8.2.

12.1. Система контроля и показатели состояния паспортизации

Описание подраздела: Подраздел определяет общую модель контроля полноты, качества и актуальности паспортов (объекты, субъекты, виды контроля) и закрепляет набор измеримых показателей, по которым оценивается состояние паспортизации в организации.

Как организована система контроля полноты, качества и актуальности паспортов бизнес-процессов?

Инструкция по заполнению:

Опишите модель контроля: 3-4 вида контроля (нормоконтроль формы при согласовании, плановый контроль в рамках кампании актуализации, выборочный контроль качества содержания, контроль по инцидентам качества данных), их объекты и субъектов. Зафиксируйте разграничение: ПрО контролирует форму, комплектность и сроки; владелец процесса отвечает за достоверность содержания (см. [НМД №2] п. 5.3); расхождение архитектурных атрибутов паспорта с реестром процессов квалифицируется как инцидент качества данных. Приведите таблицу «Вид контроля / Объект / Субъект / Периодичность» на 3-4 строки.

Пример:

Какие показатели используются для оценки состояния паспортизации: доля паспортизированных процессов, полнота заполнения атрибутов, доля актуальных паспортов, соблюдение сроков актуализации?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу из 4-6 показателей состояния паспортизации: наименование, формула расчёта, целевое значение, периодичность измерения, ответственный за расчёт. Дифференцируйте целевые значения по критичности процессов A/B/C (см. [НМД №11] п. 2.3); значения показателей должны быть согласованы с показателями зрелости процессного управления по [НМД №2] п. 7.3 и разд. 12 и показателями архитектуры по [НМД №5] пп. 8.1–8.2 — не переопределяйте их, а ссылайтесь. Укажите источник данных для расчёта (реестр процессов, репозиторий).

Пример:

12.2. Порядок и периодичность контроля паспортов

Описание подраздела: Подраздел устанавливает регламент проведения контрольных мероприятий: периодичность, этапы, применяемые чек-листы и порядок валидации соответствия сведений паспорта фактическому исполнению процесса.

С какой периодичностью и в каком порядке проводится контроль паспортов, включая валидацию соответствия сведений фактическому исполнению процессов, и какие чек-листы при этом применяются?

Инструкция по заполнению:

Опишите процедуру контроля в виде последовательности из 5-7 шагов: формирование выборки, проверка по чек-листу, валидация содержания с участием исполнителей процесса (интервью, сверка с фактическим исполнением — например, по данным информационных систем), фиксация результатов, доведение до владельца процесса. Плановый контроль привяжите к ежегодной кампании актуализации Q4 по [НМД №5] п. 8.10; более частую периодичность устанавливайте только для процессов критичности A и по инцидентам. Перечислите 2-3 применяемых чек-листа (полнота атрибутов, качество содержания, соответствие фактическому исполнению) и дайте ссылку на форму чек-листа в приложении [Х].

Пример:

12.3. Работа с выявленными несоответствиями

Описание подраздела: Подраздел определяет процедуру устранения несоответствий, выявленных по результатам контроля паспортов: фиксацию замечаний, сроки устранения, повторную проверку и эскалацию при неустранении.

Какова процедура работы с выявленными несоответствиями: фиксация замечаний, сроки устранения, повторная проверка, эскалация при неустранении?

Инструкция по заполнению:

Опишите жизненный цикл несоответствия из 4-5 стадий (зафиксировано → в устранении → повторная проверка → закрыто / эскалировано) и приведите таблицу сроков устранения по категориям критичности замечаний (3-4 строки). Установите: замечания фиксируются в [журнале несоответствий / репозитории]; устранение обеспечивает владелец процесса (техническое исполнение может поручаться ответственному за ведение паспорта — ответственность при этом не переносится, см. [НМД №11] п. 7.2); внеплановая актуализация по итогам контроля — не позднее 30 календарных дней по [НМД №11] п. 7.2. Эскалацию постройте по базовой 4-уровневой модели [НМД №2] п. 9.7 — здесь задайте только специфику и SLA для паспортизации; если несоответствие затрагивает архитектурные атрибуты, устранение проводится только через запрос на изменение (CR) по [НМД №5] пп. 4.1–4.3.

Пример:

После устранения несоответствия владелец процесса уведомляет ПрО; ПрО проводит повторную проверку в течение [5] рабочих дней. При неустранении критичного несоответствия после эскалации уровня 2 вопрос выносится на уровень 3 — [Директор по операционной эффективности]; факт систематического неустранения включается в отчётность по п. 12.4 и учитывается при применении мер по п. 12.5.

