Регламент работ с цифровой базой знаний

Описание раздела: Стартовые элементы по ГОСТ Р 7.0.97-2025: титульный лист, лист согласования, оглавление, лист регистрации изменений, нормативные ссылки, терминологический аппарат, перечень вопросов Регламента. Идентификация документа, нумерация редакций, статусная модель и ведение реестра применяются по НМД № 13 и НМД № 14. Область применения приведена в подразделе 1.3.

Титульный лист

Описание подраздела: Идентифицирует документ; фиксирует гриф утверждения, редакцию, статус, обе даты жизненного цикла.

Какие реквизиты обязательны на титульном листе?

Инструкция по заполнению:

Переменные значения указывайте плейсхолдерами в квадратных скобках. Утверждающий определяется по НМД № 13, п. 4.2; Регламент вводится в действие приказом [Наименование организации]. Даты утверждения и введения в действие указывайте раздельно (НМД № 13, п. 8.3). Номер редакции целочисленный; «Версия 1.0» закреплена за объектами процессной архитектуры. Статус берётся из закрытого перечня НМД № 13, п. 7.2.

Пример:

[ЛОГОТИП / ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ]

УТВЕРЖДАЮ [Генеральный директор] ______________ [И.О. Фамилия] «___» ______________ 20__ г.

РЕГЛАМЕНТ РАБОТ С ЦИФРОВОЙ БАЗОЙ ЗНАНИЙ

Код документа: [РЕГ-БЗ-017] Редакция 1

Статус документа: Действует

Владелец документа: [Руководитель процессного офиса]

Дата утверждения: [ДД.ММ.ГГГГ]

Дата введения в действие: [ДД.ММ.ГГГГ] Введён в действие приказом [Наименование организации] от [ДД.ММ.ГГГГ] № [номер] Реквизит приводится в применимой редакции: Мнение [выборного органа первичной профсоюзной организации / иного представительного органа работников] учтено [ДД.ММ.ГГГГ], протокол № [номер] (статьи 8, 372 Трудового кодекса Российской Федерации) / Учёт мнения не требуется: [основание] / Представительный орган работников отсутствует

[Город], [Год]

Лист согласования

Описание подраздела: Фиксирует состав согласовавших проект должностных лиц и результат согласования каждого.

Кто согласует Регламент и кто в состав согласующих не включается?

Инструкция по заполнению:

Заполните таблицу на 6-8 согласующих в порядке маршрута согласования (НМД № 14, п. 8.1): процессный офис (нормоконтроль), юридическая служба, дирекция по персоналу, служба информационной безопасности, ИТ-служба, служба делопроизводства и архива, владельцы затрагиваемых процессов. Нормоконтроль формы закрепляйте за нормоконтролёром [Процессного офиса] (роль по НМД № 14, п. 3.1) отдельной строкой: владелец документа нормоконтролёром своего документа быть не может (п. 5.1, ограничение 3; НМД № 13, п. 6.3), совмещение этих ролей в одной строке не допускается. Результат указывается из закрытого перечня: «согласовано», «согласовано с замечаниями», «мотивированный отказ»; молчаливое согласование не применяется. Службу внутреннего аудита не включайте: она даёт независимую оценку по [Положению о внутреннем аудите бизнес-процессов] (НМД № 16); проект направляется ей для сведения с отметкой под таблицей.

Пример:

Отметка: проект направлен [Руководителю службы внутреннего аудита] для сведения [ДД.ММ.ГГГГ]; в согласовании служба внутреннего аудита не участвует.

Отметка приводится в применимой редакции: проект направлен в [представительный орган работников] [ДД.ММ.ГГГГ], мотивированное мнение получено [ДД.ММ.ГГГГ] (статья 372 Трудового кодекса Российской Федерации) / учёт мнения не требуется: [основание] (статья 8 того же кодекса) / представительный орган работников отсутствует.

Лист регистрации изменений

Описание подраздела: Обеспечивает прослеживаемость редакций; строка вносится при утверждении каждой.

Как ведётся история редакций и какие события влекут внесение записи?

Инструкция по заполнению:

Первой строкой зафиксируйте первичное утверждение Редакции 1. Состав граф и правила ведения установлены в НМД № 14, Приложение Е: номер редакции растёт на единицу при каждом утверждении изменений; техническое исправление редакцию не изменяет и помечается в графе «Содержание изменения»; версии проекта в лист не выносятся. Плановый пересмотр по НМД № 13, п. 11.3, внеплановый по триггерам подраздела 14.2; пересмотр отдельного материала оформляется по разделу 10.

Пример:

Нормативные ссылки

Описание подраздела: Документы, на которых основаны требования Регламента; ссылка приводится с применимыми статьями или пунктами и пояснением.

Какие документы образуют нормативную основу Регламента и в какой части применяются?

Инструкция по заполнению:

Проверьте действующие редакции на дату утверждения и обновите реквизиты (в шаблоне они на 03.08.2026). Исключите неприменимые к [Наименование организации] позиции, добавьте отраслевые акты. Внутренние документы приведите с кодом, редакцией и датой введения в действие по реестру НМД/ЛНА; каждая позиция оформляется отдельной строкой списка.

Пример:

Федеральные законы и кодексы:

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвёртая) от 18.12.2006 № 230-ФЗ, ред. от 23.07.2025, глава 70 «Авторское право», статьи 1259, 1260, 1270, 1295, 1296, 1297: правовой режим материалов и базы знаний как составного произведения.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвёртая), параграф 5 главы 71 «Право изготовителя базы данных», статьи 1333, 1334, 1335, 1336: право изготовителя базы знаний, возобновление срока охраны при обновлении.

3. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвёртая), глава 75 «Право на секрет производства (ноу-хау)», статьи 1465, 1467, 1470: охрана ноу-хау, прекращение права при утрате конфиденциальности.

4. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ, ред. от 29.12.2025, статьи 8, 21, 22, 57, 68, 192, 372: принятие локальных нормативных актов, ознакомление под роспись, дисциплинарная ответственность.

5. Трудовой кодекс Российской Федерации, статьи 22.1, 22.2, 22.3 (введены Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ): равнозначность электронного подтверждения ознакомления.

6. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ред. от 26.06.2026, статьи 5, 6, 9, 11, 16: обладатель информации, ограничение доступа, журналирование обращений.

7. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», ред. от 26.07.2026, статьи 5, 6, 9, 18.1, 19: недопустимость избыточных персональных данных в материалах.

8. Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», ред. от 08.08.2024, статьи 3, 4, 5, 10, 11: пять мер охраны конфиденциальности, гриф с обладателем, учёт допущенных лиц.

9. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», ред. от 31.07.2025, статьи 5, 6, 9: учётная запись работника как простая электронная подпись.

10. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ред. от 13.12.2024, статьи 3, 17, 23: сохранность документов независимо от носителя.

Подзаконные акты и акты федеральных органов исполнительной власти:

1. Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера», ред. от 13.07.2015: основания отнесения материала к информации ограниченного доступа.

2. Постановление Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»: уровни защищённости, если база знаний является такой системой.

3. Приказ ФСТЭК России от 18.02.2013 № 21 (Минюст 14.05.2013 № 28375), ред. от 14.05.2020: меры управления доступом и регистрации событий безопасности.

4. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов ... с указанием сроков их хранения» (Минюст 06.02.2020 № 57449), статьи 8, 9, 10, 187, 359, 361, 366: сроки хранения материалов, проектов, баз данных, справочно-информационного фонда.

5. Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации ...» (Минюст 06.09.2023 № 75119): экспертиза ценности, акт о выделении к уничтожению, электронные дела.

Национальные стандарты:

1. ГОСТ Р ИСО 30401-2020 «Системы менеджмента знаний. Основные требования» (приказ Росстандарта от 29.09.2020 № 695-ст, введён в действие 01.01.2021, идентичен ISO 30401:2018): цикл работы со знаниями (раздел 8), результативность и улучшение (разделы 9, 10), спектр знаний (приложение A).

2. ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования» (приказ Росстандарта от 28.09.2015 № 1391-ст, введён в действие 01.11.2015), пункты 4.4, 7.1.6, 7.5: знания для функционирования процессов, документированная информация.

3. ГОСТ Р ИСО 9000-2015 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» (введён в действие 01.11.2015), пункт 3.8: разграничение понятий «информация», «документированная информация», «запись», «документ».

4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (приказ Росстандарта от 26.03.2019 № 101-ст, введён в действие 01.06.2020), пункты 5.2, 8, 9.2, 9.4: захват материала, три инструмента контроля (классификация, сроки, права доступа), выбытие.

5. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (приказ Росстандарта от 30.01.2018 № 34-ст, введён в действие 01.06.2018), разделы 6, 8, 9, 10: измеримые цели, операционное управление, корректирующие действия.

6. ГОСТ Р 7.0.109-2024 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Логическая структура, состав метаданных документов и требования к их содержанию» (приказ Росстандарта от 29.02.2024 № 265-ст, введён в действие 01.05.2024): основная опора состава карточки материала.

7. ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы» (приказ Росстандарта от 13.11.2008 № 310-ст), разделы 5, 6, 7: классы метаданных и их накопление в жизненном цикле.

8. ГОСТ Р 7.0.8-2025 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (приказ Росстандарта от 28.01.2025 № 30-ст, введён в действие 01.03.2025, взамен ГОСТ Р 7.0.8-2013): термины «документ», «электронный документ», «срок хранения», «экспертиза ценности документов».

9. ГОСТ Р 7.0.97-2025 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (приказ Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст, действует с 18.08.2025, взамен ГОСТ Р 7.0.97-2016): оформление Регламента и материалов, выпускаемых как ОРД.

10. ГОСТ Р ИСО/МЭК 27002-2021 «Информационные технологии. Методы и средства обеспечения безопасности. Свод норм и правил применения мер обеспечения информационной безопасности» (приказ Росстандарта от 20.05.2021 № 416-ст, введён в действие 30.11.2021), пункты 8.2, 9.1, 9.2.5, 9.4.1: классификация и маркировка, минимально необходимые права, пересмотр прав.

Внутренние документы [Наименование организации]:

1. [Положение об управлении нормативно-методическими документами и локальными нормативными актами] (НМД № 13), редакция [N] от [ДД.ММ.ГГГГ]: виды документов, роли, жизненный цикл, статусы, единый источник редакций, категории доступа, приоритеты при коллизии.

2. [Регламент управления нормативно-методическими документами и локальными нормативными актами] (НМД № 14), редакция [N] от [ДД.ММ.ГГГГ]: процедуры нормоконтроля, согласования, утверждения, публикации, ознакомления, актуализации, хранения.

3. [Регламент паспортизации бизнес-процессов] (НМД № 9), редакция [N] от [ДД.ММ.ГГГГ]: атрибуты паспорта процесса, порядок ведения и пересмотра.

4. [Регламент управления процессной архитектурой и организационной структурой] (НМД № 5), редакция [N] от [ДД.ММ.ГГГГ]: реестр и коды процессов, уровни декомпозиции, критичность, репозиторий процессов.

5. [Положение о внутреннем аудите бизнес-процессов] (НМД № 16), редакция [N] от [ДД.ММ.ГГГГ]: независимая оценка состояния базы знаний.

6. [Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну [Наименование организации]], редакция [N] от [ДД.ММ.ГГГГ]: основание маркировки материалов грифом.

7. [Положение о защите персональных данных работников], редакция [N] от [ДД.ММ.ГГГГ]: основания обработки персональных данных в материалах.

8. [Локальный нормативный акт о введении кадрового электронного документооборота], редакция [N] от [ДД.ММ.ГГГГ]: юридическая сила электронного подтверждения ознакомления.

9. [Регламент реализации проектов] (НМД № 23), редакция [N] от [ДД.ММ.ГГГГ]: ведение проектных материалов, в базу знаний не входящих (п. 1.2).

10. [Регламент по программам обучения] (НМД № 29), редакция [N] от [ДД.ММ.ГГГГ]: программы обучения и аттестация, разграничение с персональным ознакомлением (пп. 1.2, 1.3).

11. [Регламент управления доступом], редакция [N] от [ДД.ММ.ГГГГ]: порядок предоставления, пересмотра и отзыва прав доступа в информационных системах (п. 4.5).

12. [Положение об оплате труда], редакция [N] от [ДД.ММ.ГГГГ]: порядок выплаты вознаграждения за служебное произведение (п. 4.1).

Оговорки к перечню.

ГОСТ Р ИСО 30401-2020 идентичен ISO 30401:2018 и не учитывает поправки ISO 30401:2018/Amd 1:2022 и /Amd 2:2024: при международном аудите применяется первоисточник с поправками. При сертификации по менеджменту информационной безопасности применяется ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001-2021, приложение A (пункты A.8.2, A.9), как источник требований. BPM CBOK 4.0 и OMG BPMN 2.0.2 применяются как методические источники и в нормативные ссылки не включаются. Отменённые ГОСТ 7.77-98, ГОСТ 7.90-2007, ГОСТ 7.66-92 (утратили силу с 01.01.2022, приказ Росстандарта от 28.12.2021 № 1857-ст) основанием рубрикатора не являются; «ГОСТ на библиотечно-библиографическую классификацию» не существует.

Отраслевые акты по применимости: Федеральный закон от 26.07.2017 № 187-ФЗ для субъектов критической информационной инфраструктуры, Положение Банка России от 16.12.2003 № 242-П для кредитных организаций, Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ и приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 для государственных органов.

Термины, определения и сокращения

Описание подраздела: Единственное место терминологического аппарата; содержательные разделы его не дублируют.

Какие термины применяются по ссылке без переопределения и какие введены настоящим Регламентом?

Инструкция по заполнению:

Замените ссылки на источник дословными цитатами определений с указанием пункта. Термины, введённые настоящим Регламентом, изменению не подлежат; новый термин вводится изменением Регламента по НМД № 14, п. 2.6. Термины, введённые настоящим Регламентом, вносятся в глоссарий системы управления НМД и ЛНА заявкой по НМД № 14, п. 2.6, и приложению К.3 указанного Регламента: «материал базы знаний», «справочный материал», «отзыв материала», «отозванный материал», «изъятие материала», «признак размещения», «состояние работы», «действующее состояние материала», «публикация материала», «техническое представление», «оценка влияния», «адресная группа», «владелец рубрики». Заявку направляет владелец настоящего Регламента в срок не более [10] рабочих дней с даты введения его в действие либо изменения, вводящего новый термин.

Пример:

Ссылка на источник заменяется дословной цитатой с указанием пункта: вместо «Метаданные: ГОСТ Р 7.0.109-2024» приводится «Метаданные: [дословное определение по тексту стандарта] (ГОСТ Р 7.0.109-2024, п. [N])».

Термин, введённый настоящим Регламентом, приводится без изменений с подразделом применения: «Оценка влияния: перечень материалов, затронутых изменением модели или границ процесса, с квалификацией характера влияния по каждому (п. 8.3)».

Аббревиатура, применённая в тексте, но отсутствующая в таблице сокращений, вносится в неё при ближайшем изменении Регламента (НМД № 14, п. 2.6); буквенные коды рубрик и типов материалов приложения Б в таблицу не выносятся.

Обозначения: ссылка на источник (НМД № 13, НМД № 14, НМД № 9, стандарт) означает применение термина в значении источника без переопределения; «(п. N)» без источника означает термин, введённый настоящим Регламентом, с подразделом применения.

Термины и определения (по алфавиту):

Адресная группа: круг работников, чью трудовую деятельность материал непосредственно затрагивает; определяется по связи материала с процессом и по карточке материала (п. 9.3).

Администратор базы знаний: роль, ведущая схему классификации, метаданные, индексы, права доступа и корпус ИИ-ассистента; карточки реестра НМД/ЛНА не изменяет (п. 5.1). «Администратор» без уточнения означает администратора реестра НМД/ЛНА (НМД № 14, п. 3.1).

Архивирование материала: вид завершения жизненного цикла: сохранение копии с отметкой «Не применять» и выдача её по запросу (раздел 11; НМД № 13, п. 9.4; НМД № 14, п. 12.5).

База знаний (цифровая база знаний по бизнес-процессам): управляемый состав материалов о бизнес-процессах [Наименование организации] по правилам настоящего Регламента (п. 1.2).

Ветвь А: материалы с нормативным статусом «локальный нормативный акт» либо «приложение к локальному нормативному акту»; собственного жизненного цикла в базе знаний не имеют (п. 3.1).

Ветвь Б: материалы с нормативным статусом «методический материал», «справочный материал» либо «черновик» (п. 3.1).

Владелец документа: НМД № 13, п. 3.4.

Владелец материала: роль, отвечающая за актуальность и достоверность материала, инициирующая пересмотр и принимающая решение о переводе материала в действующее состояние (п. 6.3); для ветви А им является владелец документа (НМД № 13, п. 6.3), второй владелец не возникает (п. 5.2).

Владелец процесса: НМД № 9, п. 1.7; владельцем материалов о своём процессе не становится.

Владелец рубрики: роль, согласующая заявки на доступ к рубрике схемы классификации и ежегодно подтверждающая перечни лиц с доступом; назначается из числа владельцев процессов уровня L2, которым соответствует рубрика уровня 2 схемы классификации (пп. 2.1, 4.5, 5.1).

Действующее состояние материала: родовое обозначение значений реквизитов, при которых материал обязателен к применению: для ветви А значение «Действует» реквизита «статус документа» по реестру НМД/ЛНА, для ветви Б значение «опубликован» реквизита «состояние работы»; значения «На актуализации» и «требует обновления» действие материала сохраняют с предупреждающей отметкой. Новых значений реквизитов обозначение не вводит (п. 6.3).

Единый источник актуальных редакций: НМД № 13, п. 9.2. В исходной (распределённой) модели им является [ECM/СЭД] совместно с реестром НМД/ЛНА; в целевой (консолидированной) модели единым источником актуальных редакций может выступать база знаний при выполнении условий перехода (п. 3.4).

Знание, менеджмент знаний, система менеджмента знаний: раздел 3 ГОСТ Р ИСО 30401-2020.

Изъятие материала: родовое обозначение любого из трёх действий, завершающих жизненный цикл материала: снятия с публикации, архивирования, отзыва (раздел 11). Результат отзыва обозначается термином «отозванный материал»; уничтожением документа изъятие не является (п. 12.3).

Карточка материала: совокупность метаданных материала по составу реквизитов подраздела 2.3; признак принадлежности объекта к базе знаний (пп. 1.2, 2.3).

Карточка процесса: НМД № 9, п. 1.7.

Корпус ИИ-ассистента: состав материалов базы знаний, по которым ИИ-ассистент формирует ответ; ответ нормы не создаёт (п. 7.4).

Локальный нормативный акт: НМД № 13, п. 3.4.

Материал базы знаний: информационный объект со сведениями о бизнес-процессах, включённый в базу знаний решением уполномоченного лица, учтённый карточкой материала, имеющий владельца и нормативный статус (п. 1.2).

Машинно сгенерированный материал: материал, порождённый средством автоматической генерации из модели или паспорта процесса либо иного источника; производен от источника, до публикации подлежит вычитке человеком (пп. 7.1, 7.2).

Метаданные: ГОСТ Р 7.0.109-2024.

Методический материал: НМД № 13, п. 3.4; с видом нормативно-методического документа «Методика» не отождествляется (п. 3.2).

Модель процесса: НМД № 9, п. 1.7; ведётся в репозитории процессов, база знаний местом её хранения не является.

Нормативный статус материала: реквизит карточки материала с закрытым перечнем из пяти значений, определяющий ветвь регулирования, маршрут допуска к размещению, обязательность ознакомления и срок хранения; реквизитом «статус документа» не является (п. 3.1).

Нормоконтроль: НМД № 13, п. 6.2, п. 11.2.

Ознакомительная копия: размещённая в базе знаний копия утверждённой редакции материала ветви А, официальным экземпляром не являющаяся. Понятие применяется в исходной (распределённой) модели; в целевой модели утверждённая редакция хранится в базе знаний и ознакомительная копия не образуется (п. 3.4; НМД № 14, п. 11.4).

Оценка влияния: перечень материалов, затронутых изменением модели или границ процесса, с квалификацией характера влияния по каждому (п. 8.3).

Отзыв материала: вид завершения жизненного цикла: исключение материала из всех технических представлений с подтверждением по каждому (раздел 11).

Отозванный материал: материал, в отношении которого выполнен отзыв по п. 11.4. Материал, снятый с публикации либо архивированный, отозванным не является.

Паспорт процесса: НМД № 9, п. 1.7; материалом базы знаний не является, в том числе при ведении на вики-портале (НМД № 9, п. 11.3).

Переиспользуемый фрагмент материала: самостоятельно ведущийся блок содержания, встраиваемый в несколько материалов, с собственной карточкой и владельцем (пп. 2.2, 8.4); с признаком переиспользуемости процесса (атрибут 6 паспорта по НМД № 9) не связан.

Признак размещения: производный реквизит карточки материала ветви А с тремя значениями («опубликован», «снят с публикации», «архивная копия»), отражающий состояние записи реестра НМД/ЛНА; реквизитом «статус документа» не является и в реестре не ведётся (п. 3.4).

Публикация материала: размещение материала в базе знаний, при котором материал становится видимым другим работникам; юридической силы и обязательности применения не придаёт, выполняется разработчиком материала самостоятельно (п. 6.3).

Разработчик материала: роль, готовящая текст материала и устраняющая замечания экспертизы (п. 5.1); «автор» как роль не применяется, он синонимичен разработчику (НМД № 13, п. 6.3).

Редактор базы знаний: роль, отвечающая за единство изложения, требования к языку и размещение материала в схеме классификации (п. 5.1).

Редакция документа, версия документа: НМД № 13, п. 3.4.

Реестр НМД/ЛНА: НМД № 13, п. 3.4, п. 9.1.

Репозиторий процессов: НМД № 9, п. 1.7.

Снятие с публикации: вид завершения жизненного цикла: прекращение доступа пользователей с исключением материала из поиска и выдачи при сохранении для справок (раздел 11; НМД № 14, пп. 10.1, 11.4, 12.4).

Состояние работы: реквизит карточки материала ветви Б с пятью значениями («в работе», «на экспертизе», «опубликован», «требует обновления», «снят с публикации»), определяющий обязательность применения материала ветви Б; статусной моделью НМД/ЛНА (НМД № 13, п. 7.2) не является, соответствие значений не устанавливается (пп. 3.2, 6.3).

Срок хранения, экспертиза ценности документов, электронный документ: ГОСТ Р 7.0.8-2025.

Статус документа: НМД № 13, п. 3.4, п. 7.2; перечень значений закрыт.

Схема классификации (рубрикатор): иерархия рубрик базы знаний, определяющая размещение материала; инструмент контроля по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, п. 9.2 (п. 2.1).

Техническое представление: способ доступа к материалу для пользователя или системы. Перечень закрытый и совпадает с таблицей п. 11.4 построчно, десять позиций: 1) полнотекстовый поисковый индекс; 2) корпус ИИ-ассистента: векторное представление текста, производные фрагменты, кэш ответов; 3) рубрикатор, подборки, ленты новых и популярных материалов, закладки; 4) кэш страниц, миниатюры и предпросмотры вложений, карточки ссылок в почте и мессенджерах; 5) прямые ссылки на вложения, выданные ранее внутри организации; 6) внешние ссылки, выданные за пределы организации; 7) ссылки из других материалов и переиспользуемых фрагментов, записи реестра включений переиспользуемых фрагментов; 8) ссылка в атрибуте 26 паспорта процесса, для материала ветви А ссылка в атрибуте 18 паспорта; 9) автоматические выгрузки и интеграции: витрины, боты, виджеты; 10) резервные копии (п. 11.4).

Тип материала: значение закрытого перечня подраздела 2.2, определяющее обязательные элементы структуры материала, предельный объём и требования к языку (п. 2.2).

Экспертиза материала: проверка материала ветви Б до перевода его в действующее состояние по видам подраздела 6.2; нормоконтролем и согласованием не является (п. 6.2).

Эксперт предметной области: роль, проводящая содержательную экспертизу материала по своему направлению (п. 5.1).

Сокращения:

Обозначения ГОСТ, ГОСТ Р, ИСО, ISO, МЭК, IEC, OMG в таблицу не выносятся: стандарты цитируются полностью. Буквенные коды рубрик и типов материалов (ПОЯС, РУК, МЕТ, СПР, ЧВО, ФРГ) сокращениями не являются: они установлены приложением Б. Аббревиатура в тексте материала расшифровывается при первом употреблении (п. 6.1); таблица такую расшифровку не заменяет.

Перечень вопросов Регламента

Описание подраздела: Навигатор по документу: краткие формулировки всех вопросов, на которые отвечает Регламент, в порядке следования с указанием подраздела, где раскрывается каждый вопрос. Таблица пересобирается при изменении состава разделов.

ОГЛАВЛЕНИЕ

• РЕГЛАМЕНТ РАБОТ С ЦИФРОВОЙ БАЗОЙ ЗНАНИЙ
• БАЗОВЫЕ СТАРТОВЫЕ РАЗДЕЛЫ
• Титульный лист
• Лист согласования
• Лист регистрации изменений
• Нормативные ссылки
• Термины, определения и сокращения
• Перечень вопросов Регламента
• 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ И ГРАНИЦЫ РЕГУЛИРОВАНИЯ
• 1.1. Цели ведения цифровой базы знаний и устраняемые сбои
• 1.2. Состав цифровой базы знаний и ресурсы, в неё не входящие
• 1.3. Область применения и разграничение с документами организации
• 2. СТРУКТУРА БАЗЫ ЗНАНИЙ И КАРТОЧКА МАТЕРИАЛА
• 2.1. Схема классификации базы знаний
• 2.2. Типы материалов и требования к их оформлению
• 2.3. Карточка материала: состав реквизитов и порядок их заполнения
• 3. НОРМАТИВНЫЙ СТАТУС МАТЕРИАЛА
• 3.1. Значения реквизита «нормативный статус материала» и правило отнесения
• 3.2. Требования к формулировкам материалов ветви Б и упрощённый порядок работы
• 3.3. Маршрут утверждения, ознакомление и сроки хранения по ветвям
• 3.4. Подлинник, ознакомительная копия и признак размещения
• 4. ПРАВА НА МАТЕРИАЛЫ, КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ И ДОСТУП
• 4.1. Права организации на материалы, созданные работниками
• 4.2. Материалы внешних исполнителей и произведения третьих лиц
• 4.3. Сведения, составляющие коммерческую тайну, и режим их охраны
• 4.4. Персональные данные, вложения и ограничения на выгрузку
• 4.5. Матрица прав доступа, порядок предоставления, пересмотра и отзыва прав
• 5. РОЛИ, ВЛАДЕНИЕ МАТЕРИАЛОМ И ЭСКАЛАЦИЯ РАЗНОГЛАСИЙ
• 5.1. Состав ролей и распределение операций с материалом
• 5.2. Назначение владельца материала и передача владения
• 5.3. Эскалация разногласий о содержании и нормативном статусе материала
• 6. СОЗДАНИЕ, ЭКСПЕРТИЗА И ПУБЛИКАЦИЯ МАТЕРИАЛА
• 6.1. Инициирование, проверка дублирования и маршрут подготовки
• 6.2. Экспертиза материала перед переводом в действующее состояние
• 6.3. Перевод материала в действующее состояние и конфликт параллельных правок
• 7. МАШИННО СГЕНЕРИРОВАННЫЕ МАТЕРИАЛЫ И КОРПУС ИИ-АССИСТЕНТА
• 7.1. Материалы, допускаемые к автоматическому порождению
• 7.2. Вычитка, признак происхождения и ответственность за содержание
• 7.3. Повторная генерация, ручные правки и материалы, потерявшие источник
• 7.4. Состав корпуса ИИ-ассистента и требования к ответу
• 8. СВЯЗЬ МАТЕРИАЛА С МОДЕЛЬЮ ПРОЦЕССА И ОЦЕНКА ВЛИЯНИЯ
• 8.1. Разграничение сведений паспорта процесса и материала базы знаний
• 8.2. Объекты связи материала с процессной моделью и ссылочная целостность
• 8.3. Оценка влияния при изменении модели процесса
• 8.4. Переиспользуемые фрагменты материалов
• 9. ОЗНАКОМЛЕНИЕ РАБОТНИКОВ С ОБЯЗАТЕЛЬНЫМИ МАТЕРИАЛАМИ
• 9.1. Категории материалов и требуемая форма доведения до работников
• 9.2. Разграничение факта открытия материала, ознакомления под роспись и подтверждения в кадровом электронном документообороте
• 9.3. Срок ознакомления с новой редакцией, привязка записи к редакции и контроль полноты
• 10. АКТУАЛИЗАЦИЯ, ВЕРСИИ И ПЕРЕСМОТР МАТЕРИАЛОВ
• 10.1. Плановый пересмотр материалов и его периодичность
• 10.2. Основания и сроки внепланового пересмотра
• 10.3. Признаки устаревания материала и обработка сообщений работников
• 10.4. Новая редакция материала, техническая правка и доступ к предыдущим редакциям
• 10.5. Контроль сроков пересмотра, последствия просрочки и шкала мер
• 11. ЗАВЕРШЕНИЕ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА: СНЯТИЕ С ПУБЛИКАЦИИ, АРХИВИРОВАНИЕ, ОТЗЫВ
• 11.1. Разграничение трёх действий и их последствия
• 11.2. Снятие материала с публикации и возврат в опубликованное состояние
• 11.3. Архивирование материала и сохранность архивной копии
• 11.4. Отзыв материала: технические представления и контроль полноты
• 11.5. Фиксация результата, уведомление пользователей и судьба ссылок
• 12. ХРАНЕНИЕ, СРОКИ И УНИЧТОЖЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ
• 12.1. Сроки хранения по видам материалов и место хранения
• 12.2. Черновики, записи об ознакомлении и журналы действий
• 12.3. Уничтожение материала: разграничение операций, санкционирование и оформление
• 13. КОНТРОЛЬ СОСТОЯНИЯ БАЗЫ ЗНАНИЙ И ПЕРЕХОДНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
• 13.1. Показатели состояния базы знаний
• 13.2. Инвентаризация базы знаний
• 13.3. Переходные положения при введении Регламента
• 13.4. Порядок при смене инструмента ведения базы знаний
• 14. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
• 14.1. Вступление в силу и ознакомление работников
• 14.2. Внесение изменений и пересмотр Регламента
• 14.3. Ответственность за применение Регламента
• 14.4. Разрешение разногласий по толкованию Регламента
• ПРИЛОЖЕНИЯ
• ПРИЛОЖЕНИЕ А. Карточка материала базы знаний
• ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Классификатор разделов базы знаний и типов материалов
• ПРИЛОЖЕНИЕ В. Решение о включении материала в базу знаний и присвоении нормативного статуса
• ПРИЛОЖЕНИЕ Г. Передача владения материалом
• ПРИЛОЖЕНИЕ Д. Журнал изъятия материалов базы знаний
• ПРИЛОЖЕНИЕ Е. Отчёт о состоянии базы знаний
• ПРИЛОЖЕНИЕ Ж. Чек-лист вычитки машинно сгенерированного материала

Описание раздела: Раздел закрепляет цели ведения цифровой базы знаний по бизнес-процессам, определяет управляемый состав её материалов и перечисляет ресурсы, в неё не входящие. Здесь же установлена область применения Регламента и проведено разграничение его предмета с предметами документов [Наименование организации] об управлении нормативно-методической документацией и локальными нормативными актами, о паспортизации процессов, об управлении процессной архитектурой, о внутреннем аудите и об обучении. Раздел задаёт рамку остальным разделам: объект регулирования, его границы и правило приоритета при расхождении норм.

1.1. Цели ведения цифровой базы знаний и устраняемые сбои

Описание подраздела: Подраздел фиксирует цели, ради которых организация ведёт базу знаний по своим процессам, и связывает каждую цель с наблюдаемым сбоем. Цели служат основанием последующих требований Регламента и критерием при разрешении спорных ситуаций.

Какие цели ведения цифровой базы знаний по бизнес-процессам закрепляет [Наименование организации] и какие сбои в работе со знаниями о процессах устраняет настоящий Регламент?

Инструкция по заполнению:

Сформулируйте 4-6 целей и приведите их таблицей, где каждой цели соответствуют наблюдаемый сбой и признак достижения. Сбой описывайте как воспроизводимый факт (работник применил устаревшее описание, одно знание существует в нескольких несогласованных копиях), а не как рассуждение о ценности знаний. Числовые значения и порядок расчёта здесь не задавайте: перечень показателей состояния базы знаний установлен разделом [13].

Пример:

1.2. Состав цифровой базы знаний и ресурсы, в неё не входящие

Описание подраздела: Подраздел определяет цифровую базу знаний через управляемый состав материалов и устанавливает признак принадлежности материала к ней. Отдельно перечислены объекты, которые в базу знаний не входят, в том числе размещённые в той же информационной среде.

Какие материалы образуют цифровую базу знаний и какие информационные ресурсы в неё не входят (справочная документация поставщика программного обеспечения, обучающие курсы, проектные материалы, личные заметки работников)?

Инструкция по заполнению:

Дайте определение базы знаний через управляемый состав материалов, а не через место хранения: принадлежность устанавливается наличием карточки материала и присвоенного нормативного статуса, размещение объекта в той же информационной среде принадлежности не создаёт. Перечислите 5-7 групп материалов, образующих базу знаний, и приведите таблицу на 6-8 строк с объектами, в неё не входящими, указав для каждого место ведения и регулирующий документ. Завершите прямой нормой об исключении паспортов процессов, записей реестра процессов и моделей процессов.

Пример:

Цифровая база знаний по бизнес-процессам (далее по тексту база знаний) есть управляемый состав материалов о бизнес-процессах [Наименование организации], каждый из которых включён в неё решением уполномоченного лица, учтён карточкой материала, имеет владельца материала и присвоенный нормативный статус и ведётся по правилам настоящего Регламента.

Принадлежность к базе знаний определяется наличием карточки материала, а не местом размещения. Объект, размещённый в той же информационной среде, но карточки материала не имеющий, материалом базы знаний не признаётся и под действие Регламента не подпадает.

Базу знаний образуют:

1. материалы, разъясняющие исполнителю порядок выполнения работ в процессе: последовательность действий, применяемые формы, типовые ошибки;

2. методические материалы по применению процессных инструментов и подходов;

3. справочные материалы: пояснения, разборы отдельных случаев, ответы на часто задаваемые вопросы;

4. ознакомительные копии материалов ветви А (материалов, имеющих нормативный статус локального нормативного акта, и приложений к ним) со ссылкой на карточку документа реестра НМД и ЛНА;

5. переиспользуемые фрагменты материалов, встраиваемые в несколько материалов;

6. машинно сгенерированные материалы, прошедшие вычитку и опубликованные в порядке раздела [7].

Паспорт процесса материалом базы знаний не становится и тогда, когда ведётся на вики-портале в одной среде с базой знаний ([Регламент паспортизации бизнес-процессов] (№9), п. 11.3). Состав атрибутов, порядок ведения, актуализации и архивирования паспорта установлены документом №9 и настоящим Регламентом не изменяются. То же правило применяется к реестру процессов и к моделям процессов.

Сведение, являющееся атрибутом паспорта, в текст материала не переносится, а указывается ссылкой на паспорт. Присоединение материала к паспорту выполняет ответственный за ведение паспорта по правилам документа №9.

1.3. Область применения и разграничение с документами организации

Описание подраздела: Подраздел определяет организационный и функциональный охват Регламента, круг лиц, для которых он обязателен, и границу между его предметом и предметами смежных документов. Здесь же закреплены правило приоритета при расхождении норм и оговорка об инструментальной нейтральности требований.

Как разграничены предмет настоящего Регламента и предметы документов [Наименование организации] об управлении локальными нормативными актами и нормативно-методической документацией, о паспортизации процессов и об управлении процессной архитектурой?

Инструкция по заполнению:

Опишите организационный охват (головная организация, филиалы, дочерние и зависимые общества), функциональный охват (типы процессов и уровни декомпозиции) и круг лиц, для которых Регламент обязателен. Приведите таблицу разграничения по одной строке на каждый смежный документ в формате «предмет смежного документа / предмет настоящего Регламента»: смежные документы не пересказываются, на них даётся ссылка. Завершите правилом приоритета при расхождении норм и оговоркой о независимости требований от применяемого программного средства.

Пример:

Настоящий Регламент распространяется на [Наименование организации], включая филиалы; на дочерние и зависимые общества он распространяется после принятия ими локального нормативного акта о присоединении.

Регламент применяется к материалам о бизнес-процессах всех типов (основные, обеспечивающие, управленческие) уровней декомпозиции [L1–L4] и обязателен для владельцев процессов, владельцев материалов, редакторов, экспертов, администраторов базы знаний, работников [Процессного офиса] и всех работников, применяющих материалы базы знаний при выполнении трудовых обязанностей.

Правило приоритета при расхождении норм:

при расхождении настоящего Регламента с [Положением об управлении НМД и ЛНА] применяется Положение; при расхождении с [Регламентом управления НМД и ЛНА] применяется норма, регулирующая частный случай, а расхождение фиксируется обращением в порядке, установленном тем же Регламентом; при расхождении сведений материала со сведениями действующего паспорта процесса или действующей модели достоверными признаются сведения паспорта и модели.

Соотношение базы знаний с реестром НМД и ЛНА определяется выбранной организацией моделью (п. 3.4): в исходной распределённой модели единым источником актуальных редакций НМД и локальных нормативных актов служат [ECM/СЭД] и реестр НМД и ЛНА, а база знаний их не подменяет; в целевой консолидированной модели единым источником актуальных редакций выступает база знаний. Применяемая модель фиксируется организацией, до её фиксации применяется исходная модель. Ответ ИИ-ассистента нормы не создаёт и основанием для принятия решения не является.

Требования Регламента не зависят от применяемого программного средства. Ведение базы знаний допускается в любой информационной среде, обеспечивающей карточку материала, разграничение доступа, версионирование, полнотекстовый поиск и связь материала с объектом процессной модели, например во встроенной базе знаний [Stormbpmn]. Применение иных средств не влечёт неприменимости норм; при переходе на другое средство действуют переходные положения раздела [13].

Описание раздела: Раздел устанавливает строение хранилища материалов: схему классификации (рубрикатор), закрытый перечень типов материалов с требованиями к структуре, объёму и языку, а также состав реквизитов карточки материала и порядок её заполнения. Состав карточки материала опирается на ГОСТ Р 7.0.109-2024, область применения которого прямо охватывает информационные системы организаций, и дополняется классами метаданных по ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 и инструментами контроля по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, п. 5.2 и 9.2. Реквизиты реестра НМД/ЛНА и атрибуты паспорта процесса раздел не переопределяет и не воспроизводит: соответствующие сведения присоединяются ссылкой.

2.1. Схема классификации базы знаний

Описание подраздела: Подраздел определяет строение рубрикатора, правило размещения материала, относящегося сразу к нескольким рубрикам, и порядок изменения состава рубрик.

Как построена схема классификации (рубрикатор) базы знаний, по какому правилу размещается материал, относящийся сразу к нескольким рубрикам, и кто вправе изменять состав рубрик?

Инструкция по заполнению:

Опишите рубрикатор как иерархию из 3–4 уровней: для каждого уровня назовите основание деления, источник состава рубрик и предельное их число. Закрепите правило единственной основной рубрики и произвольного числа дополнительных связей, запретив копирование файла в несколько рубрик. Порядок изменения состава рубрик задайте связкой «уровень: кто вправе изменять: срок», полный классификатор вынесите в приложение.

Пример:

Уровень 1: сквозная категория процессов по процессной архитектуре [Наименование организации], до [8] рубрик, состав закрыт.

Уровень 2: процесс уровня L2 по реестру процессов, состав наследуется из репозитория процессов и вручную не правится.

Уровень 3: тип материала по п. 2.2 настоящего Регламента, состав закрыт.

Уровень 4: тематический подраздел, заводится по заявке, до [6] рубрик внутри одной рубрики уровня 3.

Правило единственной основной рубрики: материал размещается в одной основной рубрике по признаку процесса, в границах которого он применяется. Принадлежность к другим темам отражается дополнительными связями и ключевыми словами карточки материала; создание копии файла во второй рубрике не допускается.

Изменение состава рубрик: уровни 1 и 3 изменяет [Процессный офис] по решению [владельца процессной архитектуры]; уровень 2 обновляется автоматически вслед за реестром процессов; уровень 4 заводит администратор базы знаний по заявке владельца процесса в срок не более [2] рабочих дней. Каждое изменение фиксируется в журнале ведения классификатора с указанием основания.

2.2. Типы материалов и требования к их оформлению

Описание подраздела: Подраздел закрепляет закрытый перечень типов материалов базы знаний и устанавливает для каждого типа обязательные элементы структуры, предельный объём и требования к языку изложения.

Какие типы материалов различает настоящий Регламент и какие требования к структуре, объёму и языку установлены для каждого типа?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу «Тип материала / Назначение / Обязательные элементы структуры / Предельный объём / Язык изложения» на 5–7 типов; перечень типов закрытый, новый тип вводится изменением настоящего Регламента. Не используйте наименования, занятые другими документами: вид НМД «Инструкция» закреплён [Положением об управлении НМД/ЛНА], а описание процесса как объект закреплено за паспортом и регламентом процесса. Требования к языку задавайте проверяемо: предельная длина предложения, запрет неопределённых формулировок, обязательная расшифровка аббревиатур при первом употреблении.

Пример:

2.3. Карточка материала: состав реквизитов и порядок их заполнения

Описание подраздела: Подраздел устанавливает состав полей карточки материала с учётом требований ГОСТ Р 7.0.109-2024 к метаданным, обязательность каждого поля, требование видимости состояния материала и перечень реквизитов, заполняемых до перевода материала в действующее состояние.

Состояние материала является видимым реквизитом. Значение, определяющее обязательность применения материала, выводится в карточке материала и в списках материалов (результаты поиска, выдача рубрики, подборки, ленты новых и популярных материалов, закладки) рядом с наименованием материала, а не только в свойствах карточки, и сохраняется при выгрузке и печати. Для ветви Б выводится значение реквизита «состояние работы» (п. 3.2), для ветви А значение реквизита «статус документа» записи реестра НМД/ЛНА, наследуемое по ссылке и в базе знаний самостоятельно не назначаемое (п. 3.4). Перечни значений закрыты, новых значений Регламент не вводит; обязательность применения материала определяется этим значением, а не фактом размещения материала в базе знаний (п. 6.3).

Какой состав реквизитов карточки материала установлен с учётом требований ГОСТ Р 7.0.109-2024 к метаданным документа, какие из них видимы работнику и какие заполняются до перевода материала в действующее состояние?

Инструкция по заполнению:

Приведите состав карточки материала таблицей «Поле / Назначение / Обязательность / Пример значения» на 16–20 полей, разделив обязательность на три категории: обязательное, условное (с указанием основания) и наследуемое по ссылке. Отдельной строкой предусмотрите состояние материала и укажите, что оно выводится в карточке и в списках материалов. Соблюдайте два запрета на дублирование: сведения паспорта процесса присоединяются ссылкой на паспорт и его атрибут, а для материала, являющегося ЛНА или приложением к ЛНА, карточка материала содержит ссылку на запись реестра НМД/ЛНА и производный признак размещения вместо копии реквизитов документа. Отдельным перечнем закрепите поля, заполнение которых является условием перевода материала в действующее состояние.

Пример:

Реквизиты, заполняемые до перевода материала в действующее состояние (условие допуска):

1. Идентификатор материала, наименование материала и тип материала: присваиваются при создании карточки материала.

2. Нормативный статус материала и рубрика классификатора: определяют маршрут проверки, поэтому фиксируются до направления материала на экспертизу.

3. Владелец материала и разработчик материала: назначаются до начала подготовки текста.

4. Номер редакции и номер правки, срок хранения, режим доступа и связь с процессом: подтверждаются владельцем материала перед переводом материала в действующее состояние.

5. Ссылка на запись реестра НМД/ЛНА: заполняется до перевода в действующее состояние, если материал относится к ветви А; отсутствие ссылки перевод блокирует.

6. Правообладатель: заполняется до перевода в действующее состояние, если материал создан внешним исполнителем либо содержит произведение третьего лица (п. 4.2); отсутствие подтверждённого права перевод блокирует.

Перечисленные реквизиты условием публикации не являются: материал может быть размещён его разработчиком до их заполнения и находится при этом в недействующем состоянии с видимым его указанием (п. 6.3). Дата публикации и признак размещения фиксируются в момент публикации, дата очередного пересмотра рассчитывается от даты вступления действующей редакции в действие по периодичности, установленной для типа материала (п. 10.1, приложение Б, форма Б.2). Дата и результат сверки копии с подлинником заполняются после публикации по результатам очередной сверки (п. 3.4).

Соотношение с приложением А. Таблица настоящего подраздела приводит обязательный состав реквизитов карточки материала. Полный состав метаданных, включая поля, заполняемые после публикации и по условным основаниям, установлен приложением А в развитие настоящего подраздела; второго состава карточки Регламент не вводит, при расхождении применяется приложение А.

Описание раздела: Раздел устанавливает реквизит «нормативный статус материала», правило отнесения материала к одной из двух ветвей и последствия отнесения. Ветвь А (локальные нормативные акты и приложения к ним) регулируется [Регламентом управления НМД и ЛНА], база знаний ведёт только производный признак размещения. Ветвь Б (методические и справочные материалы, черновики) допускает упрощённый порядок работы, статусной модели НМД и ЛНА не образующий.

3.1. Значения реквизита «нормативный статус материала» и правило отнесения

Описание подраздела: Подраздел закрепляет закрытый перечень значений реквизита, две ветви регулирования, проверяемые признаки отнесения и правило смены ветви.

Значения реквизита (перечень закрытый; А и Б обозначают ветвь):

Локальный нормативный акт (А): нормы трудового права и обязательные правила поведения работников; утверждён уполномоченным лицом, зарегистрирован в реестре НМД/ЛНА. Собственного жизненного цикла не имеет: применяются семь значений реквизита «статус документа» ([Положение об управлении НМД и ЛНА], п. 7.2), которые ведутся в реестре НМД/ЛНА и изменяются администратором реестра ([Регламент управления НМД и ЛНА], п. 11.3), а база знаний ведёт производный признак размещения (п. 3.4).

Приложение к локальному нормативному акту (А): форма, шаблон, классификатор, схема, перечень в составе локального нормативного акта, самостоятельного основания утверждения не имеющие.

Методический материал (Б): разъясняет применение установленных требований, сам их не устанавливает.

Справочный материал (Б): фактические сведения, примеры, разборы практики, ответы на частые вопросы.

Черновик (Б): незавершённый материал, к публикации не допущенный.

Материалы ветви Б в реестр НМД/ЛНА не вносятся, обязательных правил поведения работников не устанавливают, ознакомлению под роспись не подлежат; порядок работы с ними установлен п. 3.2.

Правило отнесения. Материал относится к ветви А при выполнении хотя бы одного из трёх формальных признаков: зарегистрирован в реестре НМД/ЛНА как самостоятельный документ; утверждён в составе локального нормативного акта как приложение; текст устанавливает обязательные правила поведения работников. К ветви Б материал относится только при одновременном отсутствии всех трёх признаков. Каждый признак подтверждается проверяемым фактом; отнесение по наименованию и оценка «на глаз» не допускаются. Сомнение толкуется в пользу ветви А: до регистрации в реестре НМД/ЛНА либо до устранения из текста обязательных правил поведения работников материал в действующее состояние не переводится и основанием для требований к работнику не является (п. 6.3).

Какие значения принимает реквизит «нормативный статус материала» и по каким формальным признакам присваивается каждое значение?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу-определитель на 5-6 строк: проверяемый признак, источник факта, вывод о ветви и присваиваемое значение. Отдельной строкой предусмотрите случай «записи в реестре нет, но текст содержит обязательные правила», указав должность и срок разрешения спора.

Пример:

Спорный случай (признак 3 либо признаки разных ветвей одновременно) разрешает [руководитель процессного офиса] не позднее [2] рабочих дней с даты обращения владельца материала; решение фиксируется в карточке.

Правило смены ветви. Переход из ветви Б в ветвь А производится только полным прохождением процедур [Регламента управления НМД и ЛНА]: заявка (раздел 5), нормоконтроль (раздел 7), согласование и утверждение (раздел 8), регистрация (раздел 9), публикация и ознакомление работников (раздел 10). Изменение значения реквизита без записи в реестре НМД/ЛНА правовых последствий не создаёт и администратором базы знаний не выполняется. После регистрации утверждённой редакции материал ветви Б снимается с публикации в течение [1] рабочего дня, на его месте размещается ознакомительная копия. Обратный переход из ветви А в ветвь Б не допускается: отменённый акт справочным или методическим материалом не становится, его копия переводится в архивную (п. 3.4). Нормативный статус переиспользуемого фрагмента материала определяется по правилам настоящего подраздела применительно к его собственному тексту; порядок работы с фрагментом установлен п. 8.4.

3.2. Требования к формулировкам материалов ветви Б и упрощённый порядок работы

Описание подраздела: Подраздел устанавливает языковые ограничения, не позволяющие материалам ветви Б приобрести признаки обязательных правил поведения работников в обход процедуры принятия локального нормативного акта, упрощённый порядок работы с ними и оговорку об отличии от статусной модели НМД и ЛНА.

Термин без переопределения. «Методический материал» установлен [Положением об управлении НМД и ЛНА], п. 3.4, и приводится в шаблоне дословной цитатой с указанием пункта.

Разграничение с видом НМД «Методика». «Методика» является видом нормативно-методического документа ([Положение об управлении НМД и ЛНА], приложение [А]), утверждается и регистрируется в реестре НМД/ЛНА, то есть относится к ветви А. Различающий признак: запись в реестре и реквизит утверждения, а не слово в наименовании.

Реквизит «состояние работы» материала ветви Б. Реквизит определяет обязательность применения материала работником; перечень значений закрытый, значения приведены в порядке жизненного цикла:

«в работе»: создаётся или перерабатывается; действующим не является и основанием для действий работника не служит. Размещение материала в этом состоянии допускается по п. 6.3 и обязательности ему не придаёт; ограничения размещения черновиков и невычитанных машинно сгенерированных материалов установлены пп. 3.1 и 7.2. «на экспертизе»: проверяется на достоверность, полноту и соответствие настоящему пункту; действующим не является, размещение допускается с видимым указанием состояния. «опубликован»: проверен и переведён в действующее состояние по п. 6.3, применяется работниками в пределах установленного уровня доступа. «требует обновления»: расхождение с действующей редакцией локального нормативного акта либо с моделью процесса; материал остаётся действующим, доступ с предупреждающей отметкой. «снят с публикации»: недоступен, хранится до истечения срока хранения; изменение состояния и прекращение видимости являются разными действиями (п. 11.1).

Действующее состояние материала ветви Б. Действующим является материал в состоянии «опубликован»; материал в состоянии «требует обновления» действие сохраняет и применяется с предупреждающей отметкой. Материал в состояниях «в работе», «на экспертизе» и «снят с публикации» обязательным не является независимо от того, виден ли он работникам. Перевод материала в действующее состояние выполняется в порядке п. 6.3; новых значений реквизита настоящий Регламент не вводит.

Оговорка (обязательна). Реквизит «состояние работы» реквизитом «статус документа» и статусной моделью НМД и ЛНА ([Положение об управлении НМД и ЛНА], п. 7.2) не является; соответствие значений не устанавливается. Перечень значений реквизита «статус документа» закрыт, новых значений Регламент не вводит. Экспертиза проводится только по материалам ветви Б, нормоконтролем и согласованием ([Регламент управления НМД и ЛНА], разделы 7 и 8) не является и их не заменяет.

Какие требования к формулировкам справочных и методических материалов не позволяют им приобрести признаки обязательных правил поведения работников в обход процедуры принятия локального нормативного акта?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу на 5-7 строк: не допускаемая конструкция, почему она создаёт признак обязательности, допустимая замена. Отдельно дайте текст оговорки о справочном характере и действия редактора при обнаружении такой конструкции со сроком возврата материала владельцу.

Пример:

Обязательная оговорка о справочном характере.

«Материал имеет справочный характер, обязательных требований к работникам [Наименование организации] не устанавливает, локальным нормативным актом и приложением к нему не является. Обязательные требования установлены [вид, наименование и реквизиты локального нормативного акта]; при расхождении применяется локальный нормативный акт.»

Оговорка размещается в карточке и в начале текста материала, сохраняется при выгрузке и печати.

Контроль перед переводом в действующее состояние. Текст проверяется редактором и [автоматической проверкой по перечню конструкций]; при обнаружении не допускаемой конструкции перевод материала в действующее состояние приостанавливается, материал возвращается владельцу в течение [1] рабочего дня, а размещённый материал остаётся видимым с указанием недействующего состояния (п. 6.3). Материал, фактически устанавливающий обязательные правила поведения работников без соблюдения порядка принятия локального нормативного акта, применению не подлежит (ст. 8 ТК РФ); ссылка на него как на основание требования к работнику не допускается.

3.3. Маршрут утверждения, ознакомление и сроки хранения по ветвям

Описание подраздела: Подраздел показывает, как значение реквизита определяет маршрут прохождения материала до перевода его в действующее состояние, обязательность ознакомления работников под роспись и срок хранения.

Ветвь А. Маршрут не переопределяется и выполняется по [Регламенту управления НМД и ЛНА]: заявка и инициирование разработки (раздел 5, приложение [А] указанного Регламента), нормоконтроль (раздел 7), согласование и утверждение локального нормативного акта (раздел 8, пункты 8.1 и 8.5), регистрация в реестре НМД/ЛНА (раздел 9), публикация и ознакомление работников (раздел 10). Собственная форма заявки не вводится, сроки процедур не изменяются, дополнительные согласующие не назначаются.

Учёт мнения представительного органа работников. Локальные нормативные акты принимаются с учётом мнения представительного органа работников в случаях, предусмотренных ТК РФ, коллективным договором и соглашениями (ст. 8 ТК РФ); порядок и сроки установлены ст. 372 ТК РФ и настоящим Регламентом не переопределяются. Акт, принятый без соблюдения этого порядка, применению не подлежит (ст. 8 ТК РФ), и размещение в базе знаний последствия не устраняет.

Ветвь Б. Утверждение не производится: решение о переводе материала в действующее состояние принимает владелец материала по результатам экспертизы, решение фиксируется в карточке (п. 6.3). Публикация материала такого решения не требует и обязательности не создаёт. Учёт мнения представительного органа работников не требуется.

Как нормативный статус материала определяет маршрут утверждения, кто принимает решение по материалу каждого значения реквизита и в каких случаях требуется учёт мнения представительного органа работников по статье 8 Трудового кодекса Российской Федерации?

Инструкция по заполнению:

Заполните таблицу на 5 строк по всем значениям реквизита: решение о допуске, основание, учёт мнения представительного органа работников, ознакомление под роспись, срок хранения. Маршрут ветви А указывайте ссылкой на разделы [Регламента управления НМД и ЛНА]. Единственная таблица сроков хранения приведена в п. 12.1: в настоящем подразделе графа «Срок хранения» заполняется только отсылкой к строке этой таблицы, значения сроков и статьи Перечня № 236 здесь не воспроизводятся; сроки хранения документов реестра НМД/ЛНА применяются по НМД № 14, п. 12.5. Ниже приведите нумерованный перечень норм по двум последним столбцам.

Пример:

Основания.

Федеральные законы:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ, ст. 8: акт, принятый без соблюдения порядка учёта мнения представительного органа работников, применению не подлежит.

2. ТК РФ, ст. 22: ознакомление работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами.

3. ТК РФ, ст. 68: ознакомление под роспись до подписания трудового договора.

4. ТК РФ, ст. 372: порядок и сроки учёта мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

5. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст. 17: сохранность документов в течение установленных сроков.

Акты федеральных органов исполнительной власти:

1. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (Перечень типовых управленческих архивных документов), ст. 8: регламенты, правила, инструкции, положения хранятся по месту утверждения постоянно, в других организациях один год.

2. Приказ Росархива № 236, ст. 9: проекты указанных документов и материалы по их разработке хранятся до минования надобности.

3. Приказ Росархива № 236, ст. 187: срок хранения базы данных определяется сроком хранения помещённых в неё данных.

Перечисленные статьи приведены как основания норм о хранении; конкретные сроки, статьи Перечня № 236 по каждому виду материала и место хранения установлены единственной таблицей п. 12.1 и в настоящем подразделе не воспроизводятся.

3.4. Подлинник, ознакомительная копия и признак размещения

Описание подраздела: Подраздел определяет официальный экземпляр материала ветви А, место размещённой копии, ведение производного признака размещения и подтверждение тождественности копии подлиннику.

Норма [Регламента управления НМД и ЛНА], п. 11.4, приводится дословно: «При расхождении источников официальным экземпляром признаётся подлинник утверждённой редакции с реквизитами ОРД в [ECM/СЭД]; сведения реестра приоритетны над опубликованной копией; копия в [корпоративном портале / базе знаний] ознакомительная и при несоответствии подлиннику снимается с публикации в течение [1] рабочего дня» ([Регламент управления НМД и ЛНА], п. 11.4). Своими словами эта норма настоящим Регламентом не пересказывается и не переопределяется. Приведённая норма регулирует расхождение источников в исходной (распределённой) модели и указывает, где хранится подлинник при таком расхождении; размещения подлинника в самой базе знаний она не исключает, если материал утверждается в ней и соблюдены условия целевой модели, установленные ниже.

Иерархия источников в исходной модели (по убыванию приоритета) следует из приведённой нормы: подлинник утверждённой редакции в [ECM/СЭД] как официальный экземпляр материала ветви А; сведения карточки документа в реестре НМД/ЛНА; ознакомительная копия в базе знаний. В исходной модели база знаний единым источником актуальных редакций локальных нормативных актов не выступает и реестр НМД/ЛНА не подменяет ([Положение об управлении НМД и ЛНА], п. 9.2).

Признак размещения ведётся по материалу ветви А производно от реестра НМД/ЛНА: «опубликован» (копия доступна в пределах установленного уровня доступа), «снят с публикации» (копия недоступна, исключена из поиска, сохранена для справок), «архивная копия» (отметка «Не применять», по запросу). Не размещённый материал признака размещения не имеет; реквизитом «статус документа» признак размещения не является и в реестре НМД/ЛНА не ведётся. Признак размещения отражает видимость копии и обязательности материалу не придаёт: обязательность материала ветви А определяется значением реквизита «статус документа» (п. 6.3), которое выводится в карточке материала и в списках материалов наследованием из записи реестра (п. 2.3).

Односторонняя синхронизация. Изменение реквизита «статус документа» действиями в базе знаний не допускается ([Регламент управления НМД и ЛНА], п. 11.3). Администратор базы знаний приводит признак размещения в соответствие сведениям реестра в течение [1] рабочего дня с даты изменения записи. Норма настоящего абзаца применяется в исходной модели.

Целевая модель единого источника. Соотношение базы знаний и места утверждения материалов ветви А организация определяет самостоятельно: она вправе выбрать одну из двух моделей и фиксирует сделанный выбор. Перечень моделей закрытый.

Модель 1. Исходная (распределённая). Подлинник утверждается и хранится в [ECM/СЭД], база знаний содержит ознакомительную копию утверждённой редакции, синхронизация признака размещения односторонняя. Модель описана настоящим подразделом и применяется, пока организацией не зафиксирован переход к целевой модели.

Модель 2. Целевая (консолидированная). Материал ветви А утверждается непосредственно в базе знаний, и база знаний является единым источником актуальных редакций. Подлинником признаётся утверждённая редакция материала в базе знаний с зафиксированными реквизитами утверждения; ознакомительная копия в этой модели не образуется, признак размещения ведётся совместно со сведениями об утверждении.

Условия перехода к целевой модели. Переход возможен, когда система ведения базы знаний обеспечивает все перечисленные условия. Перечень закрытый, условий семь:

Условие 1. Фиксация реквизитов утверждения в карточке материала: утверждающее лицо, дата утверждения, дата введения в действие, основание утверждения.

Условие 2. Неизменяемость утверждённой редакции: опубликованная редакция не может быть изменена иначе как созданием новой редакции, правка утверждённой редакции задним числом невозможна.

Условие 3. Журнал действий, позволяющий на любую дату восстановить, какая редакция действовала и кем она утверждена.

Условие 4. Разграничение доступа на уровне отдельного материала и отдельного раздела схемы классификации (пп. 2.1, 4.5).

Условие 5. Подтверждение ознакомления работников способом, имеющим доказательственную силу (раздел 9).

Условие 6. Долговременное хранение и выгрузка утверждённой редакции в формате, пригодном для архивного хранения и предъявления третьим лицам (п. 12.1).

Условие 7. Ведение реестра НМД/ЛНА в той же системе либо двусторонняя синхронизация базы знаний с реестром.

Порядок фиксации модели. До подтверждения всех семи условий применяется исходная модель. Решение о переходе к целевой модели оформляется приказом [Наименование организации]; выполнение каждого условия проверяется и фиксируется актом, прилагаемым к приказу. Невыполнение хотя бы одного условия означает сохранение исходной модели по материалам ветви А. Требования настоящего Регламента к экспертизе, ознакомлению, актуализации, хранению и завершению жизненного цикла материала применяются в обеих моделях в полном объёме, а условия 1-7 от применяемого программного средства не зависят (п. 1.3).

Что признаётся подлинником материала со значением реквизита «локальный нормативный акт», если он утверждён вне базы знаний, и чем обеспечивается тождественность размещённой копии подлиннику?

Инструкция по заполнению:

Укажите официальный экземпляр и место его хранения и приведите таблицу соответствия всех семи значений реквизита «статус документа» значениям признака размещения с указанием доступа. Назовите 3-4 средства подтверждения тождественности копии подлиннику, срок снятия копии с публикации при несоответствии, периодичность сверки числом и ответственную роль должностью.

Пример:

Средства подтверждения тождественности копии подлиннику.

1. Неизменяемая ссылка карточки материала на карточку документа в реестре НМД/ЛНА с идентификатором и номером редакции.

2. Отметка «Ознакомительная копия. Официальный экземпляр хранится в [ECM/СЭД]», сохраняемая при просмотре, выгрузке и печати.

3. [Контрольная сумма файла утверждённой редакции], фиксируемая при публикации и сверяемая [ежеквартально] администратором базы знаний.

4. Дата и результат последней сверки в карточке материала.

При несоответствии копия снимается с публикации в течение [1] рабочего дня, обращение направляется в процессный офис для восстановления копии по подлиннику. Ссылка на несоответствующую копию как на основание требования к работнику не допускается.

Перечисленные средства применяются в исходной модели. В целевой модели тождественность подтверждается неизменяемостью утверждённой редакции и журналом действий (условия 2 и 3), сверка копии с подлинником не требуется. В целевой модели материал ветви А ведётся в базе знаний на всех стадиях: значения «Проект», «На согласовании» и «На утверждении» сопровождаются видимым указанием состояния (п. 2.3), обязательности не создают и основанием для действий работника не являются (п. 6.3).

Описание раздела: Раздел устанавливает права организации на материалы базы знаний и порядок доступа: трудовые обязанности, материалы внешних исполнителей и третьих лиц, коммерческая тайна, персональные данные, предоставление и отзыв прав. Основания: часть четвёртая ГК РФ, ТК РФ, законы № 149-ФЗ, № 98-ФЗ, № 152-ФЗ.

4.1. Права организации на материалы, созданные работниками

Описание подраздела: Подраздел закрепляет работу с материалами как трудовую обязанность и задаёт даты для сроков по ГК РФ, ст. 1295.

Как закрепляется, что создание, актуализация и рецензирование материалов базы знаний входят в трудовые обязанности работника, и какие последствия по статье 1295 Гражданского кодекса РФ наступают, если это не закреплено ни трудовым договором, ни должностной инструкцией, ни служебным заданием?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицей 3-5 ролей: действие с материалом и документ закрепления (трудовой договор по ТК РФ, ст. 57, должностная инструкция, служебное задание). Пунктами задайте последствие незакрепления, две даты и трёхлетний срок (ГК РФ, ст. 1295, п. 2).

Пример:

4.1.1. Работа с материалами признаётся трудовой обязанностью только при закреплении трудовым договором (ТК РФ, ст. 57), должностной инструкцией либо служебным заданием до начала работы.

4.1.2. Материал вне трудовых обязанностей служебным произведением не является, право у [Наименование организации] не возникает (ГК РФ, ст. 1295, п. 1); размещение возможно после отчуждения права (ГК РФ, ст. 1234) либо лицензии (ГК РФ, ст. 1286).

4.1.3. Дата предоставления материала работодателю: передача на экспертизу. Дата начала использования: публикация как доведение до всеобщего сведения (ГК РФ, ст. 1270, п. 2). Обе фиксируются в карточке.

4.1.4. Если в течение трёх лет со дня предоставления материала работодателю [Наименование организации] не начнёт использование, не передаст право другому лицу и не сообщит работнику о сохранении материала в тайне, право возвращается работнику (ГК РФ, ст. 1295, п. 2). Администратор базы знаний ежеквартально выявляет материалы старше [30] месяцев без публикации; владелец публикует, сообщает работнику о тайне либо изымает материал.

4.1.5. Право на вознаграждение за служебное произведение неотчуждаемо и по наследству не переходит (ГК РФ, ст. 1295, п. 2), размер по [Положению об оплате труда]. Право авторства неотчуждаемо (ГК РФ, ст. 1228, п. 2): автор указан в карточке и после увольнения.

4.2. Материалы внешних исполнителей и произведения третьих лиц

Описание подраздела: Подраздел задаёт условия договоров с внешними исполнителями о правах и запрет на размещение материалов с неурегулированными правами.

Как урегулируются права на материалы, созданные внешними исполнителями или содержащие фрагменты произведений третьих лиц, и что запрещено размещать в базе знаний до урегулирования прав?

Инструкция по заполнению:

Разведите таблицей режимы ГК РФ, ст. 1296 и ст. 1297 с правообладателем по умолчанию и условием договора. Перечислите 4-6 полей карточки материала внешнего происхождения и 4-6 видов объектов, запрещённых к размещению.

Пример:

4.2.1. Договор, результатом которого являются материалы базы знаний, содержит условие о принадлежности исключительного права; без него [Юридическая служба] отказывает в согласовании.

4.2.2. Материалы с неурегулированными правами не размещаются: работы исполнителя, принятые без условия о правах; фрагменты книг, стандартов и курсов сверх объёма цитирования; изображения и видео без указания правообладателя; материалы с неустановленным правообладателем или по лицензии, запрещающей внутреннее распространение.

4.2.3. Карточка материала внешнего происхождения содержит правообладателя, основание использования (договор, лицензия либо ГК РФ, ст. 1274, п. 1 при цитировании), объём и дату окончания права, отметку [Юридической службы] о проверке.

4.2.4. Цитирование допускается в объёме, оправданном целью, с указанием автора и источника (ГК РФ, ст. 1274, п. 1). Условия открытых лицензий соблюдаются полностью, включая производные материалы (ГК РФ, ст. 1286.1).

4.2.5. За [30] дней до истечения права использования администратор базы знаний уведомляет владельца; при непродлении материал снимается с публикации (раздел 11).

4.3. Сведения, составляющие коммерческую тайну, и режим их охраны

Описание подраздела: Подраздел определяет условия размещения сведений, составляющих коммерческую тайну, и ответственных за каждую из пяти мер ст. 10 Федерального закона № 98-ФЗ.

Какие из мер статьи 10 Федерального закона № 98-ФЗ выполняются при размещении в базе знаний сведений, составляющих коммерческую тайну (перечень сведений, ограничение доступа и порядок обращения, учёт лиц, получивших доступ, регулирование отношений договорами, нанесение грифа с указанием обладателя), и почему техническое ограничение прав доступа само по себе режима не устанавливает?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицей все пять мер (98-ФЗ, ст. 10, ч. 1) со способом исполнения и ответственным; строк ровно пять, перечень закрытый. Пунктами зафиксируйте условие установления режима, гриф, учёт доступа, расписку (98-ФЗ, ст. 11) и секрет производства (ГК РФ, ст. 1465, 1467, 1470).

Пример:

4.3.1. Режим установлен только после принятия всех мер части 1 ст. 10 Федерального закона № 98-ФЗ (98-ФЗ, ст. 10, ч. 2); настройка прав доступа исполняет только меру 2. При неисполнении любой меры материал ведётся в [защищённом контуре], в базе знаний остаётся карточка без содержания.

4.3.2. Гриф реализуется реквизитом «Коммерческая тайна» с полным наименованием и местом нахождения обладателя (98-ФЗ, ст. 10, ч. 1, п. 5) и выводится в карточке, на экране, в колонтитуле выгрузки и на печати.

4.3.3. Учёт лиц, получивших доступ, ведётся автоматически: фамилия, имя, отчество и должность работника либо реквизиты исполнителя, идентификатор и редакция материала, дата, время, вид действия. Записи неизменяемы (раздел 12).

4.3.4. Доступ к материалу с грифом предоставляется после ознакомления работника под расписку с перечнем сведений и режимом (98-ФЗ, ст. 11, ч. 1); расписка проверяется до выдачи доступа.

4.3.5. Сведения, которые в силу ст. 5 Федерального закона № 98-ФЗ не могут составлять коммерческую тайну, грифом не маркируются.

4.3.6. Сведения о способах профессиональной деятельности охраняются как секрет производства только при разумных мерах конфиденциальности, включая режим коммерческой тайны (ГК РФ, ст. 1465, п. 1). Право на секрет производства, созданный работником по трудовым обязанностям, принадлежит работодателю (ГК РФ, ст. 1470, п. 1) и прекращается у всех правообладателей с утратой конфиденциальности (ГК РФ, ст. 1467): выгрузка без контроля прекращает его безвозвратно.

4.3.7. Пометки «Для внутреннего пользования» правового режима не создают; основание ограничения определяется по Указу Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 и ст. 9 Федерального закона № 149-ФЗ.

4.4. Персональные данные, вложения и ограничения на выгрузку

Описание подраздела: Подраздел ограничивает персональные данные и иные сведения ограниченного доступа, задаёт требование к средству размещения и правила выгрузки и печати.

Какие ограничения установлены на размещение в базе знаний персональных данных и иных сведений ограниченного доступа, на состав вложений, а также на выгрузку, копирование и печать таких материалов?

Инструкция по заполнению:

Задайте состав персональных данных по категориям доступа и обезличивание скриншотов, форм и примеров записей (152-ФЗ, ст. 5). Включите норму: материалы ограниченного доступа размещаются только в средстве, проверяющем права при каждом обращении, включая вложенные файлы, и укажите, кто это подтверждает. Запретите выгрузку и печать материалов с грифом.

Пример:

4.4.1. Материал не содержит персональных данных, избыточных для его цели (152-ФЗ, ст. 5, ч. 5). В общедоступных материалах допускаются должность, подразделение и служебные контакты; фамилия, имя, отчество указываются, только если без них исполнение процесса невозможно. Скриншоты, формы и примеры записей обезличиваются; правовая экспертиза проверяет основание обработки (152-ФЗ, ст. 6) и согласие субъекта, где требуется (152-ФЗ, ст. 9).

4.4.2. Материалы категорий «для ограниченного круга» и «с грифом» размещаются только в средствах, проверяющих права при каждом обращении, включая обращения к вложенным файлам, изображениям, предпросмотрам и печатным формам.

4.4.3. Если средство раздаёт вложенные файлы по прямой ссылке без проверки прав, то есть знание ссылки даёт доступ, режим ограниченного доступа не обеспечен: размещение таких материалов и вложений не допускается независимо от настроек прав на материал. Свойство проверять права при обращении к вложениям подтверждает [Подразделение информационной безопасности] до ввода в эксплуатацию и после каждого обновления версии.

4.4.4. Не размещаются сведения ограниченного доступа вне предмета материала: реквизиты доступа к системам, параметры средств защиты, схемы систем, персональные данные клиентов и контрагентов.

4.4.5. Выгрузка, копирование и печать материалов с грифом по умолчанию не допускаются; по служебной необходимости выгрузка выполняется с разрешения владельца, с маркировкой копии (обладатель и его место нахождения, фамилия и инициалы получателя, дата и время) и записью в учёт доступа (п. 4.3.3).

4.4.6. Обращения к материалам ограниченного доступа регистрируются для обнаружения несанкционированного доступа (149-ФЗ, ст. 16, ч. 1). Для информационной системы персональных данных применяются также постановление Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119 и приказ ФСТЭК России от 18.02.2013 № 21.

4.5. Матрица прав доступа, порядок предоставления, пересмотра и отзыва прав

Описание подраздела: Подраздел определяет матрицу прав по ролям, уровень ограничения доступа, порядок предоставления, пересмотра и отзыва прав.

Как строится матрица прав доступа к базе знаний, каков порядок предоставления, изменения и периодического пересмотра прав и на каком уровне (база знаний, рубрика, отдельный материал) ограничивается доступ?

Инструкция по заполнению:

Постройте матрицу внутри трёх категорий доступа [Положения об управлении НМД/ЛНА] (№13), п. 9.4: 4-6 ролей на чтение, создание и редактирование, публикацию, изменение прав. Матрица оформляется приложением (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, п. 9.2). Укажите три объекта ограничения с правилом минимально необходимого уровня (ГОСТ Р ИСО/МЭК 27002-2021, п. 9.4.1) и сроки предоставления и отзыва прав.

Пример:

4.5.1. [Наименование организации] является обладателем информации базы знаний и определяет порядок и условия доступа к ней (149-ФЗ, ст. 6, ч. 3).

4.5.2. Применяются три категории доступа [Положения об управлении НМД/ЛНА] (№13), п. 9.4: общедоступные, для ограниченного круга, с грифом; иные не вводятся. По умолчанию материал общедоступен; ограничение вводится по основанию федерального закона (149-ФЗ, ст. 9, ч. 1).

4.5.3. Ограничение задаётся на минимально необходимом уровне: база знаний целиком, рубрика, отдельный материал; материал ограничивается, когда его категория выше категории рубрики.

4.5.4. Доступ предоставляется по заявке руководителя подразделения в порядке [Регламента управления доступом]: согласует владелец рубрики (роль по п. 5.1), исполняет администратор базы знаний за [1] рабочий день. Для материалов с грифом проверяется расписка (п. 4.3.4).

4.5.5. При переводе работника права приводятся в соответствие новым обязанностям за [1] рабочий день; несоответствующие права прекращаются.

4.5.6. Пересмотр прав не реже [1 раза в год]: владелец рубрики (роль по п. 5.1) подтверждает перечни лиц с доступом и действующих исполнителей (ГОСТ Р ИСО/МЭК 27002-2021, п. 9.2.5). Неподтверждённые права прекращаются за [3] рабочих дня.

4.5.7. При увольнении [Дирекция по персоналу] уведомляет администратора базы знаний; доступ прекращается не позднее последнего дня работы, материалы и черновики передаются в порядке раздела 5. При прекращении договора уведомляет ответственный за договор; доступ прекращается не позднее следующего рабочего дня, учётные записи блокируются по истечении срока договора.

4.5.8. Факт отзыва фиксируется; для лиц, имевших доступ к материалам с грифом, запись сохраняется в учёте лиц, получивших доступ (98-ФЗ, ст. 10, ч. 1, п. 3). Сохранение доступа после прекращения трудового договора или договора с исполнителем расценивается как непринятие мер по защите информации (149-ФЗ, ст. 6, ч. 4) с риском прекращения права на секрет производства (ГК РФ, ст. 1467).

Описание раздела: Раздел определяет роли работы с цифровой базой знаний, распределяет между ними операции с материалом и устанавливает порядок назначения владельца материала и передачи владения при выбытии работника. Роли системы управления нормативно-методической документацией и локальными нормативными актами (далее по тексту НМД/ЛНА) по [Положению об управлении НМД/ЛНА] (№13) и [Регламенту управления НМД/ЛНА] (№14), а также роль владельца процесса по [Регламенту паспортизации бизнес-процессов] (№9) применяются в исходном значении и не переопределяются. Разногласия рассматриваются в порядке обращений и коллизий норм, установленном №13 и №14: второго канала обращений и собственной лестницы эскалации Регламент не создаёт.

5.1. Состав ролей и распределение операций с материалом

Описание подраздела: Подраздел перечисляет роли работы с базой знаний, отделяя роли, применяемые по ссылке на смежные документы, от ролей настоящего Регламента, и распределяет между ними операции с материалом.

Какие роли участвуют в работе с базой знаний, какие из них применяются по ссылке без переопределения и какие действия выполняет каждая роль на этапах жизненного цикла материала?

Инструкция по заполнению:

Опишите 8–12 ролей таблицей «роль: источник определения: действия с материалом», отделив роли по ссылке от ролей настоящего Регламента. Отдельной матрицей на 5–7 операций с материалом распределите ответственность в обозначениях A, R, C, I; матрицу ответственности за процедуры управления НМД/ЛНА не воспроизводите, она установлена №14. Завершите подраздел ограничениями на совмещение ролей.

Пример:

Ограничения на совмещение ролей:

1. Ответственность закреплена за роли, а не за должности (№13, Приложение Б, примечание 3); совмещение допускается с учётом правил 2–4.

2. Разработчик материала не может быть его единственным экспертом.

3. Владелец документа не может быть нормоконтролёром своего документа (№13, п. 6.3).

4. Разработчик материала вправе опубликовать свой материал самостоятельно, но не вправе перевести его в действующее состояние: это действие выполняет роль, отличная от разработчика (п. 6.3). При совпадении технического права размещения с правом смены состояния применяется компенсирующая мера: последующий контроль журнала смены состояний по отметкам о решении владельца материала.

5. Наименования «методолог» и «администратор» без уточнения относятся к ролям [Процессного офиса] (№14, п. 3.1). Аналитическая роль именуется «процессный аналитик».

5.2. Назначение владельца материала и передача владения

Описание подраздела: Подраздел устанавливает порядок назначения владельца материала, его обязанности и порядок передачи владения при увольнении, переводе и длительном отсутствии работника, включая судьбу неопубликованных черновиков.

Каков порядок назначения владельца материала и передачи владения при увольнении, переводе или длительном отсутствии работника, в какой срок он выполняется и что происходит с неопубликованными черновиками выбывшего работника?

Инструкция по заполнению:

Опишите порядок назначения владельца материала (кто назначает, чем оформляется, на каком этапе) и приведите таблицей на 4–5 строк события выбытия работника с последствием для владения, инициатором и основанием. Срок назначения нового владельца примените ссылкой на №13, п. 6.3, второго срока не устанавливайте; оформление передачи примените ссылкой на №14, п. 3.2. Отдельным перечнем из 4–6 правил закрепите обращение с неопубликованными черновиками.

Пример:

1. Владелец материала назначается до перевода материала в действующее состояние и указывается обязательным реквизитом карточки материала; без него материал в действующее состояние не переводится (п. 6.3).

2. Владельца назначает руководитель подразделения, к зоне ответственности которого относится содержание материала; назначение действует до его отмены.

3. Для материала ветви А владельцем материала является владелец документа по №13, п. 6.3; отдельное назначение не производится, второй владелец у объекта не возникает.

4. Владелец материала отвечает за актуальность и достоверность: за соответствие содержания действующей редакции связанного документа и действующей модели процесса, за инициирование пересмотра и разъяснение содержания.

5. Владелец материала и владелец процесса являются разными ролями: владелец процесса не становится владельцем материалов о своём процессе автоматически, а владение материалом не даёт прав в отношении паспорта процесса (№9). Совпадение ролей в одном лице допускается и оформляется отдельным назначением по каждой роли.

Неопубликованные черновики выбывшего работника:

1. Черновики перечисляются приложением к акту приёма-передачи (№14, п. 3.2) и передаются руководителю подразделения выбывшего работника; автоматическое удаление при блокировании учётной записи не допускается.

2. По каждому черновику руководитель в срок, установленный для назначения нового владельца, принимает одно из четырёх решений: продолжить работу с назначением разработчика материала, присоединить содержание к существующему материалу, сохранить без публикации как рабочий материал, признать утратившим ценность и удалить.

3. Решение фиксируется в карточке материала; черновик без принятого решения хранится без публикации и в выдачу базы знаний не включается.

4. Черновик со сведениями ограниченного доступа обрабатывается по правилам соответствующей категории доступа (№13, п. 9.4) по согласованию со [Службой ИБ].

5. Наличие черновика обязательных правил поведения не создаёт; перевод материала в действующее состояние возможен только после экспертизы в общем порядке (п. 6.3).

5.3. Эскалация разногласий о содержании и нормативном статусе материала

Описание подраздела: Подраздел определяет предметы разногласий, специфичные для базы знаний, и лицо, принимающее окончательное решение по каждому предмету, в рамках порядка обращений и разрешения коллизий норм по №13 и №14.

Как эскалируются разногласия между разработчиком материала, экспертом и владельцем процесса о содержании или нормативном статусе материала, в какой срок и кто принимает окончательное решение?

Инструкция по заполнению:

Дайте ссылку на единую точку приёма обращений (№13, п. 10.4), на виды обращений и сроки рассмотрения (№14, п. 13.1), на результаты рассмотрения (№14, п. 13.2) и на приоритеты при коллизии норм (№13, п. 10.3); собственных каналов, сроков и ступеней не вводите. Таблицей на 5–6 строк закрепите специфику базы знаний: предмет разногласия, стороны, лицо, принимающее окончательное решение, основание; отдельной строкой предусмотрите коллизию двух действующих материалов базы знаний между собой. Отдельно опишите 5–6 правилами поведение материала на период рассмотрения.

Пример:

Порядок рассмотрения и поведение материала:

1. Разногласие оформляется обращением в единую точку приёма [Процессного офиса] (№13, п. 10.4) и рассматривается в сроки и с результатами по №14, п. 13.1 и п. 13.2; отдельного канала и отдельных сроков для базы знаний не вводится.

2. Коллизия между требованием материала и нормой НМД/ЛНА разрешается по последовательности приоритетов №13, п. 10.3; до её разрешения работник руководствуется действующей редакцией НМД/ЛНА.

2.1. Коллизия двух материалов базы знаний между собой разрешается той же последовательностью приоритетов №13, п. 10.3, своей последовательности Регламент не вводит. В пределах одного ранга применяется материал с более высоким нормативным статусом по п. 3.1 (материал ветви А имеет приоритет над материалом ветви Б), при равном нормативном статусе применяется материал с более поздней датой вступления действующей редакции в действие. Если оба материала относятся к ветви Б и предмет один, до устранения расхождения работник руководствуется действующим локальным нормативным актом и действующей моделью процесса, а при их отсутствии обращается к владельцу процесса. Расхождение фиксируется обращением в единую точку приёма (№13, п. 10.4), оба материала переводятся в состояние работы «требует обновления» (п. 3.2) в срок [1] рабочий день, устранение выполняется внеплановым пересмотром по п. 10.2.

1. Спорный материал до принятия решения в действующее состояние не переводится либо переводится без спорного фрагмента; в действующем материале фрагмент помечается отметкой о рассмотрении разногласия.

2. Разногласие по материалу ветви А в порядке настоящего Регламента не рассматривается и передаётся в [Процессный офис] по №14, раздел 13, не позднее следующего рабочего дня.

3. Решение фиксируется в карточке материала со ссылкой на регистрационный номер обращения.

Описание раздела: Раздел устанавливает порядок работ от заявки до придания материалу обязательности: проверку дублирования, подготовку текста, публикацию материала как его размещение, экспертизу и перевод материала в действующее состояние. Публикация и обязательность разграничены: размещение материала выполняет его разработчик и обязательности не создаёт, обязательность возникает только с переводом материала в действующее состояние (п. 6.3). Порядок применяется к материалам ветви Б (п. 3.1); для материалов ветви А процедура установлена [Регламентом управления НМД/ЛНА] (№14), разделы 5, 7, 8, 9 и 10, и здесь не переопределяется.

6.1. Инициирование, проверка дублирования и маршрут подготовки

Описание подраздела: Подраздел определяет круг инициаторов, форму заявки и порядок проверки дублирования и приводит маршрут работ с исполнителем, сроком, выходом и записью по каждому шагу, разделяя шаг публикации материала и шаг перевода его в действующее состояние.

Отличие пути ветви Б. Путь ветви А установлен №14; в исходной модели в базе знаний выполняется только размещение ознакомительной копии и ведение признака размещения, в целевой модели материал ветви А утверждается в самой базе знаний (п. 3.4). Путь ветви Б отличается в четырёх позициях: утверждение и регистрация в реестре НМД/ЛНА не производятся, ознакомление под роспись не требуется, вместо нормоконтроля и согласования проводится экспертиза по п. 6.2, решение о переводе материала в действующее состояние принимает владелец материала.

Форма заявки. Отдельная форма не вводится: её функцию выполняет карточка материала (п. 2.3), в которой инициатор заполняет реквизиты «наименование материала», «тип материала», «нормативный статус материала», «рубрика классификатора», «связь с процессом».

Требования к оформлению. Текст готовится по шаблону типа материала (п. 2.2), задающему обязательные элементы структуры, предельный объём и язык изложения. Дополнительно обязательны три требования:

Оговорка о справочном характере (п. 3.2) размещается в начале текста и в карточке материала. Аббревиатура расшифровывается при первом употреблении. Требование локального нормативного акта приводится ссылкой на вид, наименование и пункт документа, а не воспроизведением нормы.

Маршрут подготовки, публикации и перевода материала ветви Б в действующее состояние:

Совмещение шагов 4 и 9 в одном лице не допускается (п. 6.3): перевод материала в действующее состояние выполняет роль, отличная от разработчика материала. Публикация материала на шаге 5 его разработчиком допускается и обязательности материалу не придаёт; отдельная роль для размещения не назначается и при её недоступности публикация не откладывается. Сроки исчисляются с даты поступления материала исполнителю шага.

Кто вправе инициировать создание материала, по какой форме подаётся заявка, как проверяется отсутствие дублирующего материала и кто принимает решение о создании?

Инструкция по заполнению:

Укажите круг инициаторов (работник, владелец процесса, [Процессный офис], инициирование по анализу обращений) и подтвердите, что заявка подаётся созданием карточки материала. Приведите таблицу на 4–5 строк со столбцами: результат проверки дублирования, решение, кто принимает, отметка в карточке. Срок решения укажите числом рабочих дней и назовите должность, разрешающую разногласие инициатора и редактора базы знаний.

Пример:

6.2. Экспертиза материала перед переводом в действующее состояние

Описание подраздела: Подраздел устанавливает виды экспертизы материала ветви Б, их исполнителей, сроки и порядок фиксации замечаний и разграничивает экспертизу с проверками, установленными для нормативных документов. Экспертиза проводится по опубликованному материалу, находящемуся в недействующем состоянии, и предшествует переводу материала в действующее состояние (п. 6.3), а не его размещению.

Оговорка о разграничении (обязательна). Экспертиза проводится только по материалам ветви Б. Нормоконтролем ([Положение об управлении НМД/ЛНА] (№13), п. 6.2; №14, раздел 7) и согласованием (№14, раздел 8) она не является, их не заменяет и на ветвь А не распространяется. Второй процедуры проверки локальных нормативных актов Регламент не создаёт, согласующих лиц в маршрут по №14 не добавляет и сроков его не изменяет. При выявлении в тексте обязательных правил поведения работников экспертиза прекращается, материал направляется на перевод в ветвь А (п. 3.1).

Фиксация замечаний. Замечания всех видов экспертизы вносятся в единый лист замечаний карточки материала; каждое содержит пункт, суть, категорию (блокирующее либо не блокирующее) и срок устранения. По итогам принимается одно из трёх решений:

Решение «допустить к переводу в действующее состояние»: блокирующих замечаний нет, материал передаётся владельцу материала.

Решение «доработать»: устанавливается срок повторного представления, повторная проверка ведётся по замечаниям, вызвавшим доработку.

Решение «отклонить»: приводится обоснование, материал остаётся черновиком.

Непредставление заключения в срок согласием не считается: материал в действующее состояние не переводится и остаётся видимым с указанием состояния «на экспертизе», вопрос выносится в порядке п. 5.3. Разработчик единственным экспертом по своему материалу быть не может (п. 5.1).

Какие виды экспертизы проходит материал перед переводом в действующее состояние, кто их выполняет, в какой срок в рабочих днях и как фиксируются замечания и решение о доработке?

Инструкция по заполнению:

Заполните таблицу на 4–5 строк со столбцами: вид экспертизы, исполнитель, предмет проверки, обязательность (обязательная либо условная с условием), срок в рабочих днях. Разграничьте содержательную экспертизу и редакционную проверку так, чтобы предметы не пересекались. Ниже таблицы приведите форму записи листа замечаний и правило подсчёта срока при повторном представлении.

Пример:

Необходимость условных видов экспертизы определяет редактор базы знаний на шаге 2 маршрута п. 6.1; отметка о составе видов экспертизы вносится в карточку материала. При сомнении вопрос выносится [Службе ИБ] либо [Юридической службе], которые дают ответ в пределах срока своей экспертизы. Второй процедуры это не создаёт: срок шага 2 установлен п. 6.1 и не увеличивается.

Лист замечаний (форма записи).

Пункт материала: 3.2. Категория: блокирующее. Суть: срок исполнения приведён в формулировке долженствования (п. 3.2). Срок устранения: [3] раб. дня. Отметка: устранено, версия 0.4, [дата].

При повторном представлении срок экспертизы составляет не более половины первоначального, если предмет проверки не изменился.

6.3. Перевод материала в действующее состояние и конфликт параллельных правок

Описание подраздела: Подраздел разграничивает публикацию материала как техническое размещение и перевод материала в действующее состояние как единственное основание обязательности его применения, определяет исполнителя каждого из двух действий и закрепляет меры против применения материала, не переведённого в действующее состояние, и против утраты чужих изменений.

Публикация и обязательность разграничены. Публикация есть размещение материала в базе знаний, при котором материал становится видимым другим работникам; юридической силы и обязательности применения публикация не придаёт. Обязательность применения материала определяется его нормативным статусом (п. 3.1) и состоянием жизненного цикла: для ветви А значением реквизита «статус документа» по реестру НМД/ЛНА (п. 3.4), для ветви Б значением реквизита «состояние работы» (п. 3.2). Опубликованный материал в состоянии «проект», «на согласовании», «в работе» либо «на экспертизе» виден работникам, но основанием для их действий не является.

Публикацию выполняет разработчик материала. Отдельная роль для размещения не требуется: разработчик материала вправе опубликовать подготовленный им материал самостоятельно, независимо от того, разделены ли технически право редактирования и право размещения. Правило, по которому публикацию выполняет роль, отличная от разработчика, не применяется; при недоступности редактора либо администратора базы знаний публикация не откладывается.

Видимое указание состояния (обязательно). Опубликованный материал несёт видимое указание состояния: значение выводится в карточке материала и в списках материалов рядом с наименованием (п. 2.3) и сохраняется при выгрузке и печати. Работник обязан руководствоваться только материалом в действующем состоянии: для ветви А это значение «Действует» реквизита «статус документа» по реестру НМД/ЛНА, для ветви Б значение «опубликован» реквизита «состояние работы» (значение «требует обновления» действие материала сохраняет с предупреждающей отметкой). Ссылка на материал в недействующем состоянии как на основание требования к работнику не допускается.

Порядок работы с материалом ветви Б. Разработчик готовит текст, публикует материал в недействующем состоянии, затем направляет его на экспертизу (п. 6.2) и на решение владельца материала. Пока процедуры не завершены, материал остаётся видимым и необязательным. Обязательность возникает в момент перевода материала в действующее состояние; для ветви А она возникает по завершении процедур нормоконтроля, согласования, утверждения и регистрации по [Регламенту управления НМД и ЛНА] (разделы 7-10), которые настоящим Регламентом не переопределяются.

Контроль смены состояния. Контроль смещён с права публикации на смену состояния материала: перевести материал в действующее состояние разработчик материала самостоятельно не вправе. Решение о переводе принимает владелец материала по результатам экспертизы; перевод выполняет роль, отличная от разработчика материала: редактор базы знаний либо владелец материала (п. 3.2). Для ветви А состояние изменяется только записью реестра НМД/ЛНА по процедурам [Регламента управления НМД и ЛНА] (№14), признак размещения в базе знаний ведётся производно (п. 3.4). Решение оформляется отметкой в карточке материала с указанием версии, даты, лица и ссылок на заключения экспертизы; отметка относится к конкретной версии и при внесении изменений в текст утрачивает силу. Материал без отметки в действующее состояние не переводится.

Компенсирующие меры при совпадении технических прав. Организация обеспечивает ведение журнала смены состояний материала (лицо, дата, версия, прежнее и новое состояние, ссылка на отметку о решении), последующий контроль соответствия записей журнала таким отметкам и возврат в недействующее состояние в течение [1] рабочего дня материала, переведённого без отметки. Журнал публикаций (лицо, дата, версия) ведётся отдельно и предметом этого контроля не является.

Конфликт параллельных правок. Если перевод в действующее состояние замещает действующую версию целиком, применяются пять правил:

Правило 1. Работа ведётся от последней действующей версии; ранее выгруженная копия основанием для замещения не является.

Правило 2. Перед переводом подготовленная версия сравнивается с версией, действующей на момент перевода.

Правило 3. Изменения, внесённые другими лицами, переносятся в переводимую версию либо отклоняются с обоснованием в карточке.

Правило 4. Если действующая версия изменилась после решения владельца материала, решение подтверждается им заново.

Правило 5. Результат сравнения фиксируется в карточке: сравнённые версии, перенесённые изменения, лицо и дата.

Одновременная подготовка двух проектов изменений одного материала не допускается. Обязанность сравнения от инструмента не зависит: при отсутствии функции сравнения сопоставляются выгрузки версий.

Что даёт материалу обязательность применения и как разграничены публикация материала и перевод материала в действующее состояние?

Инструкция по заполнению:

Назовите по каждой ветви реквизит и его значение, которыми определяется обязательность материала, и приведите текст отметки о переводе материала в действующее состояние с перечнем её обязательных элементов. Приведите таблицу на 4–5 строк со столбцами: риск, организационная мера, кто выполняет, периодичность. Меры формулируйте инструментально нейтрально, описывая результат, а не действия в системе: разделение права размещения и права смены состояния может отсутствовать.

Пример:

Отметка о переводе материала в действующее состояние (форма записи).

«Материал переведён в действующее состояние. Материал: [идентификатор и наименование]. Версия: 1.0. Основание: заключения экспертизы от [дата], блокирующих замечаний нет. Решение принял: [должность, ФИО], [дата]. Перевод выполнил: [должность, ФИО], [дата]. Отметка относится к указанной версии.»

Перевод без отметки либо перевод иной версии признаётся нарушением: материал возвращается в недействующее состояние в течение [1] рабочего дня, факт учитывается при контроле по разделу 13.

Описание раздела: Раздел устанавливает правила обращения с материалами, порождёнными автоматически из моделей процессов и иных источников, и правила формирования корпуса, на котором работает ИИ-ассистент. Закрепляются производный характер такого материала, обязательная вычитка человеком, порядок повторной генерации и требования к ответу ассистента. Правовой режим материалов, категории доступа и порядок изъятия применяются по разделам 3, 4 и 11 и повторно не устанавливаются.

Условие применения (обязательная оговорка). Нормы раздела применяются, если [Наименование организации] применяет средства автоматического порождения материалов либо ИИ-ассистента. Наличия таких средств Регламент не требует: при их отсутствии раздел сохраняется с отметкой «не применяется» и вводится в действие с даты ввода средства в эксплуатацию.

7.1. Материалы, допускаемые к автоматическому порождению

Описание подраздела: Подраздел разделяет материалы, которые допускается порождать автоматически, и материалы, создаваемые только человеком, и закрепляет производный характер порождённого материала.

Ветвь и исходное состояние. Порождение допускается только для материалов ветви Б (п. 3.1). Порождённый материал получает значение реквизита «нормативный статус материала» «черновик» и состояние работы «в работе», пользователям он недоступен до вычитки и публикации. Материал ветви А автоматически не порождается и не перегенерируется.

Правило производности. Машинно сгенерированный материал производен от источника. При расхождении применяется источник, а материал подлежит перегенерации по п. 7.3. Последовательность приоритетов применяется по [Положению об управлении НМД и ЛНА], п. 10.3: локальный нормативный акт, затем паспорт процесса и запись реестра НМД/ЛНА, затем модель процесса, затем материал базы знаний.

Какие материалы допускается порождать автоматически из моделей процессов и иных источников, а какие создаются только человеком?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу на 5–7 строк: тип порождаемого материала, источник, переносимое содержание, режим ручных правок. Перечень типов закрытый, выносится в приложение; типы применяйте по п. 2.2, сведения паспорта процесса переносите вставкой с пометкой «справочно». Нумерованным перечнем из 4–6 позиций закрепите материалы, создаваемые только человеком, с причиной запрета.

Пример:

Создаются только человеком:

1. Материалы ветви А: разработка и утверждение по [Регламенту управления НМД и ЛНА].

2. Методические материалы о применении локальных нормативных актов: требуют толкования нормы.

3. Материалы по охране труда и информационной безопасности: цена ошибки в содержании.

4. Материалы со сведениями ограниченного доступа и персональными данными до решения [Службы ИБ] (раздел 4).

5. Разъяснения по спорным случаям и результаты рассмотрения обращений (п. 5.3).

7.2. Вычитка, признак происхождения и ответственность за содержание

Описание подраздела: Подраздел устанавливает обязательную вычитку машинно сгенерированного материала человеком до публикации, реквизиты карточки, фиксирующие происхождение текста, и ответственность за содержание после вычитки.

Запрет размещения и перевода в действующее состояние без вычитки. Машинно сгенерированный материал без вычитки человеком не публикуется и в действующее состояние не переводится; это изъятие из общего правила о свободном размещении материала разработчиком (п. 6.3) обосновано производным характером порождённого текста. Вычитку выполняет владелец материала либо по его поручению эксперт предметной области; средство генерации, администратор базы знаний и автоматические проверки её не заменяют. Без отметки о вычитке материал не публикуется и обязательности не приобретает.

Кто и по какому перечню проверок вычитывает машинно сгенерированный материал перед публикацией и каким реквизитом карточки фиксируется его происхождение?

Инструкция по заполнению:

Приведите перечень проверок на 6–8 позиций, формулируя каждую проверяемым фактом, и вынесите его в приложение как лист вычитки. Таблицей на 4–6 строк задайте реквизиты карточки, фиксирующие происхождение и вычитку, с моментом заполнения. Установите предельный срок вычитки и последствие его истечения.

Пример:

Проверки вычитки:

1. Соответствие содержания источнику и его версии, указанной в карточке материала.

2. Отсутствие сведений, которых в источнике нет: додуманных ролей, сроков, показателей.

3. Отсутствие конструкций долженствования и наличие оговорки о справочном характере (п. 3.2).

4. Ссылки на локальные нормативные акты: запись в реестре НМД/ЛНА и действующая редакция.

5. Отсутствие сведений ограниченного доступа и персональных данных (раздел 4), фрагментов произведений третьих лиц (п. 4.2).

Предельный срок вычитки составляет [10] рабочих дней с даты порождения, невычитанный материал к публикации и переводу в действующее состояние не допускается. Отметка о машинном происхождении отображается пользователю в тексте опубликованного материала и сохраняется при выгрузке.

Как соотносятся машинно сгенерированный текст и права [Наименование организации] на материал и кто отвечает за его содержание после вычитки?

Инструкция по заполнению:

Дайте практическую норму 4–5 пунктами: квалификация машинно порождённого текста, обязанность фиксировать происхождение, что признаётся охраняемым результатом, ответственность владельца материала. Теорию авторского права не излагайте, спорный случай передавайте в [Юридическую службу].

Пример:

7.2.1. Авторские права возникают на результат творческого труда гражданина (Гражданский кодекс Российской Федерации, ст. 1228, п. 1, ст. 1257). Текст, порождённый средством автоматической генерации без творческого вклада работника, самостоятельным объектом авторского права не признаётся, и исключительное право на него как на служебное произведение (ГК РФ, ст. 1295) не заявляется.

7.2.2. Охраняемым признаётся творческий вклад работника: переработка порождённого текста, его дополнение, подбор и расположение материалов (ГК РФ, ст. 1260). Объём вклада подтверждается историей изменений и отметкой о вычитке.

7.2.3. Фиксация происхождения обязательна: реквизиты «признак машинной генерации» и «источник порождения» заполняются автоматически и работниками не изменяются, удаление отметки после публикации не допускается.

7.2.4. Ответственность за содержание опубликованного материала несёт владелец материала независимо от происхождения текста; с даты перевода в действующее состояние материал применяется наравне с материалом, созданным работником. Машинное происхождение от ответственности за недостоверные сведения не освобождает.

7.3. Повторная генерация, ручные правки и материалы, потерявшие источник

Описание подраздела: Подраздел устанавливает два режима обращения с ручными правками, порядок повторной генерации с сохранением опубликованной редакции и порядок работы с материалами, источник которых удалён, переименован либо выведен из процессной архитектуры.

Два режима ручных правок. Режим выбирается для каждого типа порождаемого материала и фиксируется приложением:

Режим «правки запрещены»: изменение вносится только в источник, после чего материал перегенерируется.

Режим «ручное ведение»: правка допускается, но с даты первой правки материал исключается из автоматической перегенерации и ведётся как обычный материал. Смешанный порядок, при котором правки допускаются и материал продолжает перегенерироваться, не применяется: он влечёт утрату правок без ведома владельца материала.

Что происходит при повторной автоматической генерации материала, в который внесены ручные правки, и с материалом, потерявшим источник (процесс удалён, переименован или выведен из процессной архитектуры)?

Инструкция по заполнению:

Опишите порядок повторной генерации 4–6 правилами: сохранение предыдущей редакции, поведение при обнаружении не перенесённых правок, состояние результата, повторная вычитка. Таблицей на 4–5 строк задайте события утраты источника, отметку в карточке, решение владельца и срок. Автоматическое удаление материала запретите прямо.

Пример:

1. Повторная генерация второго экземпляра не создаёт: результат замещает содержание материала по его идентификатору, предыдущая редакция сохраняется в истории изменений (раздел 12).

2. При обнаружении правок, не перенесённых в источник, генерация приостанавливается; владелец материала в срок [3] рабочих дня принимает одно из трёх решений: перенести правки в источник и повторить генерацию, перевести материал в ручное ведение, отказаться от правок.

3. Результат повторной генерации опубликованную редакцию не замещает: он получает состояние работы «в работе» и проходит вычитку по п. 7.2 заново, до её завершения пользователям доступна ранее опубликованная редакция.

4. Разделы материала, которым в источнике более ничего не соответствует, автоматически не удаляются, а помечаются отметкой «источник отсутствует».

Автоматическое удаление материала, потерявшего источник, не допускается: материал сохраняется до решения владельца материала и снимается с публикации только в порядке п. 11.2. Утрата источника основанием отзыва (п. 11.4) не является: отзыв применяется лишь при одновременном наличии одного из четырёх оснований закрытого перечня п. 11.4. До принятия решения он исключается из корпуса ИИ-ассистента и сопровождается предупреждающей отметкой в выдаче.

7.4. Состав корпуса ИИ-ассистента и требования к ответу

Описание подраздела: Подраздел определяет состав корпуса, на котором работает ИИ-ассистент, сохранение разграничения прав доступа при формировании ответа и требование сопровождать ответ ссылкой на первоисточник и его действующую редакцию.

Какие материалы включаются в корпус, на котором работает ИИ-ассистент, какие из него исключаются и чем обеспечивается сопровождение ответа ассистента ссылкой на первоисточник и его действующую редакцию?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу на 5–7 строк «состояние материала: включение в корпус: основание», охватив обе ветви, непроверенные машинно сгенерированные материалы и все три финала жизненного цикла. Перечнем из 6–8 правил закрепите разграничение прав при формировании ответа, обязательную ссылку на первоисточник с указанием версии, запрет придания ответу нормативного значения и срок приведения корпуса в соответствие с составом опубликованных материалов.

Формулировки применяйте условные («при использовании ИИ-ассистента»): наличия такой функции Регламент не требует.

Пример:

1. Корпус наследует режим доступа материала: ответ формируется только по материалам, доступным работнику, направившему вопрос (п. 4.5). Права проверяются при формировании каждого ответа, а не только при включении материала в корпус.

2. Материалы ограниченного доступа включаются в корпус с сохранением разграничения прав. Включение без разграничения не допускается: оно превращает ассистента в канал обхода установленного режима доступа.

3. Обращение к фрагменту материала со сведениями, составляющими коммерческую тайну, учитывается в журнале доступа наравне с открытием материала (п. 4.3).

4. Ответ ИИ-ассистента нормой не является: обязательных требований он не устанавливает, материал базы знаний и локальный нормативный акт не заменяет и самостоятельным основанием для действий работника не служит. При расхождении ответа с материалом применяется материал, при расхождении материала с локальным нормативным актом применяется локальный нормативный акт в порядке приоритетов по [Положению об управлении НМД и ЛНА], п. 10.3.

5. Ответ сопровождается ссылкой на материал-первоисточник с указанием идентификатора, версии и даты публикации. При отсутствии материала, подтверждающего ответ, ассистент сообщает об отсутствии сведений в базе знаний; формирование ответа без ссылки на первоисточник не допускается.

6. Ответ формируется по действующей редакции материала; корпус приводится в соответствие с составом действующих материалов в срок [1] рабочий день с даты перевода материала в действующее состояние, снятия с публикации, архивирования либо отзыва. Опубликованный материал в недействующем состоянии в корпус не включается.

7. Сообщение работника о недостоверном ответе рассматривается в порядке п. 5.3; при подтверждении расхождения материал переводится в состояние «требует обновления». Ответ ассистента доказательством ознакомления работника с материалом не является (раздел 9), журнал вопросов хранится [12] месяцев и используется для выявления пробелов базы знаний (раздел 13).

Описание раздела: Раздел разграничивает сведения паспорта процесса и сведения материала базы знаний, закрепляет связь материала с процессом как обязательный реквизит карточки материала и устанавливает оценку влияния при изменении модели и переиспользуемого фрагмента. Состав атрибутов паспорта и место хранения модели определены [Регламентом паспортизации бизнес-процессов] (№9).

8.1. Разграничение сведений паспорта процесса и материала базы знаний

Описание подраздела: Подраздел устанавливает правило отнесения сведения к паспорту либо к материалу базы знаний, границу по уровню декомпозиции и место хранения модели процесса.

Как разграничиваются сведения паспорта процесса и сведения материала базы знаний и какое правило применяется при отнесении сведения?

Инструкция по заполнению:

Изложите правило нормой из двух абзацев (предметы паспорта и материала; порядок при расхождении) и три проверки до первого срабатывания. Приведите таблицу на 5–7 строк «Сведение / Куда относится / Основание», затем границу по уровню, исключение для паспорта на вики-портале и норму о хранении модели.

Пример:

Паспорт процесса отвечает на вопрос, что представляет собой процесс как объект управления: он ведёт учётные и управленческие сведения о процессе в закрытом составе атрибутов по №9, Приложение А.1. Материал базы знаний отвечает на вопрос, как работнику действовать в процессе: порядок работ, пояснения, приёмы, разборы случаев, ответы на частые вопросы.

Сведение, являющееся атрибутом паспорта, в материал не переносится, а указывается ссылкой на паспорт; прикладное знание в паспорт не вносится, а присоединяется ссылкой. При расхождении достоверны сведения действующего паспорта.

Отнесение выполняется тремя проверками; ответ даёт первая сработавшая:

Проверка 1. Сведение входит в состав атрибутов паспорта (№9, Приложение А.1)? Оно ведётся только в паспорте: перечень закрытый и Регламентом не расширяется.

Проверка 2. Сведение может измениться, когда сам процесс не менялся (уточнена формулировка, добавлен пример, разобран случай)? Оно относится к базе знаний.

Проверка 3. Адресат управленческий, это учётная запись о процессе? Паспорт. Адресат исполнитель, это руководство к действию? База знаний.

Граница по уровню: процессы уровня [L4] (операции) паспортом не оформляются и раскрываются прикладными материалами (№9): паспорт ведётся до уровня процесса, база знаний раскрывает операцию.

Исключение: паспорт процесса, ведущийся на вики-портале (№9, п. 11.3), материалом базы знаний не становится даже при размещении в одной среде с ней: карточка материала не заводится, нормативный статус не присваивается, процедуры Регламента не применяются. То же для реестра процессов и моделей (п. 1.2).

Место хранения: модель процесса и паспорт ведутся в репозитории процессов, который является единственным достоверным источником сведений о процессной архитектуре (№9). База знаний местом хранения модели, реестра и паспорта не является: материал содержит ссылку на действующую модель, но не копию. Репозиторий реализуется средством, принятым в организации, например [Stormbpmn]; применение иного средства норм раздела не изменяет.

8.2. Объекты связи материала с процессной моделью и ссылочная целостность

Описание подраздела: Подраздел определяет объекты модели, с которыми связывается материал, и задаёт действия владельца при изменении связанного объекта.

С какими объектами модели связывается материал, обязательна ли связь для публикации и что делает владелец, если связанный объект переименован, перенесён или удалён?

Инструкция по заполнению:

Перечислите 4–5 правилами объекты связи (процесс, модель, элемент, роль) и значение, которым связь хранится в карточке материала; ключом задайте код процесса, закрепите обязательность и двусторонность связи и запрет воспроизведения атрибутов паспорта. Приведите таблицу на 4–6 строк «Событие / Последствие / Действие владельца / Срок».

Пример:

1. Материал, описывающий порядок работы в процессе, связывается с процессом обязательно: связь ведётся реквизитом карточки «Связь с процессом» (п. 2.3) и хранит код процесса. Без связи материал в действующее состояние не переводится (п. 6.3).

2. Связь уточняется до шага (элемента модели) и до роли (дорожки) и хранит устойчивый идентификатор элемента из репозитория; связь с моделью ведёт на действующую модель (№9, атрибут 19).

3. Ключом связи является код процесса: наименование меняется запросом на изменение архитектуры, а код сохраняется и после архивирования процесса другому объекту не присваивается.

4. Связь двусторонняя: паспорт ссылается на материал в атрибуте 26 «Документы и ссылки» (материал ветви А через атрибут 18 и реестр НМД и ЛНА), материал ссылается на паспорт. Ссылку ведёт ответственный за ведение паспорта (№9).

5. Дублирование запрещено: связи опираются на справочники репозитория без дублирования данных в тексте паспорта (№9, п. 11.2), материал атрибуты паспорта не воспроизводит; допускается вставка с кодом процесса и версией паспорта с пометкой «справочно».

Квалификация сроков таблицы. Сроки [10], [5] и [10] рабочих дней являются сроками отдельных действий по поддержанию ссылочной целостности связи и вторым набором сроков актуализации материала не являются. Предельный срок актуализации материала остаётся равным 30 календарным дням от события (пп. 8.3, 10.2; №9, п. 10.4) и настоящей таблицей не изменяется.

8.3. Оценка влияния при изменении модели процесса

Описание подраздела: Подраздел устанавливает порядок определения материалов, затронутых изменением модели, форму фиксации результата и срок актуализации.

Как выполняется оценка влияния при изменении модели процесса: кто формирует перечень затронутых материалов, кого уведомляет и в какой срок они актуализируются?

Инструкция по заполнению:

Свяжите оценку с событиями №9: изменение границ и выпуск новой версии модели влекут пересмотр паспорта, а по настоящему Регламенту одновременно определяется перечень связанных материалов со сроком актуализации 30 календарных дней. Опишите процедуру пятью шагами с ответственным и сроком и задайте форму фиксации результата.

Пример:

Шаг 1. Основание: одобрение запроса на изменение границ процесса, выпуск новой версии модели. Эти события влекут пересмотр паспорта (№9, п. 10.4): одно событие, два следствия, один срок.

Шаг 2. Перечень: процессный аналитик с владельцем процесса формирует выборку материалов по связи с процессом в срок [3] рабочих дня.

Шаг 3. Расширение: добавляются материалы, связанные с изменёнными элементами и ролями, и материалы с включёнными в них затронутыми фрагментами (п. 8.4).

Шаг 4. Квалификация: по материалу выбирается содержательное влияние (новая редакция), справочное влияние (техническая правка) либо отсутствие влияния.

Шаг 5. Уведомление и актуализация: лист оценки влияния направляется владельцам затронутых материалов и в [Процессный офис] (круг лиц и сроки по №9, пп. 9.5, 10.8), материалы актуализируются в срок не более 30 календарных дней с даты события. Материал ветви А изменяется по [Регламенту управления НМД и ЛНА], нарушение срока отражается в отчётности (раздел [13]).

8.4. Переиспользуемые фрагменты материалов

Описание подраздела: Подраздел устанавливает владение переиспользуемым фрагментом, проверку мест его включения перед правкой и проверку включающих материалов после неё.

Кто является владельцем переиспользуемого фрагмента материала, как перед правкой проверяются места его использования и кто уведомляется о внесённой правке?

Инструкция по заполнению:

Разграничьте переиспользуемый фрагмент материала и признак переиспользуемости процесса (атрибут 6 паспорта по №9). Опишите изменение фрагмента таблицей на 4–6 шагов «Шаг / Действие / Ответственный / Срок» и завершите 4–5 правилами о владении фрагментом, его нормативном статусе, допустимых ветвях включения и реестре включений.

Пример:

1. Переиспользуемый фрагмент материала (встраиваемый блок) ведётся отдельной карточкой и имеет собственного владельца и нормативный статус; признак переиспользуемости процесса (атрибут 6 паспорта по №9) относится к процессу и с фрагментом не связан.

2. Нормативный статус фрагмента определяется по правилу отнесения п. 3.1 применительно к тексту самого фрагмента и от ветви включающего материала не зависит: один фрагмент включается в материалы разных ветвей, и ветвь включающего материала статуса фрагмента не меняет.

3. Фрагмент ветви Б в материал ветви А не включается: воспроизведение в локальном нормативном акте либо в приложении к нему текста, не прошедшего утверждение, не допускается. Если одно и то же содержание требуется в обеих ветвях, для ветви А заводится отдельный фрагмент, проходящий процедуры [Регламента управления НМД и ЛНА]; связь двух фрагментов фиксируется в их карточках.

4. Изменение фрагмента затрагивает все включающие материалы: правка без выполнения шагов 1–3 и в обход владельца фрагмента не допускается; возражение владельца включающего материала рассматривается по п. 5.3.

5. Нормативный статус включающего материала фрагментом не изменяется, а фрагмент, воспроизводящий норму локального нормативного акта, правится только в порядке [Регламента управления НМД и ЛНА]. Реестр включений ведёт администратор базы знаний.

Описание раздела: Раздел разграничивает три разных факта: открытие материала в базе знаний, ознакомление работника под роспись по статьям 22 и 68 Трудового кодекса Российской Федерации и подтверждение ознакомления в кадровом электронном документообороте по статьям 22.1-22.3 того же кодекса. Порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами (далее по тексту ЛНА) установлен [Регламентом управления НМД/ЛНА] (№14), раздел 10, и настоящим Регламентом не переопределяется: собственных сроков, реквизитов записи и порогов полноты Регламент не задаёт. Предметом раздела является роль базы знаний в этой процедуре.

9.1. Категории материалов и требуемая форма доведения до работников

Описание подраздела: Подраздел разделяет материалы по форме доведения: персональное ознакомление в порядке №14 для материалов ветви А, перевод материала в действующее состояние с уведомлением адресной группы для справочных материалов. Доведение выполняется по материалу в действующем состоянии; факт публикации материала формой доведения не является и обязательности не создаёт (п. 6.3).

Какие категории материалов требуют персонального ознакомления работника, а для каких достаточно перевода материала в действующее состояние и уведомления?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу на 4–5 строк в графах «категория материала: требуемая форма доведения: основание: последствие несоблюдения». Форму доведения задавайте по действующему состоянию материала, а не по факту его публикации. Форму доведения для материалов ветви А задайте ссылкой на №14, раздел 10, не воспроизводя процедуру. Отдельным перечнем из 4–5 правил закрепите режим справочных материалов, включая право организации установить обязанность их изучения, границы последствий такой обязанности и отграничение от обучающих курсов (п. 1.2).

Пример:

Режим справочных материалов:

1. Персональное ознакомление под роспись для материалов ветви Б не требуется: обязанность соблюдать такой материал не возникает ни из факта его публикации, ни из факта его видимости работникам, а определяется состоянием материала (п. 6.3).

2. Организация вправе установить обязанность изучения отдельных справочных материалов (вводный курс, инструктаж по работе с инструментом, обучающая программа). Такая обязанность вводится распорядительным документом или программой обучения и относится к организации работ, а не к нормам трудового права.

3. Обязанность изучения по правилу 2 не порождает последствий, предусмотренных для ЛНА: применения требования к работнику, учёта при дисциплинарном производстве и при возмещении ущерба.

4. Если содержание справочного материала фактически устанавливает обязательные правила поведения, материал переводится в ветвь А полным циклом по №14, разделы 7-9; до завершения перевода правило обязательным не является.

5. Обучающие курсы, программы обучения, тестовые задания и записи об аттестации материалами базы знаний не являются (п. 1.2) и доводятся до работников в порядке [Регламента по программам обучения] (№29); настоящий подраздел формы их доведения не устанавливает.

9.2. Разграничение факта открытия материала, ознакомления под роспись и подтверждения в кадровом электронном документообороте

Описание подраздела: Подраздел разводит три самостоятельных факта с разным юридическим значением и определяет условия, при которых электронное подтверждение ознакомления равнозначно ознакомлению под роспись.

Чем подтверждается ознакомление работника, чтобы оно было равнозначно ознакомлению под роспись по статьям 22 и 68 Трудового кодекса РФ, и почему отметка «прочитано» в информационной системе для этого недостаточна?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу трёх фактов в графах «факт: чем подтверждается: юридическое значение», не сливая факт открытия материала, факт ознакомления под роспись и факт подтверждения в кадровом электронном документообороте (далее по тексту КЭДО). Реквизиты записи об ознакомлении и запрет признавать открытие файла подтверждением примените ссылкой на №14, п. 10.4. Отдельным перечнем из 4–5 правил закрепите условия юридической силы электронного подтверждения со ссылкой на статьи 22.2 и 22.3 ТК РФ и статьи 6 и 9 Федерального закона № 63-ФЗ.

Пример:

Условия юридической силы электронного подтверждения:

1. База знаний записей об ознакомлении не создаёт и подтверждением ознакомления не является. Её функции ограничены тремя действиями: показать работнику действующую редакцию с видимым указанием её состояния, зафиксировать факт открытия как справочный признак, передать сведения о редакции в контур учёта ознакомлений.

2. Электронная форма подтверждения применяется только в [информационной системе КЭДО] с электронной подписью работника (№14, п. 10.4); вид подписи определяется статьёй 22.3 ТК РФ.

3. Если организация подтверждает ознакомление электронно вне КЭДО, требуется соглашение об использовании простой электронной подписи (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ, статья 6 часть 2 и статья 9), определяющее правила определения подписанта и обязанность соблюдать конфиденциальность ключа. Без такого соглашения доказательственная сила подтверждения отсутствует.

4. Отметка о просмотре материала используется владельцем материала и [Дирекцией по персоналу] как справочный признак для операционного контроля хода ознакомления. Полноту ознакомления она не подтверждает и в отчёт по №14, п. 10.5, не подставляется.

5. Записи журнала действий хранятся по разделу [12] настоящего Регламента; подтверждения ознакомления хранятся по №14, п. 12.5, и здесь не дублируются.

9.3. Срок ознакомления с новой редакцией, привязка записи к редакции и контроль полноты

Описание подраздела: Подраздел определяет состав сведений, передаваемых базой знаний в контур учёта ознакомлений для связи записи с конкретной редакцией, и закрепляет применение сроков и порога полноты по №14 без их повторного установления.

Ознакомление проводится по материалу в действующем состоянии. Ознакомление работника проводится с редакцией материала, находящейся в действующем состоянии: для ветви А со статусом документа «Действует» по реестру НМД/ЛНА, для ветви Б с состоянием работы «опубликован» (п. 6.3). Факт публикации материала ознакомления не заменяет и обязательности не придаёт: опубликованный материал в недействующем состоянии в круг материалов для ознакомления не входит, срок ознакомления по нему не исчисляется и сведения о нём в контур учёта ознакомлений не передаются. Срок ознакомления исчисляется от даты перевода редакции в действующее состояние, а не от даты её размещения.

В какой срок проводится ознакомление с новой редакцией материала, кто контролирует его завершение и как запись об ознакомлении связывается с конкретной редакцией материала?

Инструкция по заполнению:

Сроки ознакомления и порядок контроля примените ссылкой на №14, п. 10.3 и п. 10.5, назвав ответственное подразделение; собственных сроков, порогов и второго показателя охвата ознакомления не вводите. Приведите таблицу на 4–6 строк со сведениями, которые база знаний передаёт в контур учёта ознакомлений по каждой редакции, переведённой в действующее состояние, в графах «сведение: источник: назначение». Завершите подраздел перечнем из 3–5 правил о поведении при выпуске новой редакции и при расхождении сведений.

Пример:

Правила:

1. Срок ознакомления с новой редакцией применяется по №14, п. 10.3, и в настоящем Регламенте числом не воспроизводится. Настоящий Регламент второго срока не устанавливает.

2. Завершение ознакомления контролирует [Дирекция по персоналу] отчётом по №14, п. 10.5: дата формирования отчёта и порог полноты применяются по указанному пункту и в настоящем Регламенте числами не воспроизводятся. В системе показателей базы знаний охват ознакомления заново не рассчитывается, применяется значение этого отчёта.

3. Подтверждение относится к редакции, а не к материалу: при вводе новой редакции ранее полученные подтверждения на неё не распространяются и требуется ознакомление с новой редакцией.

4. Правка, не изменяющая требований к работнику (опечатка, неработающая ссылка, оформление), новой редакции не образует и повторного ознакомления не требует. Квалификацию правки выполняет владелец документа, отметка о ней вносится в карточку материала.

5. В исходной модели при расхождении сведений базы знаний со сведениями реестра НМД/ЛНА приоритет имеет реестр (№14, п. 11.4). Расхождение устраняется в срок не более [1] рабочего дня, публикация несоответствующей копии на этот период снимается.

Описание раздела: Раздел устанавливает плановый и внеплановый пересмотр материалов, выявление устаревания, разграничение редакции и технической правки, хранение редакций и контроль сроков. Для ветви А (раздел 3) периодичность, основания и критерий формы изменения применяются по [Положению об управлении НМД/ЛНА] (№13) и [Регламенту управления НМД/ЛНА] (№14). Плановый цикл материалов процессов привязан к кампании по [Регламенту паспортизации бизнес-процессов] (№9).

10.1. Плановый пересмотр материалов и его периодичность

Описание подраздела: Подраздел разграничивает периодичность планового пересмотра по ветвям и привязывает цикл материалов процессов к кампании актуализации.

Ветвь А. Своя периодичность не устанавливается: применяется №13, п. 11.3 (№14, п. 12.1). Дата очередного пересмотра наследуется из карточки документа реестра НМД/ЛНА.

Ветвь Б. Периодичность устанавливается по типу материала (п. 2.2, приложение Б, форма Б.2) и применяется к материалам ветви Б; черновики плановому пересмотру не подлежат. Единственным основанием шкалы периодичности является тип материала: по нормативному статусу материала периодичность не устанавливается.

Привязка к кампании. Материалы процессов пересматриваются в кампании актуализации в Q4 (№9, п. 10.2); для критичности A уровней L0–L3 действует полугодовой цикл того же документа. Своего календаря Регламент не создаёт; прочие материалы пересматриваются от даты вступления действующей редакции в действие.

Какая периодичность планового пересмотра установлена для каждого типа материалов и чем обоснован установленный срок?

Инструкция по заполнению:

Приведите шкалу таблицей на 6–7 строк по типам материалов п. 2.2: тип, периодичность, обоснование, привязка к циклу. Для ветви А периодичность не задавайте, дайте строку со ссылкой на №13, п. 11.3. Обоснование стройте на скорости устаревания.

Пример:

10.2. Основания и сроки внепланового пересмотра

Описание подраздела: Подраздел разграничивает основания внепланового пересмотра по ветвям и задаёт сроки инициирования и завершения для ветви Б.

Ветвь А. Перечень оснований закрытый: основания по №13, п. 7.3, порядок и сроки по №14, п. 12.2.

Ветвь Б. Закрытый перечень оснований внепланового пересмотра: 1) изменение границ процесса либо публикация новой версии действующей модели процесса; 2) изменение нормативного правового акта либо локального нормативного акта, на который материал ссылается или применение которого разъясняет; 3) инцидент или ошибка при исполнении процесса, причиной которой стало следование материалу; 4) результат проверки: заключение по [Положению о внутреннем аудите бизнес-процессов] (№16), предписание контролирующего органа, результат инвентаризации (п. 13.2); 5) обоснованное обращение работника о неактуальности материала (п. 10.3, правило 4); 6) изменение состава атрибутов паспорта процесса либо вывод процесса из процессной архитектуры (пп. 7.3, 8.2). Перечень закрыт для ветви Б и к ветви А не применяется; пересмотр инициирует владелец материала. Для ветви А своего перечня Регламент не вводит: применяется закрытый перечень триггеров №13, п. 7.3.

Срок при изменении модели процесса (обе ветви). Изменение границ процесса или действующей модели влечёт пересмотр паспорта (№9, п. 10.4) и актуализацию связанных материалов в срок не более 30 календарных дней от того же события: одобрения запроса на изменение границ либо публикации новой версии модели. Иного срока Регламент не устанавливает, перечень затронутых материалов формируется по разделу 8.

Какие события служат основанием для внепланового пересмотра материала и в какой срок пересмотр выполняется по каждому основанию?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу оснований на 6–7 строк: основание, событие отсчёта, срок инициирования, срок завершения. Основания ветви А не перечисляйте, дайте строку со ссылкой на №13, п. 7.3, и сроки №14, п. 12.2. Срок при изменении модели равен сроку паспорта.

Пример:

10.3. Признаки устаревания материала и обработка сообщений работников

Описание подраздела: Подраздел перечисляет признаки устаревания и способы выявления и устанавливает обработку сообщения работника об ошибке, неполноте или неактуальности материала.

Единая точка приёма. Обращения об ошибках, противоречиях и пробелах принимаются в единой точке приёма [Процессного офиса] (№13, п. 10.4); виды, сроки и результаты рассмотрения по №14, п. 13.1 и п. 13.2, своих каналов и сроков Регламент не вводит. Элемент интерфейса «Сообщить об ошибке» подаёт обращение в эту точку с идентификатором материала, номером редакции и рубрикой. По ветви А копия по мотиву обращения не снимается, требования обязательны до отмены документа (№13, п. 7.4).

Как работник сообщает об ошибке, неполноте или неактуальности материала, кто и в какой срок обязан отреагировать и каким образом заявителю сообщается результат?

Инструкция по заполнению:

Перечислите 6–8 признаков устаревания таблицей «признак: способ выявления: кто выявляет». Рассмотрение обращения дайте ссылкой на единую точку приёма (№13, п. 10.4) и на сроки и результаты (№14, п. 13.1, п. 13.2). Перечнем из 5–6 шагов закрепите передачу обращения владельцу, предупреждающую отметку и уведомление заявителя.

Пример:

Порядок обработки сообщения работника.

1. Работник подаёт обращение из карточки или текста материала с указанием фрагмента, сути расхождения и противоречащего документа или модели.

2. Администратор базы знаний в течение [1] рабочего дня передаёт обращение владельцу материала, по ветви А в [Процессный офис].

3. Если следование материалу ведёт к ошибочному действию, владелец в тот же срок присваивает материалу ветви Б значение «требует обновления» (п. 3.2) и ставит предупреждающую отметку, по ветви А отметку о зарегистрированном обращении.

4. Обращение рассматривается в сроки №14, п. 13.1, и завершается результатом №14, п. 13.2; обоснованное обращение о неактуальности является основанием внепланового пересмотра (п. 10.2).

5. Заявитель уведомляется по №14, п. 13.2: решение, срок устранения, номер редакции с исправлением, при отклонении мотив. Номер обращения и решение фиксируются в карточке.

10.4. Новая редакция материала, техническая правка и доступ к предыдущим редакциям

Описание подраздела: Подраздел разграничивает существенное изменение и техническую правку и задаёт дату вступления редакции в действие, правило при параллельных правках и доступ к прежним редакциям.

Термины. «Редакция документа» и «версия документа» установлены №13, п. 3.4, не переопределяются и приводятся дословной цитатой с указанием пункта.

Ветвь А. Нумерация и критерий формы изменения не переопределяются. Номер редакции присваивается по правилам идентификации №13, п. 8.3, является целочисленным и наследуется из карточки документа реестра НМД/ЛНА. Выбор между новой редакцией и изменением отдельных пунктов и понятие технического исправления установлены №14, п. 12.3; ознакомительная копия заменяется после регистрации утверждённой редакции (раздел 3).

Ветвь Б. Критерий настоящего Регламента: изменяется ли поведение работника, следующего материалу.

Существенное изменение меняет состав, порядок или условия действий работника: изменены состав или порядок шагов, роль исполнителя шага, условие применения, охват случаев, срок, форма документа либо применяемая на шаге система. Номер редакции увеличивается на единицу, фиксируется дата вступления в действие, уведомляется адресная группа (п. 9.1). Повторное ознакомление под роспись по материалам ветви Б не проводится: обязанность соблюдать такой материал из факта его публикации не возникает и определяется состоянием материала (пп. 3.3, 6.3, 9.1). Для материалов ветви А повторное ознакомление выполняется в порядке №14, п. 12.3. Техническая правка поведения работника не меняет: опечатка, орфография, пунктуация, разметка, замена неработающей ссылки на тот же объект, обновление снимка экрана, обновление наименования подразделения без изменения роли и действий. Редакция не изменяется, растёт порядковый номер правки после точки, уведомление и повторное ознакомление не требуются, содержание правки фиксируется в журнале правок. При сомнении изменение признаётся существенным; решение принимает владелец материала и фиксирует в карточке материала.

Дата вступления в действие. Ветвь А: дата введения в действие документа (№13, п. 7.4), не дата публикации копии. Ветвь Б: дата перевода редакции в действующее состояние, фиксируемая в карточке; дата публикации редакции датой вступления в действие не является (п. 6.3). Прежняя редакция получает отметку «Недействующая редакция».

Действия при параллельных правках.

Шаг 1. Материал редактируется одним редактором: на время подготовки проекта он удерживается за ним, удержание снимается через [3] рабочих дня бездействия.

Шаг 2. Перед переводом в действующее состояние проект сравнивается с действующей редакцией; без сравнения перевод не допускается.

Шаг 3. Если действующая редакция изменилась после начала подготовки, перевод блокируется: редактор переносит правки на действующую редакцию и повторяет сравнение, расхождения решает владелец.

Шаг 4. Возврат к прежней редакции выполняется выпуском новой редакции с прежним содержанием и переводом её в действующее состояние; удаление и подмена действующей редакции не допускаются.

Что считается новой редакцией материала, а что технической правкой, как фиксируется дата вступления редакции в действие и как обеспечивается доступ к предыдущим редакциям?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу разграничения на 6–7 строк: изменение, вид, номер редакции, повторное ознакомление. Для ветви А критерий не задавайте, примените ссылкой на №14, п. 12.3. Перечнем из 5–6 правил закрепите срок хранения прежних редакций, способ доступа и круг лиц.

Пример:

Хранение предыдущих редакций и доступ к ним.

1. Прежние редакции не удаляются, сохраняют читаемость и хранятся до истечения срока хранения материала (раздел 12), но не менее [3] лет с даты замены; для ветви А по №13, п. 9.4, и №14, п. 12.5.

2. Доступ из карточки в разделе «История редакций»: номер, даты начала и окончания действия, содержание изменения, основание пересмотра.

3. Прежние редакции исключены из поиска и из корпуса ИИ-ассистента и открываются с отметкой «Недействующая редакция. Не применять».

4. Перечень редакций доступен работникам с доступом к действующей редакции в пределах категории доступа (№13, п. 9.4); журнал правок доступен владельцу материала, редактору базы знаний, администратору базы знаний, [Службе внутреннего аудита] и [Юридической службе] по запросу.

5. Запись об ознакомлении связана с номером редакции (раздел 9): ранее данное ознакомление не переносится.

10.5. Контроль сроков пересмотра, последствия просрочки и шкала мер

Описание подраздела: Подраздел устанавливает выявление материалов с истёкшим сроком пересмотра, последствия просрочки, шкалу мер при просрочке и фиксацию пересмотра, не повлёкшего изменений.

Шкала мер не является лестницей эскалации разногласий. Приведённая ниже шкала применяется только к просрочке планового пересмотра материала ветви Б. К разногласиям о содержании и нормативном статусе материала она не применяется: они рассматриваются по п. 5.3 в порядке №13, п. 10.4, и №14, п. 13.1; собственной лестницы эскалации и второго канала обращений Регламент не создаёт (раздел 5, п. 14.4).

Выявление. Администратор базы знаний [ежемесячно] формирует перечень материалов с истекающим и истёкшим сроком по реквизиту «дата очередного пересмотра»; владелец уведомляется за [30] и [10] дней и в день наступления, перечень входит в отчёт (раздел 13).

Материалы ветви А. Просрочка снятия копии с публикации не влечёт: признак размещения производен от «статуса документа» (п. 3.4), требования обязательны до отмены (№13, п. 7.4). Сведения о просрочке передаются в [Процессный офис] для учёта в показателях (№13, п. 11.1).

Ответственность. Владелец отвечает за своевременный пересмотр (п. 5.2), меры по просрочке принимает руководитель его подразделения (№13, п. 6.2). Дисциплинарная ответственность Регламентом не устанавливается; работник, не ознакомленный с материалом, ответственности за его неприменение не несёт (№13, п. 11.5).

Как выявляются материалы с истёкшим сроком пересмотра, какие последствия наступают для материала, не пересмотренного в срок, и как фиксируется результат пересмотра, не повлёкшего изменений?

Инструкция по заполнению:

Приведите шкалу мер при просрочке пересмотра на 4 ступени: срок просрочки, последствие, кого уведомляют, кто принимает меру. Лестницей эскалации разногласий эта шкала не является и второго канала обращений не создаёт: разногласия рассматриваются по п. 5.3 в порядке №13, п. 10.4, и №14, п. 13.1. Для ветви А ограничьтесь учётом и передачей сведений в [Процессный офис], снятия копии по мотиву просрочки не предусматривайте. Перечнем приведите отметку о пересмотре без изменений и укажите, какие реквизиты карточки изменяются, а какие сохраняются.

Пример:

Пересмотр, не повлёкший изменений.

1. Результат оформляется отметкой в карточке: «Актуальность подтверждена, изменения не вносились», с датой и подтвердившей ролью.

2. Номер редакции и номер правки не изменяются, текст не переиздаётся, повторное ознакомление не проводится.

3. Дата очередного пересмотра переносится по шкале п. 10.1 от даты подтверждения актуальности.

4. Отметка сохраняется в истории редакций наравне с записями об изменениях.

5. По ветви А результат фиксируется в реестре НМД/ЛНА по №14; в карточке фиксируются дата и результат сверки копии с подлинником (п. 3.4).

Описание раздела: Раздел разграничивает три действия, завершающие работу с размещённым материалом: снятие с публикации, архивирование и отзыв. Для каждого установлены основания, решающее лицо, срок, фиксируемые сведения, последствия для видимости и поиска и судьба ссылок.

Действия, а не значения реквизита «статус документа». Три действия совершаются над размещённой копией материала и над его техническими представлениями. Перечень значений реквизита «статус документа» закрыт (№13, п. 7.2 и приложение [В], примечание 3): для ветви А он ведётся в реестре НМД/ЛНА, база знаний ведёт производный признак размещения (п. 3.4), для ветви Б применяется «состояние работы» (п. 3.2).

Отмена локального нормативного акта не заменяется. Изъятие ознакомительной копии отмены самого акта не производит и не заменяет: отмена выполняется по №14, раздел 12. Действия раздела следуют за записью реестра НМД/ЛНА и её не порождают.

Термины раздела применяются по подразделу «Термины, определения и сокращения» и здесь не переопределяются: «изъятие материала» есть родовое обозначение любого из трёх действий раздела, «отозванный материал» есть материал, в отношении которого выполнен отзыв по п. 11.4.

11.1. Разграничение трёх действий и их последствия

Описание подраздела: Подраздел сводит три действия в таблицу и показывает последствия каждого для видимости материала, поиска и доступа.

Видимость и обязательность изменяются разными действиями. Снятие материала с публикации, архивирование и отзыв прекращают видимость материала и доступ к нему; обязательности сами по себе они не прекращают. Состояние материала изменяется отдельным действием и по своим основаниям: для ветви А записью реестра НМД/ЛНА по №14, для ветви Б переводом значения реквизита «состояние работы» по п. 6.3. Материал, снятый с публикации, но не выведенный из действующего состояния, остаётся обязательным для работников, ранее с ним ознакомленных, до изменения его состояния; материал в недействующем состоянии обязательным не становится от того, что остаётся видимым (п. 6.3). Оба действия по одному материалу выполняются в один срок и фиксируются в карточке материала раздельно.

Чем различаются снятие материала с публикации, архивирование и отзыв и какие последствия каждый из трёх финалов влечёт для видимости материала работникам, для результатов поиска и для прав доступа?

Инструкция по заполнению:

Приведите сводную таблицу на три строки: действие, что происходит с материалом, кто решает, что видит работник, что остаётся. Ниже таблицы двумя правилами закрепите сочетаемость действий и неизменность прав доступа в пределах трёх категорий №13, п. 9.4.

Пример:

1. Действия применяются последовательно: снятие с публикации самостоятельно, архивирование следом, отзыв к материалу, уже снятому либо архивированному. Выполнение без решения уполномоченного лица не допускается.

2. Права доступа ни одним из действий не изменяются: применяются три категории №13, п. 9.4. Изменяется доступность представлений, а не категория доступа работника.

11.2. Снятие материала с публикации и возврат в опубликованное состояние

Описание подраздела: Подраздел устанавливает основания снятия материала с публикации, распределяет инициирование и санкционирование, определяет порядок возврата.

Каковы основания снятия материала с публикации, кто его инициирует и санкционирует, в какой срок оно выполняется и как оформляется возврат материала в опубликованное состояние?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу оснований на 8–9 строк: основание, кто инициирует, кто санкционирует, срок; включите истечение права использования материала внешнего исполнителя (п. 4.2), просрочку планового пересмотра (п. 10.5), регистрацию утверждённой редакции при переводе материала в ветвь А (п. 3.1), решение по итогам инвентаризации (п. 13.2) и утрату источника машинной генерации (п. 7.3). Срок при расхождении копии с подлинником примите равным [1] рабочему дню по №14, п. 11.4. Возврат опишите четырьмя шагами с проверяемым фактом устранения основания.

Пример:

Перечень оснований открытый: иные основания снятия с публикации установлены пп. 3.1, 4.2, 10.5, 13.2 и применяются наравне с приведёнными в таблице.

Шаг 1. Возврат выполняется порядком п. 6.3: размещение выполняет разработчик материала либо редактор базы знаний, решение о переводе материала в действующее состояние принимает владелец материала. Возврат видимости обязательности сам по себе не восстанавливает: материал применяется работниками только после перевода в действующее состояние.

Шаг 2. Возврат допускается после устранения основания, подтверждённого фактом: соответствием копии подлиннику, новой редакцией, завершением проверки, продлением права.

Шаг 3. Для ветви А возврат производен от записи реестра: при значениях «Отменён» и «Архив» не производится (п. 3.4). Материал, не возвращённый за [12] месяцев, выносится на решение об архивировании.

Шаг 4. В карточке фиксируются дата снятия, основание, инициатор, санкционировавшее лицо и дата возврата, каждый случай отдельной строкой.

11.3. Архивирование материала и сохранность архивной копии

Описание подраздела: Подраздел устанавливает основания перевода материала в состояние хранения, требования к формату и метаданным архивной копии, ответственность за её сохранность.

Каковы основания архивирования материала, в каком формате и с каким составом метаданных он передаётся на хранение и кто отвечает за целостность и читаемость архивной копии?

Инструкция по заполнению:

Перечислите 4–5 оснований архивирования и приведите метаданные архивной копии перечнем из 8–10 позиций, по одной на строку. Формат задайте требованием воспроизводимости без прикладной системы базы знаний; сроки хранения примените ссылкой на раздел 12.

Пример:

Основания: значение «Архив» в реестре НМД/ЛНА (копия формируется в срок, установленный №14, п. 12.5); архивирование связанного процесса без преемника (п. 8.2); замена материалом-преемником; решение по итогам планового пересмотра (раздел 10); невозврат [12] месяцев после снятия с публикации.

Метаданные архивной копии.

идентификатор материала и номер редакции; наименование и тип материала (п. 2.2); нормативный статус, для ветви А идентификатор документа в реестре НМД/ЛНА; владелец материала и подразделение на дату архивирования; даты публикации, снятия с публикации, архивирования; основание архивирования и принявшее решение лицо; код связанного процесса, категория доступа (№13, п. 9.4); срок хранения и его основание (раздел 12); вложения с [контрольными суммами] и отметка «Не применять».

1. Копия хранится в формате, воспроизводимом без прикладной системы базы знаний: текст в [PDF/A], вложения в исходных форматах, метаданные машиночитаемым файлом.

2. За целостность и читаемость отвечает администратор БЗ: [ежегодно] проверяются на открываемость и полноту вложений [5] процентов копий, результат актом.

3. Ранее сделанные выгрузки и записи не удаляются и доступны для справок (№13, п. 9.4). Исключение записи из реестра НМД/ЛНА не допускается (№13, приложение [Г], примечание 1).

4. Архивирование уничтожением не является: уничтожение по разделу 12.

11.4. Отзыв материала: технические представления и контроль полноты

Описание подраздела: Подраздел устанавливает основания отзыва, перечень технических представлений, из которых материал исключается, и норму проверки контрольным поиском.

Каковы основания отзыва материала, какие действия выполняются для его вычистки из полнотекстового индекса, векторного индекса ИИ-ассистента, кэша и ранее сделанных выгрузок, кто проверяет полноту вычистки и чем подтверждается результат?

Инструкция по заполнению:

Приведите перечень технических представлений таблицей на 9–10 строк: представление, действие, ответственный, срок. Четырьмя правилами закрепите контрольный поиск, состав запросов и форму подтверждения. Оговоркой исключите толкование отзыва как уничтожения материала и как прекращения хранения.

Пример:

Основания отзыва (перечень закрытый): сведения ограниченного доступа либо персональные данные; нарушение прав третьих лиц (п. 4.2); недостоверность, повлёкшая ошибочные действия работников; предписание уполномоченного органа.

Утрата источника машинной генерации основанием отзыва не является: она влечёт снятие материала с публикации по п. 11.2 в порядке п. 7.3. Отзыв в этом случае применяется только при одновременном наличии одного из четырёх оснований настоящего перечня.

Перечень технических представлений единственный: таблица настоящего пункта является единственным перечнем технических представлений материала; форма Д.2 приложения Д воспроизводит её строка в строку с сохранением нумерации, определение термина «техническое представление» приведено по этому же составу.

1. Контрольный поиск выполняется через [1] рабочий день после отзыва работником, отзыв не исполнявшим: редактором БЗ либо работником [Процессного офиса].

2. Состав проверки: поиск по наименованию и идентификатору; поиск по [3–5] характерным фразам; [2–3] вопроса ассистенту по предмету материала; открытие ранее выданной прямой и внешней ссылок.

3. Результат подтверждается записью в карточке: дата, проверенные представления, должность и фамилия проверявшего, результат по каждой позиции. Обнаружение материала хотя бы в одном представлении означает, что отзыв не исполнен: устранение в [1] рабочий день и повторный поиск.

4. Отзыв уничтожением не является, обязанности хранения не отменяет (раздел 12), реестровой записи не затрагивает (№13, приложение [Г], примечание 1) и ранее сделанных выгрузок не отменяет (№13, п. 9.4).

11.5. Фиксация результата, уведомление пользователей и судьба ссылок

Описание подраздела: Подраздел определяет состав записи в карточке по итогам каждого действия, круг уведомляемых лиц и обработку ссылок на изъятый материал.

Что фиксируется по итогам каждого из трёх финалов, кто уведомляет пользователей материала и что делается со ссылками на изъятый материал в других материалах, регламентах и рассылках?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу на три строки: действие, состав записи в карточке материала, кто и кого уведомляет, срок. Пятью правилами закрепите обработку ссылок: запрет ссылки, ведущей в никуда, формулировку замещающей пометки, изменение ссылок в тексте локальных нормативных актов только по №14, раздел 12.

Пример:

1. Ссылка, ведущая на отсутствующий материал, не допускается: она заменяется ссылкой на материал-преемник либо пометкой «Материал изъят [дата]. Действующий порядок установлен [реквизиты источника]».

2. Перечень ссылающихся материалов и переиспользуемых фрагментов формирует администратор БЗ по реестру связей (пп. 8.2 и 8.4) до исполнения действия.

3. Владельцы ссылающихся материалов устраняют ссылки в [5] рабочих дней; по истечении срока материал переводится в состояние «требует обновления» (п. 3.2). Ссылку в атрибуте 26 паспорта снимает ответственный за паспорт по правилам №9 (п. 8.2).

4. Ранее выданные наружу ссылки прекращают действие, получателю направляется уведомление с причиной и действующим источником; требование о возврате переданных экземпляров направляет [Юридическая служба]. Ссылки в отправленных рассылках не отзываются: уведомление идёт по тому же каналу.

5. Ссылка на материал из текста локального нормативного акта исключается только изменением акта по №14, раздел 12: изъятие копии отмену акта не заменяет.

Описание раздела: Раздел соотносит виды материалов базы знаний со сроками хранения по Перечню типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) и указывает место хранения подлинника, копии и служебных записей. Здесь же разграничены три операции, которые в практике смешиваются: удаление материала из базы знаний, архивирование и уничтожение документа. Сроки хранения документов реестра НМД/ЛНА и порядок их уничтожения установлены №14, п. 12.5.

12.1. Сроки хранения по видам материалов и место хранения

Описание подраздела: Подраздел соотносит вид материала со статьёй Перечня № 236, сроком и местом хранения. Отдельно закреплены постоянное хранение материалов ветви А и требования к цифровой среде.

Постоянное хранение материалов ветви А. Организации обеспечивают сохранность архивных документов в течение сроков хранения, установленных перечнями, независимо от формы собственности и вида носителя (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ, статья 17, часть 1). Правила, инструкции, регламенты, стандарты, порядки, положения, классификаторы и рекомендации по месту утверждения хранятся постоянно (Перечень № 236, ст. 8а), в других организациях один год после замены новыми (ст. 8б). Постоянный срок распространяется на все утверждённые редакции, включая недействующие: изъятие такой редакции из базы знаний прекращает её размещение, но срока хранения документа не прекращает. Срок хранения базы знаний как базы данных производен от срока хранения помещённых в неё данных (ст. 187). Приведённые статьи Перечня № 236 названы справочно как основание нормы: сроки хранения документов реестра НМД/ЛНА устанавливаются №14, п. 12.5, настоящим Регламентом не воспроизводятся и не изменяются.

Какие сроки хранения установлены для действующих и недействующих редакций материалов каждого нормативного статуса со ссылкой на конкретные статьи Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, включая постоянное хранение по месту утверждения?

Инструкция по заполнению:

Заполните таблицу на 6-7 строк со столбцами: вид материала, статья Перечня № 236, срок хранения, место хранения. Для документов реестра НМД/ЛНА ставьте ссылку на №14, п. 12.5, не воспроизводя его сроки. Ниже приведите 5 правил хранения в цифровой среде: подлинник, копия, история редакций, читаемость, целостность.

Пример:

Хранение в цифровой среде.

1. В исходной модели подлинником материала ветви А признаётся подлинник утверждённой редакции в [ECM/СЭД] (№14, п. 11.4) и база знаний местом хранения подлинника не является; в целевой модели (п. 3.4) подлинником является утверждённая редакция в базе знаний, хранимая с соблюдением условий 2, 3 и 6.

2. Размещённая копия является ознакомительной: её удаление подлинника не затрагивает и срока хранения не прерывает. В целевой модели удаление утверждённой редакции из базы знаний до истечения срока хранения не допускается.

3. История редакций материала ветви Б хранится в течение срока хранения материала, выборочное удаление редакций не допускается: история подтверждает содержание, действовавшее на дату события. По ветви А состав редакций определяет реестр НМД/ЛНА.

4. Читаемость: материал со сроком хранения свыше [10] лет передаётся в формате долговременного хранения и в контейнере электронного документа по приказу Росархива от 31.07.2023 № 77, воспроизводимость проверяется [1] раз в [3] года.

5. Целостность: фиксируются контрольная сумма файла, дата передачи и идентификатор редакции, изменение архивной копии не допускается. Резервное копирование является средством восстановления, а не формой хранения.

12.2. Черновики, записи об ознакомлении и журналы действий

Описание подраздела: Подраздел устанавливает сроки хранения объектов, сопровождающих работу с материалами: пространства черновиков и служебных журналов. Сроки хранения записей об ознакомлении применяются по №14 и здесь не дублируются.

Какие сроки хранения применяются к черновикам и проектам материалов, к записям об ознакомлении работников и к журналам действий в базе знаний?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу на 4-5 строк со столбцами: объект, срок хранения, основание, действие по истечении срока. Для записей об ознакомлении дайте ссылку на №14, п. 12.5. Ниже закрепите 3 правила очистки пространства черновиков с периодичностью и ролью.

Пример:

Очистка пространства черновиков.

1. Пространство черновиков в выдачу не включается, в корпус ИИ-ассистента не передаётся и предметом архивирования не является.

2. Администратор базы знаний ежеквартально формирует перечень черновиков, не изменявшихся более [12] месяцев; владелец в течение [10] рабочих дней выбирает доработку, публикацию или удаление. При отсутствии решения черновик удаляется с записью в журнале.

3. Черновик материала ветви А удаляется после подтверждения [Процессного офиса], что документ утверждён либо разработка прекращена: проект хранится в [ECM/СЭД].

12.3. Уничтожение материала: разграничение операций, санкционирование и оформление

Описание подраздела: Подраздел разграничивает удаление материала из базы знаний, архивирование и уничтожение документа и устанавливает состав проверок до уничтожения. Порядок уничтожения документов реестра применяется по №14, п. 12.5.

Собственный порядок применяется только к ветви Б. Приведённые ниже санкционирование, оформление и проверки применяются к материалам ветви Б. Уничтожение материалов ветви А и иных документов реестра НМД/ЛНА выполняется по №14, п. 12.5, и настоящим Регламентом не переопределяется (приложение Д, указание 4).

Прямая норма. Удаление материала из базы знаний не является уничтожением документа: оно прекращает размещение материала, но срока хранения не прекращает и не затрагивает подлинник, архивную копию и учётную запись. Уничтожение возможно только после истечения срока хранения, по результатам экспертизы ценности, и оформляется актом о выделении документов к уничтожению (Федеральный закон № 125-ФЗ, статья 17; приказ Росархива от 31.07.2023 № 77). Техническое удаление материала, его редакций, истории или архивной копии в обход настоящего порядка запрещено и расценивается как утрата архивного документа.

Кто санкционирует уничтожение материала, что проверяется до уничтожения (истечение срока хранения, вложенные материалы, места использования переиспользуемых фрагментов), каким актом оно оформляется и почему техническое удаление в обход процедуры запрещено?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу операций со столбцами: операция, что происходит с материалом, кто санкционирует, чем оформляется, влияние на срок хранения. Собственный порядок санкционирования и оформления уничтожения задавайте только для материалов ветви Б; для материалов ветви А и иных документов реестра НМД/ЛНА ставьте в строке таблицы ссылку на НМД № 14, п. 12.5, второго порядка уничтожения не создавая. Ниже перечислите 5 проверок до уничтожения с указанием роли по каждой и правило о судьбе учётной записи.

Пример:

Проверки до уничтожения материала ветви Б.

1. Истечение срока по таблице п. 12.1 и отсутствие признака постоянного хранения: администратор базы знаний.

2. Отсутствие у материала статуса ЛНА в реестре НМД/ЛНА, включая недействующие редакции: [Процессный офис].

3. Вложенные материалы: приложения, формы, шаблоны и обучающие материалы, для которых уничтожаемый является основным: владелец материала.

4. Места использования переиспользуемых фрагментов по реестру фрагментов (раздел 8): редактор базы знаний.

5. Отсутствие судебного спора, проверки контролирующего органа или расследования, в котором материал является доказательством: [Юридическая служба].

Экспертиза ценности проводится экспертной комиссией, решение фиксируется протоколом. Реквизиты акта вносятся в карточку материала, которая сохраняется как учётная запись (Перечень № 236, ст. 366). Материал, не прошедший проверку, к уничтожению не выделяется.

Описание раздела: Раздел устанавливает показатели состояния цифровой базы знаний, порядок их расчёта и представления и порядок инвентаризации состава материалов. Здесь же закреплены переходные положения: действия [Наименование организации] при введении Регламента, если база знаний уже содержит неупорядоченные материалы, и состав переноса при смене инструмента. Соблюдение требований Регламента проверяется по №16, разрывы между описанием и фактическим исполнением процесса выявляются по №9.

13.1. Показатели состояния базы знаний

Описание подраздела: Подраздел определяет показатели управляемости базы знаний, способ расчёта и целевое значение каждого, а также лицо, выполняющее расчёт.

Расчёт и границы. Показатели рассчитывает администратор базы знаний, проверяет [Процессный офис], отчёт представляется [Процессному комитету] [ежеквартально]. Второй показатель охвата ознакомления не вводится: применяется значение отчёта по №14, п. 10.5. Показатели системы НМД и ЛНА рассчитываются по №13, п. 11.1. Отклонение от целевого значения влечёт корректирующее действие с ответственным и сроком.

Какие показатели характеризуют состояние базы знаний, кто и с какой периодичностью их рассчитывает и кому представляет?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу на 9–11 показателей со столбцами «код: показатель: способ расчёта: целевое значение: периодичность: кто рассчитывает», охватив просроченную актуальность, отсутствие ответственного, непокрытые процессы, нарушенную связь с моделью и результат экспертизы. Формулы вынесите отдельными строками с расшифровкой обозначений. Нумерация показателей П1 ... П11, состав, обозначения переменных и формулы едины для настоящего подраздела и приложения Е: приложение Е является формой отчёта по той же нумерации, второй системы показателей и второго набора обозначений Регламент не вводит.

Пример:

Формула П1.

П1 = М_прср / М_опуб × 100

Формула П4.

П4 = М_актс / М_затр × 100

Формула П11.

П11 = М_откл / М_эксп × 100

Обозначения (едины с приложением Е):

М_опуб: число опубликованных материалов на отчётную дату, шт.;

М_прср: число опубликованных материалов с датой очередного пересмотра ранее отчётной даты, шт.;

М_бвлд: число опубликованных материалов с незаполненным реквизитом «владелец материала», шт.;

М_бсвз: число опубликованных материалов с незаполненным реквизитом «связь с процессом» либо со связью, не подтверждённой по п. 8.2, шт.;

М_затр: число материалов, для которых 30-дневный срок актуализации (№9, п. 10.4) истёк в отчётном периоде, а также материалов, актуализированных в отчётном периоде досрочно, шт.;

М_актс: число материалов из числа затронутых, актуализированных в срок 30 календарных дней (№9, п. 10.4), шт.;

М_вА: число опубликованных ознакомительных копий материалов ветви А, шт.;

М_расх: число материалов ветви А с выявленным расхождением копии и подлинника, шт.;

М_невыч: число машинно сгенерированных материалов, опубликованных без отметки о вычитке, шт.;

М_невост: число опубликованных материалов, не открывавшихся [12] месяцев при выполняемом процессе, шт.;

О_всего: число обращений об ошибках в материалах за отчётный период, шт.;

О_обосн: число обращений, признанных обоснованными, шт.;

М_проц: число процессов уровней [L2–L3] реестра процессов на отчётную дату, шт.;

М_бпкр: число процессов уровней [L2–L3], к которым и к дочерним элементам которых (включая операции уровня L4) не привязан ни один опубликованный материал, шт.;

М_откл: число материалов с решением экспертизы «отклонить» либо «доработать» (п. 6.2) за отчётный период, шт.;

М_эксп: число материалов, представленных на экспертизу за отчётный период, шт.

Агрегирование результата экспертизы. Решение экспертизы по каждому материалу (допустить к переводу в действующее состояние, доработать, отклонить) фиксируется в листе замечаний карточки материала (п. 6.2) и передаётся в отчётность как источник данных показателя П11. Редактор базы знаний ведёт учёт представленных на экспертизу материалов и принятых решений за отчётный период; без этого учёта показатель П11 не рассчитывается.

13.2. Инвентаризация базы знаний

Описание подраздела: Подраздел устанавливает периодическую проверку фактического состава базы знаний, перечень выявляемых дефектов и решение по каждому из них.

Периодичность. Полная инвентаризация проводится [1] раз в год перед годовым отчётом, выборочная по отдельной рубрике [ежеквартально]. Организует её администратор базы знаний с участием владельцев и [Процессного офиса].

В каком порядке проверяется фактический состав базы знаний и какое решение принимается по каждому виду выявленных дефектов?

Инструкция по заполнению:

Опишите процедуру четырьмя шагами с ответственным и сроком и приведите таблицу на 4–6 строк «вид дефекта: решение: кто принимает: срок устранения». Ограничьте предмет составом и реквизитами: соответствие содержания фактическому исполнению процесса оценивается по №9.

Пример:

Шаг 1. Администратор базы знаний выгружает перечень материалов с реквизитами карточки (п. 2.3), [3] раб. дня.

Шаг 2. Выявляются незаполненные реквизиты, неподтверждённые связи, дубли и просроченные материалы, [5] раб. дней.

Шаг 3. Перечень направляется владельцам для подтверждения актуальности и владения, [10] раб. дней.

Шаг 4. Акт инвентаризации утверждает [Руководитель процессного офиса], [5] раб. дней.

Материалы без владельца не удаляются: они снимаются с публикации по разделу 11 и хранятся по разделу 12.

13.3. Переходные положения при введении Регламента

Описание подраздела: Подраздел определяет действия организации, у которой база знаний уже ведётся и содержит материалы без нормативного статуса, владельцев и карточек, и режим таких материалов на переходный период.

Фиксация модели ведения базы знаний. При введении настоящего Регламента организация фиксирует применяемую модель по п. 3.4. При намерении перейти к целевой модели оценивается выполнение семи условий перехода; по каждому невыполненному условию составляется план устранения с указанием мероприятия, срока и ответственного. До исполнения плана и оформления перехода применяется исходная модель.

Что делает организация при введении настоящего Регламента, если база знаний уже существует и содержит неупорядоченные материалы?

Инструкция по заполнению:

Приведите план-график из 6 этапов со столбцами «этап: содержание работ: результат: срок: ответственный», задав сроки плейсхолдерами; отдельным этапом предусмотрите фиксацию модели ведения базы знаний по п. 3.4. Перечнем из 3–5 правил закрепите режим переходного периода: доступность, предупреждающую отметку, запрет ссылаться на неупорядоченный материал как на основание и перевод в ветвь А по №13, п. 12.2.

Пример:

Режим переходного периода:

1. Ранее размещённые материалы доступны до завершения этапа 3 с отметкой «переходный период, актуальность не подтверждена»; в корпус ИИ-ассистента (п. 7.4) они не включаются.

2. Материал, не прошедший этапы 2 и 3, основанием для действий работника не является: применяются действующие локальные нормативные акты.

3. Перевод из ветви Б в ветвь А выполняется полным циклом по №14, разделы 7-9; переходные положения системы НМД и ЛНА применяются по №13, п. 12.2.

4. К материалам, создаваемым после введения Регламента в действие, разделы 6 и 7 применяются в полном объёме.

13.4. Порядок при смене инструмента ведения базы знаний

Описание подраздела: Подраздел устанавливает обязательный состав переносимых сведений при переходе на другое программное средство и порядок подтверждения полноты переноса.

Что переносится в обязательном порядке при смене инструмента ведения базы знаний и чем подтверждается полнота переноса?

Инструкция по заполнению:

Приведите нумерованный перечень из 5–7 обязательных объектов переноса с указанием, чем подтверждается полнота каждого. Порядок перехода опишите 4–5 правилами: план, пробный перенос, сверка и акт, вывод прежнего средства; закрепите сохранение идентификаторов.

Пример:

Обязательный состав переноса:

1. Карточки материалов в полном составе реквизитов (п. 2.3): совпадение числа карточек и сверка реквизитов.

2. Связи с процессами, элементами моделей и паспортами (п. 8.2): совпадение числа связей по кодам процессов.

3. История редакций и правок (п. 10.4): совпадение числа редакций и контрольных сумм файлов.

4. Сведения о размещённых редакциях для учёта ознакомлений (п. 9.3): сверка с записями об ознакомлении, которые ведутся по №14 и не переносятся.

5. Режимы доступа, сроки хранения и отметки о завершении жизненного цикла (разделы 4, 11, 12): контрольная проверка доступа и перечень изъятых материалов.

Порядок перехода:

1. План перехода утверждает [Процессный комитет]: состав объектов, сроки, ответственные, действия при неполном переносе.

2. Пробный перенос охватывает не менее [10] % материалов каждой рубрики с проверкой отображения, поиска и связей.

3. Полнота подтверждается ведомостью сверки и актом приёмки; до утверждения акта прежнее средство из эксплуатации не выводится.

4. Идентификаторы материалов сохраняются, ссылки на прежние адреса перенаправляются не менее [12] месяцев.

5. В исходной модели материалы ветви А переносятся как ознакомительные копии: подлинники и реестр остаются в [ECM/СЭД]. В целевой модели (п. 3.4) переносятся утверждённые редакции с реквизитами утверждения, историей редакций и журналом действий, а выполнение условий перехода подтверждается в новом средстве до вывода прежнего из эксплуатации.

Описание раздела: Раздел определяет момент возникновения обязательности требований Регламента, порядок внесения в него изменений и его пересмотра, ответственность за применение и порядок разрешения разногласий по толкованию его норм. Общие правила жизненного цикла нормативно-методических документов здесь не переопределяются: они применяются по [Положению об управлении НМД/ЛНА] (НМД № 13) и [Регламенту управления НМД/ЛНА] (НМД № 14). Раздел добавляет к ним только специфику предмета: триггеры пересмотра, связанные с изменением стандартов по управлению знаниями и документами и с переходом на другое средство ведения базы знаний. Переходные положения на период первичного наполнения базы знаний и переноса материалов из существующих хранилищ установлены разделом 13 и здесь не дублируются.

14.1. Вступление в силу и ознакомление работников

Описание подраздела: Подраздел определяет момент, с которого требования Регламента становятся обязательными, и круг работников, знакомящихся с ним под роспись.

С какого момента требования Регламента обязательны и кто знакомится с ним под роспись?

Инструкция по заполнению:

Назовите распорядительный документ, вводящий Регламент в действие, и приведите дату утверждения и дату введения в действие раздельно (НМД № 13, п. 8.3; НМД № 14, п. 9.4). Порядок публикации и ознакомления заново не описывайте (НМД № 14, пп. 10.1, 10.3, 10.4): определите только круг работников из ролей раздела 5 и укажите, что размещение Регламента в базе знаний ознакомлением не является. Положение приведите четырьмя пунктами, каждый отдельной строкой.

Пример:

14.1.1. Регламент утверждён [ДД.ММ.ГГГГ] и введён в действие приказом [Наименование организации] от [ДД.ММ.ГГГГ] № [номер] с [ДД.ММ.ГГГГ]; до этой даты его требования обязательными не являются. Применяется редакция, опубликованная в [едином источнике актуальных редакций].

14.1.2. Под роспись знакомятся владельцы материалов, разработчики материалов, редакторы базы знаний, администраторы базы знаний, эксперты предметных областей, процессные аналитики, владельцы процессов и работники процессного офиса (ПрО); прочие работники информируются рассылкой в порядке НМД № 14, п. 10.1.

14.1.3. Размещение Регламента в базе знаний ознакомлением с ним не является: запись об открытии материала юридического значения не имеет (п. 9.2). Ознакомление оформляется в порядке НМД № 14, п. 10.4, а при введённом кадровом электронном документообороте (КЭДО) подтверждается электронной подписью работника с соблюдением статей 22.2 и 22.3 Трудового кодекса Российской Федерации.

14.1.4. Если Регламент относится к локальным нормативным актам, принимаемым с учётом мнения представительного органа работников в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, коллективным договором и соглашениями (статья 8 указанного кодекса), он принимается в порядке статьи 372 того же кодекса; локальный нормативный акт, принятый без соблюдения установленного порядка учёта мнения, применению не подлежит (статья 8 того же кодекса). Если такой случай отсутствует либо представительный орган работников не создан, основание указывается на титульном листе и в листе согласования (п. 3.3).

14.2. Внесение изменений и пересмотр Регламента

Описание подраздела: Подраздел закрепляет порядок изменения Регламента ссылкой на общие правила и перечисляет основания его пересмотра, специфичные для предмета документа.

В каком порядке вносятся изменения в Регламент, с какой периодичностью он пересматривается и какие события влекут его внеплановую актуализацию?

Инструкция по заполнению:

Процедуру изменения заново не описывайте: изменения вносятся в порядке утверждения Регламента с записью в листе регистрации изменений, плановый пересмотр проводится по периодичности НМД № 13, п. 11.3, внеплановая актуализация выполняется по НМД № 14, пп. 12.1, 12.2, выбор между новой редакцией и изменением отдельных пунктов определяется по НМД № 14, п. 12.3. Собственной нумерации редакций, собственной статусной модели и собственной лестницы эскалации не вводите. В таблице приведите только специфичные для Регламента основания; для каждого укажите роль, отслеживающую событие, и срок инициирования пересмотра. Отдельной строкой разграничьте пересмотр Регламента и пересмотр отдельного материала базы знаний.

Пример:

Пересмотр отдельного материала базы знаний (плановый по подразделу 10.1, внеплановый по подразделу 10.2, завершение жизненного цикла по разделу 11) изменения в Регламент не влечёт и в лист регистрации изменений не вносится.

Переход на другое средство ведения базы знаний норм Регламента не отменяет: требования сформулированы инструментально нейтрально (п. 1.3), а порядок переноса материалов, сохранения карточек материалов, истории редакций и записей журналов установлен разделом 13. Изменение Регламента при переходе вносится только в части, описывающей свойства средства, подтверждаемые [Службой ИБ] (п. 4.4).

Новая редакция Регламента влечёт проверку ранее заведённых карточек материалов на соответствие ей в срок [30] календарных дней; выявленные расхождения устраняются в порядке подраздела 10.2.

14.3. Ответственность за применение Регламента

Описание подраздела: Подраздел закрепляет зоны ответственности ролей и указывает, чем подтверждается соблюдение требований Регламента.

Кто отвечает за применение Регламента, в какой части и чем подтверждается соблюдение его требований?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу на 5-6 ролей из раздела 5, новых ролей не вводите. Своих мер ответственности не устанавливайте: дисциплинарная ответственность применяется работодателем в порядке Трудового кодекса Российской Федерации, а последствия неознакомления работника определены НМД № 13, п. 11.5. Отдельными пунктами закрепите четыре правила, ограничивающие ответственность: об отсутствии ответственности за неприменение материала, с которым работник не ознакомлен; о недопустимости ссылки на справочный материал как на основание требования к работнику; об ответственности владельца материала независимо от происхождения текста; о том, что ответ ИИ-ассистента основанием для действий работника не является.

Пример:

14.3.1. Дисциплинарная ответственность применяется работодателем в порядке Трудового кодекса Российской Федерации, статьи 192, 193; настоящий Регламент своих мер ответственности не устанавливает и показатели состояния базы знаний в мотивационные схемы не переносит.

14.3.2. Работник, не ознакомленный с материалом, имеющим нормативный статус локального нормативного акта, ответственности за его неприменение не несёт (НМД № 13, п. 11.5). Факт открытия материала в базе знаний ознакомлением не признаётся (п. 9.2).

14.3.3. Ссылка на справочный либо методический материал как на основание требования к работнику не допускается: обязательные требования устанавливаются локальным нормативным актом в порядке статьи 8 Трудового кодекса Российской Федерации. Материал, фактически устанавливающий обязательные правила поведения работников без соблюдения этого порядка, применению не подлежит (п. 3.2).

14.3.4. Ответственность за содержание опубликованного материала несёт владелец материала независимо от происхождения текста; машинное происхождение от ответственности за недостоверные сведения не освобождает (п. 7.2). Ответ ИИ-ассистента нормы не создаёт и самостоятельным основанием для действий работника не служит (п. 7.4).

14.4. Разрешение разногласий по толкованию Регламента

Описание подраздела: Подраздел разграничивает разногласия по конкретному материалу базы знаний и разногласия по толкованию норм самого Регламента и указывает, кто рассматривает каждый предмет.

Кто разрешает разногласия по применению Регламента, кто разъясняет его нормы и как поступают при коллизии с другим документом?

Инструкция по заполнению:

Разведите два предмета явно: разногласия о содержании, нормативном статусе, форме изложения и уровне доступа конкретного материала разрешаются по подразделу 5.3, своей лестницы эскалации для них не создавайте; нормы самого Регламента разъясняются по НМД № 13, п. 12.3, и НМД № 14, пп. 13.1, 13.2. Распределение оформите таблицей на 4-5 строк и закрепите правило: разъяснение применяет норму, но новой нормы не создаёт.

Пример:

Разъяснение применяет норму, но новой нормы не создаёт: при выявлении пробела инициируется изменение Регламента по подразделу 14.2. Поступление [трёх] и более обращений по одному предмету является самостоятельным основанием внеплановой актуализации (НМД № 14, п. 12.2).

При расхождении сведений материала со сведениями действующего паспорта процесса или действующей модели достоверными признаются сведения паспорта и модели; при расхождении опубликованной копии с подлинником применяется подлинник, а копия снимается с публикации в течение [1] рабочего дня (п. 3.4).

Сводная отсылка по коллизиям. Правила поведения при расхождении установлены в четырёх местах и применяются совместно: общее правило приоритета норм (п. 1.3), коллизия материала с локальным нормативным актом и коллизия двух материалов базы знаний между собой (п. 5.3, правила 2 и 2.1), производность материала от паспорта и модели (п. 7.1), достоверность сведений действующего паспорта (п. 8.1). Во всех случаях применяется последовательность приоритетов [Положения об управлении НМД и ЛНА], п. 10.3; своей последовательности приоритетов Регламент не вводит.

Шкала мер при просрочке пересмотра (п. 10.5) лестницей эскалации разногласий не является и в настоящем подразделе не применяется.

Описание раздела: Приложения содержат семь форм по этапам жизненного цикла материала базы знаний: карточка материала, классификатор разделов и типов материалов, решение о включении материала и присвоении нормативного статуса, передача владения, журнал изъятия, отчётность по показателям и чек-лист вычитки машинно сгенерированного материала. Состав граф каждой формы задан соответствующим разделом Регламента и при заполнении не изменяется: неприменимая графа заполняется записью «не применяется» с обоснованием в одну строку. Формы приложений А, Б и матрица прав доступа являются инструментами контроля по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, п. 9.2. Примеры даны по сквозному процессу [Приём заявок], код П-2.3, модель версии 4.0 в [Stormbpmn].

---

ПРИЛОЖЕНИЕ А. Карточка материала базы знаний

Назначение формы: Полный состав метаданных материала по подразделу 2.3 в развитие таблицы п. 2.3, с учётом требований ГОСТ Р 7.0.109-2024; ведётся с момента создания материала до истечения срока его хранения. Наличие карточки материала является признаком принадлежности объекта к базе знаний (п. 1.2).

Шапка формы. База знаний [Наименование организации]. Идентификатор материала: [КБ-2.3-РУК-017]. Дата создания карточки: [ДД.ММ.ГГГГ]. Ведёт: редактор базы знаний.

Указания по заполнению:

Поля 1-8, 10, 15-17, 19 заполняются до перевода материала в действующее состояние; отсутствие любого из них перевод блокирует (пп. 2.3, 6.3). Публикацию материала их отсутствие не блокирует: разработчик вправе разместить материал в недействующем состоянии до их заполнения. Поле 9 фиксируется в момент публикации, поле 10 в момент перевода материала в действующее состояние, поле 11 рассчитывается от даты вступления редакции в действие (п. 2.3), поле 25 заполняется после публикации по результатам сверки (п. 3.4).

Значение «не применяется» перевод материала в действующее состояние не блокирует: поле, не применяемое для ветви материала, незаполненным не считается и в контроль полноты карточки не входит.

Поле 3: перечень типов закрытый (п. 2.2), новый тип вводится изменением Регламента.

Поле 4: значение присваивается по определителю приложения В, отнесение по наименованию материала не допускается (п. 3.1). Поля 12 и 13 взаимоисключающие: реквизит «состояние работы» ведётся только по ветви Б, признак размещения только по ветви А и производно от реестра НМД/ЛНА (п. 3.4). Состояние материала выводится в карточке и в списках материалов, а не только в свойствах: по ветви Б значение поля 12, по ветви А значение реквизита «статус документа» записи реестра, наследуемое через поле 14. Обязательность применения материала определяется этим значением, а не фактом его размещения; признак размещения (поле 13) отражает только видимость копии (п. 6.3). Поля 11, 14, 25 по ветви А наследуются и в базе знаний самостоятельно не назначаются; изменение реквизита «статус документа» действиями в базе знаний не допускается (НМД № 14, п. 11.3).

Поле 18: атрибуты паспорта процесса текстом не воспроизводятся, допускается вставка с пометкой «справочно» (НМД № 9, п. 11.2).

Поле 23: гриф выводится в карточке, на экране, в колонтитуле выгрузки и на печатной копии (п. 4.3).

---

ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Классификатор разделов базы знаний и типов материалов

Назначение формы: Схема классификации по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, п. 9.2, и закрытый перечень типов материалов; ведёт администратор базы знаний, изменения фиксируются в журнале ведения классификатора с указанием основания.

Форма Б.1. Схема классификации (рубрикатор)

Шапка формы. Редакция классификатора: [N] от [ДД.ММ.ГГГГ]. Ведёт: администратор базы знаний. Согласовал: [Процессный офис].

Форма Б.2. Перечень типов материалов

Указания по заполнению:

Материал размещается в одной основной рубрике; принадлежность к другим темам отражается связями и ключевыми словами, копия файла во второй рубрике не создаётся (п. 2.1). Уровень 2 отражает реестр процессов и вручную не правится: расхождение с реестром устраняется на стороне репозитория процессов.

Графа «Плановый пересмотр» формы Б.2 применяется только к материалам ветви Б; для материалов ветви А периодичность применяется по НМД № 13, п. 11.3 (п. 10.1).

Графа «Машинное порождение» задаёт режим ручных правок для типа; смешанный порядок, при котором правки допускаются и материал продолжает перегенерироваться, не применяется (п. 7.3). Код исключённой рубрики другому объекту не присваивается.

---

ПРИЛОЖЕНИЕ В. Решение о включении материала в базу знаний и присвоении нормативного статуса

Назначение формы: Единый документ, которым оформляются решение о создании материала (п. 6.1), присвоение значения реквизита «нормативный статус материала» (п. 3.1) и назначение владельца материала (п. 5.2). Отдельная форма заявки Регламентом не вводится: её функцию выполняет карточка материала (п. 6.1).

Форма В.1. Реквизиты решения

Шапка формы. Решение № [номер] от [ДД.ММ.ГГГГ]. База знаний [Наименование организации]. Принял: [Руководитель отдела клиентского сервиса].

Форма В.2. Определитель нормативного статуса материала

Указания по заполнению:

Признаки проверяются по порядку, ответ даёт первый признак с результатом «да»; оценка «на глаз» и отнесение по наименованию материала не допускаются (п. 3.1). Сомнение толкуется в пользу ветви А: до регистрации в реестре НМД/ЛНА либо до устранения обязательных правил поведения из текста материал в действующее состояние не переводится (п. 6.3). Спорный случай разрешает [руководитель процессного офиса] в срок не более [2] рабочих дней; решение вносится в графу 10 формы В.1 и в карточку материала. Изменение значения реквизита «нормативный статус материала» без соответствующей записи в реестре НМД/ЛНА правовых последствий не создаёт (п. 3.1). Форма заменой заявки по НМД № 14, разд. 5, не является: для материалов ветви А применяется форма указанного Регламента.

---

ПРИЛОЖЕНИЕ Г. Передача владения материалом

Назначение формы: Приложение к акту приёма-передачи по НМД № 14, п. 3.2, при увольнении, переводе, длительном отсутствии работника либо упразднении подразделения владельца; фиксирует перечень передаваемых материалов, их состояние и незакрытые обязательства.

Шапка формы. Приложение к акту приёма-передачи № [номер] от [ДД.ММ.ГГГГ]. Событие: увольнение работника. Прежний владелец: [Должность, И.О. Фамилия]. Новый владелец: [Должность, И.О. Фамилия]. Инициатор: [Руководитель отдела клиентского сервиса]. Предельный срок назначения: [30] дней (НМД № 13, п. 6.3).

Указания по заполнению:

Форма заполняется по всем материалам, где выбывающий работник указан владельцем материала, включая неопубликованные черновики; автоматическое удаление черновиков при блокировании учётной записи не допускается (п. 5.2). Для материала ветви А отдельное назначение владельца материала не производится: владельцем является владелец документа по НМД № 13, п. 6.3; в графе «Незакрытые обязательства» указывается только состояние ознакомительной копии.

Графа «Незакрытые обязательства»: просроченный пересмотр, нерассмотренное обращение, неотработанный лист оценки влияния, невычитанный машинно сгенерированный материал, истекающее право использования материала внешнего происхождения. По каждому черновику руководитель подразделения в тот же срок принимает одно из четырёх решений: продолжить работу с назначением разработчика, присоединить содержание к существующему материалу, сохранить без публикации, признать утратившим ценность и удалить (п. 5.2). Черновик со сведениями ограниченного доступа передаётся по согласованию со [Службой ИБ] (НМД № 13, п. 9.4). Отдельного срока передачи владения Регламент не устанавливает: применяются срок НМД № 13, п. 6.3, и оформление по НМД № 14, п. 3.2.

---

ПРИЛОЖЕНИЕ Д. Журнал изъятия материалов базы знаний

Назначение формы: Учёт всех случаев завершения жизненного цикла материала по разделу 11 с подтверждением исключения материала из технических представлений; ведёт администратор базы знаний, записи неизменяемы.

Форма Д.1. Журнал изъятия материалов

Шапка формы. Журнал ведётся с [ДД.ММ.ГГГГ]. База знаний [Наименование организации]. Ведёт: администратор базы знаний. Записи неизменяемы, срок хранения по разделу 12.

Форма Д.2. Перечень технических представлений, из которых материал исключается

Указания по заполнению:

Форма Д.2 воспроизводит таблицу п. 11.4 строка в строку с сохранением нумерации: состав, порядок и число строк перечня технических представлений установлены п. 11.4 и в настоящей форме не изменяются. Форма заполняется по каждой записи журнала Д.1 отдельно; вид завершения «отзыв» требует отметки по всем десяти строкам, «снятие с публикации» и «архивирование» по строкам 1-5, 7 и 9. Из перечня технических представлений исключены объекты, которые изъятию не подлежат: подлинник утверждённой редакции в [ECM/СЭД], архивная редакция, запись реестра НМД/ЛНА (НМД № 13, прил. Г, прим. 1) и ранее сделанные выгрузки и печатные копии, которые остаются доступными для справок (НМД № 13, п. 9.4). Строка 10 «Резервные копии» отметки «выполнено» не требует: резервные копии восстанавливаются только целиком, выборочная очистка не производится, а восстановленный материал повторно проходит процедуру отзыва (п. 11.4, строка 10). Уничтожение материала ветви Б выполняется только после истечения срока хранения, по результатам экспертизы ценности и по акту о выделении к уничтожению (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77) в порядке п. 12.3; уничтожение материалов ветви А и иных документов реестра НМД/ЛНА применяется по НМД № 14, п. 12.5, и Регламентом не переопределяется. Отмена документа справочным или методическим материалом его не делает: копия снимается с публикации и переводится в архивную копию (п. 3.1). Дата подтверждения исключения проставляется после отметок по всем применимым строкам формы Д.2; отсутствие хотя бы одной отметки означает, что изъятие не завершено.

---

ПРИЛОЖЕНИЕ Е. Отчёт о состоянии базы знаний

Назначение формы: Периодическая отчётность по показателям состояния базы знаний (раздел 13); формирует администратор базы знаний, рассматривает [Процессный комитет].

Шапка формы. Отчётный период: [квартал, год]. Дата формирования: [ДД.ММ.ГГГГ]. Число опубликованных материалов на отчётную дату: [1 240]. Сформировал: администратор базы знаний. Рассмотрен: [Процессный комитет], протокол № [номер].

Обозначения:

М_опуб: число опубликованных материалов на отчётную дату, шт.;

М_прср: число опубликованных материалов с датой очередного пересмотра ранее отчётной даты, шт.;

М_бвлд: число опубликованных материалов с незаполненным реквизитом «владелец материала», шт.;

М_бсвз: число опубликованных материалов с незаполненным реквизитом «связь с процессом» либо со связью, не подтверждённой по п. 8.2, шт.;

М_затр: число материалов, для которых 30-дневный срок актуализации (НМД № 9, п. 10.4) истёк в отчётном периоде, а также материалов, актуализированных в отчётном периоде досрочно, шт.;

М_актс: число материалов из числа затронутых, актуализированных в срок 30 календарных дней (НМД № 9, п. 10.4), шт.;

М_вА: число опубликованных ознакомительных копий материалов ветви А, шт.;

М_расх: число материалов ветви А с выявленным расхождением копии и подлинника, шт.;

М_невыч: число машинно сгенерированных материалов, опубликованных без отметки о вычитке, шт.;

М_невост: число опубликованных материалов, не открывавшихся [12] месяцев при выполняемом процессе, шт.;

О_всего: число обращений об ошибках в материалах за отчётный период, шт.;

О_обосн: число обращений, признанных обоснованными, шт.;

М_проц: число процессов уровней [L2–L3] реестра процессов на отчётную дату, шт.;

М_бпкр: число процессов уровней [L2–L3], к которым и к дочерним элементам которых (включая операции уровня L4) не привязан ни один опубликованный материал, шт.;

М_откл: число материалов с решением экспертизы «отклонить» либо «доработать» (п. 6.2) за отчётный период, шт.;

М_эксп: число материалов, представленных на экспертизу за отчётный период, шт.

Указания по заполнению:

Нумерация показателей П1 ... П11, их состав, обозначения переменных и формулы установлены п. 13.1 и в настоящей форме не изменяются: форма является отчётом по той же системе показателей и воспроизводит перечень обозначений п. 13.1 без изменений. Показатель П9 в базе знаний заново не рассчитывается: применяется значение отчёта по НМД № 14, п. 10.5; порог полноты применяется по указанному пункту и в форме числом не воспроизводится, второй показатель охвата ознакомления Регламент не вводит (п. 9.3). Показатель П7 приводится справочно: рост числа обращений при неизменной доле обоснованных свидетельствует о вовлечённости пользователей, а не об ухудшении состояния базы знаний. Показатель П11 рассчитывается по данным листа замечаний карточки материала (п. 6.2): решение экспертизы по каждому представленному материалу агрегируется в отчётность за отчётный период; отдельного учёта вне карточки материала не вводится. Отрицательное отклонение по П4 влечёт разбор причин по каждому просроченному материалу; по материалам ветви А меры ограничиваются передачей сведений в [Процессный офис] (п. 10.5). Форма проверками в виде аудита не является: понятие «аудит базы знаний» Регламент не вводит, независимая оценка проводится по [Положению о внутреннем аудите бизнес-процессов] (НМД № 16). Показатели в мотивационные схемы работников не переносятся (п. 14.3).

---

ПРИЛОЖЕНИЕ Ж. Чек-лист вычитки машинно сгенерированного материала

Назначение формы: Обязательная проверка машинно сгенерированного материала человеком перед его публикацией и переводом в действующее состояние (п. 7.2); заполняет владелец материала либо по его поручению эксперт предметной области. Без заполненного чек-листа материал не публикуется и в действующее состояние не переводится.

Шапка формы. Материал: КБ-2.3-ПОЯС-012 «Пояснение к модели процесса Приём заявок». Источник порождения: модель П-2.3, версия 4.0, [Stormbpmn]. Дата порождения: 03.03.2026. Вычитку выполнил: [Должность, И.О. Фамилия]. Дата вычитки: 05.03.2026. Предельный срок вычитки: [10] рабочих дней с даты порождения.

Результат вычитки. Выявлено блокирующих замечаний: [1]. Решение: доработать, повторное представление [дата]. К публикации и переводу в действующее состояние не допущен.

Отметка о машинном происхождении отображается пользователю в тексте опубликованного материала и сохраняется при выгрузке; удаление отметки после публикации не допускается.

Указания по заполнению:

Оценка выбирается из трёх значений: «соответствует», «не соответствует», «не применяется»; значение «не применяется» сопровождается обоснованием в одну строку. Замечание по любой из строк 1-9 является блокирующим: материал к публикации и переводу в действующее состояние не допускается до его устранения. Вычитку не заменяют средство генерации, администратор базы знаний и автоматические проверки; разработчик единственным проверяющим по своему материалу быть не может (пп. 5.1, 7.2). Невычитанный по истечении предельного срока материал к публикации и переводу в действующее состояние не допускается и остаётся в состоянии работы «в работе». Результат повторной генерации опубликованную редакцию не замещает: он проходит вычитку по настоящей форме заново, до её завершения пользователям доступна ранее опубликованная редакция (п. 7.3). Ответственность за содержание опубликованного материала несёт владелец материала независимо от происхождения текста (п. 7.2).