Положение о владельце процесса: статус, функции и права

Раздел устанавливает цели, область применения Положения и базовое определение роли «Владелец процесса». Определяет границы действия документа и место роли в организационной иерархии.

1.1. Цель и область применения

Определяет назначение Положения и границы его применения в организации.

1.2. Определение роли «Владелец процесса»

Формализует понятие роли Владельца процесса и определяет её место в организационной структуре.

Как формально определяется роль «Владелец процесса» и каково её место в организационной иерархии (отдельная штатная единица, ролевая нагрузка или делегируемая функция)?

Инструкция по заполнению:

Дайте чёткое определение роли в 3-4 предложениях. Укажите: является ли это отдельной должностью или дополнительной ролью; какой уровень управления занимает; как соотносится с функциональной структурой. Приведите формулировку для официальных документов.

Пример:

Владелец процесса — это ролевая функция, возлагаемая на руководителя уровня не ниже начальника отдела, несущего персональную ответственность за результативность и эффективность закреплённого бизнес-процесса. Роль не является отдельной штатной единицей и совмещается с основной должностью. Владелец процесса занимает позицию в матричной структуре управления, подчиняясь функционально Директору по операционной эффективности, а административно — своему непосредственному руководителю по основной должности.

Раздел определяет место Владельца процесса в организационной структуре, линии подчинённости, иерархию владельцев и принципы закрепления процессов. Устанавливает правила распределения ответственности между уровнями управления.

2.1. Статус в организационной структуре

Устанавливает формальный статус Владельца процесса, уровень управления и линии подчинённости.

Каков организационный статус Владельца процесса в структуре (должность, уровень управления, функциональная/административная подчинённость)?

Инструкция по заполнению:

Опишите в 2-3 абзацах: минимальный уровень должности для назначения на роль; тип подчинённости (функциональная/административная); кому подотчётен Владелец в части процессного управления. Используйте конкретные названия должностей.

Пример:

Владелец процесса назначается из числа руководителей уровня не ниже начальника отдела (руководителя структурного подразделения). Административное подчинение сохраняется по основной должности согласно штатному расписанию.

Функциональное подчинение в части управления процессом осуществляется Директору по операционной эффективности (при его отсутствии — заместителю генерального директора по развитию). Владелец процесса подотчётен Комитету по процессному управлению в части достижения целевых показателей процесса.

Кто является непосредственным руководителем Владельца процесса в части управления процессом (комитет, CDTO, топ-менеджер)?

Инструкция по заполнению:

Укажите конкретную должность или коллегиальный орган, осуществляющий руководство деятельностью Владельца в части процессного управления. Опишите формат взаимодействия и периодичность отчётности (1-2 предложения).

Пример:

Непосредственным руководителем Владельца процесса в части управления процессом является Директор по операционной эффективности. Владелец предоставляет ежемесячную отчётность о показателях процесса и участвует в еженедельных статус-встречах по процессному управлению.

2.2. Иерархия владельцев процессов

Определяет уровни владения процессами и правила распределения главенства между владельцами разных уровней.

Какова иерархия Владельцев процессов (глобальные владельцы сквозных процессов vs владельцы подпроцессов) и как между ними распределяется главенство?

Инструкция по заполнению:

Опишите 2-3 уровня иерархии владельцев процессов. Укажите принцип распределения главенства и механизм координации между уровнями. Рекомендуется использовать таблицу с 3-4 строками.

Пример:

2.3. Принципы закрепления процессов

Устанавливает правила назначения владельцев на процессы и ограничения по количеству процессов.

Каков принцип закрепления процессов за Владельцами (один владелец — один процесс, один — несколько, или коллегиальное владение)?

Инструкция по заполнению:

Опишите базовый принцип закрепления в 2-3 предложениях. Укажите допустимые исключения и ограничения. Приведите критерии для определения количества процессов на одного владельца.

Пример:

Базовый принцип — «один владелец — один процесс» для процессов категории критичности A и B. Для процессов категории C допускается закрепление до 3 процессов за одним владельцем при условии их функциональной связанности. Коллегиальное владение (Совет владельцев) применяется только для сквозных процессов, охватывающих более 5 функциональных направлений.

Раздел регламентирует процедуры назначения на роль Владельца процесса, критерии отбора кандидатов, порядок освобождения от роли и правила замещения. Определяет документальное оформление и передачу дел.

3.1. Порядок назначения

Устанавливает процедуру, критерии и документальное оформление назначения на роль Владельца процесса.

Кем (должность, коллегиальный орган) и по каким критериям (квалификация, опыт, зона ответственности, критичность процесса) осуществляется назначение Владельца процесса?

Инструкция по заполнению:

Укажите должность или орган, принимающий решение о назначении. Перечислите 5-7 критериев отбора кандидатов в формате нумерованного списка. Критерии должны быть измеримыми или верифицируемыми.

Пример:

Назначение Владельца процесса осуществляется приказом Генерального директора по представлению Директора по операционной эффективности и согласованию с Комитетом по процессному управлению.

Критерии назначения:

1. Должность не ниже начальника отдела
2. Стаж работы в организации не менее 2 лет
3. Опыт управления персоналом не менее 1 года
4. Функциональная связь с процессом (не менее 50% операций процесса в зоне ответственности)
5. Прохождение обучения по процессному управлению (не менее 40 часов)
6. Отсутствие дисциплинарных взысканий за последние 12 месяцев

Каков порядок назначения, вступления в должность и освобождения Владельца процесса (тип распорядительного документа, необходимые согласования)?

Инструкция по заполнению:

Опишите последовательность шагов процедуры назначения (5-7 этапов). Укажите типы документов, сроки и ответственных. Рекомендуется использовать нумерованный список.

Пример:

Порядок назначения:

1. Инициация — служебная записка Директора по операционной эффективности (за 30 дней до планируемой даты)
2. Согласование кандидатуры — Комитет по процессному управлению (в течение 10 рабочих дней)
3. Подготовка приказа — Отдел кадров (в течение 5 рабочих дней)
4. Подписание приказа — Генеральный директор
5. Ознакомление с приказом и Положением — назначаемый сотрудник (в течение 3 рабочих дней)
6. Передача дел от предыдущего владельца — по акту приёма-передачи (в течение 10 рабочих дней)
7. Публикация информации о назначении — корпоративный портал

3.2. Совмещение роли с основной должностью

Регламентирует условия совмещения роли Владельца процесса с линейной должностью.

Допустимо ли совмещение роли Владельца процесса с линейной (административной) должностью, и как формализовано распределение рабочего времени и приоритетов?

Инструкция по заполнению:

Укажите, допускается ли совмещение (да/нет/с ограничениями). Опишите рекомендуемое распределение рабочего времени в процентах. Определите приоритеты при конфликте задач.

Пример:

Совмещение роли Владельца процесса с линейной должностью является обязательным условием назначения. Рекомендуемое распределение рабочего времени: 70-80% — основная должность, 20-30% — функции Владельца процесса.

При конфликте приоритетов задачи классифицируются: критичные задачи по процессу (инциденты, срывы SLA) имеют приоритет над текущими задачами по основной должности; плановые задачи по процессу выполняются в рамках установленного временного норматива.

Может ли один сотрудник быть владельцем нескольких процессов, и какие ограничения при этом устанавливаются?

Инструкция по заполнению:

Укажите максимальное количество процессов на одного владельца. Опишите условия и ограничения для назначения на несколько процессов. Используйте таблицу с критериями.

Пример:

3.3. Передача дел и замещение

Устанавливает процедуры передачи полномочий при смене владельца и правила временного замещения.

Каков формализованный порядок передачи полномочий и ответственности при смене Владельца процесса (процедура передачи дел, артефактов, метрик)?

Инструкция по заполнению:

Перечислите 5-7 обязательных элементов передачи дел. Укажите сроки и формат документального оформления. Используйте нумерованный список.

Пример:

Обязательные элементы передачи дел:

1. Акт приёма-передачи с перечнем артефактов процесса
2. Паспорт процесса с актуальными данными
3. Реестр регламентирующей документации процесса
4. Отчёт о текущих значениях KPI за последние 6 месяцев
5. Перечень открытых задач и инициатив по оптимизации
6. Контакты ключевых участников и стейкхолдеров
7. Доступы к информационным системам процесса

Срок передачи дел — не более 10 рабочих дней. Акт подписывается обеими сторонами и утверждается Директором по операционной эффективности.

Кто и в каком порядке исполняет обязанности Владельца в период его отсутствия (замещение)?

Инструкция по заполнению:

Опишите порядок определения замещающего лица. Укажите объём передаваемых полномочий и ограничения. Определите максимальный срок замещения без переназначения.

Пример:

Замещающее лицо назначается из числа заместителей Владельца по основной должности или руководителей смежных подразделений, указанных в паспорте процесса. При отсутствии до 5 рабочих дней замещение осуществляется без оформления приказа на основании уведомления Процессного офиса.

При отсутствии свыше 5 рабочих дней оформляется приказ о временном исполнении обязанностей. Замещающее лицо получает все полномочия Владельца, кроме права утверждения изменений в регламентирующей документации. Максимальный срок замещения без переназначения — 60 календарных дней.

Раздел определяет обязательные требования к образованию, опыту работы и профессиональным компетенциям кандидатов на роль Владельца процесса. Устанавливает требования к сертификации и обучению.

4.1. Квалификационные требования

Устанавливает формальные требования к образованию и опыту работы кандидатов.

Какие обязательные квалификационные требования (образование, опыт работы, стаж) предъявляются к кандидату на роль Владельца процесса?

Инструкция по заполнению:

Перечислите 4-6 квалификационных требований с конкретными параметрами (уровень образования, количество лет опыта). Используйте таблицу для наглядности.

Пример:

4.2. Профессиональные компетенции

Определяет необходимые профессиональные (hard) и личностные (soft) компетенции.

Каким минимальным набором компетенций должен обладать кандидат (Hard Skills: знание нотаций BPMN, Lean, Six Sigma, риск-менеджмент; Soft Skills: переговоры, лидерство)?

Инструкция по заполнению:

Разделите компетенции на две группы: Hard Skills (5-7 компетенций) и Soft Skills (4-6 компетенций). Укажите уровень владения для каждой компетенции (базовый/продвинутый/экспертный). Используйте две таблицы.

Пример:

Hard Skills:

Soft Skills:

4.3. Сертификация и обучение

Устанавливает требования к профессиональной сертификации и обязательному обучению.

Требуется ли наличие профильной сертификации (CBPP, PMP, Lean Six Sigma) или специализированного обучения для назначения на роль?

Инструкция по заполнению:

Укажите: является ли сертификация обязательной или рекомендуемой; какие сертификаты признаются; в какой срок после назначения необходимо пройти обучение. Перечислите 3-5 признаваемых сертификаций.

Пример:

Профильная сертификация является рекомендуемой при назначении и обязательной для получения в течение 12 месяцев после назначения.

Признаваемые сертификации:

1. CBPP (Certified Business Process Professional) — ABPMP
2. Lean Six Sigma Green Belt и выше
3. PMP (Project Management Professional) — PMI
4. CBAP (Certified Business Analysis Professional) — IIBA
5. Внутренняя сертификация «Владелец процесса» — Корпоративный университет

Обязательное обучение: курс «Основы процессного управления» (40 академических часов) — в течение 30 дней после назначения.

Раздел определяет полный перечень функций и обязанностей Владельца процесса, сгруппированных по этапам жизненного цикла процесса. Устанавливает требования к документированию, мониторингу и развитию процесса.

5.1. Общий перечень функций

Представляет структурированный перечень основных функций Владельца процесса по жизненному циклу.

Каковы основные функции Владельца процесса, сгруппированные по жизненному циклу процесса (Планирование, Моделирование/Документирование, Внедрение, Мониторинг/Контроль, Оптимизация/Развитие)?

Инструкция по заполнению:

Представьте функции в виде таблицы по 5 этапам жизненного цикла. Для каждого этапа укажите 3-5 ключевых функций. Функции должны быть сформулированы как действия (глагол + объект).

Пример:

5.2. Планирование процесса

Детализирует обязанности Владельца в части планирования целей, ресурсов и требований к процессу.

Какие обязанности включает планирование процесса (целевые показатели, ресурсы, требования)?

Инструкция по заполнению:

Перечислите 5-7 конкретных обязанностей по планированию. Укажите периодичность выполнения и результат каждой обязанности. Используйте нумерованный список.

Пример:

Обязанности по планированию процесса:

1. Ежегодное формирование целевых значений KPI процесса на основе стратегических целей организации
2. Квартальное планирование ресурсов процесса (персонал, бюджет, ИТ-мощности)
3. Согласование требований к входам процесса с владельцами смежных процессов
4. Определение требований к квалификации участников процесса
5. Формирование годового плана развития и оптимизации процесса
6. Участие в бюджетном планировании по статьям затрат процесса
7. Прогнозирование рисков процесса на плановый период

5.3. Моделирование и документирование

Определяет обязанности по созданию и поддержанию актуальности моделей и документации процесса.

Какие обязанности включает моделирование и документирование процесса (нотации, регламенты, архитектура, актуализация)?

Инструкция по заполнению:

Опишите 5-7 обязанностей по документированию. Укажите используемые стандарты и инструменты. Определите периодичность актуализации документации.

Пример:

Обязанности по моделированию и документированию:

1. Разработка и актуализация модели процесса в нотации BPMN 2.0 (пересмотр не реже 1 раза в год)
2. Ведение паспорта процесса с актуальными данными о входах, выходах, ресурсах и показателях
3. Разработка и утверждение регламентов и рабочих инструкций по процессу
4. Формирование матрицы RACI для всех операций процесса
5. Согласование изменений в процессной архитектуре с Процессным офисом
6. Обеспечение доступности документации для всех участников процесса
7. Архивирование предыдущих версий документации с историей изменений

5.4. Внедрение и обеспечение выполнения

Устанавливает обязанности по внедрению изменений и обеспечению выполнения процесса.

Каковы обязанности в части внедрения и обеспечения выполнения процесса?

Инструкция по заполнению:

Перечислите 5-7 обязанностей по внедрению и операционному управлению. Укажите механизмы контроля и способы обеспечения выполнения.

Пример:

Обязанности по внедрению и обеспечению выполнения:

1. Организация пилотного внедрения изменений в процессе с оценкой результатов
2. Координация масштабирования изменений на все подразделения-участники
3. Обеспечение информирования участников о требованиях процесса
4. Контроль соблюдения регламентов и процедур участниками процесса
5. Оперативное реагирование на отклонения и инциденты в процессе
6. Управление взаимодействием с владельцами смежных процессов
7. Эскалация проблем, требующих решения на вышестоящем уровне

5.5. Мониторинг и контроль

Определяет обязанности по мониторингу показателей и контролю выполнения процесса.

Какие задачи выполняет Владелец в области мониторинга, контроля и анализа данных процесса?

Инструкция по заполнению:

Укажите 5-7 задач мониторинга с конкретной периодичностью. Опишите используемые инструменты и формат представления результатов.

Пример:

Задачи мониторинга и контроля:

1. Ежедневный мониторинг операционных показателей процесса через дашборд
2. Еженедельный анализ отклонений от плановых значений KPI
3. Ежемесячный контроль соблюдения SLA по взаимодействию со смежными процессами
4. Квартальный глубокий анализ эффективности процесса (время, стоимость, качество)
5. Проведение выборочных аудитов соблюдения регламентов (не реже 1 раза в квартал)
6. Анализ обращений и жалоб, связанных с процессом
7. Формирование аналитических отчётов для Комитета по процессному управлению

5.6. Обеспечение соответствия стандартам

Устанавливает обязанности по обеспечению соответствия процесса внутренним и внешним требованиям.

Какие обязанности несёт Владелец по обеспечению соответствия процесса внутренним и внешним стандартам (ISO, ГОСТ, политика компании)?

Инструкция по заполнению:

Перечислите 4-6 обязанностей по комплаенсу. Укажите ключевые стандарты и способы подтверждения соответствия.

Пример:

Обязанности по обеспечению соответствия:

1. Обеспечение соответствия процесса требованиям ISO 9001:2015 и подготовка к сертификационным аудитам
2. Соблюдение внутренних политик и регламентов организации
3. Выполнение требований отраслевых регуляторов (при наличии)
4. Участие во внутренних аудитах СМК в качестве владельца процесса
5. Реализация корректирующих действий по результатам аудитов
6. Ведение записей, подтверждающих соответствие требованиям

5.7. Изменения и автоматизация

Определяет обязанности Владельца в области изменений, цифровой трансформации и автоматизации.

Каковы обязанности Владельца в рамках изменения процесса, цифровой трансформации и автоматизации?

Инструкция по заполнению:

Опишите 5-7 обязанностей по управлению изменениями и автоматизации. Укажите роль Владельца в проектах цифровизации.

Пример:

Обязанности по изменениям и автоматизации:

1. Инициация проектов оптимизации и реинжиниринга процесса
2. Формирование бизнес-требований к автоматизации процесса
3. Участие в приоритизации ИТ-инициатив по процессу
4. Приёмка результатов автоматизации (UAT-тестирование)
5. Оценка эффектов от внедрения изменений
6. Управление сопротивлением при внедрении изменений
7. Развитие цифровых компетенций участников процесса

5.8. Обучение и развитие участников

Устанавливает обязанности Владельца по обучению и поддержке участников процесса.

Какова роль Владельца в обучении, аттестации и поддержке участников процесса (проводит обучение, согласовывает материалы или инициирует потребность)?

Инструкция по заполнению:

Опишите роль Владельца в обучении участников: какие функции выполняет лично, какие делегирует, какие согласовывает. Укажите периодичность обучающих мероприятий.

Пример:

Роль Владельца в обучении участников:

1. Определение потребности в обучении участников процесса (ежегодно)
2. Согласование программ и материалов обучения по процессу
3. Участие в проведении вводного обучения для новых участников (лично или через делегирование)
4. Инициирование аттестации участников по знанию регламентов (не реже 1 раза в год)
5. Организация обмена лучшими практиками между участниками
6. Предоставление консультационной поддержки по вопросам процесса

5.9. Аудит и оценка зрелости

Определяет обязанности по проведению аудита процесса и оценке уровня зрелости.

Обязан ли Владелец проводить регулярный аудит (самооценку) процесса и оценку его зрелости?

Инструкция по заполнению:

Укажите: является ли аудит обязательным; какова периодичность; какая методика используется. Опишите формат представления результатов.

Пример:

Владелец процесса обязан проводить ежегодную самооценку процесса с использованием внутренней методики оценки зрелости (на основе модели CMMI/BPMM). Результаты самооценки оформляются в виде отчёта и представляются в Процессный офис не позднее 1 февраля года, следующего за отчётным.

Дополнительно Владелец участвует во внешних аудитах процесса, проводимых Процессным офисом или внешними аудиторами, обеспечивая предоставление информации и доступ к документации.

5.10. Обязательная документация процесса

Устанавливает перечень документации, которую Владелец обязан разрабатывать и поддерживать.

Какой конкретный перечень документации (паспорт процесса, регламенты, схемы BPMN, матрицы RACI) Владелец обязан разрабатывать и поддерживать?

Инструкция по заполнению:

Представьте полный перечень обязательной документации в виде таблицы. Укажите периодичность актуализации и место хранения для каждого документа.

Пример:

Раздел определяет объём полномочий Владельца процесса: решения, принимаемые самостоятельно и требующие согласования; права в отношении участников, ресурсов и документации; особые полномочия в критических ситуациях.

6.1. Самостоятельные решения

Устанавливает перечень решений, которые Владелец процесса принимает самостоятельно.

Какие решения Владелец процесса принимает самостоятельно (утверждение регламентов, изменение процедур внутри подразделения)?

Инструкция по заполнению:

Перечислите 5-7 типов решений, принимаемых Владельцем самостоятельно. Укажите ограничения по масштабу или бюджету. Используйте нумерованный список.

Пример:

Владелец процесса самостоятельно принимает решения:

1. Об утверждении рабочих инструкций и процедур в рамках утверждённого регламента
2. О распределении задач между участниками процесса
3. Об изменении последовательности операций, не затрагивающих смежные процессы
4. О приоритизации задач по оптимизации в рамках утверждённого плана
5. О проведении внеплановых совещаний участников процесса
6. Об эскалации проблем на вышестоящий уровень
7. О временных отклонениях от регламента сроком до 5 рабочих дней

6.2. Решения, требующие согласования

Определяет решения, требующие согласования с другими лицами или органами.

Какие решения требуют обязательного согласования, и с кем именно (изменение процессной архитектуры, бюджет на ИТ-автоматизацию)?

Инструкция по заполнению:

Представьте матрицу согласования: типы решений и согласующие стороны. Используйте таблицу с 5-7 типами решений.

Пример:

6.3. Полномочия в отношении участников

Устанавливает права Владельца в отношении участников процесса из разных подразделений.

Какие полномочия предоставляются Владельцу по отношению к участникам процесса из других функциональных подразделений (контроль исполнения, запрос информации, предложения по мотивации)?

Инструкция по заполнению:

Перечислите 5-7 конкретных полномочий в отношении участников. Укажите ограничения и формат реализации полномочий.

Пример:

Полномочия в отношении участников процесса:

1. Право запрашивать информацию о выполнении операций процесса (срок предоставления — 2 рабочих дня)
2. Право контролировать соблюдение регламентов и сроков выполнения операций
3. Право инициировать проведение совещаний с участием сотрудников смежных подразделений
4. Право вносить предложения по мотивации/демотивации участников через их функциональных руководителей
5. Право требовать устранения нарушений регламента с установлением срока исполнения
6. Право привлекать участников к проектам оптимизации (по согласованию с функциональным руководителем)
7. Право инициировать обучение участников по тематике процесса

6.4. Права на ресурсы

Определяет права Владельца на запрос и использование ресурсов.

Какие ресурсы (финансовые, кадровые, информационные) может запрашивать или использовать Владелец процесса?

Инструкция по заполнению:

Опишите права на три категории ресурсов: финансовые, кадровые, информационные. Укажите лимиты и процедуры запроса.

Пример:

Финансовые ресурсы: право формировать заявки на бюджет процесса; право распоряжаться утверждённым бюджетом на оптимизацию (лимит самостоятельного решения — до 500 000 руб.).

Кадровые ресурсы: право запрашивать выделение сотрудников в проектные команды (через функциональных руководителей); право определять требования к компетенциям участников процесса.

Информационные ресурсы: право доступа к данным процесса в информационных системах; право запрашивать аналитические отчёты от ИТ-подразделения; право доступа к дашбордам смежных процессов (в части взаимодействия).

Каков объём полномочий Владельца в управлении ресурсами процесса (бюджет процесса, право вето на кадровые решения функциональных руководителей)?

Инструкция по заполнению:

Опишите границы полномочий по управлению ресурсами. Укажите, какие решения принимаются самостоятельно, какие — с согласованием. Определите наличие/отсутствие права вето.

Пример:

Объём полномочий по управлению ресурсами:

1. Бюджет операционной деятельности процесса — информирование (без права распоряжения)
2. Бюджет на оптимизацию — право распоряжения в рамках утверждённого лимита
3. Кадровые решения — право вносить рекомендации, право вето отсутствует
4. ИТ-ресурсы — право формировать требования, приоритизация — совместно с ИТ-директором

6.5. Права на изменение документации

Устанавливает права Владельца на изменение регламентирующей документации.

Имеет ли Владелец право изменять регламентирующую документацию процесса без согласования с функциональными руководителями, и в каких случаях?

Инструкция по заполнению:

Укажите типы документов, которые Владелец может изменять самостоятельно, и типы, требующие согласования. Определите критерии разграничения.

Пример:

Документы, изменяемые самостоятельно:

1. Рабочие инструкции, не затрагивающие зоны ответственности других подразделений
2. Формы и шаблоны внутренней отчётности процесса
3. Чек-листы и памятки для участников

Документы, требующие согласования с функциональными руководителями:

1. Регламенты, определяющие обязанности сотрудников подразделений
2. Документы, устанавливающие SLA между подразделениями
3. Изменения, влияющие на должностные инструкции участников

6.6. Права в области ИТ

Определяет права Владельца в отношении информационных систем процесса.

Имеет ли Владелец право вето на изменения в ИТ-системах, затрагивающих функциональность его процесса?

Инструкция по заполнению:

Укажите наличие/отсутствие права вето. Опишите процедуру согласования изменений в ИТ-системах и роль Владельца в ней.

Пример:

Владелец процесса имеет право вето на изменения в ИТ-системах, непосредственно автоматизирующих его процесс. Вето может быть применено на этапе согласования технического задания или приёмки изменений.

Для изменений в смежных системах, косвенно влияющих на процесс, Владелец имеет право обязательного согласования (без права вето). Срок рассмотрения запроса на согласование — 5 рабочих дней.

6.7. Особые полномочия

Устанавливает особые права Владельца в критических ситуациях.

Обладает ли Владелец правом «Стоп-кран» (остановка выполнения процесса) при выявлении критических рисков или нарушений, и какова процедура такой остановки?

Инструкция по заполнению:

Укажите наличие/отсутствие права остановки процесса. Опишите условия применения, процедуру и последующие действия. Определите срок максимальной остановки.

Пример:

Владелец процесса обладает правом «Стоп-кран» — временной остановки процесса или его отдельных операций при выявлении:

1. Критических рисков для безопасности (жизни, здоровья, информационной безопасности)
2. Угрозы значительного финансового ущерба (свыше 1 млн руб.)
3. Грубых нарушений законодательства или регуляторных требований

Процедура: немедленное уведомление Директора по операционной эффективности и руководителей затронутых подразделений; фиксация причин в служебной записке в течение 4 часов; созыв экстренного совещания для принятия решения о возобновлении. Максимальный срок остановки без решения Комитета — 24 часа.

6.8. Доступ к информации

Определяет права Владельца на доступ к отчётности и данным.

Каков уровень доступа Владельца к оперативной отчётности и данным смежных подразделений?

Инструкция по заполнению:

Опишите категории данных, к которым Владелец имеет доступ. Укажите ограничения и порядок получения доступа.

Пример:

Уровень доступа к данным:

1. Полный доступ — все данные и отчётность по своему процессу
2. Доступ на чтение — данные смежных процессов в части точек взаимодействия
3. Доступ по запросу — консолидированная отчётность подразделений-участников

Доступ к персональным данным участников — только обезличенная статистика. Доступ к финансовой информации — в рамках бюджета процесса.

6.9. Право на инициативы

Устанавливает права Владельца на внесение предложений по архитектуре и структуре.

Имеет ли Владелец право вносить предложения по изменениям процессной архитектуры и организационной структуры?

Инструкция по заполнению:

Укажите, какие предложения Владелец вправе вносить. Опишите формат и адресата таких предложений.

Пример:

Владелец процесса имеет право вносить предложения:

1. По изменению процессной архитектуры (объединение/разделение процессов, изменение границ) — через служебную записку в Процессный офис
2. По оптимизации организационной структуры в части участников процесса — через Комитет по процессному управлению
3. По созданию новых ролей или перераспределению функций — через HR-директора с визой Директора по операционной эффективности

Предложения рассматриваются в срок до 30 календарных дней с обязательной обратной связью.

Раздел определяет персональную ответственность Владельца процесса за результаты, документацию и управление рисками. Устанавливает разграничение ответственности с функциональными руководителями и виды ответственности за нарушения.

7.1. Ответственность за показатели

Устанавливает персональную ответственность Владельца за достижение KPI процесса.

За какие ключевые результаты и показатели (KPI, метрики) своего процесса Владелец несёт персональную ответственность?

Инструкция по заполнению:

Перечислите 5-7 категорий показателей, за которые отвечает Владелец. Укажите примеры конкретных KPI для каждой категории. Используйте таблицу.

Пример:

За какие уровни показателей несёт ответственность Владелец (стратегические KPI процесса vs операционные метрики подпроцессов)?

Инструкция по заполнению:

Разграничьте уровни показателей: стратегические, тактические, операционные. Укажите, за какие уровни Владелец отвечает лично, за какие — координирует.

Пример:

Уровни ответственности за показатели:

1. Стратегические KPI процесса (3-5 показателей) — персональная ответственность Владельца
2. Тактические показатели подпроцессов — координация и мониторинг, ответственность совместно с владельцами подпроцессов
3. Операционные метрики — мониторинг, ответственность функциональных руководителей-исполнителей

Владелец сквозного процесса несёт ответственность за интегральные показатели всей цепочки, владельцы подпроцессов — за показатели своих участков.

7.2. Ответственность за документацию

Определяет ответственность за актуальность и качество документации процесса.

Какова ответственность Владельца за актуальность, достоверность и полноту регламентирующей документации процесса?

Инструкция по заполнению:

Опишите конкретные требования к документации, за которые отвечает Владелец. Укажите критерии оценки и последствия несоблюдения.

Пример:

Владелец несёт персональную ответственность за:

1. Актуальность документации — соответствие текущему исполнению процесса (допустимое отклонение — не более 30 дней после внедрения изменений)
2. Достоверность — соответствие реальным операциям, ролям и показателям
3. Полноту — наличие всех обязательных документов согласно перечню (раздел 5.10)
4. Доступность — размещение в установленных местах хранения с корректными правами доступа

Выявление неактуальной документации при аудите влечёт снижение оценки эффективности Владельца.

7.3. Ответственность за риски и комплаенс

Устанавливает ответственность за управление рисками процесса и соблюдение требований.

Какова ответственность Владельца за управление операционными рисками процесса и соблюдение комплаенс-процедур?

Инструкция по заполнению:

Опишите зоны ответственности по рискам и комплаенсу. Укажите, за какие риски Владелец отвечает лично, за какие — совместно с другими функциями.

Пример:

Ответственность за риски и комплаенс:

1. Идентификация и оценка операционных рисков процесса — персональная ответственность
2. Разработка и внедрение мер митигации — персональная ответственность
3. Мониторинг ключевых индикаторов риска (KRI) — персональная ответственность
4. Соблюдение регуляторных требований — совместно с функцией комплаенс
5. Реагирование на инциденты и реализованные риски — персональная ответственность за своевременность, совместно с функциональными руководителями за устранение

Владелец не несёт ответственность за риски, находящиеся за границами процесса или вызванные форс-мажорными обстоятельствами.

7.4. Разграничение ответственности

Определяет принципы разграничения ответственности между Владельцем и другими ролями.

Как разграничивается ответственность между Владельцем процесса и руководителями функциональных подразделений — исполнителей процесса (матричный конфликт)?

Инструкция по заполнению:

Представьте матрицу разграничения ответственности. Укажите зоны персональной ответственности каждой роли и зоны совместной ответственности.

Пример:

Как разграничивается ответственность между Владельцем сквозного процесса и Владельцами входящих в него подпроцессов?

Инструкция по заполнению:

Опишите принципы каскадирования ответственности. Укажите, за что отвечает каждый уровень.

Пример:

Разграничение ответственности по уровням:

Владелец сквозного процесса:

1. Интегральные показатели всей цепочки (end-to-end)
2. Координация взаимодействия между подпроцессами
3. Устранение межфункциональных барьеров
4. Архитектура сквозного процесса

Владелец подпроцесса:

1. Показатели своего участка
2. Соблюдение SLA с входящими/исходящими процессами
3. Операционное управление подпроцессом
4. Документация подпроцесса

7.5. Виды ответственности

Устанавливает виды ответственности за нарушения и недостижение результатов.

Какие виды ответственности (дисциплинарная, материальная) предусмотрены за недостижение целевых показателей или нарушение процедур?

Инструкция по заполнению:

Перечислите виды ответственности и условия их применения. Укажите конкретные меры для каждого вида нарушений.

Пример:

Предусмотрена ли персональная ответственность (вплоть до лишения роли) за деградацию показателей процесса или неактуальность документации?

Инструкция по заполнению:

Укажите условия, при которых Владелец может быть освобождён от роли. Опишите процедуру и критерии принятия такого решения.

Пример:

Основания для освобождения от роли Владельца процесса:

1. Недостижение целевых значений KPI процесса в течение 3 кварталов подряд (отклонение более 15%)
2. Выявление критически неактуальной документации по результатам аудита (давность более 6 месяцев для ключевых документов)
3. Реализация существенного риска по причине бездействия Владельца (ущерб свыше 5 млн руб.)
4. Систематическое игнорирование методологических требований Процессного офиса

Решение об освобождении принимается Комитетом по процессному управлению по представлению Директора по операционной эффективности.

Раздел регламентирует порядок взаимодействия Владельца процесса с Процессным офисом, функциональными руководителями, владельцами смежных процессов и высшим руководством.

8.1. Взаимодействие с Процессным офисом

Устанавливает формат и содержание взаимодействия с Процессным офисом (Центром компетенций BPM).

Как формализовано взаимодействие Владельца с Процессным офисом (Центром компетенций BPM) в части методологии, обучения и аудита (формат, периодичность, инструменты)?

Инструкция по заполнению:

Опишите основные направления взаимодействия с Процессным офисом. Для каждого направления укажите формат, периодичность и ответственности сторон. Используйте таблицу.

Пример:

Каковы обязательства Владельца процесса перед Процессным офисом (соблюдение методологии, предоставление отчётности, участие в комитетах)?

Инструкция по заполнению:

Перечислите 5-7 конкретных обязательств Владельца. Укажите сроки и формат исполнения обязательств.

Пример:

Обязательства перед Процессным офисом:

1. Соблюдение корпоративной методологии процессного управления и стандартов моделирования
2. Предоставление ежемесячной отчётности о показателях процесса (до 5-го числа следующего месяца)
3. Участие в заседаниях Комитета по процессному управлению (личное присутствие или делегирование с согласованием)
4. Содействие при проведении аудитов процесса (предоставление доступа, документации, интервью)
5. Согласование изменений в архитектуре процесса с Главным архитектором процессов
6. Применение корпоративных шаблонов документации процессов
7. Участие в обучающих мероприятиях по процессному управлению (не менее 16 часов в год)

8.2. Взаимодействие с функциональными руководителями

Регламентирует взаимодействие с руководителями подразделений-участников процесса.

Как выстраивается взаимодействие с руководителями подразделений — участников процесса?

Инструкция по заполнению:

Опишите основные форматы взаимодействия. Укажите регулярные мероприятия, каналы коммуникации и порядок решения вопросов.

Пример:

Форматы взаимодействия с функциональными руководителями:

1. Регулярные встречи — еженедельные статус-совещания по операционным вопросам (30 мин)
2. Рабочие группы — по проектам оптимизации (по мере необходимости)
3. Согласование документов — через СЭД с установленными сроками (5 рабочих дней)
4. Оперативная коммуникация — корпоративный мессенджер, электронная почта
5. Эскалация разногласий — через Директора по операционной эффективности

Принцип взаимодействия: партнёрство и взаимное уважение функциональных границ при приоритете целей процесса.

8.3. Взаимодействие с владельцами смежных процессов

Устанавливает механизмы координации с владельцами связанных процессов.

Каковы механизмы взаимодействия с владельцами смежных процессов (SLA, OLA, согласование входов/выходов)?

Инструкция по заполнению:

Опишите инструменты координации: SLA/OLA, согласование интерфейсов, регулярные встречи. Укажите порядок разрешения разногласий.

Пример:

Механизмы взаимодействия со смежными процессами:

1. SLA/OLA — формализованные соглашения об уровне сервиса между процессами (пересмотр ежегодно)
2. Карта взаимодействия — документ с описанием входов/выходов, требований к качеству и срокам
3. Координационные встречи — ежемесячно с владельцами ключевых смежных процессов
4. Совместные ретроспективы — по итогам крупных инцидентов или проектов
5. Единый канал коммуникации — чат владельцев процессов в корпоративном мессенджере

Разногласия решаются путём переговоров; при недостижении согласия — эскалация на Комитет по процессам.

Как формализуются взаимные обязательства с владельцами смежных процессов и какова ответственность за их нарушение?

Инструкция по заполнению:

Опишите форму и содержание соглашений между владельцами процессов. Укажите механизм контроля и последствия нарушений.

Пример:

Формализация взаимных обязательств:

1. Формат — Соглашение об уровне операционного взаимодействия (OLA)
2. Содержание — параметры входов/выходов, сроки, качество, порядок информирования
3. Утверждение — подписывается обоими владельцами, визируется Процессным офисом

Контроль и ответственность:

1. Мониторинг соблюдения — ежемесячный отчёт в рамках дашборда процесса
2. При нарушении — фиксация инцидента, уведомление второй стороны в течение 24 часов
3. Систематические нарушения — эскалация на Комитет по процессам, влияние на оценку эффективности виновной стороны

8.4. Взаимодействие с высшим руководством

Определяет порядок коммуникации с топ-менеджментом организации.

Как Владелец взаимодействует с высшим руководством организации?

Инструкция по заполнению:

Опишите каналы и форматы взаимодействия с топ-менеджментом. Укажите регулярность отчётности и условия прямого доступа.

Пример:

Взаимодействие с высшим руководством:

1. Регулярная отчётность — ежеквартальный отчёт о показателях процесса через Директора по операционной эффективности
2. Комитет по процессам — представление вопросов, требующих решения на уровне топ-менеджмента
3. Стратегические сессии — участие в сессиях по вопросам, затрагивающим процесс
4. Прямой доступ — при критических инцидентах или эскалации (через Директора по операционной эффективности)
5. Инвестиционные комитеты — представление проектов оптимизации с бюджетом свыше установленного порога

Раздел определяет механизмы разрешения конфликтов между Владельцем процесса и другими ролями, алгоритм решения матричных конфликтов и процедуру эскалации проблем.

9.1. Механизм разрешения конфликтов

Устанавливает процедуру разрешения конфликтов с функциональными руководителями и владельцами смежных процессов.

Каков механизм разрешения конфликтов между Владельцем процесса и руководителями функциональных подразделений или Владельцами смежных процессов?

Инструкция по заполнению:

Опишите пошаговую процедуру разрешения конфликтов (3-5 этапов). Укажите сроки и ответственных на каждом этапе.

Пример:

Процедура разрешения конфликтов:

Этап 1. Переговоры (срок — 3 рабочих дня) Стороны проводят встречу для поиска взаимоприемлемого решения. Результат фиксируется протоколом.

Этап 2. Медиация (срок — 5 рабочих дней) При недостижении согласия привлекается представитель Процессного офиса в качестве медиатора.

Этап 3. Эскалация (срок — 5 рабочих дней) Вопрос выносится на Директора по операционной эффективности для принятия решения.

Этап 4. Комитет (срок — 10 рабочих дней) При несогласии с решением — вынесение на Комитет по процессному управлению. Решение Комитета является окончательным.

9.2. Матричные конфликты

Определяет алгоритм решения конфликтов в матричной структуре управления.

Каков алгоритм разрешения «матричных конфликтов» (когда требования Владельца процесса противоречат указаниям функционального руководителя)?

Инструкция по заполнению:

Представьте алгоритм в виде дерева решений или блок-схемы (текстовое описание). Укажите критерии приоритизации требований.

Пример:

Алгоритм разрешения матричных конфликтов:

1. Классификация ситуации:
2. Критичная (угроза SLA, безопасности, комплаенсу) → приоритет требований Владельца процесса
3. Стандартная → переход к согласованию
4. Согласование приоритетов:
5. Оценка влияния на KPI процесса и подразделения
6. Поиск компромиссного решения (перераспределение сроков, ресурсов)
7. Эскалация при отсутствии согласия:
8. Уровень 1: совместное обращение к Директору по операционной эффективности
9. Уровень 2: Комитет по процессному управлению

Принцип: при равной значимости приоритет отдаётся требованиям, направленным на выполнение внешних обязательств перед клиентами или регуляторами.

9.3. Процедура эскалации

Устанавливает порядок эскалации проблем, выходящих за рамки полномочий Владельца.

Каков механизм эскалации проблем, выходящих за рамки полномочий Владельца, и каковы нормативные сроки принятия решений вышестоящими органами?

Инструкция по заполнению:

Опишите уровни эскалации с указанием типов проблем, адресатов и сроков. Используйте таблицу.

Пример:

Формат эскалации: служебная записка с описанием проблемы, предпринятых действий, запрашиваемого решения и рекомендаций.

Раздел определяет требования к мониторингу показателей процесса, форматы и периодичность отчётности, порядок действий при отклонениях и методику оценки эффективности Владельца процесса.

10.1. Показатели для мониторинга

Устанавливает группы показателей, которые Владелец обязан отслеживать.

Какие группы показателей (время, стоимость, качество, риск, удовлетворённость) Владелец обязан регулярно отслеживать?

Инструкция по заполнению:

Представьте группы показателей с примерами конкретных метрик. Укажите периодичность мониторинга для каждой группы. Используйте таблицу.

Пример:

10.2. Инструменты мониторинга

Определяет обязательные инструменты мониторинга и анализа.

Какие инструменты мониторинга, анализа и отчётности (дашборды, BI-системы) обязан использовать Владелец и с какой периодичностью?

Инструкция по заполнению:

Перечислите обязательные инструменты с указанием назначения и периодичности использования. Используйте нумерованный список.

Пример:

Обязательные инструменты мониторинга:

1. Операционный дашборд процесса (BI-система) — ежедневный просмотр ключевых метрик
2. Система BPM/DES / BPMS — мониторинг статусов экземпляров процесса (по мере необходимости)
3. Система управления инцидентами — контроль открытых инцидентов по процессу (ежедневно)
4. Система документооборота — отслеживание согласований и задач (ежедневно)
5. Аналитические отчёты — глубокий анализ трендов (еженедельно)
6. Система управления рисками — мониторинг KRI (еженедельно)

10.3. Отчётность

Устанавливает форматы, периодичность и получателей отчётности о процессе.

Какова методика и периодичность предоставления отчётности о ходе и эффективности процесса (форматы, сроки, получатели)?

Инструкция по заполнению:

Представьте матрицу отчётности: виды отчётов, периодичность, получатели, сроки предоставления. Используйте таблицу.

Пример:

10.4. Действия при отклонениях

Определяет порядок действий при выявлении критических отклонений.

Каков порядок действий Владельца при выявлении критических отклонений фактических показателей от плановых?

Инструкция по заполнению:

Опишите пошаговый алгоритм действий при отклонениях (5-7 шагов). Укажите критерии критичности и сроки реагирования.

Пример:

Порядок действий при критических отклонениях (отклонение более 15% или угроза невыполнения SLA):

1. Немедленно — фиксация отклонения, первичный анализ причин
2. В течение 4 часов — уведомление Директора по ОЭ и затронутых функциональных руководителей
3. В течение 24 часов — проведение анализа корневых причин (RCA)
4. В течение 48 часов — разработка плана корректирующих действий
5. В течение 72 часов — согласование плана с заинтересованными сторонами
6. Еженедельно — мониторинг выполнения корректирующих действий
7. По завершении — оценка эффективности принятых мер, актуализация реестра рисков

10.5. Контроль соблюдения регламентов

Устанавливает механизмы контроля выполнения регламентов участниками процесса.

Как организован контроль соблюдения регламентов «на местах» (право Владельца на проведение аудитов, «тайный покупатель», проверка чек-листов)?

Инструкция по заполнению:

Перечислите 4-6 механизмов контроля с указанием периодичности и формата. Опишите полномочия Владельца по проведению проверок.

Пример:

Механизмы контроля соблюдения регламентов:

1. Выборочные аудиты — право Владельца на проведение внеплановых проверок (не реже 1 раза в квартал)
2. Чек-листы самоконтроля — заполнение участниками, проверка Владельцем (еженедельно)
3. Анализ системных данных — автоматический контроль соблюдения сроков и последовательности операций
4. Тайный покупатель» — для клиентских процессов (ежеквартально, по согласованию с HR)
5. Разбор инцидентов — анализ нарушений с участием исполнителей
6. Обратная связь от клиентов процесса — анализ жалоб и предложений

10.6. Оценка эффективности Владельца

Определяет методику оценки эффективности деятельности Владельца процесса.

Какова методика оценки эффективности деятельности Владельца процесса (периодичность, критерии, вес процесса в мотивации)?

Инструкция по заполнению:

Опишите критерии и веса для оценки эффективности. Укажите периодичность оценки и влияние на мотивацию. Используйте таблицу.

Пример:

Периодичность оценки — ежеквартально. Результат оценки влияет на квартальную премию (вес роли Владельца в общей премии — 20-30% в зависимости от категории критичности процесса).

Как результаты управления процессом и достижения KPI влияют на систему мотивации и вознаграждения Владельца?

Инструкция по заполнению:

Опишите механизм влияния результатов на вознаграждение. Укажите пороговые значения и размер влияния.

Пример:

Влияние результатов на мотивацию:

Дополнительно учитываются: успешная реализация проектов оптимизации (разовые бонусы), положительные результаты аудитов (влияние на годовую оценку).

Раздел регламентирует роль Владельца в инициации и сопровождении изменений процесса, взаимодействие с ИТ-блоком, работу с инициативами сотрудников и участие в стратегическом планировании.

11.1. Проекты оптимизации

Устанавливает порядок инициации и сопровождения проектов по оптимизации процесса.

Каков порядок инициации и сопровождения проектов по оптимизации, реинжинирингу или цифровой трансформации процесса?

Инструкция по заполнению:

Опишите этапы инициации проекта (5-7 шагов). Укажите роль Владельца на каждом этапе и необходимые согласования.

Пример:

Порядок инициации проектов оптимизации:

1. Идентификация потребности — Владелец выявляет проблему/возможность на основе анализа данных
2. Формирование инициативы — описание проблемы, ожидаемого эффекта, предварительной оценки ресурсов
3. Приоритизация — внесение в портфель инициатив, оценка на Комитете по процессам
4. Бизнес-кейс — детальное обоснование при одобрении приоритета
5. Утверждение — защита бизнес-кейса, выделение бюджета и ресурсов
6. Реализация — Владелец выступает бизнес-заказчиком проекта
7. Приёмка и оценка эффектов — подтверждение достижения целей, закрытие проекта

Может ли изменение в процессе быть внедрено без визы Владельца процесса?

Инструкция по заполнению:

Укажите однозначный ответ (да/нет) и условия. Опишите исключения, если они допускаются.

Пример:

Изменение в процессе не может быть внедрено без визы Владельца процесса. Это правило распространяется на:

1. Изменения в регламентирующей документации
2. Изменения в ИТ-системах, автоматизирующих процесс
3. Изменения в организационной структуре, затрагивающие процесс

Исключения:

1. Экстренные изменения при критических инцидентах (с последующим информированием в течение 24 часов)
2. Изменения, инициированные регулятором (с обязательным уведомлением)

11.2. Взаимодействие с ИТ

Определяет роль Владельца во взаимодействии с ИТ-блоком по вопросам автоматизации.

Как Владелец участвует в формировании технического задания на автоматизацию (ИТ-систему) своего процесса и его последующей поддержке?

Инструкция по заполнению:

Опишите роль Владельца на этапах: формирование требований, согласование ТЗ, тестирование, приёмка, поддержка. Укажите зоны ответственности.

Пример:

Роль Владельца в автоматизации процесса:

Является ли Владелец единственным бизнес-заказчиком для ИТ-блока по своему контуру (согласование ТЗ, UAT-тестирование, приёмка в пром)?

Инструкция по заполнению:

Дайте чёткий ответ с указанием полномочий. Опишите случаи привлечения других заказчиков.

Пример:

Владелец процесса является единственным бизнес-заказчиком для ИТ-блока по системам, непосредственно автоматизирующим его процесс. Это означает:

1. Единственная подпись на согласовании функциональных требований
2. Ответственность за организацию и результаты UAT
3. Право финальной приёмки в промышленную эксплуатацию

Для кросс-функциональных систем (затрагивающих несколько процессов) формируется группа заказчиков с распределением зон ответственности. Координация — через Процессный офис или выделенного Product Owner.

11.3. Работа с инициативами

Устанавливает порядок работы с предложениями по улучшению от сотрудников.

Как организован процесс работы с инициативами и предложениями по улучшению от рядовых сотрудников (обязанность рассматривать, внедрять, давать обратную связь)?

Инструкция по заполнению:

Опишите процесс обработки инициатив: каналы сбора, сроки рассмотрения, критерии оценки, обратная связь. Используйте нумерованный список.

Пример:

Процесс работы с инициативами сотрудников:

1. Сбор — инициативы поступают через систему подачи предложений, на рабочих совещаниях или напрямую Владельцу
2. Регистрация — все инициативы фиксируются в реестре (срок — 2 рабочих дня)
3. Первичная оценка — Владелец оценивает применимость и потенциальный эффект (срок — 5 рабочих дней)
4. Обратная связь автору — информирование о результатах оценки (срок — 7 рабочих дней)
5. Детальная проработка — для одобренных инициатив с привлечением автора
6. Внедрение — включение в план оптимизации или быстрое внедрение (Quick Win)
7. Признание — информирование о внедрении, благодарность автору, возможное вознаграждение

11.4. Бюджет изменений

Определяет порядок утверждения бюджета на развитие процесса.

Кто утверждает бюджет на изменения и развитие процесса?

Инструкция по заполнению:

Укажите уровни утверждения в зависимости от суммы бюджета. Опишите процедуру согласования.

Пример:

Уровни утверждения бюджета на изменения:

Владелец процесса инициирует и обосновывает бюджетную заявку, формирует бизнес-кейс.

11.5. Участие в стратегическом планировании

Устанавливает роль Владельца в формировании целевой архитектуры организации.

Каким образом Владелец участвует в проектировании целевой архитектуры (To-Be) компании при стратегических изменениях?

Инструкция по заполнению:

Опишите формы участия Владельца в стратегических проектах. Укажите, какую информацию предоставляет, в каких мероприятиях участвует.

Пример:

Участие в проектировании целевой архитектуры:

1. Предоставление информации — данные о текущем состоянии процесса (As-Is), проблемах и ограничениях
2. Участие в стратегических сессиях — при рассмотрении вопросов, затрагивающих процесс
3. Разработка целевого состояния — формирование видения To-Be для своего процесса в рамках общей архитектуры
4. Оценка влияния — анализ влияния стратегических изменений на процесс
5. Формирование дорожной карты — планирование этапов трансформации процесса
6. Согласование архитектурных решений — виза на решения, затрагивающие процесс

Раздел определяет информационные системы и инструменты, используемые Владельцем для управления процессом, а также методическое обеспечение деятельности.

12.1. Информационные системы

Устанавливает перечень информационных систем для управления и мониторинга процесса.

Какие информационные системы и инструменты использует Владелец процесса для управления и мониторинга?

Инструкция по заполнению:

Представьте перечень систем с указанием назначения и функций для Владельца. Используйте таблицу.

Пример:

12.2. Оценка зрелости процесса

Определяет методику и роль Владельца в оценке зрелости процесса.

Как ведётся анализ зрелости процесса и какова роль Владельца в этой оценке?

Инструкция по заполнению:

Опишите применяемую модель зрелости, периодичность оценки и роль Владельца. Укажите, как используются результаты.

Пример:

Оценка зрелости процесса:

Модель: корпоративная модель зрелости процессов на основе CMMI/BPMM (5 уровней)

Периодичность: ежегодная самооценка + внешняя оценка Процессным офисом раз в 2 года

Роль Владельца:

1. Проведение самооценки по установленной методике
2. Формирование плана повышения зрелости
3. Реализация мероприятий по развитию процесса
4. Отчётность о прогрессе

Использование результатов:

1. Определение приоритетов развития
2. Бенчмаркинг между процессами
3. Вклад в общую оценку зрелости процессного управления организации

12.3. Соответствие стандартам

Устанавливает порядок обеспечения соответствия процесса стандартам и оформления результатов аудита.

Как Владелец обеспечивает соответствие процесса внутренним и внешним стандартам (ISO, отраслевые требования) и как оформляются результаты аудита?

Инструкция по заполнению:

Опишите действия Владельца по обеспечению соответствия. Укажите форматы документирования результатов аудитов.

Пример:

Обеспечение соответствия стандартам:

Действия Владельца:

1. Мониторинг изменений в применимых стандартах и требованиях
2. Анализ соответствия процесса актуальным требованиям (ежегодно)
3. Инициирование изменений для устранения несоответствий
4. Подготовка к внешним аудитам (документация, записи, интервью)
5. Реализация корректирующих действий по результатам аудитов

Документирование результатов:

1. Чек-лист самооценки соответствия — ежегодно
2. Протокол аудита — по результатам внутренних/внешних проверок
3. План корректирующих действий — при выявлении несоответствий
4. Отчёт о выполнении корректирующих действий — по завершении

Раздел устанавливает порядок пересмотра регламентирующей документации процесса и настоящего Положения.

13.1. Актуализация документации процесса

Определяет процедуру и периодичность пересмотра документации процесса.

Какова процедура и периодичность обязательного пересмотра (аудита актуальности) нормативной документации процесса Владельцем?

Инструкция по заполнению:

Опишите периодичность обязательного пересмотра для разных типов документов. Укажите процедуру и ответственность.

Пример:

Периодичность пересмотра документации:

Процедура: проверка актуальности → внесение изменений → согласование → утверждение → публикация → информирование участников.

13.2. Порядок изменения Положения

Устанавливает порядок пересмотра и изменения настоящего Положения.

Каков порядок пересмотра, актуализации и утверждения изменений настоящего Положения?

Инструкция по заполнению:

Опишите периодичность пересмотра Положения, инициаторов изменений, процедуру согласования и утверждения.

Пример:

Порядок изменения Положения:

Периодичность: обязательный пересмотр — не реже 1 раза в 2 года; внеплановый — при существенных изменениях в системе процессного управления.

Инициаторы изменений:

1. Процессный офис
2. Владельцы процессов (через Процессный офис)
3. Комитет по процессному управлению

Процедура:

1. Сбор предложений по изменениям
2. Анализ и подготовка проекта изменений — Процессный офис
3. Согласование с заинтересованными сторонами (Владельцы, HR, юристы)
4. Одобрение — Комитет по процессному управлению
5. Утверждение — Генеральный директор
6. Публикация и информирование

Срок согласования: не более 30 календарных дней с момента инициации.

Раздел содержит перечень нормативных документов, на которые даются ссылки в настоящем Положении.

Международные стандарты

1. ISO 9001:2015 — Системы менеджмента качества. Требования
2. ISO 9000:2015 — Системы менеджмента качества. Основы и словарь
3. ISO 9004:2018/2019 — Менеджмент для достижения устойчивого успеха организации
4. ISO 19011:2018 — Руководство по аудиту систем менеджмента
5. ISO 31000:2018 — Менеджмент рисков. Принципы и руководство
6. ISO/IEC 20000-1:2021 — Менеджмент ИТ-услуг

Международные методологии

1. OMG BPMN 2.0.2 — Нотация моделирования бизнес-процессов
2. BPM CBOK v4 — Свод знаний по управлению бизнес-процессами
3. BABOK v3 — Свод знаний по бизнес-анализу

Национальные стандарты (ГОСТ)

1. ГОСТ Р 54869-2011 — Менеджмент качества. Руководство по процессному подходу
2. ГОСТ Р 7.0.97-2025 — Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к процессам документооборота и оформлению документов
3. ГОСТ Р ИСО 9001-2015 — Системы менеджмента качества. Требования
4. ГОСТ Р ИСО 9000-2015 — Системы менеджмента качества. Основы и словарь
5. ГОСТ Р ИСО 9004-2019 — Менеджмент качества. Руководство по достижению устойчивого успеха
6. ГОСТ Р ИСО/МЭК 20000-1-2021 — Управление ИТ-услугами

Профессиональные стандарты (Приказы Минтруда РФ)

1. Приказ Минтруда № 248н от 17.04.2018 — Профстандарт «Специалист по процессному управлению»
2. Приказ Минтруда № 821н от 22.11.2023 — Профстандарт «Бизнес-аналитик»
3. Приказ Минтруда № 333н от 15.06.2020 — Профстандарт «Специалист по организационному и документообеспечению управления»
4. Приказ Минтруда № 497н от 23.09.2024 — Профстандарт «Специалист по работе с инвестиционными проектами»

Раздел содержит определения терминов, используемых в настоящем Положении.