12.4. Отчётность о состоянии паспортизации

Описание подраздела: Подраздел закрепляет состав, периодичность и адресатов отчётности о состоянии паспортизации бизнес-процессов, а также источники данных для её формирования.

Какая отчётность о состоянии паспортизации формируется, с какой периодичностью и кому она представляется?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу из 3-4 видов отчётов: наименование, содержание (показатели п. 12.1, статистика несоответствий, динамика), периодичность, кто формирует, кому представляется. Отчётность формирует ПрО на основе данных реестра процессов и репозитория ([НМД №5] пп. 3.7, 7.3); годовой отчёт синхронизируйте с итогами кампании актуализации Q4. Укажите форму отчёта в приложении [Х] и порядок рассмотрения отчёта коллегиальным органом ([Процессный комитет]).

Пример:

12.5. Меры воздействия и контроль соблюдения Регламента

Описание подраздела: Подраздел определяет меры воздействия при систематическом неисполнении требований настоящего Регламента и закрепляет субъектов контроля его соблюдения.

Какие меры воздействия применяются при систематическом неисполнении требований Регламента и кто контролирует его соблюдение?

Инструкция по заполнению:

Определите критерий систематичности (например, [2] и более неустранённых критичных несоответствия либо [3] и более фактов просрочки актуализации за [12] месяцев) и приведите шкалу из 3-4 последовательных мер: от уведомления руководителя до учёта в оценке КПЭ и рассмотрения на [Процессном комитете]. Меры должны быть согласованы с [НМД №11] пп. 7.5, 10.6 (ответственность владельца процесса) и [НМД №2] (разграничение ответственности) — не переопределяйте дисциплинарные механизмы, действующие в [Название организации], а ссылайтесь на [ЛНА по оплате труда и мотивации]. Зафиксируйте: общий контроль соблюдения Регламента осуществляет [Директор по операционной эффективности], текущий контроль и учёт нарушений — ПрО; меры применяются к исполнителям ролей с учётом того, что владелец процесса — роль, а не штатная единица.

Пример:

Описание раздела: [Раздел закрепляет порядок вступления Регламента в силу, внесения изменений, планового пересмотра и поддержания его актуальности, а также ответственность за нарушение его требований. Отдельно устанавливаются переходные положения для паспортов и унаследованных описаний процессов, созданных до введения Регламента. Завершает раздел состав приложений: шаблоны паспорта по вариантам состава и рабочие формы, обеспечивающие исполнение процедур паспортизации.]

13.1. Порядок вступления в силу, внесения изменений и пересмотра Регламента

Описание подраздела: [Подраздел определяет момент вступления Регламента в силу, срок его действия, механизм внесения изменений и планового пересмотра, ответственного за поддержание актуальности и перечень отменяемых документов.]

Каков порядок вступления регламента в силу, внесения в него изменений и планового пересмотра, кто отвечает за поддержание его актуальности и какие документы он отменяет?

Инструкция по заполнению:

Опишите 6-8 пунктов нумерованным списком: дата вступления в силу (с даты утверждения приказом [должность утверждающего, например Директор по операционной эффективности]); срок действия (до отмены или замены); периодичность планового пересмотра (для регламента — не реже 1 раза в год, синхронно с годовой кампанией актуализации в Q4 по [Регламент управления процессной архитектурой, №5]); порядок внесения изменений (кто инициирует, кто согласует, кто утверждает — маршрут по [Положение о процессном офисе, №2, пп. 9.4]); ответственный за мониторинг актуальности (процессный офис); перечень отменяемых документов; ответственность за нарушение требований (со ссылкой на [Положение о владельце процесса, №11, пп. 7.5, 10.6]). Разграничьте: изменения Регламента вносятся через лист регистрации изменений, а изменения архитектурных атрибутов паспортов — только через CR по [№5, пп. 4.1–4.3].

Пример:

13.1.1. Настоящий Регламент вступает в силу с даты его утверждения приказом [Директора по операционной эффективности] и действует до его отмены или замены новым документом.

13.1.2. Плановый пересмотр Регламента проводится не реже одного раза в год в рамках годовой кампании актуализации процессной архитектуры (Q4) в соответствии с [Регламентом управления процессной архитектурой, п. 8.10]. Внеплановый пересмотр инициируется при изменении [Положения о процессном офисе], [Регламента управления процессной архитектурой] или организационной структуры. При плановом пересмотре [Регламента управления процессной архитектурой] его Приложение Ж дополняется отсылкой к настоящему Регламенту (состав, варианты и порядок ведения паспорта — по настоящему Регламенту); до такого пересмотра действует норма приоритета раздела 5.

13.1.3. Ответственным за поддержание актуальности Регламента является процессный офис. Предложения об изменениях направляются руководителю процессного офиса; изменения согласуются по маршруту [Положения о процессном офисе, п. 9.4] и утверждаются [Директором по операционной эффективности].

13.1.4. С даты введения настоящего Регламента признаются утратившими силу: [Временный порядок описания процессов от [дата]], [Инструкция по ведению карточек процессов от [дата]].

13.1.5. Нарушение требований настоящего Регламента учитывается при оценке исполнения обязанностей владельцев процессов в порядке, установленном [Положением о владельце процесса, пп. 7.5, 10.6].

13.2. Переходные положения для унаследованных паспортов и описаний процессов

Описание подраздела: [Подраздел устанавливает статус паспортов и описаний процессов, созданных до введения Регламента, и сроки их приведения в соответствие с новыми требованиями.]

Какие переходные положения устанавливаются для паспортов и унаследованных описаний процессов, созданных до введения регламента, и в какие сроки они приводятся в соответствие с новыми требованиями?

Инструкция по заполнению:

Определите 3-4 категории унаследованных объектов (например: паспорта в произвольных форматах, описания процессов без паспортов, паспорта во временных средах — таблицах и файлах) и для каждой — требуемое действие и срок приведения в соответствие таблицей. Дифференцируйте сроки по критичности процессов A/B/C (по [Положению о владельце процесса, п. 2.3]); укажите статус унаследованных документов до завершения перехода (действуют в справочном режиме), порядок назначения временного ответственного за паспорт при отсутствии назначенного владельца процесса и требование переноса паспортов в репозиторий при его наличии ([№5, п. 7.3]).

Пример:

До завершения приведения в соответствие унаследованные паспорта и описания применяются в справочном режиме; расхождения их данных с реестром процессов регистрируются как инциденты качества данных.

13.3. Шаблоны паспорта процесса по вариантам состава

Описание подраздела: [Подраздел закрепляет перечень приложений с шаблонами паспорта процесса для минимального, базового и расширенного вариантов состава и правила выбора варианта.]

Какие шаблоны паспорта по вариантам состава (минимальный, базовый, расширенный) приводятся в приложениях?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу на 3 строки с перечнем приложений-шаблонов (А.2, А.3, А.4 в составе Приложения А): вариант состава, краткая характеристика (число групп атрибутов), область применения (для каких процессов вариант обязателен — увязать с критичностью A/B/C и уровнями L0–L4). Укажите, что минимальный вариант включает все обязательные атрибуты реестра по [№5, пп. 3.5, 3.7, Прил. Ж], а шаблоны нейтральны к среде ведения (применимы от таблицы до BPM-системы).

Пример:

13.4. Иные приложения к Регламенту

Описание подраздела: [Подраздел определяет состав рабочих форм и вспомогательных материалов, прилагаемых к Регламенту, и их назначение.]

Какие иные приложения необходимы регламенту: форма заявки на создание и актуализацию паспорта, лист согласования, чек-лист контроля качества, матрица RACI, схема жизненного цикла паспорта?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу на 5-7 строк с перечнем приложений (продолжая нумерацию: Б, В, Г, Д, Е, Ж, З): наименование, назначение, формат (форма / таблица / схема), кто применяет. Обязательно включите: форму заявки на создание и актуализацию паспорта, лист согласования паспорта, чек-лист нормоконтроля качества паспорта, матрицу RACI процедур паспортизации, схему жизненного цикла паспорта. Для каждой формы укажите раздел Регламента, процедуру которого она обеспечивает.

Пример:

Приложение А. Шаблоны паспорта процесса по вариантам состава

Описание раздела: Приложение содержит сводный перечень атрибутов паспорта процесса с распределением по трём вариантам состава (минимальный, базовый, расширенный) и типовые шаблоны-формы паспорта для каждого варианта. Шаблоны применяются при первичной паспортизации и актуализации паспортов; выбор варианта состава выполняется по матрице Приложения Б (форма Б.2).

Инструкция по заполнению:

Адаптируйте перечень атрибутов и шаблоны под принятую в [Название организации] архитектуру процессов: сверьте блок архитектурных атрибутов с составом обязательных атрибутов реестра процессов по [НМД «Регламент управления процессной архитектурой»], не дублируя и не переопределяя их. Архитектурные атрибуты в паспорте только отображаются и изменяются исключительно через запрос на изменение архитектуры; содержательные атрибуты ведутся в паспорте и являются первичными в нём. При ведении паспортов в репозитории процессов настройте формы А.2–А.4 как экраны карточки процесса; при переходном ведении в файлах используйте таблицы приложения без изменений структуры.

А.1. Сводный перечень атрибутов паспорта по вариантам состава

Инструкция по заполнению:

Проставьте для каждого атрибута признак вхождения в вариант состава: «●» — обязателен, «○» — заполняется при наличии данных (по решению владельца процесса), «—» — не входит. Минимальный вариант должен включать все обязательные атрибуты реестра процессов; сокращать его состав не допускается. Дополняйте перечень отраслевыми атрибутами только в блоки 3–4, не изменяя блоки 1 и 5.

Условные обозначения: Мин. — минимальный вариант; Баз. — базовый; Расш. — расширенный; ● — обязательный атрибут; ○ — заполняется при наличии данных; — — не входит в вариант.

А.2. Шаблон минимального паспорта процесса

Инструкция по заполнению:

Заполните все поля формы; поля, помеченные «из реестра», перенесите из реестра процессов без изменений. Минимальный вариант применяется для процессов, отнесённых матрицей Б.2 к упрощённой паспортизации; при выявлении оснований для базового или расширенного варианта дозаполните паспорт по формам А.3–А.4 без создания нового документа.

ПАСПОРТ ПРОЦЕССА (минимальный вариант)

Пример:

А.3. Шаблон базового паспорта процесса

Инструкция по заполнению:

Заполните разделы 1–4 формы; раздел 1 переносится из реестра процессов, разделы 2–4 заполняет владелец процесса или по его поручению ответственный за ведение паспорта. Перечни входов/выходов и поставщиков/потребителей приводите по 3–7 позиций, сверяя их с действующей моделью процесса. Показатели в базовом варианте указываются при наличии утверждённых значений; полная таблица показателей План/Факт ведётся в расширенном варианте (форма А.4).

ПАСПОРТ ПРОЦЕССА (базовый вариант)

Раздел 1. Идентификация (из реестра процессов)

Раздел 2. Ответственность

Раздел 3. Содержательное описание

Раздел 4. Служебные атрибуты

Пример (фрагмент раздела 3):

А.4. Шаблон расширенного паспорта процесса

Инструкция по заполнению:

Заполните разделы 1–4 по форме А.3, затем дозаполните разделы 5–11 настоящей формы. Значения «План» утверждаются вместе с паспортом; значения «Факт» обновляются с установленной для показателя периодичностью без переутверждения паспорта. Пометьте не более 3 показателей как ключевые. Состав дополнительных параметров берите только из справочника параметров, утверждённого ПрО; произвольные параметры не допускаются. Историю изменений ведите непрерывно: при ведении паспорта в репозитории процессов она формируется автоматически.

ПАСПОРТ ПРОЦЕССА (расширенный вариант)

Разделы 1–4 — по форме А.3 (идентификация, ответственность, содержательное описание, служебные атрибуты).

Раздел 5. Показатели процесса

Пример:

Раздел 6. Дополнительные параметры процесса

Пример:

Раздел 7. Риски и контрольные процедуры

Пример:

Раздел 8. Используемые ИТ-системы

Пример:

Раздел 9. Связанные модели процесса

Пример:

Раздел 10. Документы и ссылки

Пример:

Раздел 11. История изменений паспорта

Пример:

Приложение Б. Матрицы применимости

Описание раздела: Приложение содержит две решающие матрицы: матрицу критериев отнесения процесса к обязательной паспортизации, упрощённой паспортизации или освобождению (Б.1) и матрицу выбора варианта состава паспорта по уровню процесса и категории критичности (Б.2). Матрицы применяются ПрО и владельцами процессов при инициировании паспортизации и при ежегодной кампании актуализации.

Инструкция по заполнению:

Проверьте процесс последовательно по критериям Б.1 сверху вниз: первый сработавший критерий определяет режим паспортизации. Затем для процессов, подлежащих паспортизации, выберите вариант состава по матрице Б.2. Адаптируйте пороговые формулировки критериев под масштаб [Название организации], не ослабляя критерии обязательной паспортизации для процессов категории A.

Б.1. Матрица критериев обязательной, упрощённой паспортизации и освобождения

Инструкция по заполнению:

Дополните матрицу собственными критериями организации (регуляторные требования отрасли, требования систем менеджмента), сохраняя порядок проверки: сначала критерии освобождения не применяются к процессам категории A. Каждое решение об освобождении оформляйте в реестре решений об освобождении (форма В.4) с указанием срока действия решения.

Пример (результат проверки трёх процессов):

Б.2. Матрица выбора варианта состава паспорта

Инструкция по заполнению:

Определите вариант состава на пересечении уровня процесса (строка) и категории критичности (столбец). Повышение варианта относительно матрицы (например, базовый вместо минимального) допускается по решению владельца процесса без дополнительных согласований; понижение — только по согласованию с ПрО с фиксацией обоснования в заявке (форма В.1).

Пример:

Приложение В. Комплект инициирования паспортизации

Описание раздела: Приложение содержит рабочие формы этапа инициирования: единую заявку на паспортизацию или актуализацию паспорта (В.1), журнал регистрации инициатив (В.2), план-график первичной паспортизации (В.3) и реестр решений об освобождении (В.4). Формы В.2–В.4 ведёт ПрО; заявки по форме В.1 подают владельцы процессов, руководители подразделений и ПрО.

Инструкция по заполнению:

Внедрите формы в принятой в [Название организации] среде (система электронного документооборота, репозиторий процессов, корпоративный портал), сохранив состав полей. Обеспечьте сквозную нумерацию заявок и связь записей: номер заявки (В.1) фиксируется в журнале (В.2), а решения об освобождении из журнала переносятся в реестр (В.4). Не используйте форму В.1 для изменения архитектурных атрибутов — для них действует запрос на изменение архитектуры по [НМД «Регламент управления процессной архитектурой»].

В.1. Единая форма заявки на паспортизацию / актуализацию паспорта

Инструкция по заполнению:

Заполните все поля формы; для типа «внеплановая актуализация» обязательно укажите триггер и дату его наступления — от неё отсчитывается срок актуализации не более [30] календарных дней. Обоснование варианта состава требуется только при отклонении от матрицы Б.2 в сторону понижения. Заявку подписывает инициатор; решение по заявке фиксирует ПрО в журнале В.2.

ЗАЯВКА № [номер] от [ДД.ММ.ГГГГ]

Пример (фрагмент заполненной заявки):

В.2. Журнал регистрации инициатив по паспортизации

Инструкция по заполнению:

Регистрируйте каждую поступившую заявку в день поступления с присвоением сквозного номера года. Решение по заявке (принята в работу / отклонена / направлена на доработку) вносите не позднее [5] рабочих дней с даты регистрации; для отклонённых заявок указывайте причину в графе «Примечание». Статус актуализируйте до закрытия записи.

Пример:

В.3. Форма плана-графика первичной паспортизации

Инструкция по заполнению:

Включите в план-график все процессы, подлежащие паспортизации по итогам проверки по матрицам Приложения Б, с приоритетом: сначала категория A, затем B, затем C. Сроки согласования и утверждения планируйте с учётом установленных настоящим Регламентом сроков рассмотрения; утверждает план-график [Директор по операционной эффективности]. Отметку о выполнении проставляет ПрО по факту утверждения паспорта.

ПЛАН-ГРАФИК первичной паспортизации процессов [Название организации] на [период]

Утверждён: [Должность], [ФИО], [ДД.ММ.ГГГГ]

Пример:

В.4. Реестр решений об освобождении от паспортизации

Инструкция по заполнению:

Вносите запись по каждому решению об освобождении с указанием сработавшего критерия матрицы Б.1 и срока действия решения — не более [24] месяцев. Не позднее даты пересмотра проверьте сохранение оснований: при их утрате инициируйте паспортизацию заявкой В.1. Решение об освобождении принимает [Директор по операционной эффективности] по представлению ПрО; освобождение процессов категории A не допускается.

Пример:

Приложение Г. Комплект согласования паспорта процесса

Инструкция по заполнению:

Комплект согласования оформляется на каждую версию паспорта, выносимую на согласование и утверждение. Заполните три формы: лист согласования (Г.1), лист замечаний (Г.2) и примените маршрут по категории процесса (Г.3). Базовый порядок согласования (6 шагов) и эскалации (4 уровня) установлен [Положением о процессном офисе, №2, пп. 9.4, 9.7] — настоящее приложение фиксирует только специфику паспортов и SLA. Помните: паспорт утверждается руководителем уровнем выше владельца процесса (матрица полномочий [Положения о владельце процесса, №11, п. 6.2]); самоутверждение и утверждение замещающим владельцем не допускаются.

Г.1. Лист согласования паспорта процесса

Инструкция по заполнению:

Заполните реквизитную часть по данным реестра процессов и таблицу согласующих на [4-6] строк в последовательности маршрута (Г.3). Согласующие фиксируют результат «Согласовано» или «Согласовано с замечаниями» (замечания — в лист Г.2). Блок «УТВЕРЖДАЮ» заполняется только после устранения или мотивированного отклонения всех замечаний; при временном отсутствии утверждающего решение эскалируется на следующий уровень руководства — замещающий владелец процесса паспорт не утверждает ([№11, п. 3.3]).

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ПАСПОРТА ПРОЦЕССА

УТВЕРЖДАЮ (руководитель уровнем выше владельца процесса): [Должность] ______________ [И.О. Фамилия] «___» __________ 20__ г.

Пример:

Г.2. Лист замечаний к паспорту процесса

Инструкция по заполнению:

Регистрируйте каждое замечание отдельной строкой. Решение по замечанию принимает владелец процесса (за содержание паспорта отвечает владелец, а не ПрО — [№2, п. 5.3]); отклонение допускается только с обоснованием. Замечания к архитектурным атрибутам (код, уровень, границы в реестре) в данном листе не отрабатываются — по ним инициируется запрос на изменение (CR) по [№5, пп. 4.1–4.3], в листе фиксируется номер CR. Допустимые статусы: «Устранено», «Отклонено (обоснованно)», «В работе», «Передано в CR».

Пример:

Г.3. Маршруты согласования и утверждения по категориям процессов

Инструкция по заполнению:

Определите для каждой категории критичности (A/B/C по [№11, п. 2.3]) состав согласующих, утверждающего и SLA таблицей на 3 строки. Маршрут строится на базовом порядке [№2, п. 9.4]; здесь задаётся только специфика паспортов: состав участников и сроки. Утверждающий всегда на уровень выше владельца процесса; для паспортов процессов, владельцы которых подчинены разным руководителям, а также при отсутствии однозначного вышестоящего уровня утверждающим выступает [Директор по операционной эффективности]. Эскалация при нарушении SLA — по 4 уровням [№2, п. 9.7].

Пример:

Замещающий владельца процесса вправе направлять паспорт на согласование и отрабатывать замечания, но не утверждает паспорт; при кадровом разрыве более [10 рабочих дней] утверждение эскалируется на следующий уровень руководства ([№11, пп. 3.1, 3.3]).

Приложение Д. Жизненный цикл паспорта процесса

Инструкция по заполнению:

Приложение закрепляет статусную модель паспорта (Д.1), форму регистрации изменений (Д.2) и перечень событий-триггеров внеплановой актуализации (Д.3). Не смешивайте понятия: статус паспорта (настоящее приложение) и статус процесса в реестре процессов ([№5, п. 3.7]) — разные атрибуты; расхождение данных паспорта и реестра регистрируется как инцидент качества данных.

Д.1. Схема статусной модели паспорта

Инструкция по заполнению:

Опишите статусную модель таблицей на [6-7] статусов: для каждого — содержание, допустимые переходы, событие перехода и ответственный за перевод. Дополните таблицу графической схемой. Смена статусов выполняется в репозитории процессов ([№5, п. 7.3]); в переходных состояниях («от таблицы до BPM-системы») статус фиксируется в реестре паспортов, который ведёт ПрО.

[Схема: диаграмма статусной модели паспорта процесса — статусы «Проект → На согласовании → На утверждении → Действует → На актуализации → Архив» с петлёй возврата «На согласовании → Проект» при замечаниях и переходом «Действует → На актуализации → На согласовании» при актуализации]

Пример:

Д.2. Лист регистрации изменений паспорта

Инструкция по заполнению:

Ведите лист по каждому паспорту непрерывно, по одной строке на версию. В графе «Основание» указывайте конкретный триггер (по перечню Д.3), номер заявки или номер CR. Изменения архитектурных атрибутов (код, уровень, границы, владелец в реестре) вносятся в паспорт только на основании исполненного CR по [№5, пп. 4.1–4.3] — собственный маршрут настоящего Регламента применяется лишь к содержательным сведениям паспорта. Утверждение версии — по маршруту Приложения Г.3.

Пример:

Д.3. Перечень событий-триггеров внеплановой актуализации паспорта

Инструкция по заполнению:

Приведите закрытый перечень триггеров на [6-8] строк: событие, источник его фиксации, нормативное основание, инициатор актуализации. Срок внеплановой актуализации по любому триггеру — не более 30 календарных дней с даты наступления события ([№11, п. 7.2]). Дифференцируйте периодичность только в сторону чаще года; плановая актуализация привязана к годовой кампании Q4 ([№5, п. 8.10]) и в перечень триггеров не входит. Включение нового процесса в реестр — триггер первичной паспортизации (разделы [7–8] настоящего Регламента, [№5, п. 8.6]), а не актуализации, и в перечень не включается.

Пример:

Приложение Е. Матрица RACI процедуры паспортизации

Инструкция по заполнению:

Заполните матрицу по этапам жизненного цикла паспорта на [8-10] строк и 6 ролей. Для каждой строки назначьте ровно одного A (Accountable); R может быть несколько; используйте A/R, когда роль и отвечает, и выполняет. Учитывайте водораздел ответственности: за содержание паспорта отвечает владелец процесса, ПрО выполняет нормоконтроль формы, полноты и сроков ([№2, п. 5.3]); «ответственный за ведение паспорта» осуществляет техническое ведение по поручению владельца — ответственность на него не переносится ([№11, п. 7.2]); утверждает паспорт руководитель уровнем выше владельца, в матрице обозначенный как [Директор по операционной эффективности]. Матрица не предполагает конкретную организационную форму ПрО ([№2, пп. 2.2, 3.2]) — при внедрении сопоставьте роли со штатной структурой.

Пример:

Условные обозначения: A — Accountable (несёт ответственность за результат, ровно один на этап); R — Responsible (выполняет); C — Consulted (консультирует); I — Informed (информируется).

Приложение Ж. Комплект контроля

Описание раздела: Приложение содержит комплект контрольных форм для проведения нормоконтроля качества паспортов процессов, контроля полноты и актуальности паспортизации, учёта выявленных несоответствий и регулярной отчётности о состоянии паспортизации. Формы применяются процессным офисом (ПрО) в рамках функции нормоконтроля формы и сроков; ответственность за содержание паспорта сохраняется за владельцем процесса (№2 п. 5.3).

Ж.1. Чек-лист нормоконтроля качества паспорта процесса

Инструкция по заполнению:

Заполните чек-лист по каждому паспорту, поступившему на нормоконтроль перед согласованием, а также в рамках выборочного контроля кампании актуализации Q4 (№5 п. 8.10). По каждому критерию проставьте отметку «Да / Нет / Н/п» и при отметке «Нет» зафиксируйте несоответствие в журнале по форме Ж.3. Нормоконтроль охватывает форму, полноту и сроки; оценка содержательной корректности паспорта в предмет нормоконтроля не входит и относится к ответственности владельца процесса.

Паспорт процесса: [Код процесса по реестру] — [Наименование процесса] Владелец процесса: [Должность, И.О. Фамилия] Нормоконтролёр (ПрО): [Должность, И.О. Фамилия] Дата нормоконтроля: [ДД.ММ.ГГГГ]

Итог нормоконтроля: [Пройден / Пройден с замечаниями / Не пройден] Количество несоответствий, переданных в журнал Ж.3: [N]

Пример:

Ж.2. Чек-лист контроля полноты и актуальности паспортизации

Инструкция по заполнению:

Заполняйте чек-лист по периметру подразделения или домена процессов при плановом контроле (не реже 1 раза в год, синхронно с кампанией актуализации Q4 по №5 п. 8.10) и при внеплановых проверках. Чек-лист оценивает не отдельный паспорт, а состояние паспортизации периметра: наличие паспортов у процессов реестра, их актуальность и закрытие кадровых разрывов. По каждому пункту «Нет» заводите запись в журнале Ж.3.

Периметр контроля: [Подразделение / домен процессов / уровни L0–L4] Контролёр (ПрО): [Должность, И.О. Фамилия] Период контроля: [Квартал, год]

Пример:

Ж.3. Журнал учёта несоответствий

Инструкция по заполнению:

Регистрируйте в журнале каждое несоответствие, выявленное при нормоконтроле (Ж.1), контроле полноты и актуальности (Ж.2) и проверке согласованности с реестром (З.2). Номер присваивайте сквозной в формате [НС-ГГГГ-NNN]; расхождениям с реестром дополнительно присваивайте номер инцидента качества данных [ИКД-ГГГГ-NNN]. Ответственным за устранение назначается владелец процесса (для содержательных несоответствий) либо ПрО (для несоответствий формы ведения репозитория); типовой срок устранения — не более [15] рабочих дней. Статусы: «Открыто», «В работе», «Устранено», «Просрочено», «Эскалировано». Журнал ведётся ПрО в репозитории процессов.

Пример:

Ж.4. Форма отчёта о состоянии паспортизации

Инструкция по заполнению:

Формируйте отчёт ежеквартально силами ПрО и представляйте [Директору по операционной эффективности]; годовой отчёт — по итогам кампании актуализации Q4 (№5 п. 8.10). Заполните сводную таблицу показателей по трём группам — охват, актуальность, качество — с указанием плановых и фактических значений, затем таблицу разбивки по подразделениям и блок выводов. Значения показателей рассчитывайте по данным репозитория процессов (SSoT, №5 п. 7.3) и журнала Ж.3.

Отчёт о состоянии паспортизации за [квартал/год] Составил (ПрО): [Должность, И.О. Фамилия], дата: [ДД.ММ.ГГГГ] Периметр: [Организация / группа компаний / перечень доменов]

Таблица Ж.4.1 — Сводные показатели паспортизации:

Таблица Ж.4.2 — Состояние паспортизации по подразделениям:

Пример (фрагмент таблицы Ж.4.2):

Выводы и предложения: [2-3 абзаца: ключевые риски, причины отклонений, предлагаемые решения и сроки]

Приложение З. Доступ и среды ведения

Описание раздела: Приложение устанавливает формы управления доступом к паспортам процессов и контроля среды их ведения: матрицу прав доступа по ролям, чек-лист проверки согласованности паспорта с реестром процессов и чек-лист миграции паспортов при смене среды ведения. Формы обеспечивают соблюдение принципа единого источника достоверных данных — репозитория процессов (№5 п. 7.3) — и раннее выявление инцидентов качества данных.

З.1. Матрица прав доступа к паспортам процессов

Инструкция по заполнению:

Заполните матрицу для всех ролей, работающих с паспортами в репозитории процессов. Используйте отметки: «+» — право предоставлено, «−» — запрещено, «О» — только в отношении собственных процессов (периметр роли). Убедитесь, что право «Утверждение» не совпадает с ролью владельца процесса по его собственному паспорту (утверждение — уровнем выше владельца, №11 п. 6.2) и что замещающий владелец правом утверждения не наделяется (№11 п. 3.3). Права назначаются в соответствии с №2 пп. 6.4, 6.7, 10.4 и №11 п. 6.8; администрирование доступа осуществляет [ПрО совместно с ИТ-подразделением]. Матрица не предопределяет организационную форму ПрО (№2 пп. 2.2/3.2).

Пример:

Владелец процесса «Обработка заказов клиентов» (L2-SAL-03) имеет права редактирования и согласования только по паспортам своих процессов (отметка «О»); утверждает паспорт Директор по операционной эффективности. Ответственный за ведение — специалист отдела продаж — вносит изменения по поручению владельца, при этом ответственность за содержание паспорта сохраняется за владельцем (№11 п. 7.2). Администрирование прав в BPM-репозитории выполняет администратор репозитория по заявкам, согласованным руководителем ПрО.

З.2. Чек-лист проверки согласованности паспорта с реестром процессов

Инструкция по заполнению:

Проводите проверку при каждом нормоконтроле паспорта, при годовой кампании актуализации Q4 и при изменениях реестра процессов. Сверяйте архитектурные атрибуты паспорта со значениями реестра (№5 пп. 3.5, 3.7): первичным источником архитектурных атрибутов является реестр, содержательных сведений — паспорт. Каждое выявленное расхождение классифицируется как инцидент качества данных: зарегистрируйте его в журнале Ж.3 с номером [ИКД-ГГГГ-NNN] и устраните приведением паспорта в соответствие с реестром либо, если ошибочен реестр, — через CR-маршрут №5 (пп. 4.1–4.3). Внесение архитектурных изменений напрямую в паспорт не допускается.

Паспорт процесса: [Код] — [Наименование] Дата сверки: [ДД.ММ.ГГГГ]; проверил (ПрО): [Должность, И.О. Фамилия] Версия реестра на дату сверки: [Версия / дата выгрузки]

Итог сверки: [Расхождений нет / Выявлено [N] расхождений, зарегистрированы инциденты качества данных №№ [перечень]]

Пример:

З.3. Чек-лист миграции паспортов при смене среды ведения

Инструкция по заполнению:

Применяйте чек-лист при переходе на новую среду ведения паспортов (например, из таблиц/СЭД в BPM-репозиторий) — переходные состояния «от таблицы до BPM» допускаются только на период миграции. По завершении миграции единственным источником достоверных данных о паспортах становится целевой репозиторий (№5 п. 7.3); ведение паспортов в прежней среде прекращается, её материалы архивируются с хранением не менее 5 лет (№5 п. 8.8). Отмечайте выполнение каждого шага и фиксируйте подтверждающий документ или запись.

Миграция: из [прежняя среда] в [целевая среда]; период: [ДД.ММ.ГГГГ — ДД.ММ.ГГГГ] Руководитель миграции (ПрО): [Должность, И.О. Фамилия]

Пример: