Регламент управления нормативно-методическими документами и локальными нормативными актами

Описание раздела: Раздел содержит обязательные стартовые элементы Регламента по ГОСТ Р 7.0.97-2025: титульный лист, лист согласования, оглавление и лист регистрации изменений. Область применения, нормативные ссылки и терминология вынесены в раздел 2; состав идентификационных реквизитов раскрыт в п. 2.1.

1.1. Титульный лист

Описание подраздела: Титульный лист идентифицирует Регламент и фиксирует гриф утверждения, дату утверждения и дату введения в действие.

Какие реквизиты обязательны на титульном листе Регламента и как оформляется его утверждение?

Инструкция по заполнению:

Приведите минимум реквизитов организационно-распорядительного документа (ОРД) по ГОСТ Р 7.0.97-2025: наименование организации, вид документа, заголовок, дату и номер, место составления, гриф утверждения. Гриф «УТВЕРЖДАЮ» подписывает [Генеральный директор]; при утверждении приказом — «УТВЕРЖДЁН приказом [Наименование организации] от [дата] № [номер]» (уровень утверждающего — №13, п. 6.4). Дата утверждения и дата введения в действие указываются ОТДЕЛЬНО; нумерация — редакциями (№13, п. 8.3).

Пример:

[ЛОГОТИП / ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ]

УТВЕРЖДАЮ [Генеральный директор] _______________ [И.О. Фамилия] «___» __________ 20__ г.

РЕГЛАМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИМИ ДОКУМЕНТАМИ И ЛОКАЛЬНЫМИ НОРМАТИВНЫМИ АКТАМИ

Код документа: [индекс дела по номенклатуре дел]-[порядковый номер]. Редакция 1.

Дата утверждения: [дата]. Дата введения в действие: [дата]. Следующий плановый пересмотр: [дата].

Владелец документа: руководитель [Процессного офиса]. [Город], [Год]

1.2. Лист согласования

Описание подраздела: Лист согласования фиксирует должностных лиц, согласовавших Регламент до утверждения, и является неотъемлемой частью документа.

Кто должен согласовать Регламент до его утверждения?

Инструкция по заполнению:

Заполните таблицу на 5–6 согласующих: руководитель [Процессного офиса] (далее — ПрО), [Юридическая служба] (ТК РФ, ст. 8), [Дирекция по персоналу] (ст. 22, 68, 372), [Служба делопроизводства (ДОУ)], ИТ-функция. При числе согласующих свыше [5] согласование оформляется листом как неотъемлемой частью документа (п. 6.5 настоящего Регламента; ГОСТ Р 7.0.97-2025, п. 5.20–5.21); в [ECM/СЭД] подпись и дата заменяются отметками системы.

Пример:

1.3. Оглавление

Описание подраздела: Оглавление обеспечивает навигацию по документу и отражает его фактическую структуру.

Как формируется оглавление Регламента?

Инструкция по заполнению:

Формируйте оглавление автоматическими средствами редактора по заголовкам 1–2 уровня; число уровней рубрикации — не более четырёх (ГОСТ Р 7.0.97-2025, п. 5.18). Включите все элементы документа, в том числе «Перечень вопросов документа» и приложения А–К.

Пример:

• 1. БАЗОВЫЕ СТАРТОВЫЕ РАЗДЕЛЫ
• 1.1. Титульный лист
• 1.2. Лист согласования
• 1.3. Оглавление
• 1.4. Лист регистрации изменений
• 1.5. Перечень вопросов Регламента
• 2. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ: НАЗНАЧЕНИЕ РЕГЛАМЕНТА, СООТНОШЕНИЕ С ПОЛОЖЕНИЕМ, ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ И ТЕРМИНОЛОГИЯ
• 2.1. Стартовые разделы Регламента и идентификационные реквизиты
• 2.2. Цель, задачи и устраняемые сбои процедур
• 2.3. Разграничение предметов регулирования Положения и Регламента
• 2.4. Область применения, исключения и дифференциация процедур
• 2.5. Нормативная база процедур
• 2.6. Терминология Регламента и сокращения
• 3. УЧАСТНИКИ ПРОЦЕДУР, ИСПОЛНИТЕЛИ ОПЕРАЦИЙ И ЗАМЕЩЕНИЕ
• 3.1. Исполнители операций и матрица ответственности по операциям
• 3.2. Замещение участников и передача функций владельца документа
• 3.3. Методическая поддержка участников процедур
• 4. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОЦЕДУР: СКВОЗНАЯ СХЕМА, ИСЧИСЛЕНИЕ СРОКОВ, УСКОРЕННЫЙ И РЕЗЕРВНЫЙ ПОРЯДОК
• 4.1. Сквозная схема процедуры и предельная длительность полного цикла
• 4.2. Правила исчисления, приостановления и продления сроков
• 4.3. Ускоренный (сокращённый) порядок выполнения процедур
• 4.4. Резервный порядок при недоступности [ECM/СЭД]
• 5. ПЛАНИРОВАНИЕ, ИНИЦИИРОВАНИЕ И ПРОВЕРКА ЗОНЫ РЕГУЛИРОВАНИЯ
• 5.1. Годовой план разработки и актуализации НМД/ЛНА
• 5.2. Заявка на разработку, изменение или отмену документа
• 5.3. Проверка зоны регулирования на дублирование, пробелы и противоречия
• 5.4. Решения по заявке и порядок обжалования отказа
• 5.5. Назначение владельца документа и разработчика, резервирование идентификатора
• 6. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА ДОКУМЕНТА: ПОРЯДОК, ШАБЛОНЫ, БЛАНКИ И ПАРАМЕТРЫ ОФОРМЛЕНИЯ
• 6.1. Пошаговый порядок работы над проектом документа
• 6.2. Урегулирование разногласий соразработчиков до выхода на нормоконтроль
• 6.3. Ведение версий проекта и хранение рабочих материалов
• 6.4. Самопроверка разработчика перед нормоконтролем и введение новых терминов
• 6.5. Шаблоны видов документов, макеты бланков и состав реквизитов
• 6.6. Параметры оформления НМД/ЛНА
• 6.7. Грифы ограничения доступа, отметка об электронной подписи и разграничение доступа
• 7. НОРМОКОНТРОЛЬ ПРОЕКТА
• 7.1. Передача проекта на нормоконтроль и назначение нормоконтролёра
• 7.2. Чек-лист нормоконтроля и порядок его ведения
• 7.3. Сроки нормоконтроля и порядок их продления
• 7.4. Заключение нормоконтроля и градация замечаний
• 7.5. Устранение замечаний, повторный нормоконтроль и предел итераций
• 8. СОГЛАСОВАНИЕ ПРОЕКТА: МАРШРУТЫ, СРОКИ И РАЗРЕШЕНИЕ РАЗНОГЛАСИЙ
• 8.1. Маршруты согласования, состав согласующих и формирование листа согласования
• 8.2. Сроки согласования, исходы и последствия непредставления позиции
• 8.3. Лист замечаний и порядок отработки замечаний согласующих
• 8.4. Эскалация неурегулированных разногласий
• 8.5. Трудоправовые процедуры для проектов ЛНА
• 9. УТВЕРЖДЕНИЕ, РЕГИСТРАЦИЯ И ВВЕДЕНИЕ В ДЕЙСТВИЕ
• 9.1. Выбор способа утверждения и подписание документа
• 9.2. Комплект документов на утверждение и проверка комплектности
• 9.3. Регистрация документа, регистрационный номер и стык с делопроизводством
• 9.4. Дата введения в действие, переходный интервал и приказ о введении в действие
• 10. ПУБЛИКАЦИЯ, ОПОВЕЩЕНИЕ И ОЗНАКОМЛЕНИЕ РАБОТНИКОВ
• 10.1. Публикация в едином источнике и обращение с предыдущей редакцией
• 10.2. Оповещение затрагиваемых подразделений и адресатов
• 10.3. Круг работников и организация ознакомления под подпись
• 10.4. Фиксация факта ознакомления и его доказуемость
• 10.5. Учёт полноты ознакомления и действия в нештатных ситуациях
• 11. ВЕДЕНИЕ РЕЕСТРА НМД/ЛНА
• 11.1. Состав полей карточки документа
• 11.2. Операции ведения реестра, идентификаторы и связи документов
• 11.3. Права доступа к записям и ответственность за достоверность
• 11.4. Сверка реестра с фондом документов и актуальная редакция
• 12. АКТУАЛИЗАЦИЯ, ПЛАНОВЫЙ ПЕРЕСМОТР, ИЗМЕНЕНИЕ, ОТМЕНА И АРХИВИРОВАНИЕ
• 12.1. Плановый пересмотр документов
• 12.2. Внеплановая актуализация по наступлению триггеров
• 12.3. Форма внесения изменений и исправление явных ошибок
• 12.4. Отмена документа
• 12.5. Архивирование отменённых редакций и доступ к ним
• 13. ОБРАЩЕНИЯ, КОЛЛИЗИИ, ПРОБЕЛЫ РЕГУЛИРОВАНИЯ И ВРЕМЕННЫЕ ОТСТУПЛЕНИЯ
• 13.1. Приём, регистрация и маршрутизация обращений
• 13.2. Рассмотрение обращения, виды результата и эскалация
• 13.3. Выявление, фиксация и устранение коллизий
• 13.4. План устранения пробелов и избыточности регулирования
• 13.5. Временные отступления от требований НМД/ЛНА
• 14. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ РЕГЛАМЕНТА И ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
• 14.1. Контрольные точки, показатели соблюдения процедур и отчётность
• 14.2. Действия при нарушении сроков процедур
• 14.3. Анализ практики применения, изменение, пересмотр и отмена Регламента
• 14.4. Переходные положения
• 15. ПРИЛОЖЕНИЯ-ФОРМЫ И ПРАВИЛА ИХ ПРИМЕНЕНИЯ
• 15.1. Состав приложений-форм и правила их применения
• 15.2. Оформление, заполнение и хранение заполненных форм
• 15.3. Реализация форм в [ECM/СЭД] и внесение изменений в формы
• ПРИЛОЖЕНИЯ
• Приложение А. Заявка на разработку, изменение или отмену НМД/ЛНА
• Приложение Б. Лист согласования проекта НМД/ЛНА
• Приложение В. Лист замечаний к проекту НМД/ЛНА
• Приложение Г. Чек-лист нормоконтроля проекта НМД/ЛНА
• Приложение Д. Заключение нормоконтроля
• Приложение Е. Лист регистрации изменений
• Приложение Ж. Карточка документа в реестре НМД/ЛНА
• Приложение З. План устранения пробелов и избыточности регулирования
• Приложение И. График планового пересмотра НМД/ЛНА
• Приложение К. Прочие формы

1.4. Лист регистрации изменений

Описание подраздела: Лист регистрации изменений отражает историю редакций Регламента и служит источником сведений о действующей редакции.

Как ведётся история редакций Регламента?

Инструкция по заполнению:

Первой строкой зафиксируйте первичное утверждение (редакция 1, «Все разделы»), далее — по строке на каждое изменение с разделом, содержанием, основанием и утвердившим лицом; версии проекта в лист не выносятся (№13, п. 8.3). Техническое исправление явных ошибок (п. 12.3) номер редакции не изменяет: в графе «Содержание изменения» проставляется пометка «Техническое исправление, редакция не изменяется», а в графе «№ редакции» повторяется номер действующей редакции. Плановый пересмотр Регламента — не реже 1 раза в год (№13, п. 11.3); при изменении [Положения об управлении НМД/ЛНА] Регламент приводится в соответствие в срок не более [20] рабочих дней.

Пример:

1.5. Перечень вопросов Регламента

Описание подраздела: Навигатор по документу: перечень вопросов, на которые отвечает Регламент, с указанием подраздела, где раскрывается каждый вопрос.

Как быстро найти подраздел, отвечающий на конкретный вопрос?

Инструкция по заполнению:

Таблица собирается механически после финализации структуры: по одному вопросу на строку в порядке следования, формулировка краткая (5–12 слов), номер подраздела — текстом. Обновляйте при изменении состава разделов.

Пример:

Описание раздела: Раздел определяет назначение Регламента как процедурного документа, парного к [Положению об управлении НМД/ЛНА] (№13), и проводит границу предметов регулирования: Положение — «что и кто», Регламент — «как, в какие сроки и по каким формам». Здесь же устанавливаются периметр процедур, стыки со смежными областями, нормативная база и понятийный аппарат.

2.1. Стартовые разделы Регламента и идентификационные реквизиты

Описание подраздела: Идентификационные реквизиты стартовых разделов и их соответствие полям карточки документа в реестре НМД/ЛНА.

Как оформляются собственные стартовые разделы настоящего Регламента — титульный лист, лист согласования, оглавление, лист регистрации изменений, — какие идентификационные реквизиты в них приводятся (код документа, наименование, номер редакции, владелец документа, разработчик, утверждающий, дата утверждения, дата введения в действие, дата следующего планового пересмотра), как эти реквизиты соотносятся с карточкой документа в реестре НМД/ЛНА и почему указанные элементы одновременно служат образцом применения устанавливаемых Регламентом правил оформления?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу на 7–9 строк «Реквизит — Где размещается — Поле карточки реестра НМД/ЛНА — Кто заполняет» и правило единственности значения: при расхождении титульного листа и карточки достоверно значение, подтверждённое подлинником (сверка — раздел 11). Отдельным абзацем зафиксируйте, что стартовые разделы оформлены по правилам самого Регламента и служат разработчикам эталонным образцом.

Пример:

2.2. Цель, задачи и устраняемые сбои процедур

Описание подраздела: Назначение Регламента через типовые сбои процедур, которые он призван устранить.

Каковы цель и задачи настоящего Регламента и какие типовые сбои процедур (срыв сроков согласования, многократные возвраты с нормоконтроля, публикация без ознакомления, запоздалое отражение сведений в реестре НМД/ЛНА) он призван устранить?

Инструкция по заполнению:

Сформулируйте одну цель, 5–7 задач и таблицу на 4–6 строк «Типовой сбой — Последствие — Норма Регламента» со ссылкой на конкретный раздел. Цель — обеспечение исполнимости норм Положения в установленные сроки и по единым формам, а не повторное описание системы НМД/ЛНА.

Пример:

Цель: обеспечить исполнение норм [Положения об управлении НМД/ЛНА] в предсказуемые сроки, определёнными исполнителями и по единым формам на всех стадиях жизненного цикла НМД/ЛНА.

2.3. Разграничение предметов регулирования Положения и Регламента

Описание подраздела: Граница между [Положением об управлении НМД/ЛНА] и Регламентом по каждому предмету, приём приведения норм Положения и правило приоритета.

Как разграничены предметы регулирования [Положения об управлении НМД/ЛНА] («что и кто») и настоящего Регламента («как, в какие сроки и по каким формам»), какие процедурные нормы делегированы Положением Регламенту и как в тексте подтверждается полнота их покрытия, каким приёмом нормы Положения приводятся в Регламенте (только отсылкой к разделу и пункту, без воспроизведения видов документов, иерархии, принципов, ролей и статусной модели) и какое правило применяется при расхождении норм?

Инструкция по заполнению:

Заполните таблицу на 8–10 строк «Предмет — Положение (что и кто) — Регламент (как, сроки, формы)», охватив планирование, роли, жизненный цикл, нормоконтроль, согласование, утверждение, публикацию, реестр, пересмотр и коллизии. Отдельными абзацами закрепите приём приведения норм (только отсылка «в соответствии с [Положением об управлении НМД/ЛНА], п. N»), правило приоритета со сроком приведения в соответствие и основание выделения предмета — прямую цитату из [Положения о процессном офисе] (№2), п. 10.5.

Пример:

Основание выделения предмета: [Положение о процессном офисе] (№2), п. 10.5 относит к документообороту ПрО порядок контроля версий документов — систему версионирования, процедуру актуализации, хранение истории изменений и архивирование устаревших версий — и прямо допускает: «Можно указать отдельное НМД / ЛНА, если процесс описан вне данного документа». Настоящий Регламент является этим НМД.

Нормы Положения приводятся только отсылкой к разделу и пункту: виды и иерархия документов, принципы, роли, статусная модель, градация замечаний нормоконтроля, ранги приоритета при коллизии и периодичность пересмотра не воспроизводятся и не изменяются. При расхождении применяется норма Положения как документа более высокого уровня ([Положение об управлении НМД/ЛНА], п. 2.3 и п. 10.3, ранг 2); ПрО приводит Регламент в соответствие в срок не более [20] рабочих дней.

2.4. Область применения, исключения и дифференциация процедур

Описание подраздела: Периметр действия процедур, выведенные области со стыками и правило применения процедур к отдельным видам и уровням НМД/ЛНА.

На какие процедуры, подразделения и категории работников распространяется Регламент, какие процедуры прямо выведены из его действия (общее делопроизводство и корреспонденция, приказы по личному составу, договорная и проектно-техническая документация, моделирование бизнес-процессов по [Соглашению по моделированию бизнес-процессов] (№4), объекты процессной архитектуры по [Регламенту управления процессной архитектурой и организационной структурой] (№5)) и как обеспечивается стык с ними?

Инструкция по заполнению:

Опишите организационный охват (организация, филиалы, дочерние общества (ДЗО), внешние исполнители по договору) и адресатов, затем таблицу на 5–7 строк «Выведенная область — Регулирующий документ — Точка стыка». Периметр и исключения выравниваются с №13, п. 3.1, и не расширяются; номенклатура дел и делопроизводство — точка стыка (№13, п. 3.2), а не исключение.

Пример:

Регламент распространяется на процедуры разработки, нормоконтроля, согласования, утверждения, публикации, ознакомления, учёта, актуализации, отмены и архивирования НМД/ЛНА всех видов; охват — [Наименование организации], филиалы, ДЗО с даты присоединения решением уполномоченного органа; на внешних исполнителей требования распространяются договором. Адресаты: владельцы документов, разработчики, нормоконтролёры, согласующие, утверждающие, ПрО и все работники как пользователи.

Какие процедуры Регламента применяются ко всем видам НМД/ЛНА, а какие — только к отдельным видам и уровням документов, и как эта дифференциация закрепляется в тексте в виде общего правила и закрытого перечня исключений?

Инструкция по заполнению:

Сформулируйте общее правило («процедуры применяются ко всем видам НМД/ЛНА, если далее прямо не установлено иное») и приведите закрытый перечень исключений таблицей на 4–6 строк «Процедура — Применяется — Особенность или исключение». Виды и уровни документов не перечисляйте — ссылайтесь на классификатор №13, Приложение А.

Пример:

2.5. Нормативная база процедур

Описание подраздела: Внешние и внутренние документы, образующие нормативную базу процедур, с указанием части, в которой каждый применяется.

Какие внешние и внутренние документы образуют нормативную базу процедур Регламента (ГОСТ Р 7.0.97-2025, ГОСТ Р 7.0.8-2025, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, ГОСТ Р ИСО 9001-2015 в части п. 7.5.2–7.5.3, ТК РФ, ФЗ-63, ФЗ-125, приказы Росархива) и в какой именно части каждый из них применяется?

Инструкция по заполнению:

Заполните таблицу «Документ — Применяется в части — Раздел» на 12–15 строк: сначала внешние источники по убыванию юридической силы, затем внутренние документы плейсхолдерами. Включайте только действующие редакции; статус стандарта проверяйте при каждом пересмотре Регламента.

Пример:

2.6. Терминология Регламента и сокращения

Описание подраздела: Операционные термины, вводимые Регламентом, и наследование остальной терминологии из [Положения об управлении НМД/ЛНА].

Какие операционные термины вводит Регламент (заявка, лист замечаний, заключение нормоконтроля, комплект документов на утверждение, рабочий день, контрольная точка, ускоренная процедура) и как обеспечивается наследование остальной терминологии из Положения без её переопределения?

Инструкция по заполнению:

Приведите 7–9 операционных терминов в формате «Термин — определение» по алфавиту; определяйте только понятия, вводимые процедурами Регламента. Термины, определённые №13, раздел 3 (НМД, ЛНА, ОРД, нормоконтроль, владелец документа, зона регулирования, редакция, версия, статус документа, реестр НМД/ЛНА, единый источник), не переопределяются — дайте отсылку одним абзацем. Завершите порядком работы с заявкой на включение нового термина в глоссарий (в исполнение №13, п. 5.2) и таблицей сокращений, покрывающей все аббревиатуры документа.

Пример:

Термины, определённые [Положением об управлении НМД/ЛНА] (№13), раздел 3, применяются в настоящем Регламенте в том же значении и не переопределяются.

Заключение нормоконтроля — документ (Приложение Д) с решением по итогам проверки формы проекта: допущен к согласованию, возвращён на доработку, не выносится на утверждение.

Заявка — обращение установленной формы (Приложение А) о разработке, изменении или отмене НМД/ЛНА, зарегистрированное в [ECM/СЭД].

Комплект документов на утверждение — финальная редакция проекта, лист согласования, заключение нормоконтроля, лист замечаний с ответами, пояснительная записка и проект приказа.

Контрольная точка — шаг процедуры, срок и результат которого обязательно фиксируются в [ECM/СЭД] и учитываются при расчёте показателей раздела 14.

Лист замечаний — форма (Приложение В) фиксации замечаний с мотивированным ответом разработчика «принято / отклонено».

Операция процедуры — элементарное действие с единственным исполнителем, входом, выходом и сроком; совокупность операций образует стадию жизненного цикла.

Рабочий день — день, не являющийся выходным или нерабочим праздничным по производственному календарю [Наименование организации].

Резервный порядок — выполнение операций на бумажном носителе при недоступности [ECM/СЭД] (раздел 4).

Ускоренный порядок — порядок с сокращёнными сроками стадий по основаниям раздела 4; нормоконтроль, юридическое согласование и ознакомление под подпись сокращению не подлежат.

Заявка на включение нового термина в глоссарий (Приложение К.3) подаётся разработчиком в ПрО и рассматривается в срок не более [5] рабочих дней; принятый термин применяется всеми НМД/ЛНА.

Описание раздела: Раздел закрепляет за участниками, определёнными [Положением об управлении НМД/ЛНА] (№13, раздел 6), исполнение конкретных операций процедур и порядок назначения нормоконтролёра, администратора реестра НМД/ЛНА и секретаря коллегиального органа. Состав ролей и их полномочия не переопределяются — детализируются распределение операций, замещение и передача функций.

3.1. Исполнители операций и матрица ответственности по операциям

Описание подраздела: Распределение операций процедур между ролями системы НМД/ЛНА и порядок назначения исполнителей специальных функций.

Кто из участников, определённых Положением, выступает исполнителем каждой операции процедур, как это закрепляется матрицей ответственности, построенной по операциям, а не по укрупнённым стадиям, и в каком порядке назначаются нормоконтролёр, администратор реестра НМД/ЛНА, секретарь коллегиального органа и утверждается перечень лиц, уполномоченных визировать лист согласования и подписывать заключение нормоконтроля?

Инструкция по заполнению:

Заполните матрицу RACI на 14–16 операций (не стадий) в порядке следования процедур разделов 5–12; в каждой строке единственный A. Роли берутся из №13, раздел 6, и не переопределяются; допускается только разделение исполнителей внутри ПрО на методолога, нормоконтролёра и администратора реестра НМД/ЛНА. Отдельными абзацами установите порядок назначения нормоконтролёра, администратора реестра и секретаря коллегиального органа и порядок утверждения перечня лиц, уполномоченных визировать лист согласования и подписывать заключение нормоконтроля.

Пример:

Условные обозначения: A — отвечает за результат (единственный в строке); R — выполняет работу; C — консультируется; I — информируется; — — не участвует.

Примечания к матрице:

1. Ответственность закреплена за роли, а не за должности; матрица детализирует, а не заменяет RACI верхнего уровня (№13, Приложение Б). [Служба делопроизводства (ДОУ)] выступает R в регистрации приказа и передаче подлинника, [Дирекция по персоналу] — R в ознакомлении и учёте мнения представительного органа (ТК РФ, ст. 372). В операции «Оповещение и ознакомление под подпись» владелец документа несёт A (отвечает за результат), фактическими исполнителями (R) выступают [Дирекция по персоналу] — формирование списка работников, выдача заданий, учёт полноты — и руководители подразделений — организация ознакомления и приём подтверждений (п. 10.2, п. 10.3, п. 10.5).

2. Разработчик и нормоконтролёр — всегда разные работники. Когда разработку ведёт сам [Процессный офис] (в развитие [Положения о процессном офисе] (№2), п. 9.4, шаг 1), роли разделяются внутри ПрО: работник, готовивший проект, к нормоконтролю этого проекта не допускается; при невозможности разделения нормоконтроль поручается решением владельца системы другому работнику ПрО либо внешнему методологу (ГОСТ Р ИСО 19011-2021).

Нормоконтролёр назначается распоряжением руководителя ПрО на каждый проект в срок не более [2] рабочих дней с даты поступления комплекта либо закрепляется годовым перечнем нормоконтролёров по видам документов. Администратор реестра НМД/ЛНА и его дублёр назначаются приказом из числа работников ПрО, секретарь [Процессного комитета] — решением председателя комитета. Перечень лиц, уполномоченных визировать лист согласования от подразделения и подписывать заключение нормоконтроля, утверждается приказом, публикуется в [ECM/СЭД] и актуализируется в срок не более [5] рабочих дней с даты кадрового изменения; виза лица вне перечня согласованием не признаётся.

3.2. Замещение участников и передача функций владельца документа

Описание подраздела: Непрерывность сроков при отсутствии участника и передача функций владельца документа при кадровых и организационных изменениях.

Как организуется замещение участников процедур на время отпуска, болезни или командировки, чтобы течение сроков стадий не приостанавливалось, кто принимает решение о замещении и как передаются права и доступы в [ECM/СЭД]?

Инструкция по заполнению:

Установите правило непрерывности («отсутствие участника не приостанавливает и не продлевает течение срока стадии») и заполните таблицу на 4–5 строк «Роль — Замещающий по умолчанию — Решение — Оформление и доступ в [ECM/СЭД]». Укажите предельный срок настройки замещения в рабочих днях и запрет на замещение нормоконтролёра разработчиком того же проекта.

Пример:

Замещение настраивается до начала отсутствия, при внеплановом отсутствии — не более [1] рабочего дня. Если замещающий не определён, задача переадресуется руководителю участника, а факт фиксируется как нарушение контрольной точки.

Каков порядок передачи функций владельца документа при смене работника, реорганизации или упразднении подразделения, какими документами он оформляется (акт передачи, изменение карточки в реестре НМД/ЛНА) и в какой срок в рабочих днях?

Инструкция по заполнению:

Опишите основания передачи таблицей на 4 строки «Основание — Решение — Документ — Срок в рабочих днях». Порядок передачи владения установлен №13, п. 6.3, и не переопределяется: задайте только оформление и сроки, включая запрет на документы без владельца и действия при отсутствии правопреемника.

Пример:

Передача завершена после внесения изменений в карточку документа в реестре НМД/ЛНА и переназначения прав в [ECM/СЭД]. Сроки настоящей таблицы установлены для оформления передачи и не изменяют предельного срока назначения нового владельца — не более [30] дней (№13, п. 6.3). Документы без владельца не допускаются; до завершения передачи обязанности владельца исполняет руководитель, принявший решение о передаче.

3.3. Методическая поддержка участников процедур

Описание подраздела: Виды методической поддержки [Процессного офиса] участникам процедур и сроки ответа на методические запросы.

Какую методическую поддержку оказывает [Процессный офис] участникам процедур — консультирование разработчиков, разбор типовых ошибок по результатам нормоконтроля, вводное обучение вновь назначенных разработчиков и нормоконтролёров — и в какой срок предоставляются ответы на методические запросы?

Инструкция по заполнению:

Заполните таблицу на 4–6 строк «Вид поддержки — Форма — Периодичность или срок — Результат». Разграничьте методическую поддержку и разъяснение содержания норм: ПрО отвечает на вопросы о порядке выполнения процедур и оформлении, содержание норм разъясняет владелец документа (№13, п. 6.3).

Пример:

Ответы на методические запросы предоставляются в срок не более [3] рабочих дней, при привлечении [Юридической службы] или [Дирекции по персоналу] — не более [5] рабочих дней. Разъяснение содержания норм конкретного НМД/ЛНА даёт его владелец; ПрО разъясняет порядок выполнения процедур, применение форм и требования к оформлению.

Описание раздела: Раздел устанавливает общие для всех процедур жизненного цикла НМД/ЛНА правила: сквозную схему полного цикла с предельными сроками и контрольными точками, порядок исчисления и продления сроков, ускоренную процедуру и резервный порядок при недоступности [ECM/СЭД]. Сквозная таблица подраздела 4.1 является сводной: предельная длительность полного цикла равна сумме сроков стадий, а сроки конкретных операций внутри каждой стадии устанавливаются разделами 5–12; при расхождении применяются сроки этих разделов, а таблица 4.1 приводится в соответствие с ними. Раздел реализует статусную модель и роли [Положения об управлении НМД/ЛНА] (№13), не переопределяя их.

4.1. Сквозная схема процедуры и предельная длительность полного цикла

Описание подраздела: Подраздел сводит полный цикл управления НМД/ЛНА в единую таблицу, выделяет контрольные точки и распределяет предельную длительность цикла по стадиям. Значения сроков — сводные: они получены суммированием сроков операций, установленных разделами 5–12.

Как представлена сквозная процедура управления НМД/ЛНА в виде таблицы «шаг — вход — исполнитель — предельный срок — выход — запись в [ECM/СЭД]», какие шаги признаются контрольными точками, какова предельная суммарная длительность полного цикла от регистрации заявки до введения документа в действие по видам и уровням документов и как эта длительность распределяется между стадиями?

Инструкция по заполнению:

Заполните сквозную таблицу на 10–14 шагов, охватив все стадии — от инициирования до ознакомления работников; шаги, без оформленного выхода которых переход к следующей стадии не допускается, отметьте как контрольные точки. Срок каждого шага получайте суммированием сроков операций соответствующего раздела и указывайте ссылку на этот раздел: таблица 4.1 сводная и собственных сроков не устанавливает. Второй таблицей приведите распределение длительности по стадиям с итогом и отклонения по видам документов; сумма сроков строк первой таблицы должна совпадать с итогом второй.

Пример:

Знаком ● отмечены контрольные точки. Предельная длительность полного цикла равна сумме сроков стадий и составляет [101] рабочий день; сроки конкретных операций внутри стадий установлены разделами 5–12, а настоящая таблица является сводной и собственных сроков не устанавливает.

Основания сроков по шагам:

• шаг 1 — п. 5.2;
• шаг 2 — п. 5.3;
• шаг 3 — п. 5.5;
• шаг 4 — п. 6.1;
• шаг 5 — п. 7.1 и п. 7.3;
• шаг 6 — п. 7.4 и п. 7.5;
• шаг 7 — п. 11.2;
• шаг 8 — п. 8.2 (первичное согласование);
• шаг 9 — п. 8.3 (доработка [5] и повторное согласование [3]);
• шаг 10 — п. 9.2;
• шаг 11 — п. 9.3;
• шаг 12 — п. 10.1;
• шаг 13 — п. 10.2 и п. 10.3.

Сумма шагов 8 и 9 ([13] рабочих дней) не превышает предельный срок маршрута согласования для Регламента — не более [15] рабочих дней (п. 8.2). Шаги 6 и 9 выполняются при наличии замечаний и неурегулированных разногласий; их сроки учтены в сводной длительности как предельные.

Шаг 11 завершается регистрацией редакции и назначением даты введения в действие; статус документа «Действует» проставляется в дату введения в действие (п. 9.3, шаг 5) — то есть после публикации (шаг 12) и ознакомления работников (шаг 13). Переходный интервал между датой утверждения и датой введения в действие (п. 9.4) в сводную длительность цикла не входит и рассчитывается отдельно. Шаги 11 и 12 выполняются частично параллельно: публикация производится не позднее [2] рабочих дней с даты утверждения (п. 10.1) после присвоения регистрационного номера (п. 9.3, шаг 1 — не более [1] рабочего дня с даты утверждения); остальные операции шага 11 (регистрация приказа, заполнение полей карточки, передача подлинника на хранение) публикацию не блокируют. Сводная длительность рассчитана по последовательной схеме и является предельной.

Длительность [101] рабочий день установлена для Регламента и Методики; для Политики и Положения (Стандарта) увеличивается на [10] за счёт согласования (предельный срок маршрута — не более [25] рабочих дней, п. 8.2), для Инструкции и Соглашения сокращается на [7] за счёт разработки. Плановый срок разработки конкретного документа устанавливается решением по заявке (п. 5.5, шаг 4) и может быть меньше сводного значения шага 4. Периоды приостановления (подраздел 4.2) в длительность цикла не включаются.

4.2. Правила исчисления, приостановления и продления сроков

Описание подраздела: Подраздел устанавливает единые правила исчисления сроков: рабочий день, начало течения, перенос, приостановление, возобновление и однократное продление.

По каким правилам исчисляются сроки Регламента: что признаётся рабочим днём, с какого события начинается течение срока, как определяется момент поступления документа исполнителю в [ECM/СЭД], как переносится срок, истекающий в нерабочий день, и в каком порядке оформляются приостановление срока при возврате проекта на доработку, его продление и возобновление?

Инструкция по заполнению:

Сформулируйте 6–8 нумерованных правил: рабочий день, начало течения срока, момент поступления документа исполнителю с пороговым временем суток, перенос с нерабочего дня, приостановление и возобновление при доработке, условия однократного продления. Таблицей на 4–5 строк опишите события, влияющие на течение срока, и место их фиксации; для сроков, заданных в календарных днях №13, собственных правил не устанавливайте.

Пример:

1. Рабочим днём признаётся день, не являющийся выходным или нерабочим праздничным днём по законодательству Российской Федерации и правилам внутреннего трудового распорядка [Название организации].

2. Течение срока начинается со следующего рабочего дня после регистрации документа (задачи) в [ECM/СЭД] либо поступления документа исполнителю.

3. Моментом поступления признаётся дата и время назначения задачи исполнителю в [ECM/СЭД]; документ, поступивший после [17:00], считается поступившим на следующий рабочий день.

4. Срок, истекающий в нерабочий день, переносится на ближайший следующий рабочий день.

5. Плановая доработка замечаний, сроки которой прямо установлены подразделами 7.5 и 8.3 и учтены шагами 6 и 9 подраздела 4.1, входит в длительность стадии и цикла; течение срока при ней не приостанавливается. Приостановление применяется только в прямо названных случаях: возврат неполного комплекта (п. 7.1, п. 9.2), трудоправовые процедуры (п. 8.5), эскалация разногласий (п. 8.4), недоступность [ECM/СЭД] (п. 4.4). Приостановленный срок возобновляется со следующего рабочего дня после повторного поступления проекта исполнителю либо устранения основания приостановления; период приостановления в длительность стадии не включается.

6. Срок стадии продлевается однократно не более чем на [3] рабочих дня по запросу, поданному не позднее чем за [1] рабочий день до истечения срока.

7. При двукратном возврате проекта на доработку вопрос выносится на эскалацию по [Положению о процессном офисе] (№2), п. 9.7, ступенями [3]–[5]–[5]–[15] рабочих дней.

8. Сроки, установленные №13 в календарных днях, исчисляются календарными днями без пересчёта.

4.3. Ускоренный (сокращённый) порядок выполнения процедур

Описание подраздела: Подраздел определяет основания и порядок санкционирования ускоренной процедуры, сокращаемые и несокращаемые шаги, требования к последующему оформлению.

В каких случаях применяется ускоренная (сокращённая) процедура — внешнее предписание, изменение законодательства с коротким сроком приведения в соответствие, устранение подтверждённой коллизии, — кто её санкционирует, какие сроки и шаги сокращаются и какие шаги (нормоконтроль, юридическое согласование, ознакомление под подпись) сокращению не подлежат?

Инструкция по заполнению:

Перечислите 3–5 закрытых оснований ускоренного порядка; санкционирует его владелец системы НМД/ЛНА по ходатайству владельца документа. К политике ускоренный порядок не применяется (п. 2.4). Таблицей сопоставьте общие и сокращённые сроки стадий подраздела 4.1 с итогом ускоренного цикла, отметив несокращаемые шаги: нормоконтроль, участие [Юридической службы] и [Дирекции по персоналу] в проектах ЛНА, учёт мнения представительного органа работников (ТК РФ, ст. 372), публикацию ([2] рабочих дня) и ознакомление под подпись. Процедурной таблицей на 4–5 шагов опишите санкционирование и последующее оформление.

Пример:

4.4. Резервный порядок при недоступности [ECM/СЭД]

Описание подраздела: Подраздел устанавливает порядок работы при недоступности [ECM/СЭД], состав бумажных записей и срок восстановления сведений после устранения сбоя.

Каков резервный порядок выполнения процедур при недоступности [ECM/СЭД] — какие записи оформляются на бумажном носителе, кто их удостоверяет, как исчисляются сроки на период недоступности и в какой срок после восстановления доступа сведения вносятся в систему и в реестр НМД/ЛНА?

Инструкция по заполнению:

Опишите процедурной таблицей на 5–6 шагов резервный порядок: фиксацию инцидента, его введение, работу на бумажном носителе, удостоверение записей, восстановление сведений и отмену резервного порядка. Установите пороговое условие: недоступность до [1] рабочего дня течение сроков не приостанавливает, свыше [1] — приостанавливает; инцидент фиксирует [подразделение информационных технологий], записи удостоверяет ПрО, срок восстановления записей — не более [3] рабочих дней после устранения сбоя.

Пример:

Описание раздела: Раздел устанавливает порядок формирования годового плана разработки и актуализации НМД/ЛНА, подачи и рассмотрения заявки, проверки заявленной зоны регулирования, принятия решений по заявке и назначения владельца документа и разработчика. Раздел реализует шаги 1–3 сквозной схемы (подраздел 4.1), не переопределяя виды документов, иерархию и роли [Положения об управлении НМД/ЛНА] (№13). На инициировании карточка в реестре НМД/ЛНА не заводится — она заводится при переводе проекта в статус «На согласовании» (№13, Приложение Г, примечание 1), идентификатор только резервируется.

5.1. Годовой план разработки и актуализации НМД/ЛНА

Описание подраздела: Подраздел определяет сроки формирования, согласования и утверждения годового плана, критерии приоритизации инициатив и порядок включения внеплановых работ.

Как формируется, согласуется и утверждается годовой план разработки и актуализации НМД/ЛНА, в какие сроки собираются предложения подразделений, по каким критериям инициативы приоритизируются и в каком порядке в план включаются внеплановые работы?

Инструкция по заполнению:

Опишите процедурной таблицей на 5–6 шагов кампанию годового планирования с предельными сроками и контрольными календарными датами предшествующего года; последним шагом зафиксируйте включение внеплановых работ. Приведите 4–6 критериев приоритизации: внешнее требование, устранение коллизии или пробела, наступление срока планового пересмотра (№13, п. 11.3), число затрагиваемых подразделений, обеспеченность ресурсами. План формирует ПрО, утверждает владелец системы НМД/ЛНА.

Пример:

5.2. Заявка на разработку, изменение или отмену документа

Описание подраздела: Подраздел определяет реквизиты заявки, круг заявителей, порядок её направления, регистрации и предельный срок рассмотрения.

Каков состав реквизитов заявки на разработку, изменение или отмену документа (основание, цель, зона регулирования, затрагиваемые подразделения, предполагаемый владелец, желаемый срок), кто вправе её подать, куда она направляется, как регистрируется и в какой срок в рабочих днях подлежит рассмотрению?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицей 10–12 реквизитов заявки с содержанием и обязательностью; состав должен соответствовать форме Приложения А. Отдельным абзацем определите круг заявителей, адресата (ПрО через [ECM/СЭД]), срок регистрации — не более [1] рабочего дня — и срок рассмотрения — не более [5] рабочих дней с даты регистрации (шаги 2–3 подраздела 4.1), а также основания возврата заявки без рассмотрения.

Пример:

Заявка подаётся по форме Приложения А руководителем структурного подразделения, владельцем процесса, владельцем действующего документа или ПрО и направляется в ПрО через [ECM/СЭД]. ПрО регистрирует заявку в срок не более [1] рабочего дня; срок рассмотрения — не более [5] рабочих дней. Заявка возвращается без рассмотрения при отсутствии обязательных реквизитов; повторная подача допускается после устранения недостатков.

5.3. Проверка зоны регулирования на дублирование, пробелы и противоречия

Описание подраздела: Подраздел устанавливает пошаговый порядок проверки заявленной зоны регулирования, сверяемые источники и требования к заключению.

Каков пошаговый порядок проверки заявленной зоны регулирования на дублирование, пробелы и противоречия — какие источники сверяются (реестр НМД/ЛНА, карта зон регулирования, фонд действующих документов), кто проводит проверку, в какой срок в рабочих днях и как оформляется её результат?

Инструкция по заполнению:

Опишите процедурной таблицей на 4–5 шагов порядок проверки с суммарным сроком не более [3] рабочих дней (шаг 2 подраздела 4.1), перечислив обязательные источники сверки; исполнитель — методолог ПрО, не являющийся предполагаемым разработчиком. Зафиксируйте закрытый перечень выводов заключения; собственных правил разрешения противоречий не устанавливайте — применяйте ранги приоритета [Положения об управлении НМД/ЛНА] (№13), п. 10.3.

Пример:

Выводы заключения:

1. зона свободна — заявка выносится на решение о разработке;

2. пересечение устранимо — границы зон уточняются с изменением действующего документа;

3. предмет охватывается действующим документом — заявка передаётся его владельцу;

4. регулирование противоречит документу более высокого уровня — приоритет определяется по №13, п. 10.3.

5.4. Решения по заявке и порядок обжалования отказа

Описание подраздела: Подраздел устанавливает закрытый перечень решений по заявке, порядок уведомления заявителя и порядок обжалования мотивированного отказа.

Какие решения принимаются по итогам рассмотрения заявки (принять к разработке, включить предмет в действующий документ, ограничиться разъяснением, мотивированно отказать), кто их принимает, как заявитель уведомляется о результате и в каком порядке и в какой срок он вправе обжаловать отказ?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицей закрытый перечень из 4 решений: решение, основание, кто принимает, оформление и уведомление заявителя; срок уведомления — не позднее [1] рабочего дня с даты принятия решения через [ECM/СЭД]. Отдельным абзацем опишите обжалование: срок подачи возражения — не более [10] рабочих дней, срок рассмотрения — не более [5] рабочих дней, эскалация при несогласии по [Положению о процессном офисе] (№2), п. 9.7.

Пример:

Заявитель вправе подать возражение на мотивированный отказ владельцу системы НМД/ЛНА в срок не более [10] рабочих дней с даты уведомления; возражение рассматривается в срок не более [5] рабочих дней. При несогласии вопрос выносится на эскалацию по [Положению о процессном офисе] (№2), п. 9.7; решение вышестоящего уровня эскалации окончательно и фиксируется в карточке заявки.

5.5. Назначение владельца документа и разработчика, резервирование идентификатора

Описание подраздела: Подраздел определяет назначение владельца документа, ведущего разработчика и соразработчиков, резервирование идентификатора и момент заведения карточки в реестре НМД/ЛНА.

Как по итогам положительного решения назначаются владелец документа и разработчик (а при нескольких затрагиваемых зонах — ведущий разработчик и соразработчики), присваивается идентификатор, заводится карточка в реестре НМД/ЛНА и устанавливается плановый срок разработки?

Инструкция по заполнению:

Опишите процедурной таблицей на 5–6 шагов назначение владельца документа и разработчика с суммарным сроком не более [2] рабочих дней (шаг 3 подраздела 4.1), разграничение ведущего разработчика и соразработчиков и запрет совмещения ролей разработчика и нормоконтролёра одного проекта. Приведите структуру идентификатора и срок действия резерва; отдельным шагом зафиксируйте, что карточка в реестре заводится при переводе проекта в статус «На согласовании» (№13, Приложение Г, примечание 1), а не на инициировании.

Пример:

Шаг 5 приведён для полноты жизненного цикла: карточка заводится не на инициировании, а при переводе проекта в статус «На согласовании» (шаг 7 подраздела 4.1, п. 8.1, шаг 1б), и в суммарный срок настоящей стадии — не более [2] рабочих дней — не входит. Соразработчики назначаются при двух и более затрагиваемых зонах регулирования; ведущий разработчик отвечает за целостность проекта и соблюдение планового срока. Разработчиком не может быть назначен сотрудник ПрО, выполняющий нормоконтроль данного проекта. Резерв идентификатора действует до плановой даты представления проекта на нормоконтроль и аннулируется, если проект не переведён в статус «На согласовании» в течение [90] календарных дней после этой даты; аннулированный идентификатор повторно не используется.

Описание раздела: Раздел устанавливает порядок работы над проектом НМД/ЛНА от решения о разработке до подачи на нормоконтроль: шаги, сроки, разногласия, версии проекта и самопроверку разработчика. Здесь же закрепляются шаблоны, макеты бланков, состав реквизитов и параметры оформления, отнесённые ГОСТ Р 7.0.97-2025 к компетенции организации (пп. 3.3, 3.6, 5.14, 5.23, 6.2, 6.6). Состав структурных элементов, требования к языку и схема идентификации документа установлены [Положением об управлении НМД/ЛНА] (№13), разделы 5 и 8, и здесь не переопределяются.

6.1. Пошаговый порядок работы над проектом документа

Описание подраздела: Шаги разработки с входом, исполнителем, предельным сроком, выходом и местом записи.

Каков пошаговый порядок работы над проектом — сбор исходных данных (требования законодательства и стандартов, действующие НМД/ЛНА смежных зон, результаты обследования процесса, ранее полученные обращения), формирование рабочей группы, интервью с исполнителями, подготовка текста и внутренние итерации — с указанием входа, исполнителя, срока и результата каждого шага?

Инструкция по заполнению:

Заполните таблицу «Шаг / Вход / Исполнитель / Срок / Выход / Запись» на 8–9 шагов; сроки — «не более [N] рабочих дней», их сумма не должна превышать плановый срок разработки (раздел 5). Закрепите три условия: рабочая группа создаётся при зоне, затрагивающей [2] и более подразделения; текст готовится только на актуальной версии шаблона (п. 6.5); самопроверка выполняется до подачи на нормоконтроль, а карточка в реестре НМД/ЛНА на этой стадии не заводится.

Пример:

Разногласия урегулируются в ходе шага 7 по п. 6.2. Продление срока шага — однократно и не более чем на [3] рабочих дня; повторное продление не допускается.

6.2. Урегулирование разногласий соразработчиков до выхода на нормоконтроль

Описание подраздела: Ступени, сроки и решающее лицо для расхождений соразработчиков.

Как урегулируются разногласия соразработчиков и владельцев смежных зон регулирования до выхода проекта на нормоконтроль, в какой срок и кто принимает решение при недостижении согласия?

Инструкция по заполнению:

Постройте таблицу из четырёх ступеней со сроками [3] — [5] — [5] — [15] рабочих дней; переход на следующую ступень — по истечении срока предыдущей. Расхождения по форме разрешает [Процессный офис], по существу нормы — владелец документа, между владельцами смежных зон — [Процессный комитет]. Своих правил приоритета не устанавливайте: при коллизии применяются ранги [Положения об управлении НМД/ЛНА], п. 10.3.

Пример:

Проект не передаётся на нормоконтроль при неурегулированных разногласиях. Расхождение, не снятое на всех ступенях, оформляется протоколом и рассматривается при согласовании (раздел 8).

6.3. Ведение версий проекта и хранение рабочих материалов

Описание подраздела: Схема нумерации версий, хранение рабочих материалов и сведения о разработке в реестре.

Как ведутся версии проекта до утверждения документа, чем версия проекта отличается от редакции документа, где хранятся промежуточные версии и материалы обсуждения и какие сведения о ходе разработки отражаются в реестре НМД/ЛНА?

Инструкция по заполнению:

Разграничение понятий «редакция», «версия» и «статус» установлено [Положением об управлении НМД/ЛНА], п. 8.3, и не воспроизводится — задайте только схему нумерации таблицей на 4 строки. Укажите срок хранения рабочих материалов и правило: до перевода в статус «На согласовании» в реестре отражаются лишь зарезервированный идентификатор, вид документа, владелец, разработчик и плановый срок.

Пример:

Промежуточные версии, замечания и протоколы хранятся в папке проекта в [ECM/СЭД] не менее [1] года после введения документа в действие, далее — по [Номенклатуре дел]. Версия, переданная вне [ECM/СЭД], официальной не признаётся.

Номер редакции и номер версии проекта — разные реквизиты и взаимно не заменяются: обозначением «0.N» нумеруются только версии проекта до утверждения, обозначением целого числа — только утверждённые редакции. Дробная (мажорная.минорная) нумерация редакций не применяется. Техническое исправление явных ошибок (п. 12.3) номер редакции не изменяет и новой редакции не образует.

6.4. Самопроверка разработчика перед нормоконтролем и введение новых терминов

Описание подраздела: Чек-лист самопроверки и порядок введения нового термина в глоссарий.

По какому чек-листу разработчик проводит самопроверку текста перед подачей на нормоконтроль — структура и нумерация пунктов, применение модальных конструкций («обязан», «вправе», «не допускается»), адресность и проверяемость норм, оформление таблиц, схем и приложений, корректность перекрёстных ссылок и единообразие терминологии?

Инструкция по заполнению:

Постройте чек-лист на 8–10 групп проверки таблицей «Группа проверки / Контролируемое требование / Основание»; каждый пункт — с ответом «да / нет / неприменимо». Основания давайте ссылками: структурные элементы — [Положение об управлении НМД/ЛНА], п. 8.1; модальные конструкции, адресность и проверяемость — п. 8.2; изложение, рубрикация и ссылки — ГОСТ Р 7.0.97-2025, п. 5.18. Отдельной таблицей задайте порядок введения нового термина.

Пример:

Порядок введения нового термина в глоссарий системы НМД/ЛНА (в развитие [Положения об управлении НМД/ЛНА], п. 5.2):

До утверждения документа-источника термин применяется только в его проекте. При отклонении заявки применяется действующее определение. Термин, введённый без заявки, квалифицируется нормоконтролем как устранимое замечание.

6.5. Шаблоны видов документов, макеты бланков и состав реквизитов

Описание подраздела: Шаблоны по видам НМД/ЛНА, порядок их ведения и состав реквизитов.

Какие шаблоны установлены для каждого вида НМД/ЛНА, какой состав реквизитов они содержат, где хранятся их эталоны, как оформляются макеты бланков и защищённые шаблоны (ГОСТ Р 7.0.97-2025, п. 6.2, 6.6), кто контролирует актуальность шаблонов и каков порядок внесения в них изменений?

Инструкция по заполнению:

Приведите перечень шаблонов по всем видам документов ([Положение об управлении НМД/ЛНА], п. 4.3); состав структурных элементов задан п. 8.1 того же Положения — шаблон лишь реализует его. Затем таблицей «Реквизит / Оформление / Основание» закрепите состав реквизитов: из 31 реквизита ГОСТ Р 7.0.97-2025 к НМД/ЛНА применимы 12–14. Установите обязательность шаблона, отступление — только через нормоконтроль, и проверку версии шаблона до начала работы.

Пример:

Состав реквизитов НМД/ЛНА (ГОСТ Р 7.0.97-2025, разд. 4–6):

Эталоны шаблонов хранятся в разделе «Шаблоны НМД/ЛНА» в [ECM/СЭД]; копии вне него официальными не признаются. Электронные шаблоны защищаются от несанкционированных изменений и идентичны бумажным бланкам по составу реквизитов, их расположению и гарнитурам; виды бланков и макеты утверждает [Генеральный директор] по представлению [Процессного офиса] (п. 6.2, 6.6). Актуальность контролирует [Процессный офис]: пересмотр не реже [1] раза в год и в течение [20] рабочих дней после изменения [Положения об управлении НМД/ЛНА].

6.6. Параметры оформления НМД/ЛНА

Описание подраздела: Шрифты, интервалы, отступы, поля и выделения — параметры, отнесённые ГОСТ Р 7.0.97-2025 к компетенции организации.

Какие гарнитуры, размеры шрифта, межстрочные интервалы, абзацные отступы и размеры полей устанавливаются для НМД/ЛНА (ГОСТ Р 7.0.97-2025, п. 3.3 и 6.1), в каких случаях применяется полужирное выделение и иные способы выделения текста (п. 3.6), какие элементы выделять не допускается и какие отступления разрешены в таблицах, схемах и приложениях?

Инструкция по заполнению:

Заполните таблицу «Параметр / Значение / Основание (пункт ГОСТ)» на 10–12 строк; значения задавайте однозначно, без «как правило». Отдельным абзацем закрепите закрытый перечень случаев полужирного выделения, запрет прочих выделений и отступления, допустимые в таблицах, схемах и приложениях. Обязательна оговорка: без закрепления этих параметров в ЛНА организация формально не вправе заявить о применении ГОСТ Р 7.0.97-2025.

Пример:

Без закрепления этих параметров в локальном нормативном акте Общество формально не вправе заявить о применении ГОСТ Р 7.0.97-2025: пункты 3.3, 3.6, 5.14, 5.23, 6.2 и 6.6 прямо относят их установление к компетенции организации.

Отступления:

• в таблицах и схемах — уменьшенный шрифт, одинарный интервал, выравнивание по левому краю;
• в приложениях-формах — альбомная ориентация;
• в моделях — параметры [Соглашения по моделированию бизнес-процессов] (№4).

На поля, нумерацию страниц и состав реквизитов не распространяются.

6.7. Грифы ограничения доступа, отметка об электронной подписи и разграничение доступа

Описание подраздела: Виды грифов, порядок их проставления, отметка об электронной подписи и правила доступа.

Какие виды грифов ограничения доступа применяются к НМД/ЛНА, кто определяет необходимость грифа, как гриф проставляется на документе (ГОСТ Р 7.0.97-2025, п. 5.14), как оформляется отметка об электронной подписи, как категория доступа отражается в карточке реестра НМД/ЛНА и как разграничивается доступ к таким документам в едином источнике и при ознакомлении?

Инструкция по заполнению:

Приведите закрытый перечень грифов таблицей на 3–4 позиции в соответствии с [Положением о коммерческой тайне / об информационной безопасности]. Закрепите состав и место отметки об электронной подписи и внешний вид метки доверенного времени — ГОСТ Р 7.0.97-2025, п. 5.23, относит его к ЛНА. Опишите поле «Категория доступа» карточки реестра и правило: документ ограниченного доступа в [корпоративный портал / базу знаний] не публикуется.

Пример:

Гриф проставляется в правом верхнем углу титульного листа и может дополняться номером экземпляра (п. 5.14).

Отметка об электронной подписи размещается на месте собственноручной подписи; её элементы видимы, читаемы и не перекрывают текст. Отметка включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата, фамилию, имя, отчество владельца и срок действия сертификата, а при метке доверенного времени — дату и время подписания (п. 5.23). Вид подписи — по Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Категория доступа фиксируется в карточке реестра НМД/ЛНА (Приложение Ж) и определяет права в [ECM/СЭД]; её изменение оформляется решением лица, определившего гриф, и отражается в карточке не позднее [2] рабочих дней. Ознакомление с документом ограниченного доступа — по листу ознакомления (Приложение К.1) без выдачи копий.

Описание раздела: Раздел устанавливает порядок нормоконтроля — методической проверки формы проекта НМД/ЛНА, вводимой в развитие [Положения о процессном офисе] (№2), п. 9.4, как самостоятельного шага между шагами 1 и 2 базовой процедуры. Нормы [Положения об управлении НМД/ЛНА] (№13) — предмет нормоконтроля, запрет совмещения ролей разработчика и нормоконтролёра, градация замечаний (п. 11.2) — здесь не переопределяются: фиксируются процедура, сроки, формы и порядок отработки замечаний. Инструменты стадии вынесены в Приложение Г (чек-лист) и Приложение Д (заключение).

7.1. Передача проекта на нормоконтроль и назначение нормоконтролёра

Описание подраздела: Подраздел определяет комплект документов для нормоконтроля, порядок назначения нормоконтролёра и механизм разделения ролей разработчика и нормоконтролёра.

Каков порядок передачи проекта на нормоконтроль — какой комплект документов представляется, кто назначает нормоконтролёра и как процедурно обеспечивается установленное Положением правило «нормоконтролёр не может быть разработчиком документа», в том числе при разработке документа силами [Процессного офиса]?

Инструкция по заполнению:

Опишите процедуру таблицей «Шаг / Вход / Исполнитель / Срок (раб. дн.) / Выход / Запись» на 4–6 строк и перечислите состав комплекта (4–6 позиций). Закрепите разделение исполнителей внутри [Процессного офиса] на случай, когда разработчиком выступает сам ПрО, не отменяя шага 1 п. 9.4.

Пример:

Комплект:

1. проект в редактируемом формате;

2. чек-лист самопроверки разработчика;

3. пояснительная записка с зоной регулирования и основанием разработки;

4. перечень затрагиваемых и отменяемых документов;

5. зарезервированный идентификатор.

Неполный комплект возвращается без рассмотрения, срок течёт заново с даты повторной подачи.

Нормоконтролёр не может быть разработчиком документа (№13). При разработке силами ПрО (шаг 1 [Положения о процессном офисе], №2, п. 9.4) разработчик и нормоконтролёр назначаются из числа разных работников ПрО поручением [Руководителя процессного офиса]; при невозможности разделения нормоконтроль поручается работнику иного подразделения с методической компетенцией. Шаг 1 п. 9.4 не отменяется — пункт действует в его развитие. До направления на согласование документ остаётся в статусе «Проект»; отдельный статус для стадии нормоконтроля не вводится.

7.2. Чек-лист нормоконтроля и порядок его ведения

Описание подраздела: Подраздел устанавливает состав критериев чек-листа, шкалу оценки соответствия и ответственного за актуализацию формы.

Каков состав чек-листа нормоконтроля (структура и обязательные элементы, оформление по ГОСТ Р 7.0.97-2025 и утверждённым шаблонам, терминология по глоссарию, корректность ссылок, отсутствие дублирования зоны регулирования и коллизий), как оценивается соответствие проекта каждому пункту и кто отвечает за ведение и актуализацию чек-листа?

Инструкция по заполнению:

Приведите чек-лист таблицей «№ / Группа критериев / Критерий / Источник требования / Оценка» с 5–7 группами; колонка «Источник требования» обязательна. Добавьте итоговую строку с тремя исходами и укажите владельца формы.

Пример:

Ведение и актуализация чек-листа — [Процессный офис]; форма пересматривается не реже 1 раза в год и обязательно при изменении [Положения об управлении НМД/ЛНА] или внешних требований — не более чем за [20] рабочих дней с даты вступления изменений в силу (срок приведения в соответствие — №13, п. 2.3).

Если проект вводит термин, отсутствующий в глоссарии, разработчик подаёт заявку на включение термина (Приложение К.3) в порядке №13, п. 5.2; ПрО рассматривает её не более [5] рабочих дней. До принятия решения проект не допускается к согласованию в части, использующей новый термин.

7.3. Сроки нормоконтроля и порядок их продления

Описание подраздела: Подраздел устанавливает сроки нормоконтроля по видам и объёму документов, а также предел и порядок их продления.

Каковы сроки проведения нормоконтроля в рабочих днях в зависимости от вида и объёма документа, в каких случаях срок продлевается, на какой период и кто принимает решение о продлении?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу «Категория объекта проверки / Первичный / Повторный / Основание и предел продления» на 4–5 строк. Сроки формулируйте по формуле «не более [N] рабочих дней с даты [события]», продление — только однократное.

Пример:

Срок исчисляется с даты приёма комплекта (п. [7.1], шаг 2) по правилам раздела [4]. Продление — однократно, решением [Руководителя процессного офиса], с указанием причины в журнале нормоконтроля [ECM/СЭД]. При ускоренной процедуре объём проверок нормоконтроля не сокращается — сокращается только срок выполнения проверки (строка «Редакционная правка; проект по ускоренной процедуре»); сроки приёма комплекта и назначения нормоконтролёра (п. [7.1], шаги 2–3) не сокращаются.

7.4. Заключение нормоконтроля и градация замечаний

Описание подраздела: Подраздел определяет состав заключения, варианты решения и порядок отработки замечаний по категориям, установленным вышестоящим документом.

Как оформляется заключение нормоконтроля, какие варианты решения оно допускает (допущен к согласованию, возвращён на доработку, не выносится на утверждение), как в нём применяется градация замечаний, установленная Положением, и как фиксируется особое мнение нормоконтролёра при разногласии по существу?

Инструкция по заполнению:

Опишите состав заключения (7–9 реквизитов), подписанта и срок выдачи. Свяжите варианты решения с категориями замечаний №13, п. 11.2, таблицей «Категория замечания / Решение / Порядок отработки / Срок» — саму градацию не переопределяйте.

Пример:

Состав заключения (Приложение Д):

1. номер и дата;

2. наименование и вид проверяемого документа;

3. зарезервированный идентификатор;

4. разработчик и владелец документа;

5. нормоконтролёр;

6. итог по чек-листу;

7. решение из закрытого перечня трёх вариантов;

8. перечень замечаний с указанием категории по п. 11.2 №13 и пункта чек-листа;

9. особое мнение (при наличии);

10. подпись и дата.

Заключение подписывает нормоконтролёр; при решении «не выносится на утверждение» его дополнительно визирует [Руководитель процессного офиса]. Выдаётся в день завершения проверки, но не позднее последнего дня срока по п. [7.3], и направляется разработчику, владельцу документа и в комплект на утверждение по разделу [9]. Градацию замечаний настоящий Регламент не устанавливает и не изменяет: он определяет только решение заключения, порядок и срок отработки для каждой категории.

7.5. Устранение замечаний, повторный нормоконтроль и предел итераций

Описание подраздела: Подраздел устанавливает сроки доработки, объём повторной проверки, предел итераций и точку эскалации.

Каков порядок устранения замечаний и повторного нормоконтроля — срок доработки в рабочих днях, объём повторной проверки, предельное число итераций и порядок эскалации при неустранении блокирующих замечаний?

Инструкция по заполнению:

Опишите процедуру таблицей «Шаг / Вход / Исполнитель / Срок (раб. дн.) / Выход / Запись» на 4–5 строк. Ограничьте повторную проверку пунктами чек-листа, послужившими основанием возврата, и зафиксируйте предел итераций формулой «при двукратном возврате на доработку вопрос выносится на эскалацию».

Пример:

Повторная проверка проводится только по пунктам чек-листа, послужившим основанием возврата; иные пункты повторно не оцениваются, если соответствующие части проекта не изменялись. При двукратном возврате на доработку вопрос выносится на эскалацию по п. [8.4].

Блокирующее нарушение внешнего требования (№13, п. 11.2) итерациями не отрабатывается: проект не выносится на утверждение до устранения нарушения, срок доработки устанавливает владелец документа. Отказ разработчика от устранения устранимого замечания без мотивированного обоснования не допускается; неурегулированное разногласие переводится в лист замечаний со статусом «Эскалировано».

Описание раздела: Раздел детализирует применительно к НМД/ЛНА базовую 6-шаговую процедуру согласования и 4-уровневую модель эскалации, установленные [Положением о процессном офисе] (№2), пп. 9.4 и 9.7, — базовые нормы здесь не переопределяются, фиксируются только маршруты, сроки, формы и порядок разрешения разногласий. В развитие п. 9.4 в процедуру встраиваются нормоконтроль (между шагами 1 и 2) и обязательные трудоправовые процедуры для проектов ЛНА (внутри шагов 3–4). Формы стадии вынесены в Приложение Б (лист согласования) и Приложение В (лист замечаний).

8.1. Маршруты согласования, состав согласующих и формирование листа согласования

Описание подраздела: Подраздел развёртывает базовую процедуру согласования по видам и уровням НМД/ЛНА и разграничивает обязательных и ситуативных согласующих.

Какие типовые маршруты согласования установлены для каждого вида и уровня документа, кто формирует маршрут и лист согласования и в каких случаях согласование ведётся параллельно, а в каких последовательно?

Инструкция по заполнению:

Приведите развёртывание базовой процедуры таблицей «Шаг / Вход / Исполнитель / Срок (раб. дн.) / Выход / Запись» на 6–8 строк, сохранив нумерацию шагов п. 9.4 и пометив добавленные шаги индексом «а». Укажите, кто формирует и утверждает маршрут, и задайте правило выбора параллельного либо последовательного порядка.

Пример:

Маршрут и лист согласования формирует ПрО совместно с владельцем документа, утверждает — [Руководитель процессного офиса]. Карточка документа в реестре НМД/ЛНА заводится при переводе проекта в статус «На согласовании»; на стадии инициирования идентификатор только резервируется.

Общее правило — параллельное согласование. Последовательный порядок применяется, когда позиция одного согласующего служит входом для другого (правовое заключение после позиции [Дирекции по персоналу] для ЛНА о трудовых отношениях; заключение по информационной безопасности после решения по ИТ-реализации), а также при ускоренной процедуре по п. [4.3].

Каков состав обязательных согласующих для каждого уровня документа, по какому правилу определяются ситуативные согласующие в зависимости от предмета регулирования и кто разрешает спор о включении согласующего в маршрут?

Инструкция по заполнению:

Приведите типовые маршруты таблицей «Уровень / вид документа / Обязательные / Ситуативные / Утверждающий / Срок» на 5–6 строк. Перечень обязательных делайте закрытым, прочих относите к ситуативным с указанием триггера; укажите лицо и срок разрешения спора о составе маршрута.

Пример:

Столбец «Утверждающий» приводится справочно: матрица утверждения установлена №13, Приложение Б, и настоящим Регламентом не переопределяется.

Финансовая служба, ИТ, информационная безопасность и [Дирекция по персоналу] вне прямо названных обязательными случаев включаются в маршрут как ситуативные согласующие (№13, п. 6.4). Юридическая экспертиза, предусмотренная шагом 4 п. 9.4 «при необходимости», для ЛНА обязательна в силу ст. 8 ТК РФ: пункт устанавливает закрытый перечень случаев наступления такой необходимости, а не новое требование.

Спор о включении согласующего разрешает [Руководитель процессного офиса] не более чем за [2] рабочих дня; при несогласии сторон — эскалация по п. [8.4]. Число согласующих не должно превышать [7].

8.2. Сроки согласования, исходы и последствия непредставления позиции

Описание подраздела: Подраздел устанавливает сроки согласования, предельный срок маршрута, закрытый перечень исходов и последствие истечения срока без ответа.

Каковы сроки согласования в рабочих днях по видам и объёму документов и предельный срок прохождения всего маршрута, какое последствие наступает при истечении срока без ответа согласующего, как этот факт фиксируется в [ECM/СЭД] и в каких случаях течение срока приостанавливается?

Инструкция по заполнению:

Приведите сроки таблицей «Категория документа / Первичное / Повторное / Предельный срок маршрута / Последствие истечения срока» на 4–5 строк. Последствие формулируйте нейтрально, без согласования по умолчанию; перечислите 3–4 основания приостановления срока.

Пример:

Перечень исходов согласования закрытый (№13, п. 6.4):

• согласовать;
• согласовать с замечаниями;
• мотивированно отказать.

Иные исходы, включая согласование по умолчанию, не применяются; мотивированный отказ без указания нарушенного требования либо предлагаемой редакции не принимается.

При истечении срока без ответа в листе согласования и карточке документа [ECM/СЭД] проставляется отметка «позиция не представлена в срок» с датой и временем уведомления; отметка не заменяет визу и согласованием не признаётся. Уведомления направляются согласующему и его руководителю за [2] рабочих дня до истечения срока и в день истечения. Течение срока приостанавливается:

• на период процедур по п. [8.5];
• на период эскалации по п. [8.4];
• на период недоступности [ECM/СЭД] по п. [4.4].

Срок доработки замечаний по п. [8.3] включён в предельный срок маршрута и его течения не приостанавливает. Продление — однократно, не более чем на [3] рабочих дня, решением [Руководителя процессного офиса].

Для проекта ЛНА предельный срок маршрута определяется строкой таблицы, соответствующей виду документа ([Положение об управлении НМД/ЛНА], п. 4.1). При одновременном участии [Юридической службы] и [Дирекции по персоналу] в проекте ЛНА, затрагивающем трудовые отношения, применяется тот же предельный срок; периоды трудоправовых процедур по п. [8.5] в него не включаются, поскольку на их время течение срока приостанавливается.

8.3. Лист замечаний и порядок отработки замечаний согласующих

Описание подраздела: Подраздел определяет форму фиксации замечаний, требование мотивированного ответа, сроки доработки и условия повторного согласования.

Как оформляются и обрабатываются замечания согласующих — форма листа замечаний, обязательность мотивированного ответа «принято / отклонено», сроки доработки — и в каких случаях требуется повторное согласование, а в каких достаточно уведомления согласующих?

Инструкция по заполнению:

Приведите форму листа замечаний таблицей на 6–7 граф с примером на 3–4 строки и закрытым перечнем статусов. Установите срок доработки и правило повторного согласования только с авторами замечаний, разграничив случаи повторного согласования и уведомления.

Пример:

Статусы замечания образуют закрытый перечень: «Открыто», «Принято», «Отклонено», «Снято автором», «Эскалировано». На каждое замечание разработчик даёт мотивированный ответ; отклонение без указания основания не допускается и влечёт возврат листа замечаний. Лист замечаний с ответами входит в комплект на утверждение по разделу [9].

Срок доработки — не более [5] рабочих дней с даты закрытия срока согласования; при объёме свыше [20] замечаний продлевается однократно, не более чем на [3] рабочих дня. Повторное согласование проводится только с согласующими, выдавшими замечания, не более [3] рабочих дней. Если изменения не затрагивают зону ответственности остальных согласующих, ранее выданные визы сохраняют силу и согласующие информируются уведомлением со сводкой изменений; изменения, затрагивающие предмет ранее выданной визы, требуют повторного согласования.

8.4. Эскалация неурегулированных разногласий

Описание подраздела: Подраздел устанавливает сроки и порядок прохождения уровней эскалации, созыв согласительного совещания и вынесение вопроса на [Процессный комитет].

Каков порядок эскалации неурегулированных разногласий — уровни и сроки эскалации, порядок созыва и форма протокола согласительного совещания, правила вынесения вопроса на [Процессный комитет]?

Инструкция по заполнению:

Приведите уровни эскалации таблицей «Уровень / Инстанция / Основание перехода / Срок / Форма решения», сохранив нумерацию и состав инстанций п. 9.7: уровни не переименовывать и не переставлять, задавать только сроки и формы решения. Отдельно опишите состав протокола совещания (5–7 реквизитов).

Пример:

Согласительное совещание созывает ПрО не позднее [2] рабочих дней с даты фиксации разногласия; участники — разработчик, владелец документа, автор замечания, при необходимости нормоконтролёр.

Протокол содержит:

1. дату и состав участников;

2. предмет разногласия со ссылкой на пункт проекта и номер замечания;

3. позиции сторон;

4. принятое решение либо констатацию недостижения согласия;

5. поручения, ответственных и сроки;

6. подписи.

Вопрос выносится на [Процессный комитет] через секретаря комитета; материалы (проект, лист замечаний, протоколы уровней 1–2, заключение ПрО) представляются не позднее чем за [5] рабочих дней до заседания. Решение комитета окончательно для уровня 3; переход на уровень 4 допускается только по основаниям таблицы. На период эскалации течение срока согласования по п. [8.2] приостанавливается, решения уровней 1–4 приобщаются к комплекту на утверждение.

8.5. Трудоправовые процедуры для проектов ЛНА

Описание подраздела: Подраздел устанавливает порядок прохождения проектом ЛНА проверки на непротиворечие трудовому законодательству и учёта мнения представительного органа.

Каков порядок прохождения проектом ЛНА обязательных трудоправовых процедур — проверки на непротиворечие ТК РФ и коллективному договору (ст. 8) и учёта мнения представительного органа работников (ст. 372): в каких случаях они обязательны, в какой момент маршрута выполняются, каковы сроки и как оформляется результат, включая протокол разногласий?

Инструкция по заполнению:

Опишите процедуру таблицей «Шаг / Вход / Исполнитель / Срок (раб. дн.) / Выход / Запись» на 5–6 строк, привязав шаги к шагам 3–4 п. 9.4. Сроки ст. 372 ТК РФ приводите без квадратных скобок как не подлежащие изменению; дайте закрытый перечень случаев обязательности.

Пример:

Процедуры обязательны для закрытого перечня случаев:

1. ЛНА о режиме рабочего времени и времени отдыха;

2. о системах оплаты труда, премирования и иных выплат;

3. о нормах труда;

4. о порядке аттестации;

5. об охране труда;

6. о дисциплинарных процедурах;

7. иные ЛНА, прямо отнесённые ТК РФ или коллективным договором к принимаемым с учётом мнения представительного органа.

Сроки ст. 372 ТК РФ (5 рабочих дней на мотивированное мнение, 3 рабочих дня на консультации) настоящим Регламентом не изменяются и приведены как нормы прямого действия. На период шагов 3–5 течение срока согласования по п. [8.2] приостанавливается. Процедуры выполняются в развитие шагов 3–4 п. 9.4 [Положения о процессном офисе] до формирования комплекта на утверждение. При недостижении согласия ЛНА может быть принят работодателем, протокол разногласий включается в комплект и хранится вместе с подлинником, а факт его наличия отражается в карточке документа.

Описание раздела: Раздел устанавливает порядок, сроки и формы стадии утверждения НМД/ЛНА: способ утверждения, комплект материалов для утверждающего, регистрацию редакции, дату введения в действие и приказ о введении в действие. Раздел детализирует шаг 5 базовой процедуры [Положения о процессном офисе] (№2), п. 9.4, и реализует нормы [Положения об управлении НМД/ЛНА] (№13) (далее — Положение), п. 7.4, п. 8.3, п. 3.2, не переопределяя их: круг утверждающих лиц установлен Положением, Приложение Б.

9.1. Выбор способа утверждения и подписание документа

Описание подраздела: Подраздел закрепляет выбор между грифом утверждения и приказом, порядок визирования и применение электронной подписи в [ECM/СЭД].

Как выбирается способ утверждения документа — гриф утверждения либо приказ (распоряжение), кто подписывает документ и в каком порядке при утверждении в [ECM/СЭД] применяется электронная подпись (ФЗ-63)?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу на 5–6 строк «Случай — способ утверждения — оформление реквизита — подписант», закрыв перечень случаев, когда приказ обязателен; в остальных применяется гриф. Укажите согласование слова грифа с видом документа (УТВЕРЖДЕНО — для Положения, УТВЕРЖДЁН — для Регламента, УТВЕРЖДЕНЫ — для Правил; ГОСТ Р 7.0.97-2025, п. 5.16), порядок визирования и оформление отметки об электронной подписи (реквизит 23, п. 5.23).

Пример:

Визы (реквизит 21) и лист согласования (Приложение Б к настоящему Регламенту) оформляются до передачи проекта подписанту; без них и без заключения нормоконтроля документ на подписание не передаётся. В [ECM/СЭД] применяется усиленная квалифицированная электронная подпись утверждающего (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ): подписанный ею документ признаётся подлинником, бумажный экземпляр — копией. Отметка об электронной подписи (ГОСТ Р 7.0.97-2025, п. 5.23) содержит надпись «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа проверки, ФИО владельца и срок действия.

9.2. Комплект документов на утверждение и проверка комплектности

Описание подраздела: Подраздел устанавливает состав комплекта для утверждающего, обязанности по его формированию и проверке и сроки передачи.

Какой комплект документов представляется утверждающему (финальная редакция, лист согласования, заключение нормоконтроля, лист замечаний с ответами, пояснительная записка, проект приказа), кто его формирует, кто проверяет комплектность и в какой срок в рабочих днях после завершения согласования?

Инструкция по заполнению:

Оформите процедуру таблицей «Шаг / Вход / Исполнитель / Срок (раб. дн.) / Выход / Запись» на 4–6 шагов — от завершения согласования до передачи комплекта утверждающему. Закройте перечень обязательных документов, укажите ситуативные (проект приказа — при утверждении приказом; протокол учёта мнения представительного органа работников — для ЛНА по ТК РФ, ст. 372), последствие неполного комплекта и точку эскалации.

Пример:

Неполный комплект возвращается разработчику в тот же рабочий день; срок доработки — не более [3] рабочих дней, продление однократно не более чем на [3] рабочих дня. Двукратный возврат по одному основанию выносится на эскалацию (ступени 3–5–5–15 рабочих дней). Общий срок от завершения согласования до передачи комплекта — не более [6] рабочих дней (сумма сроков шагов 1–4).

9.3. Регистрация документа, регистрационный номер и стык с делопроизводством

Описание подраздела: Подраздел определяет исполнителей и сроки регистрации, структуру регистрационного номера и передачу подлинника на хранение по [Номенклатуре дел].

Как выполняются регистрация утверждённого документа, присвоение регистрационного номера и номера редакции и внесение сведений в реестр НМД/ЛНА, в какой срок в рабочих днях после утверждения и как обеспечивается стык с [Инструкцией по делопроизводству] и [Номенклатурой дел] (регистрация приказа, присвоение индекса дела, передача и хранение подлинника) с указанием ответственного за каждую передачу?

Инструкция по заполнению:

Опишите структуру регистрационного номера: порядковый номер, дополняемый кодами по классификаторам, в том числе индексом дела по [Номенклатуре дел] (ГОСТ Р 7.0.97-2025, п. 5.11), и разграничьте его с идентификатором документа по Положению, п. 8.3. Приведите процедуру таблицей «Шаг / Вход / Исполнитель / Срок (раб. дн.) / Выход / Запись» на 5–7 шагов, назвав ответственного за каждую передачу между [Процессным офисом] и [Службой делопроизводства (ДОУ)], и правило перевода статуса документа в «Действует».

Пример:

Идентификатор присваивается по схеме Положения, п. 8.3, и не меняется при смене редакции: «РГ-НМД-014». Регистрационный номер присваивается утверждённой редакции и образуется индексом дела по [Номенклатуре дел] и порядковым номером в пределах года: «02-14/007». Номер редакции — отдельный реквизит карточки, целое число по схеме Положения, п. 8.3: «Редакция 2». Приказ регистрируется самостоятельно: «№ 245-ОД от 12.03.2027».

Между датой утверждения и датой введения в действие документ сохраняет статус документа «На утверждении»; отдельный статус для интервала не вводится (Положение, Приложение В, примечание 1). Если утверждённый документ не поступил в ПрО более [3] рабочих дней с даты утверждения, администратор реестра НМД/ЛНА запрашивает владельца документа и при отсутствии реакции в течение [3] рабочих дней выносит вопрос на эскалацию.

9.4. Дата введения в действие, переходный интервал и приказ о введении в действие

Описание подраздела: Подраздел устанавливает типовую продолжительность интервала между утверждением и введением в действие и обязательный состав положений приказа.

Как определяется продолжительность переходного периода между датой утверждения и датой введения в действие для разных видов документов и какие обязательные положения включаются в приказ о введении в действие (утрата силы прежней редакции, поручение об ознакомлении, ответственные и контрольные сроки)?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу на 5–6 строк «Категория документа или условие — типовой интервал (раб. дн.) — основание», установив нижнюю границу не менее [10] рабочих дней для документов, требующих ознакомления под подпись. Оговорите, что момент возникновения обязательности требований установлен Положением, п. 7.4, и не изменяется, а интервал фиксируется парой дат в карточке реестра НМД/ЛНА; затем закрытым перечнем из 6–8 пунктов приведите обязательные положения приказа, включая перечень утративших силу документов с реквизитами.

Пример:

Обязательные положения приказа:

1. вид, наименование, идентификатор и номер редакции вводимого документа;

2. дата введения в действие;

3. перечень документов (редакций), утративших силу полностью либо в части, с наименованием, датой и регистрационным номером каждого;

4. поручение [Процессному офису] опубликовать документ не позднее [2] рабочих дней с даты утверждения и перевести статус документа в «Действует» в дату введения в действие;

5. поручение [Дирекции по персоналу] с руководителями подразделений организовать ознакомление под подпись не позднее [5] рабочих дней с даты публикации;

6. поручение владельцам связанных документов привести их в соответствие в срок по Положению, п. 10.2;

7. должностное лицо, ответственное за контроль исполнения, и контрольная дата отчёта.

Описание раздела: Раздел раскрывает шаг 6 базовой процедуры [Положения о процессном офисе], п. 9.4 («введение в действие и информирование сотрудников»), применительно к НМД/ЛНА: публикацию редакции, оповещение затрагиваемых подразделений, ознакомление работников под подпись и его доказуемость. Требования к единому источнику, категориям доступа, обязательности ознакомления и обращению с копиями установлены [Положением об управлении НМД/ЛНА], раздел 9, и п. 7.4; Регламент их не переопределяет, а задаёт сроки и формы записей. Ни один шаг раздела не сокращается при ускоренной процедуре.

10.1. Публикация в едином источнике и обращение с предыдущей редакцией

Описание подраздела: Подраздел определяет исполнителя, срок и содержание публикации и действия с предыдущей редакцией и её копиями.

Как и в какой срок в рабочих днях утверждённый документ публикуется в едином источнике актуальных редакций, кто выполняет публикацию и какие действия совершаются с предыдущей редакцией и её копиями в момент публикации (снятие с публикации, блокировка доступа, изъятие, маркировка)?

Инструкция по заполнению:

Оформите процедуру таблицей «Шаг / Вход / Исполнитель / Срок (раб. дн.) / Выход / Запись» на 5–6 шагов, разделив хранение подлинника в [ECM/СЭД] и публикацию в [корпоративном портале / базе знаний]; предельный срок публикации — не более [2] рабочих дней с даты утверждения. Отдельным абзацем укажите правило доступа к документам с грифом ограничения доступа и сошлитесь на нормы обращения с копиями Положения, раздел 9, без их воспроизведения.

Пример:

Действующей признаётся только редакция в [ECM/СЭД] со статусом документа «Действует» в реестре НМД/ЛНА; копия вне единого источника действующей не является, рассылка файла публикацию не заменяет (Положение, п. 9.2). Порядок обращения с копиями, маркировка бумажной копии и сроки хранения установлены Положением, раздел 9, и настоящим Регламентом не изменяются. Документ с грифом ограничения доступа публикуется в закрытом разделе: в общем перечне отображается карточка без файла, доступ к файлу — по списку владельца документа в порядке [Положения о процессном офисе], п. 10.4.

10.2. Оповещение затрагиваемых подразделений и адресатов

Описание подраздела: Подраздел устанавливает формирование списка адресатов, каналы и сроки оповещения, содержание уведомления и случаи разъяснительной сессии.

Как формируется список адресатов оповещения, по каким каналам, в какой срок в рабочих днях и в какой форме направляется уведомление о введении документа в действие, что оно содержит и в каких случаях дополнительно проводятся обучение или разъяснительная сессия?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу на 4–5 строк «Категория адресата — источник списка — канал — срок (раб. дн.) — запись», выводя адресатов из зоны регулирования документа и листа согласования, а не из усмотрения исполнителя. Перечислите обязательное содержание уведомления (6–8 позиций) и закройте перечень случаев, когда обучение или разъяснительная сессия обязательны.

Пример:

Уведомление содержит:

1. вид и наименование документа;

2. идентификатор и номер редакции;

3. даты утверждения и введения в действие;

4. ссылку на карточку в реестре НМД/ЛНА;

5. перечень утративших силу документов;

6. краткое изложение изменений по существу;

7. обязательность ознакомления под подпись и его срок;

8. контактное лицо для методических вопросов.

Разъяснительная сессия проводится ПрО и владельцем документа не позднее [10] рабочих дней с даты публикации, если документ вводится впервые, изменён порядок операций более чем в [3] подразделениях, вводятся новые формы либо зафиксированы неурегулированные разногласия.

10.3. Круг работников и организация ознакомления под подпись

Описание подраздела: Подраздел определяет, кто подлежит ознакомлению под подпись, кто организует процедуру и в какие сроки она проводится.

Как определяется круг работников, подлежащих ознакомлению под подпись, кто организует ознакомление, в какие сроки оно проводится и как обеспечивается ознакомление вновь принимаемых и переводимых работников (ТК РФ, ст. 22, 68)?

Инструкция по заполнению:

Укажите, что обязательность ознакомления определяется отметкой в карточке документа по правилам Положения, п. 9.3, и настоящим Регламентом не переопределяется. Оформите процедуру таблицей «Шаг / Вход / Исполнитель / Срок (раб. дн.) / Выход / Запись» на 5–6 шагов, распределив обязанности между [Дирекцией по персоналу] и руководителями подразделений, и зафиксируйте правило для вновь принимаемых работников — ознакомление до подписания трудового договора (ТК РФ, ст. 68) — и для переводимых.

Пример:

При массовом ознакомлении в ходе очной сессии (п. 10.4) руководитель подразделения ведёт журнал ознакомления подразделения по реквизитам п. 10.4, а его электронный образ передаёт в [Дирекцию по персоналу] и отражает в [ECM/СЭД] не позднее [1] рабочего дня после сессии. Факт ознакомления считается зафиксированным с даты подписания журнала, а в отчёт о полноте ознакомления (п. 10.5) включается после отражения журнала в [ECM/СЭД]; журнал хранится вместе с прочими подтверждениями ознакомления.

Вновь принимаемый работник знакомится под подпись с ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, до подписания трудового договора (ТК РФ, ст. 68); при переводе — до даты начала работы в новой должности; ознакомление организует [Дирекция по персоналу] в составе процедуры приёма или перевода. Ознакомление с документом с грифом ограничения доступа проводится без выдачи копии в помещении, определённом владельцем документа, и фиксируется листом ознакомления, хранимым с подлинником.

10.4. Фиксация факта ознакомления и его доказуемость

Описание подраздела: Подраздел устанавливает способы фиксации ознакомления, обязательные реквизиты записи, их соотношение по юридической силе и срок хранения подтверждений.

Какими способами фиксируется факт ознакомления — лист ознакомления, журнал, запись в [КЭДО] с электронной подписью (ФЗ-63), — какие реквизиты записи обязательны для доказуемости (работник, документ, номер редакции, дата и время, вид подписи и результат её проверки), как способы соотносятся по юридической силе и сколько хранятся подтверждения?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу на 3–4 строки «Способ фиксации — случай применения — обязательные реквизиты записи — срок хранения», перечислив реквизиты, без которых запись подтверждением не признаётся. Прямо укажите, что отметка [ECM/СЭД] заменяет подпись только в процедурах согласования и нормоконтроля, а для ознакомления с ЛНА электронная форма применяется исключительно в [КЭДО] с электронной подписью (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ), и задайте срок хранения не меньший срока по [Номенклатуре дел].

Пример:

Способы равнозначны по юридической силе при соблюдении обязательных реквизитов записи. Отметка [ECM/СЭД] заменяет подпись и дату бумажной формы в процедурах согласования и нормоконтроля; для ознакомления работника с ЛНА отметка системы применяется только в [КЭДО] с электронной подписью (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ; Положение, п. 7.4, п. 9.3). Открытие файла в [корпоративном портале / базе знаний] подтверждением не является. Подтверждения хранятся в личном деле работника либо в деле по [Номенклатуре дел] и предъявляются по запросу [Службы внутреннего аудита].

10.5. Учёт полноты ознакомления и действия в нештатных ситуациях

Описание подраздела: Подраздел устанавливает учёт и отчётность о полноте ознакомления и закрытый перечень действий при отказе, длительном отсутствии и незавершённом ознакомлении.

Как ведётся учёт полноты ознакомления и что предпринимается при отказе работника от ознакомления, его длительном отсутствии (отпуск, командировка, нетрудоспособность) или незавершённом ознакомлении к дате введения документа в действие?

Инструкция по заполнению:

Опишите показатель полноты ознакомления (доля ознакомленных работников от утверждённого списка), периодичность и адресата отчёта. Приведите таблицу на 4–5 строк «Ситуация — действие — исполнитель — срок (раб. дн.) — запись», закрыв перечень нештатных ситуаций, и зафиксируйте, что неознакомленный работник ответственности за неприменение документа не несёт, сославшись на Положение, п. 7.4 и п. 11.5, без воспроизведения нормы об ответственности.

Пример:

Отчёт о полноте ознакомления формируется [Дирекцией по персоналу] по каждому документу на [10]-й рабочий день с даты публикации и далее ежемесячно до достижения [100] %; отчёт направляется владельцу документа и ПрО и учитывается при расчёте показателей состояния системы НМД/ЛНА (Положение, п. 11.1). Работник, не ознакомленный с документом под подпись, ответственности за его неприменение не несёт; меры трудового законодательства применяются только при доказанном ознакомлении (Положение, п. 7.4, п. 11.5). Акт об отказе не освобождает [Дирекцию по персоналу] от повторного предложения ознакомиться при изменении редакции документа.

Описание раздела: Раздел устанавливает порядок ведения реестра НМД/ЛНА: состав полей карточки документа, операции ведения и их сроки, присвоение идентификатора и фиксацию связей, права доступа и сверку реестра с фондом документов. Обязательный минимум сведений установлен [Положением об управлении НМД/ЛНА] (№13), Приложение Г; раздел раскрывает его до рабочего состава полей и операций, не изменяя норм. Реестр ведёт [Процессный офис] (ПрО); он — единственный источник сведений о составе, редакциях и статусах документов.

11.1. Состав полей карточки документа

Описание подраздела: Подраздел определяет полный состав полей карточки документа, обязательность каждого поля, источник его значения и стадию жизненного цикла, на которой поле заполняется.

Каков полный состав полей карточки документа в реестре НМД/ЛНА сверх обязательного минимума, установленного [Положением об управлении НМД/ЛНА], какие поля обязательны, какие заполняются расчётно, из каких справочников берутся значения и на какой стадии жизненного цикла заполняется каждое поле?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу «Поле / Описание / Обязательность / Кто заполняет / Когда» на 16–20 полей с тремя категориями обязательности: обязательное, условное (при наличии основания) и расчётное (вычисляется [ECM/СЭД]). Для полей-справочников назовите справочник-источник, для расчётных — правило вычисления. Форма карточки — Приложение Ж.

Пример:

11.2. Операции ведения реестра, идентификаторы и связи документов

Описание подраздела: Подраздел устанавливает закрытый перечень операций ведения реестра с событием-основанием, исполнителем и предельным сроком, а также правила присвоения идентификатора и отражения связей документов.

Какие операции ведения реестра выполняются (заведение карточки, изменение статуса документа, актуализация полей, привязка файлов и связанных документов, закрытие карточки), какое событие служит основанием каждой операции, кто её выполняет и в какой срок в рабочих днях?

Инструкция по заполнению:

Приведите операции таблицей «Шаг / Вход / Исполнитель / Срок / Выход / Запись» на 6–8 позиций с единым сроком отражения события — не более [1] рабочего дня — и точкой эскалации при просрочке. Учтите: карточка заводится при переводе проекта в статус «На согласовании», на инициировании идентификатор только резервируется.

Пример:

Каков порядок присвоения идентификатора документа и номера редакции по схеме, установленной [Положением об управлении НМД/ЛНА], и как в реестре отражаются преемственность редакций одного документа и связи между документами (парный, производный, ссылающийся)?

Инструкция по заполнению:

Опишите присвоение идентификатора ссылкой на схему [Положения], п. 8.3, без её воспроизведения: кто присваивает, когда, как исключается повторное использование освободившихся кодов. Закрепите правило: при смене редакции идентификатор не меняется, преемственность отражается перечнем редакций в карточке. Типы связей — таблицей на 4–6 строк.

Пример:

11.3. Права доступа к записям и ответственность за достоверность

Описание подраздела: Подраздел разграничивает права на внесение и изменение записей реестра, определяет фиксацию истории изменений и ответственных за достоверность сведений.

Кто вправе вносить и изменять записи реестра, как разграничены права доступа, как фиксируется история изменения записей и кто отвечает за достоверность и полноту сведений?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу «Роль / Права в реестре / Объём доступа / Основание назначения» на 4–6 ролей. Закрепите разделение прав: статусы и реквизиты — только администратор реестра, содержательные поля — владелец и разработчик, чтение — все работники в пределах грифа. Изменения фиксируются неудаляемым журналом [ECM/СЭД]; ответственность — по [Положению], п. 11.5, без переопределения.

Пример:

11.4. Сверка реестра с фондом документов и актуальная редакция

Описание подраздела: Подраздел устанавливает периодичность и порядок сверки реестра с фактическим фондом документов, правило определения официального экземпляра при расхождении источников и состав отчётности о состоянии реестра.

Как проводится периодическая сверка реестра НМД/ЛНА с фондом документов в едином источнике, что признаётся официальным экземпляром и актуальной редакцией при расхождении между реестром, опубликованной копией и подлинником, как оформляется результат сверки и в какой срок расхождения устраняются?

Инструкция по заполнению:

Опишите сверку таблицей «Шаг / Вход / Исполнитель / Срок / Выход / Запись» на 5–7 шагов с периодичностью [1 раз в полугодие]. Каждое расхождение квалифицируйте как инцидент качества данных — с регистрацией, ответственным и сроком устранения. Отдельным правилом закрепите иерархию источников и состав полугодового отчёта о состоянии реестра.

Пример:

При расхождении источников официальным экземпляром признаётся подлинник утверждённой редакции с реквизитами ОРД в [ECM/СЭД]; сведения реестра приоритетны над опубликованной копией; копия в [корпоративном портале / базе знаний] ознакомительная и при несоответствии подлиннику снимается с публикации в течение [1] рабочего дня.

Описание раздела: Раздел определяет обращение с документом после введения в действие: плановый пересмотр по графику, внеплановую актуализацию по триггерам, выбор формы изменения, исправление явных ошибок, отмену и архивирование редакций. Периодичность пересмотра, основания актуализации и статусная модель установлены [Положением об управлении НМД/ЛНА] (№13), пп. 8.2, 11.1 и 11.3, и настоящим Регламентом не переопределяются. Раздел задаёт исполнителей, предельные сроки и формы записей каждой процедуры.

12.1. Плановый пересмотр документов

Описание подраздела: Подраздел устанавливает формирование графика пересмотра, уведомление владельца документа, принятие и фиксацию решения по итогам пересмотра и последствия непредставления решения в срок.

Как формируется и ведётся график планового пересмотра документов, в какой срок владелец уведомляется о наступающем пересмотре, как решение по итогам пересмотра фиксируется в реестре НМД/ЛНА и что предпринимается, если решение не представлено в срок (порядок напоминания, уровни и сроки эскалации, последствия для статуса документа)?

Инструкция по заполнению:

Опишите процедуру таблицей «Шаг / Вход / Исполнитель / Срок / Выход / Запись» на 6–8 шагов. Периодичность пересмотра не задавайте — применяйте её ссылкой на [Положение], п. 11.3. Закрепите уведомление владельца за [30] календарных дней до контрольной даты, закрытый перечень решений (без изменений / актуализировать / отменить) и эскалацию ступенями [3]–[5]–[5]–[15] рабочих дней. Форма графика — Приложение И.

Пример:

Документ, по которому решение не представлено, продолжает действовать; в карточке проставляется отметка «Плановый пересмотр просрочен», документ включается в отчёт о состоянии реестра до устранения просрочки.

12.2. Внеплановая актуализация по наступлению триггеров

Описание подраздела: Подраздел определяет, кто отслеживает события, влекущие внеплановую актуализацию, в какой срок она инициируется и как документ переводится в статус «На актуализации».

Каков порядок внеплановой актуализации по основаниям, установленным [Положением об управлении НМД/ЛНА], — кто отслеживает наступление события, в какой срок инициирует актуализацию, как оформляется инициирование и как документ переводится в статус «На актуализации»?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицу «Триггер / Кто отслеживает / Срок инициирования / Оформление / Запись» на 5–7 оснований по перечню [Положения], п. 11.1, не расширяя его. Предельный срок завершения актуализации — не более 30 календарных дней с наступления триггера, а при изменении законодательства — срок внешнего требования, если он короче. Инициирование оформляется заявкой (Приложение А); статус «На актуализации» проставляет администратор реестра в течение [1] рабочего дня.

Пример:

12.3. Форма внесения изменений и исправление явных ошибок

Описание подраздела: Подраздел разграничивает выпуск новой редакции и изменение отдельных пунктов, устанавливает оформление изменений и упрощённый порядок исправления явных ошибок в действующем документе.

Какие критерии определяют форму внесения изменений — новая редакция документа целиком либо изменение отдельных пунктов, — как оформляются лист регистрации изменений и сводка изменений для пользователей и в каком порядке применяется сокращённая процедура для технических и редакционных правок и для исправления явных ошибок в уже введённом в действие документе?

Инструкция по заполнению:

Приведите критерии выбора формы таблицей на 4–6 строк с количественным порогом: изменением отдельных пунктов оформляются правки не более [20] % объёма текста, не затрагивающие смысл норм, состав участников и сроки процедур; в остальных случаях выпускается новая редакция. Метод измерения объёма задайте однозначно — доля изменённых знаков с пробелами от объёма основного текста действующей редакции без учёта приложений; расчёт выполняет разработчик, проверяет нормоконтролёр. Отдельной таблицей опишите упрощённый порядок исправления явных ошибок (опечатки, битые ссылки, неверные реквизиты): кто санкционирует и как фиксируется. Формы — Приложение Е.

Пример:

Объём правки измеряется как доля изменённых знаков с пробелами от объёма основного текста действующей редакции (приложения в расчёт не включаются); расчёт приводит разработчик в пояснительной записке, проверяет нормоконтролёр.

Исправление явных ошибок в действующем документе выполняется в упрощённом порядке:

Ранее подписанный подлинник не редактируется: файл (экземпляр), удостоверенный собственноручной подписью либо электронной подписью утверждающего, сохраняется в неизменном виде. Исправление оформляется листом исправления, который подписывает санкционировавшее его лицо и который приобщается к подлиннику, и исправленной публикуемой копией с отметкой «Исправлено на основании [реквизиты решения] от [дата]». Прослеживаемость обеспечивается записью листа регистрации изменений, неудаляемой историей карточки в реестре НМД/ЛНА и сохранением исходного подлинника (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 — аутентичность и целостность документа).

Исправление явных ошибок не изменяет номер редакции, новой редакции не образует и не требует повторного ознакомления работников: в листе регистрации изменений (Приложение Е) запись оформляется с пометкой «Техническое исправление, редакция не изменяется» в графе «Содержание изменения», а в графе «№ редакции» повторяется номер действующей редакции. При разногласии о характере ошибки правка вносится как изменение отдельных пунктов в общем порядке — с утверждением очередной редакции.

12.4. Отмена документа

Описание подраздела: Подраздел устанавливает основания и порядок отмены документа, включая обязательную проверку непокрытых зон регулирования и ссылающихся документов до издания приказа об отмене.

Каков порядок отмены документа — проверка ссылающихся документов и остающихся непокрытыми зон регулирования, издание приказа, уведомление пользователей, изъятие и блокировка копий — и в какой срок владельцы ссылающихся документов приводят их в соответствие?

Инструкция по заполнению:

Опишите процедуру таблицей «Шаг / Вход / Исполнитель / Срок / Выход / Запись» на 6–8 шагов. Установите закрытый перечень оснований отмены (утрата предмета регулирования, замещение новым документом, утрата актуальности по итогам пересмотра, требование внешней нормы) и обязательную проверку по связям карточки. Закрепите правило: при непокрытой зоне регулирования отмена не производится до решения о переносе норм либо разработке замещающего документа, а ссылающиеся документы приводятся в соответствие за [20] рабочих дней.

Пример:

12.5. Архивирование отменённых редакций и доступ к ним

Описание подраздела: Подраздел определяет перевод отменённых редакций в архив, передачу подлинника на хранение, установление срока хранения и доступ к архивным редакциям для справок и разбирательств.

Как выполняются перевод редакции в статус «Отменён», затем «Архив», передача подлинника на хранение по [Номенклатуре дел], определение срока хранения (ФЗ-125, приказы Росархива) и обеспечение доступа к архивным редакциям для справок и разбирательств?

Инструкция по заполнению:

Опишите процедуру таблицей «Шаг / Вход / Исполнитель / Срок / Выход / Запись» на 5–7 шагов. Закрепите минимальный срок хранения отменённых редакций и подтверждений ознакомления — не менее [5] лет с даты прекращения действия, если [Номенклатурой дел] или приказами Росархива № 236 и № 77 не установлен больший срок. Отдельной таблицей приведите сроки по видам записей; предусмотрите уничтожение по истечении срока (экспертиза ценности, акт о выделении) и маркировку архивных редакций отметкой «Не применять».

Пример:

Описание раздела: Раздел устанавливает порядок приёма и рассмотрения обращений пользователей, фиксации и устранения коллизий, формирования плана устранения пробелов и избыточности регулирования, санкционирования и учёта временных отступлений. Единая точка приёма, основания фиксации обращения, ранги приоритета при коллизии и предельные сроки отступлений установлены [Положением об управлении НМД/ЛНА] (№13), разделы 10 и 11, и здесь не воспроизводятся: раздел задаёт только формы, маршруты, сроки в рабочих днях и записи.

13.1. Приём, регистрация и маршрутизация обращений

Описание подраздела: Подраздел определяет единую точку приёма обращений ([Процессный офис]), каналы подачи, регистрацию, маршрутизацию, виды обращений и сроки ответа. Основания фиксации обращения установлены [Положением об управлении НМД/ЛНА], п. 10.4.

Как организован канал приёма обращений пользователей по применению НМД/ЛНА — форма обращения, точка приёма, регистрация, маршрутизация, — какие виды обращений различаются и каковы сроки ответа в рабочих днях по каждому виду?

Инструкция по заполнению:

Назовите 3–4 канала подачи с указанием основного, реквизиты обращения и сроки регистрации и маршрутизации. Приведите таблицей 4–6 видов обращений со сроком ответа в рабочих днях, выводя виды из оснований фиксации [Положения об управлении НМД/ЛНА], п. 10.4.

Пример:

Каналы: форма обращения в [ECM/СЭД] (основной), раздел «Нормативная база» [корпоративного портала / базы знаний], функциональный адрес [Процессного офиса]; устное обращение оформляется той же формой не позднее следующего рабочего дня. Реквизиты: заявитель и подразделение, идентификатор и пункт документа, суть вопроса, вид обращения. Регистрация — [1] рабочий день, маршрутизация — [1], переадресация вне компетенции системы НМД/ЛНА — [2].

13.2. Рассмотрение обращения, виды результата и эскалация

Описание подраздела: Подраздел устанавливает порядок рассмотрения обращения, закрытый перечень результатов, подписание ответа, учёт обращений и эскалацию при несогласии заявителя. Разъяснение не создаёт новой нормы ([Положение об управлении НМД/ЛНА], п. 12.3).

Каков порядок рассмотрения обращения, какие результаты допустимы (письменное разъяснение, инициирование изменения документа, включение в план устранения пробелов, мотивированный отказ), кто подписывает ответ, как ведётся учёт обращений и типовых вопросов и в каком порядке обращение эскалируется при несогласии заявителя?

Инструкция по заполнению:

Приведите процедуру рассмотрения таблицей на 5–6 шагов и раскройте 4 допустимых результата с оформляющим документом по каждому. Укажите подписывающее лицо, место учёта, периодичность обновления банка типовых разъяснений и три ступени эскалации со сроками.

Пример:

Результаты:

• письменное разъяснение (содержательную позицию по норме конкретного НМД/ЛНА готовит или визирует владелец документа, порядок выполнения процедур и применение форм разъясняет ПрО — п. 3.3; ответ оформляет ПрО как координатор и держатель журнала обращений, подписывает [Руководитель процессного офиса]);
• инициирование изменения документа;
• включение предмета в план устранения пробелов;
• мотивированный отказ со ссылкой на норму.

Вопросы, требующие изменения [Положения об управлении НМД/ЛНА], выносятся на [Процессный комитет] ([№13], п. 12.3). Учёт — журнал обращений [ECM/СЭД], банк типовых разъяснений обновляется [1 раз в квартал]. Эскалация: повторное обращение в [5] рабочих дней → владелец системы НМД/ЛНА в [10] → [Процессный комитет].

13.3. Выявление, фиксация и устранение коллизий

Описание подраздела: Подраздел определяет учёт коллизий, срок и субъект решения, оформление применяемой нормы на период до устранения коллизии и отражение результата в реестре НМД/ЛНА. Ранги приоритета 1–5 установлены [Положением об управлении НМД/ЛНА], п. 10.3, и здесь только применяются.

Как фиксируются и устраняются выявленные коллизии — кто ведёт их учёт, в какой срок принимается решение о способе устранения, как оформляется решение о применяемой норме на период до устранения коллизии и как результат отражается в реестре НМД/ЛНА?

Инструкция по заполнению:

Приведите процедуру устранения коллизии таблицей на 5–6 шагов с предельным сроком решения, указав держателя журнала коллизий, принимающее решение лицо и субъект представления. Назовите обновляемые поля карточки реестра НМД/ЛНА; ранги не перечисляйте — ссылайтесь на [Положение об управлении НМД/ЛНА], п. 10.3.

Пример:

Системная коллизия выносится на [Процессный комитет]. До устранения применяется норма документа более высокого ранга; самостоятельный выбор нормы без фиксации обращения не допускается (справочно; [Положение об управлении НМД/ЛНА], п. 10.3). Решение действует до введения в действие устраняющего изменения и публикуется в срок [2] рабочих дня.

13.4. План устранения пробелов и избыточности регулирования

Описание подраздела: Подраздел устанавливает формирование, согласование, утверждение и контроль исполнения плана (Приложение З). План формирует [Процессный офис] по итогам сверки карты зон регулирования с фондом действующих документов ([Положение об управлении НМД/ЛНА], п. 5.4).

Каков состав, порядок формирования, согласования и утверждения плана устранения пробелов и избыточности регулирования, какие сроки исполнения мероприятий устанавливаются, кто контролирует исполнение и в какой форме отчитывается о результатах?

Инструкция по заполнению:

Укажите периодичность формирования плана, 3–4 источника данных, утверждающее лицо и периодичность отчёта об исполнении. Приведите таблицей состав граф (7–9) на 3–4 мероприятиях со сроками по типам отклонения, не превышающими сроков [Положения об управлении НМД/ЛНА], п. 12.2.

Пример:

План формирует [Процессный офис] [1 раз в год] в срок до [дата] по итогам сверки карты зон регулирования, реестра НМД/ЛНА, журнала обращений и журнала коллизий; внеплановые позиции включаются решением владельца системы НМД/ЛНА в срок [5] рабочих дней. Проект согласуется с владельцами затрагиваемых зон в срок не более [10] рабочих дней и утверждается владельцем системы НМД/ЛНА; системные позиции выносятся на [Процессный комитет]. Контроль ведёт [Процессный офис] с отчётом [1 раз в квартал].

13.5. Временные отступления от требований НМД/ЛНА

Описание подраздела: Подраздел устанавливает форму заявки на временное отступление (Приложение К.2), состав обоснования и компенсирующих мер, маршрут и срок рассмотрения, учёт, продление, досрочное прекращение и закрытие. Основания, субъект санкционирования и предельные сроки установлены [Положением об управлении НМД/ЛНА], п. 11.4: не более [6] месяцев с однократным продлением, по основанию «форс-мажор» — не более [3] месяцев.

Каков порядок работы с заявкой на временное отступление от требований НМД/ЛНА — состав обоснования и компенсирующих мер, маршрут и срок рассмотрения, кто санкционирует, как ведётся учёт действующих отступлений и как оформляются продление, досрочное прекращение и закрытие по истечении срока?

Инструкция по заполнению:

Перечислите 6–8 реквизитов заявки, включая компенсирующие меры и оценку рисков, и приведите маршрут таблицей на 4–5 шагов со сроком рассмотрения не более [5] рабочих дней. Отдельной таблицей задайте продление, досрочное прекращение и закрытие; приведите два запрета — отступление от обязательных внешних требований и отступление, ухудшающее положение работников.

Пример:

Реквизиты заявки (Приложение К.2):

1. заявитель и подразделение;

2. идентификатор документа и пункты, от которых испрашивается отступление;

3. основание из числа установленных [Положением об управлении НМД/ЛНА], п. 11.4;

4. обоснование невозможности исполнения;

5. запрашиваемый срок;

6. компенсирующие меры и ответственный за них;

7. оценка рисков;

8. план перехода к полному исполнению.

Заявка на отступление от обязательного внешнего требования отклоняется без рассмотрения; отступление от ЛНА не может ухудшать положение работников и не заменяет порядок изменения ЛНА ([№13], п. 11.4).

Описание раздела: Раздел устанавливает контрольные точки процедур, показатели их соблюдения и отчётность, действия при нарушении сроков, а также заключительные положения — анализ практики применения, изменение, пересмотр и отмену Регламента и переходные правила. Показатели состояния системы НМД/ЛНА и меры ответственности установлены [Положением об управлении НМД/ЛНА] (№13), п. 11.1 и п. 11.5, и здесь не изменяются. Аудит соблюдения требований отнесён к [Службе внутреннего аудита]; [Процессный офис] ведёт мониторинг и контроль применения не осуществляет ([№13], п. 6.2, п. 6.6; [Положение о процессном офисе] (№2), п. 5.3).

14.1. Контрольные точки, показатели соблюдения процедур и отчётность

Описание подраздела: Подраздел определяет контрольные точки сквозной процедуры, показатели их соблюдения с формулами, целевыми значениями и периодом расчёта, форму и адресатов отчётности. Показатели дополняют показатели состояния системы НМД/ЛНА ([Положение об управлении НМД/ЛНА], п. 11.1) и не заменяют их.

Какие контрольные точки установлены в процедурах Регламента, какие показатели их соблюдения рассчитываются, кем, с какой периодичностью и в какой форме отчётность представляется владельцу системы НМД/ЛНА и [Процессному комитету]?

Инструкция по заполнению:

Перечислите 6–8 контрольных точек и приведите таблицей 5–7 показателей с формулой, целевым значением-плейсхолдером и периодом расчёта. Укажите исполнителя расчёта, адресатов и периодичность отчёта; показатель «доля возвратов с нормоконтроля» согласуйте с показателем [Положения об управлении НМД/ЛНА], п. 11.1, как дополняющий его до 100 %.

Пример:

Контрольные точки:

• регистрация заявки;
• решение по заявке;
• заключение нормоконтроля;
• завершение маршрута согласования;
• утверждение;
• публикация в едином источнике;
• завершение ознакомления;
• актуализация карточки реестра НМД/ЛНА.

Расчёт выполняет [Процессный офис] по записям [ECM/СЭД]; отчёт представляется владельцу системы НМД/ЛНА [1 раз в квартал] и [Процессному комитету] [1 раз в год]. Целевые значения устанавливает владелец системы НМД/ЛНА и пересматривает не реже 1 раза в год ([№13], п. 11.1).

14.2. Действия при нарушении сроков процедур

Описание подраздела: Подраздел устанавливает автоматические напоминания, ступени эскалации при нарушении сроков, фиксацию и анализ причин задержки. Меры ответственности установлены [Положением об управлении НМД/ЛНА], п. 11.5: основной инструмент — устранение причины нарушения, а не оценка исполнительской дисциплины работника.

Какие действия предпринимаются при нарушении сроков процедур — автоматические напоминания, эскалация руководителю участника, фиксация и анализ причин задержки — и как результаты используются для устранения причин, а не для оценки исполнительской дисциплины отдельного работника?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицей 4–5 ступеней реакции с триггером, действием, адресатом и сроком, соблюдая шкалу эскалации [3]–[5]–[5]–[15] рабочих дней. Приведите классификатор причин задержки на 5–6 позиций, периодичность анализа и правило запрета персонифицированной оценки.

Пример:

Причина задержки фиксируется в обязательном поле карточки [ECM/СЭД] по классификатору:

• недостаток исходных данных;
• неурегулированное разногласие;
• отсутствие исполнителя без оформленного замещения;
• недоступность [ECM/СЭД];
• дефект шаблона или формы;
• перегрузка исполнителя.

[Процессный офис] анализирует причины [1 раз в квартал] и переносит системные причины в план Приложения З. Персонифицированные данные для оценки исполнительской дисциплины работника не применяются ([№13], п. 11.5).

14.3. Анализ практики применения, изменение, пересмотр и отмена Регламента

Описание подраздела: Подраздел устанавливает анализ практики применения, внесение изменений, плановый пересмотр и отмену Регламента, а также срок приведения его в соответствие при изменении [Положения об управлении НМД/ЛНА]. Регламент вступает в силу с даты введения в действие, указанной на титульном листе, и действует до отмены или замены.

Как проводится периодический анализ практики применения Регламента и подготовка предложений по его улучшению, каков порядок его изменения, пересмотра и отмены и в какой срок он приводится в соответствие при изменении [Положения об управлении НМД/ЛНА]?

Инструкция по заполнению:

Укажите периодичность анализа практики применения, 4–5 источников данных и форму результата, а также порядок изменения Регламента ссылкой на его общие процедуры. Плановый пересмотр — не реже 1 раза в год; срок приведения в соответствие при изменении [Положения об управлении НМД/ЛНА] — не более [20] рабочих дней, собственных сроков не задавайте.

Пример:

До приведения Регламента в соответствие приоритет имеет [Положение об управлении НМД/ЛНА] как документ более высокого уровня иерархии ([№13], п. 2.3 и п. 10.3, ранг 2). Отмена Регламента без введения заменяющего порядка не допускается — она образовала бы пробел в зоне регулирования «Порядок разработки, согласования и актуализации НМД/ЛНА».

14.4. Переходные положения

Описание подраздела: Подраздел определяет правила завершения процедур, начатых до введения Регламента в действие, и срок приведения действующих шаблонов, бланков и форм в соответствие с ним. Этапы приведения фонда НМД/ЛНА установлены [Положением об управлении НМД/ЛНА], п. 12.2, и не превышаются.

Как поступают с документами, разработка или согласование которых начаты до введения настоящего Регламента в действие, и в какой срок действующие шаблоны, бланки и формы приводятся в соответствие с ним?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицей 4–5 правил выбора порядка по стадиям, на которых находится проект на дату введения Регламента в действие, с применяемым порядком и условием перевода. Укажите срок приведения шаблонов, бланков и форм в месяцах, не превышающий сроков [Положения об управлении НМД/ЛНА], п. 12.2.

Пример:

Действующие шаблоны, бланки и формы приводит в соответствие [Процессный офис] в срок не более [6] месяцев с даты введения Регламента в действие, не превышая срока приведения фонда НМД/ЛНА ([Положение об управлении НМД/ЛНА], п. 12.2). До приведения применяются действующие шаблоны при соблюдении параметров оформления настоящего Регламента.

Описание раздела: Раздел приводит состав приложений-форм А–К, правило присвоения буквенных обозначений и признак обязательности каждой формы, а также порядок оформления, заполнения и хранения записей, реализацию форм в [ECM/СЭД] и порядок внесения изменений в сами формы. Формы являются неотъемлемой частью Регламента и пересматриваются вместе с ним ([Положение об управлении НМД/ЛНА] (№13), Приложение А).

15.1. Состав приложений-форм и правила их применения

Описание подраздела: Подраздел приводит перечень форм А–К с назначением каждой, правило буквенного обозначения и разграничение обязательных и рекомендуемых форм. Формы утверждаются в составе Регламента, эталоны ведёт и актуализирует [Процессный офис].

Какой состав форм включается в приложения А–К к Регламенту, по какому правилу приложениям присваиваются буквенные обозначения и какие формы обязательны к применению, а какие носят рекомендуемый характер?

Инструкция по заполнению:

Приведите перечень приложений таблицей «Обозначение / Наименование формы / Назначение / Обязательность», покрыв все формы, на которые ссылается текст Регламента. Сформулируйте правило буквенного обозначения (по стадиям жизненного цикла и группировке форм) с перечнем исключаемых букв, правило нумерации составных форм и место хранения эталонов.

Пример:

Приложениям присваиваются заглавные буквы русского алфавита по стадиям жизненного цикла документа, к которым относятся формы (инициирование → согласование → нормоконтроль → учёт редакций и реестр → анализ и пересмотр → прочие формы), за исключением букв Ё, Й, О, Ь, Ы, Ъ; составные приложения нумеруются через точку (К.1, К.2, К.3). Эталоны ведёт [Процессный офис] в разделе «Шаблоны и формы» [ECM/СЭД].

15.2. Оформление, заполнение и хранение заполненных форм

Описание подраздела: Подраздел устанавливает обязательные реквизиты форм, нумерацию записи, роли при заполнении и подписании, адресат направления, место и срок хранения заполненного экземпляра. Заполненные формы являются записями в значении ГОСТ Р ИСО 9001-2015, п. 7.5.3.

Как оформляется каждая форма — обязательные реквизиты и графы, порядок нумерации записи, кто заполняет, кто подписывает, куда направляется, где и в течение какого срока хранится заполненный экземпляр?

Инструкция по заполнению:

Перечислите 6–8 реквизитов, общих для всех форм, и правило нумерации записи с примером номера. Приведите таблицу на 4–6 форм с заполняющим, подписывающим, адресатом, местом и сроком хранения; сроки определяйте по [Номенклатуре дел] с указанием внутреннего минимума ([Положение об управлении НМД/ЛНА], п. 9.4).

Пример:

Обязательные реквизиты любой формы:

1. наименование и обозначение приложения;

2. номер и дата записи;

3. идентификатор документа, к которому относится запись;

4. наименование подразделения;

5. должность и фамилия исполнителя;

6. содержательные графы;

7. результат (решение, отметка, подпись либо отметка [ECM/СЭД]).

Номер записи присваивается [ECM/СЭД] по схеме [обозначение формы]-[год]-[порядковый номер], сквозной в пределах календарного года (например, «Д-2027-0114»). Исправление внесённой записи не допускается: оформляется новая запись со ссылкой на исправляемую.

15.3. Реализация форм в [ECM/СЭД] и внесение изменений в формы

Описание подраздела: Подраздел определяет соответствие форм электронным карточкам и маршрутам [ECM/СЭД], автоматически выполняемые шаги, признание оригинала, версионность форм и порядок внесения в них изменений. Отметка [ECM/СЭД] заменяет подпись и дату бумажной формы в процедурах согласования, нормоконтроля и утверждения; для ознакомления работника с ЛНА — только при использовании [КЭДО] с электронной подписью ([Положение об управлении НМД/ЛНА], п. 7.4 и п. 9.3; ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Как формы Регламента реализуются в [ECM/СЭД] в виде электронных карточек и маршрутов, какие шаги выполняются системой автоматически, чем отметка системы заменяет подпись и дату бумажной формы, что признаётся оригиналом заполненной формы и каков порядок внесения изменений в формы приложений?

Инструкция по заполнению:

Приведите таблицей соответствие 4–6 форм объектам [ECM/СЭД] с перечнем автоматически выполняемых шагов и сформулируйте правило признания оригинала. Опишите порядок изменения форм: что относится к содержательному изменению, что — к редакционной правке, как ведётся версионность и в какой срок обновляются шаблоны.

Пример:

Оригиналом заполненной формы признаётся электронная запись в [ECM/СЭД] с отметками системы (учётная запись, дата, время, действие); бумажный экземпляр является копией с пометкой «Копия. Действительна на [дата]». Содержательное изменение формы оформляется изменением Регламента в порядке подраздела 14.3; редакционная правка вносится решением [Руководителя процессного офиса] с уведомлением пользователей в срок [2] рабочих дня. Версия формы соответствует номеру редакции Регламента; шаблоны в [ECM/СЭД] обновляются в срок не более [5] рабочих дней с даты введения новой редакции в действие, ранее заполненные формы переоформлению не подлежат.

Буквенное обозначение приложения присваивается по стадиям жизненного цикла документа, к которым относятся формы (инициирование → согласование → нормоконтроль → учёт редакций и реестр → анализ и пересмотр → прочие формы); внутри приложения-комплекта формы нумеруются цифрой через точку (К.1, К.2, К.3).

• Формы А–И обязательны к применению;
• форма К.1 обязательна для документов, требующих ознакомления под подпись;
• формы К.2 и К.3 применяются при наступлении соответствующих событий.

Формы нейтральны к среде ведения: при реализации в [ECM/СЭД] отметка системы (учётная запись, дата и время) заменяет подпись и дату бумажной формы, оригиналом признаётся электронная запись в [ECM/СЭД]. Исключение — формы фиксации ознакомления работников с ЛНА: для них электронное подтверждение допускается только через [КЭДО] с электронной подписью в порядке раздела 10 (п. 10.4, п. 15.3).

Приложение А. Заявка на разработку, изменение или отмену НМД/ЛНА

Описание раздела: Приложение содержит единую форму обращения, с которой начинается жизненный цикл документа: разработка нового НМД/ЛНА, изменение действующего или его отмена. Заявка регистрируется [Процессным офисом] (ПрО) в срок не более [1] рабочего дня со сквозным номером года; по результату рассмотрения за документом резервируется идентификатор, карточка в реестре заводится позднее — при переводе проекта в статус «На согласовании».

Инструкция по заполнению:

Заполните все поля; «Зону регулирования» формулируйте предметно (объект и границы) — именно по ней выполняется проверка на дублирование действующих документов. Не используйте форму для инициации оптимизации процесса ([Положение о процессном офисе, №2], Приложение 15) и для паспортизации ([Регламент паспортизации бизнес-процессов, №9], форма В.1).

ЗАЯВКА № [ЗНМД-ГГГГ-NNN] от [ДД.ММ.ГГГГ]

Пример:

Приложение Б. Лист согласования проекта НМД/ЛНА

Описание раздела: Приложение содержит форму листа согласования, оформляемого на каждую версию проекта. Базовый порядок согласования и эскалации установлен [№2, пп. 9.4, 9.7] — форма фиксирует только состав участников, исходы и сроки применительно к НМД/ЛНА.

Инструкция по заполнению:

Заполните реквизитную часть по данным карточки реестра НМД/ЛНА и таблицу согласующих в последовательности маршрута. Состав обязательных согласующих определяется видом и уровнем документа; финансы, ИТ, информационная безопасность и персонал привлекаются ситуативно ([№13], п. 6.4), замечания регистрируются в листе замечаний (Приложение В).

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА НМД/ЛНА

Пример:

Перечень исходов закрытый: «согласовано», «согласовано с замечаниями», «мотивированный отказ» ([№13], п. 6.4); «молчаливое согласование» не применяется. Если позиция не представлена в срок, согласующий считается уведомлённым, а вопрос выносится на эскалацию по ступеням [3]–[5]–[5]–[15] рабочих дней ([№2], п. 9.7). При двукратном возврате проекта на доработку вопрос также выносится на эскалацию.

Приложение В. Лист замечаний к проекту НМД/ЛНА

Описание раздела: Приложение содержит форму учёта и отработки замечаний, поступивших в ходе нормоконтроля и согласования. Лист ведёт разработчик по каждой версии проекта; он является приложением к листу согласования (Приложение Б).

Инструкция по заполнению:

Регистрируйте каждое замечание отдельной строкой с привязкой к пункту проекта. Статусы образуют закрытый перечень (п. 8.3 настоящего Регламента): «Открыто», «Принято», «Отклонено», «Снято автором», «Эскалировано»; отклонение допускается только с мотивированным ответом. Повторное согласование проводится только с согласующими, выдавшими замечания.

Пример:

Приложение Г. Чек-лист нормоконтроля проекта НМД/ЛНА

Описание раздела: Приложение содержит контрольный лист методической проверки формы проекта, заполняемый нормоконтролёром до направления проекта на согласование. Нормоконтроль охватывает структуру, оформление, терминологию, ссылки и отсутствие дублирования зоны регулирования; содержательная корректность норм в предмет нормоконтроля не входит.

Инструкция по заполнению:

По каждому пункту проставьте результат: «Да» — соответствует, «Нет» — замечание, «Н/п» — не применимо; каждое «Нет» перенесите в заключение нормоконтроля (Приложение Д) с классификацией по [№13], п. 11.2. Нормоконтролёр не может быть разработчиком проверяемого проекта: при разработке силами ПрО разработчик и нормоконтролёр — разные работники.

Проект: [Идентификатор] — [Наименование] | Редакция: [Редакция N] | Версия проекта: [0.N] | Дата: [ДД.ММ.ГГГГ]

Разработчик: [Должность, И.О. Фамилия] | Нормоконтролёр (ПрО): [Должность, И.О. Фамилия]

Итог нормоконтроля: [Пройден / Пройден с замечаниями / Не пройден] | Замечаний передано в Приложение Д: [N]

Пример:

Приложение Д. Заключение нормоконтроля

Описание раздела: Приложение содержит форму итогового документа нормоконтроля, оформляемого по результатам чек-листа (Приложение Г). Заключение определяет допуск проекта к согласованию либо возврат на доработку и передаётся разработчику с перечнем замечаний.

Инструкция по заполнению:

Перенесите в перечень все замечания чек-листа (Приложение Г) с результатом «Нет» и классифицируйте каждое. Классификация (устранимое / особое мнение / блокирующее) установлена [Положением об управлении НМД/ЛНА, №13], п. 11.2 и здесь не переопределяется; при наличии блокирующего нарушения внешнего требования итог — «не выносится на утверждение» (п. 7.4 настоящего Регламента).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ НОРМОКОНТРОЛЯ № [ЗН-ГГГГ-NNN] от [ДД.ММ.ГГГГ]

Пример:

Итог: [Допущен к согласованию / Возвращён на доработку / Не выносится на утверждение]

Нормоконтролёр: [Должность] ______________ [И.О. Фамилия] «___» __________ 20__ г. / отметка [ECM/СЭД]

Приложение Е. Лист регистрации изменений

Описание раздела: Приложение содержит форму листа регистрации изменений — обязательного структурного элемента каждого НМД/ЛНА, обеспечивающего прослеживаемость редакций. Лист ведёт владелец документа, строка вносится при утверждении каждой редакции.

Инструкция по заполнению:

Первая строка листа всегда содержит «Редакцию 1» — «Первичное утверждение документа». Номер редакции — целое число ([№13], п. 8.3): при каждом утверждении изменений он увеличивается на единицу; дробная (мажорная.минорная) нумерация не применяется. Техническое исправление явных ошибок (п. 12.3 настоящего Регламента) номер редакции не изменяет: в графе «Содержание изменения» проставляется пометка «Техническое исправление, редакция не изменяется», а в графе «№ редакции» повторяется номер действующей редакции. Версии проекта (0.1, 0.2, … 0.N) в лист не выносятся. При ведении в среде с автоматическим версионированием лист может формироваться средствами этой среды с сохранением состава граф.

Пример:

Приложение Ж. Карточка документа в реестре НМД/ЛНА

Описание раздела: Приложение содержит полный состав полей карточки документа в реестре НМД/ЛНА с обязательностью заполнения и примерами значений. Карточка заводится при переводе проекта в статус «На согласовании» ([№13], Прил. Г, прим. 1); на инициировании за документом только резервируется идентификатор.

Инструкция по заполнению:

Обязательность обозначается как «Обязательное» (всегда), «Условное» (при наступлении указанного условия) и «Расчётное» (формируется системой из других полей и справочников). Значения полей-справочников (вид, уровень, статус, гриф) берутся из справочников [ECM/СЭД] и не вводятся произвольным текстом.

Приложение З. План устранения пробелов и избыточности регулирования

Описание раздела: Приложение содержит форму плана мероприятий по результатам анализа полноты и непротиворечивости фонда НМД/ЛНА. План формирует ПрО по итогам анализа зон регулирования и утверждает вместе с годовым планом работ.

Инструкция по заполнению:

Одна строка — одна проблема с единственным ответственным; тип проблемы: пробел (зона не урегулирована), дублирование (зона урегулирована двумя и более документами), устаревание (нормы противоречат внешним требованиям). При коллизии норм указывайте ранг приоритета по [№13], п. 10.3; собственные ранги не устанавливаются.

Пример:

Приложение И. График планового пересмотра НМД/ЛНА

Описание раздела: Приложение содержит форму годового графика планового пересмотра документов фонда НМД/ЛНА. График формирует ПрО по данным реестра; он служит основанием уведомления владельца документа за [30] календарных дней до плановой даты пересмотра.

Инструкция по заполнению:

Периодичность настоящим Регламентом не устанавливается, а применяется по [№13], п. 11.3: политика — 1 раз в 2–3 года; положение и стандарт — не реже 1 раза в 3 года; регламент, методика, инструкция — не реже 1 раза в год. Плановая дата рассчитывается от даты последнего утверждения; отметка о выполнении вносится после утверждения новой редакции либо решения о сохранении действующей.

Пример:

Приложение К. Прочие формы

Описание раздела: Приложение объединяет три компактные формы отдельных стадий жизненного цикла: лист ознакомления работников (К.1), заявку на временное отступление от нормы (К.2) и заявку на включение термина в глоссарий (К.3). Заполненные экземпляры хранятся в [ECM/СЭД] вместе с карточкой документа в реестре НМД/ЛНА.

К.1. Лист ознакомления работников

Инструкция по заполнению:

Лист оформляется на каждый документ, требующий ознакомления под подпись, по категориям работников из карточки реестра. При электронном кадровом документообороте подпись заменяется отметкой [КЭДО] с датой и временем; способы равнозначны.

Пример:

К.2. Заявка на временное отступление от нормы

Инструкция по заполнению:

Укажите конкретную норму (документ и пункт), от которой предполагается отступление, основание по [№13], п. 11.4, и компенсирующие меры, снижающие риск на период отступления. Срок отступления не может превышать [6] месяцев, по основанию «форс-мажор» — [3] месяцев; продление допускается однократно и только в пределах, установленных [№13], п. 11.4. Отметка о закрытии вносится по истечении срока или после устранения причины.

Пример:

К.3. Заявка на включение термина в глоссарий

Инструкция по заполнению:

Форма закрывает отсылку [№13], п. 5.2 к порядку введения новых терминов. Определение должно опираться на внешний источник (ГОСТ, ISO, BPM CBOK) либо на действующий НМД; термины, уже определённые в [№13], разд. 3, повторно не вводятся и не переопределяются.

Пример: