Положение о процессном офисе

Структура основана на ГОСТ Р 7.0.97-2025 (Организационно-распорядительная документация) и лучших практиках корпоративного документооборота.

1.1. Титульный лист

Какие реквизиты должны быть указаны на титульном листе?

Обязательные элементы: наименование организации, гриф утверждения (кем и когда утвержден документ), название документа, номер версии/редакции, дата введения в действие, место издания (город).

1.2. Лист согласования (визирования)

С какими подразделениями и должностными лицами должно быть согласовано Положение?

Обычно включает: юридический департамент, HR-департамент, финансовый департамент, департамент качества, ИТ-департамент, службу внутреннего аудита. Укажите должности, ФИО и даты согласования.

1.3. Оглавление

Автоматически генерируется в Word через Ссылки → Оглавление. Обновляется после финального заполнения всех разделов.

1.4. Лист регистрации изменений

Как будет вестись учет изменений в документ?

Создайте таблицу с колонками: Номер изменения, Дата, Номер листа/раздела, Краткое содержание изменения, Основание (приказ/протокол), Подпись ответственного.

1.5. Область применения

На кого распространяется данное Положение?

Укажите: организационный периметр (вся компания / определенные подразделения / филиалы), категории сотрудников (все сотрудники / руководители процессов / владельцы процессов), исключения (если есть).

Какие процессы регулируются процессным офисом?

Определите: все бизнес-процессы организации / только ключевые процессы / кросс-функциональные процессы / процессы определенного уровня (L0-L2 и т.д.).

1.6. Нормативные ссылки

На какие внешние и внутренние документы ссылается данное Положение?

Перечислите: законодательные акты (если применимо), международные и национальные стандарты (ISO 9001, ГОСТ Р), корпоративные стандарты и методологии, действующие регламенты и положения организации.

• ISO 9001:2015 - Системы менеджмента качества. Требования
• ГОСТ Р 7.0.97-2025 - Организационно-распорядительная документация
• BPM CBOK (Body of Knowledge по управлению бизнес-процессами)
• Стратегия развития компании на [указать период]
• Организационная структура компании (приказ №___ от __.__._____)

1.7. Термины, определения и сокращения

Какие сокращения применяются в документе?

Перечислите все аббревиатуры с расшифровкой, например: БП - бизнес-процесс, ПО - процессный офис, ВП - владелец процесса, KPI - Key Performance Indicator, BPMN - Business Process Model and Notation, СМК - система менеджмента качества.

Какие ключевые термины используются в документе и требуют определения?

Определите все специальные термины, используемые в документе. Обязательно включите: бизнес-процесс, процессный офис, владелец процесса, процессный подход, моделирование процессов, оптимизация процессов, ключевые показатели процесса (KPI процесса).

2.1. Назначение и цель документа

Какова цель разработки данного Положения?

Опишите, зачем создается этот документ: регламентация деятельности процессного офиса, обеспечение единого подхода к управлению процессами, определение ролей и ответственности и т.д.

2.2. Определение процессного офиса

Что такое процессный офис в контексте вашей организации?

Дайте четкое определение: является ли это структурным подразделением, коллегиальным органом, центром компетенций, проектным офисом или комбинацией? Укажите организационно-правовой статус.

Какова основная миссия процессного офиса?

Сформулируйте миссию в 1-2 предложениях, например: "Обеспечение непрерывного совершенствования бизнес-процессов организации для повышения операционной эффективности и достижения стратегических целей".

2.3. Базовое ознакомление с концепцией

Где можно ознакомиться с базовой информацией о процессном подходе и процессных офисах?

Укажите ссылки на внутренние или внешние материалы: корпоративный портал, методологическую базу знаний, обучающие курсы, отраслевые стандарты.

3.1. Правовое основание создания

На основании какого документа создан процессный офис?

Укажите: номер и дату приказа о создании / решение совета директоров / протокол правления. Пример: "Приказ генерального директора №245 от 15.03.2024"

3.2. Организационно-правовой статус

Какой организационно-правовой статус имеет процессный офис?

Выберите и опишите один из вариантов:

• Структурное подразделение (департамент/управление/отдел) с постоянным штатом
• Коллегиальный орган (комитет/совет) с ротацией участников
• Проектный офис с матричной структурой
• Центр компетенций/экспертизы
• Гибридная модель (опишите)

3.3. Подчиненность и отчетность

Кому непосредственно подчиняется процессный офис?

Укажите должность: генеральный директор / первый заместитель генерального директора / директор по развитию / совет директоров / управляющий комитет.

Перед кем процессный офис отчитывается о результатах своей деятельности?

Может совпадать с подчиненностью или отличаться. Укажите: регулярная отчетность (ежемесячная/квартальная) и специальная отчетность (по запросу/по проектам).

3.4. Место в организационной структуре

Как процессный офис встроен в организационную структуру компании?

Опишите: на каком уровне иерархии находится (блок высшего руководства / функциональный блок / штабная структура), с какими подразделениями находится на одном уровне, приложите организационную диаграмму.

3.5. Нормативное регулирование деятельности

Какими документами руководствуется процессный офис в своей деятельности?

Перечислите иерархию документов:

• Устав организации
• Стратегия развития
• Данное Положение
• Методология процессного управления
• Регламенты и стандарты компании
• Приказы и распоряжения руководства

3.6. Порядок утверждения и введения в действие

Кто утверждает данное Положение?

Укажите должность и порядок утверждения: приказом генерального директора / решением совета директоров / протоколом правления.

С какого момента Положение вступает в силу?

Опишите: с момента подписания / с даты, указанной в приказе / с момента ознакомления ключевых сотрудников.

4.1. Формат внедрения

Какой подход к внедрению процессного офиса используется?

Опишите стратегию: поэтапное внедрение (пилот → масштабирование) / единовременный запуск / гибридный подход. Укажите сроки и ключевые этапы внедрения.

Больше информации в нашей статье

Предусмотрена ли этапность развития процессного офиса?

Если да, опишите этапы (например: Этап 1 - Создание методологии, Этап 2 - Оптимизация ключевых процессов, Этап 3 - Построение процессной архитектуры, Этап 4 - Автоматизация).

Какая модель внедрения?

Опишите как предполагается производиться внедрение синхронно (в рамках всей компании), асинхронно (в рамках одного подразделение, приоритетного сквозного процесса, ключевого проекта и т.д.)

4.2. Формат организации работы

Как организована работа процессного офиса?

Опишите режим работы:

• Постоянная деятельность (full-time сотрудники)
• Проектный формат (формирование временных рабочих групп)
• Комбинированный (постоянное ядро + временные участники)

Опишите формат работы:

• Централизовано
• Децентрализовано

4.3. Тип организационной структуры

Какой тип организационной структуры имеет процессный офис?

Выберите и обоснуйте:

• Функциональная (четкое разделение по функциям: моделирование, оптимизация, автоматизация, контроль)
• Матричная (сотрудники процессного офиса работают с функциональными подразделениями)
• Процессная (структура повторяет ключевые процессы компании)
• Сетевая/гибридная (комбинация подходов)

4.4. Численность процессного офиса

Какова штатная численность процессного офиса?

Укажите: общее количество штатных единиц, распределение по должностям, предусмотрено ли масштабирование численности в будущем.

4.5. Организационная схема процессного офиса

Как выглядит внутренняя структура процессного офиса?

Приложите организационную диаграмму с указанием: руководства, функциональных направлений, подчиненности, взаимосвязей. Опишите структуру текстом: группа моделирования процессов, группа оптимизации и аналитики, группа автоматизации, и т.д.

5.1. Основные функции

Какие основные функции выполняет процессный офис?

Перечислите ключевые функции, непосредственно связанные с миссией процессного офиса. Примеры:

• Разработка и актуализация методологии процессного управления
• Моделирование и описание бизнес-процессов организации
• Анализ и оптимизация бизнес-процессов
• Разработка процессных регламентов и стандартов
• Мониторинг показателей эффективности процессов (KPI)
• Методологическая поддержка владельцев процессов
• Управление процессной архитектурой организации

5.2. Вспомогательные функции

Какие вспомогательные функции выполняет процессный офис?

Перечислите поддерживающие функции. Примеры:

• Обучение сотрудников методологии процессного управления
• Координация проектов по оптимизации процессов
• Ведение репозитория процессов и методологических материалов
• Организация и проведение процессных комитетов/советов
• Консультирование по вопросам процессного управления

5.3. Границы ответственности

Что НЕ входит в функции и зону ответственности процессного офиса?

Четко определите границы, чтобы избежать конфликтов полномочий. Примеры:

• Процессный офис НЕ несет ответственность за операционное исполнение процессов (ответственность владельцев процессов)
• Процессный офис НЕ принимает управленческие решения о целях и стратегии процессов (прерогатива высшего руководства)
• Процессный офис НЕ выполняет функции внутреннего аудита и контроля (зона ответственности службы внутреннего аудита)

5.4. Делегируемые функции

Какие функции процессный офис может делегировать владельцам процессов или другим подразделениям?

Укажите функции, которые могут выполняться другими при методологической поддержке процессного офиса. Примеры: разработка процедур нижнего уровня (L3-L4), детальное описание операций, первичный анализ процессов.

6.1. Методологическая основа

На какой методологии основана работа процессного офиса?

Укажите применяемые методологии и стандарты:

• BPM CBOK (Свод знаний по управлению бизнес-процессами)
• ISO 9001:2015 (Системы менеджмента качества)
• Lean Management (бережливое производство)
• Six Sigma (методология улучшения процессов)
• APQC Process Classification Framework
• Собственная адаптированная методология (если есть)

6.2. Нотации моделирования процессов

Какие нотации используются для моделирования и описания процессов?

Определите стандартные нотации:

• BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) - основная нотация
• EPC (Event-driven Process Chain) - для событийных процессов
• Swimlane diagrams - для показа межфункциональных взаимодействий
• Value Stream Mapping - для анализа потока создания ценности
• SIPOC - для верхнеуровневого описания процесса, входов, выходов и основных участников
• Другие (укажите)

6.3. Архитектура процессов организации

Какова архитектура процессов организации?

Опишите структуру и уровни процессов:

• L0 - Карта процессов верхнего уровня (процессные цепочки)
• L1 - Сквозные бизнес-процессы (end-to-end процессы)
• L2 - Группы процессы
• L3 - Процессы
• L4 - Операции и задачи

Как классифицируются процессы организации?

Определите типологию процессов:

• Основные (core) процессы - создают ценность для клиента
• Обеспечивающие (support) процессы - поддерживают основные процессы
• Управленческие (management) процессы - обеспечивают стратегическое управление
• Развития (development) процессы - реализуют активности по качественному улучшению

6.4. ИТ-системы и инструменты

Какие ИТ-системы используются процессным офисом для управления процессами?

Перечислите используемые системы и инструменты:

• BPM-платформа (например: Bizagi, ELMA, Camunda, IBM BPM) - для моделирования и автоматизации
• Система моделирования (например: ARIS, Visio, Lucidchart) - для разработки моделей процессов
• Система управления документами (ECM/СЭД) - для хранения регламентов и стандартов
• Система аналитики и отчетности (BI) - для мониторинга KPI процессов
• Корпоративный портал/база знаний - для публикации методологии и обучения

6.5. Стандарты документирования процессов

Какие стандарты применяются для документирования процессов?

Определите обязательные элементы документации процесса:

• Паспорт процесса (назначение, владелец, участники, входы/выходы)
• Графическая модель процесса (BPMN-диаграмма)
• Текстовое описание процесса (регламент/процедура)
• Матрица ответственности (RACI)
• Показатели эффективности процесса (KPI)
• Риски процесса и меры контроля

6.6. Модель оценки зрелости процессов

Как оценивается зрелость процессов организации?

Укажите используемую модель зрелости (например, CMMI, OMG BPM Maturity Model, Gartner, SPICE) и опишите уровни:

Уровень 1 - Начальный (процессы не определены)

Уровень 2 - Управляемый (процессы описаны)

Уровень 3 - Стандартизированный (процессы стандартизированы)

Уровень 4 - Измеряемый (процессы измеряются)

Уровень 5 - Оптимизированный (процессы постоянно улучшаются)

6.7. Репозиторий методологии и базы знаний

Где хранится методология, библиотека процессов и лучшие практики?

Укажите: место хранения (корпоративный портал, SharePoint, Confluence, BPM-система), структуру репозитория, порядок доступа, периодичность актуализации.

7.1. Драйверы создания процессного офиса

Чем вызвана необходимость создания процессного офиса?

Опишите бизнес-драйверы (причины, вызовы, проблемы), которые привели к созданию процессного офиса. Примеры:

Необходимость повышения операционной эффективности

Сложность и разрозненность бизнес-процессов

Требования регуляторов и стандартов (ISO, SOX и др.)

Стратегия цифровой трансформации

Рост компании и необходимость масштабирования процессов

7.2. Стратегические цели процессного офиса

Какие стратегические цели поставлены перед процессным офисом?

Сформулируйте 3-7 конкретных, измеримых целей (SMART). Каждая цель должна быть связана с драйверами. Примеры:

Повысить прозрачность и управляемость бизнес-процессов организации

Снизить операционные затраты на X% за счет оптимизации процессов

Сократить time-to-market новых продуктов на Y%

Обеспечить соответствие процессов требованиям ISO 9001/других стандартов

Создать процессную архитектуру и единую методологию управления процессами

7.3. Ключевые показатели эффективности (KPI)

По каким показателям оценивается эффективность процессного офиса?

Для КАЖДОГО показателя укажите: название, формулу расчета, целевое значение, периодичность измерения, источник данных. Примеры показателей:

Количество оптимизированных процессов (шт./год)

Экономический эффект от оптимизации (руб./год)

Процент процессов, имеющих документированные регламенты (%)

Средний уровень зрелости процессов (балл от 1 до 5)

Удовлетворенность владельцев процессов работой процессного офиса (%)

Соблюдение сроков реализации проектов по оптимизации (%)

7.4. Матрицы связей

Создайте следующие матрицы для визуализации связей:

Матрица "Драйвер → Цель → Показатель" - показывает, как драйверы трансформируются в цели и измеряются показателями

Матрица "Должность → Показатель" - показывает, какие сотрудники отвечают за достижение каких показателей

Матрицы оформите в виде таблиц в этом разделе или вынесите в приложения.

8.1. Состав участников и должности

Кто является участниками процессного офиса?

Перечислите все должности с указанием количества штатных единиц. Примеры:

• Руководитель процессного офиса / Директор по процессам - 1 ШЕ
• Бизнес-архитектор / Корпоративный архитектор / Процессный архитектор - 1 ШЕ
• Методолог процессного управления - 1 ШЕ
• Ведущий бизнес-аналитик процессов - 2 ШЕ
• Бизнес-аналитик процессов / Специалист по моделированию процессов - 4 ШЕ

8.2. Роли участников

Какие роли выполняют участники процессного офиса?

Опишите ключевые роли (они могут не совпадать с должностями один-к-одному). Примеры:

Архитектор процессов - проектирует архитектуру процессов организации

Аналитик процессов - анализирует и оптимизирует процессы

Моделер процессов - создает графические модели процессов

Методолог - разрабатывает и поддерживает методологию

Координатор проектов - управляет проектами оптимизации

Тренер/коуч - обучает сотрудников методологии

8.3. Функции по должностям

Какие конкретные функции выполняет каждая должность?

Для каждой должности детализируйте функции. Можно оформить в виде таблицы или списка. Пример для Руководителя процессного офиса:

Руководство деятельностью процессного офиса

Формирование стратегии развития процессного управления

Взаимодействие с высшим руководством и владельцами процессов

Утверждение методологии и стандартов

Контроль достижения KPI процессного офиса

8.4. Требования к компетенциям

Какие компетенции (навыки, знания, образование, опыт) должны иметь участники?

Для каждой должности укажите: требуемое образование, необходимый опыт работы (в годах), профессиональные знания, технические навыки, личностные качества. Можно оформить в виде таблицы или отдельных подразделов для каждой должности.

Пример для Бизнес-аналитика процессов:

Образование: высшее (экономическое, техническое, управление)

Опыт: от 3 лет в области анализа и оптимизации бизнес-процессов

Знания: методологии BPM, Lean, Six Sigma; нотация BPMN 2.0

Навыки: моделирование процессов, проведение интервью, анализ данных, работа с BPM-системами

Личные качества: аналитическое мышление, коммуникабельность, системность

8.5. Права и полномочия

Какие права и полномочия имеют участники процессного офиса?

Перечислите права для каждой должности или общие права для всего процессного офиса. Примеры:

Запрашивать информацию и документы у подразделений для анализа процессов

Инициировать проекты по оптимизации процессов

Разрабатывать и утверждать процессные стандарты и регламенты

Проводить аудиты процессов и давать рекомендации по улучшению

Участвовать в совещаниях и комитетах по вопросам процессов

Представлять интересы процессного офиса во взаимодействии с другими подразделениями

8.6. Ответственность участников

За что несут ответственность участники процессного офиса?

Определите зоны ответственности для каждой должности. Примеры:

Качество и актуальность моделей и описаний процессов

Соблюдение методологии процессного управления

Достижение целевых показателей эффективности процессного офиса

Своевременность выполнения планов работ

Конфиденциальность информации, полученной при анализе процессов

Соблюдение корпоративных стандартов и этики

8.7. Порядок назначения на должность и освобождения от должности

Каков порядок назначения сотрудников на должности в процессном офисе?

Опишите процедуру: кто принимает решение о назначении (руководитель процессного офиса / директор по развитию / генеральный директор), процедура подбора и отбора кандидатов, документальное оформление (приказ о назначении).

Каков порядок освобождения от должности и замещения при отсутствии?

Укажите: основания для освобождения (увольнение, переход на другую должность), процедура освобождения, порядок передачи дел. Также опишите, кто замещает сотрудников при временном отсутствии (отпуск, болезнь).

8.8. Матрицы связей участников

Создайте следующие матрицы для структурирования информации о участниках:

Матрица "Должность → Роль" - показывает, какие роли выполняет каждая должность

Матрица "Должность → Функция" - детализирует функции по должностям

Матрица "Должность → Полномочия" - показывает права для каждой должности

Матрица RACI - определяет роли в выполнении функций или процессов (R=Responsible, A=Accountable, C=Consulted, I=Informed)

Можно указать отдельное НМД / ЛНА, если процесс описан вне данного документа.

9.1. Общие принципы взаимодействия

Какие принципы лежат в основе взаимодействия процессного офиса с другими подразделениями?

Сформулируйте ключевые принципы, например:

Партнерство и сотрудничество (процессный офис - методологический партнер, а не контролер)

Прозрачность и открытость коммуникаций

Взаимное уважение компетенций (процессный офис - эксперт по процессам, подразделения - эксперты по предметной области)

Ориентация на результат и создание ценности

9.2. Основные заинтересованные стороны (стейкхолдеры)

С какими подразделениями процессный офис взаимодействует наиболее тесно?

Перечислите ключевых стейкхолдеров и характер взаимодействия с ними:

9.2.1. Высшее руководство

Как организовано взаимодействие с высшим руководством?

Опишите: регулярные отчеты (частота, формат), участие в стратегических сессиях, процедура получения поддержки и ресурсов.

9.2.2. Владельцы процессов

Как выстроено взаимодействие с владельцами процессов?

Опишите: регулярные встречи/процессные комитеты, порядок согласования изменений в процессах, методологическая поддержка, совместная работа над проектами оптимизации.

9.2.3. ИТ-департамент

Как организовано взаимодействие с ИТ-департаментом?

Опишите: совместная работа при автоматизации процессов, требования к ИТ-системам управления процессами, интеграция BPM-систем с корпоративными системами, взаимодействие при разработке ИТ-проектов.

9.2.4. HR-департамент

Как выстроено взаимодействие с HR-департаментом?

Опишите: обновление должностных инструкций при изменении процессов, разработка программ обучения по процессному управлению, участие в организационных изменениях, формирование компетенций владельцев процессов.

9.2.5. Финансовый департамент

Как организовано взаимодействие с финансовым департаментом?

Опишите: оценка экономического эффекта от оптимизации процессов, согласование бюджета процессного офиса, финансовый анализ процессов (Activity-Based Costing).

9.2.6. Департамент качества / СМК

Как выстроено взаимодействие с системой менеджмента качества?

Опишите: координация при разработке процессной документации, обеспечение соответствия ISO 9001, участие в аудитах процессов, управление несоответствиями в процессах.

9.2.7. Проектный офис (если есть)

Как организовано взаимодействие с проектным офисом?

Опишите: разграничение зон ответственности (проектный офис - проекты, процессный офис - процессы), взаимодействие в гибридных проектах, использование единых инструментов управления.

9.2.8. Служба внутреннего аудита

Как выстроено взаимодействие со службой внутреннего аудита?

Опишите: предоставление документации по процессам для аудита, устранение выявленных несоответствий, совместная работа по внедрению контрольных процедур.

9.3. Порядок инициации проектов оптимизации процессов

Кто может инициировать проекты оптимизации процессов?

Укажите возможных инициаторов: высшее руководство, владельцы процессов, функциональные руководители, сам процессный офис, сотрудники (система подачи идей).

Каков порядок подачи заявки на оптимизацию процесса?

Опишите процедуру: заполнение заявки (форма, обязательные поля), куда направляется заявка, сроки рассмотрения, критерии приоритизации проектов, кто принимает решение о запуске проекта.

9.4. Регламент согласования и утверждения процессных документов

Каков порядок согласования разработанных процессных стандартов и регламентов?

Опишите пошагово:

Шаг 1: Разработка проекта документа процессным офисом

Шаг 2: Согласование с владельцем процесса (срок: Х рабочих дней)

Шаг 3: Согласование с заинтересованными подразделениями (срок: Y рабочих дней)

Шаг 4: Юридическая экспертиза (при необходимости, срок: Z рабочих дней)

Шаг 5: Утверждение документа (кто утверждает: руководитель процессного офиса / владелец процесса / генеральный директор)

Шаг 6: Введение документа в действие и информирование сотрудников

9.5. Регулярные форматы взаимодействия

Какие регулярные встречи и комитеты организует процессный офис?

Опишите (кратко) постоянные форматы взаимодействия:

Процессный комитет / Совет по процессам (состав, частота, повестка, полномочия)

Встречи с владельцами процессов (индивидуальные, частота)

Рабочие группы по оптимизации процессов (формирование, формат работы)

Процессные воркшопы и сессии (частота, участники)

9.6. Порядок предоставления информации

Как подразделения запрашивают информацию у процессного офиса и наоборот?

Опишите:

Форматы запросов (служебная записка / заявка в системе / email)

Сроки предоставления информации (стандартные / срочные)

Виды предоставляемой информации (модели процессов, аналитические отчеты, консультации, методологические материалы)

9.7. Механизмы эскалации и разрешения конфликтов

Каков порядок разрешения разногласий между процессным офисом и другими подразделениями?

Опишите процедуру эскалации:

Уровень 1: Решение на уровне исполнителей (переговоры, поиск компромисса)

Уровень 2: Эскалация руководителям подразделений

Уровень 3: Рассмотрение на процессном комитете

Уровень 4: Эскалация высшему руководству (курирующий топ-менеджер / генеральный директор)

Кто выступает арбитром в спорных вопросах?

Укажите роль и полномочия арбитра (председатель процессного комитета / курирующий вице-президент / генеральный директор).

10.1. Бюджет процессного офиса

Можно указать отдельное НМД / ЛНА, если процесс описан вне данного документа.

Как формируется бюджет процессного офиса?

Опишите: периодичность бюджетирования (годовой / квартальный), источники финансирования (операционный бюджет / инвестиционный бюджет / проектное финансирование), процедура утверждения бюджета.

Какие статьи включает бюджет процессного офиса?

Перечислите основные статьи расходов:

Фонд оплаты труда сотрудников

Программное обеспечение (лицензии на BPM-системы, инструменты моделирования)

Обучение и сертификация сотрудников

Привлечение внешних консультантов и экспертов

Проведение мероприятий (воркшопы, конференции)

Прочие операционные расходы

Каков порядок использования и контроля бюджета?

Укажите: лимиты расходования (помесячные / поквартальные), процедура согласования расходов (в зависимости от суммы), отчетность об использовании бюджета.

10.2. Материально-техническое обеспечение

Какое материально-техническое обеспечение предоставляется процессному офису?

Перечислите:

Помещения (офис, переговорные комнаты для воркшопов)

Компьютерное оборудование и оргтехника

Средства коммуникации (телефония, видеоконференцсвязь)

Расходные материалы

10.3. Программное обеспечение и лицензии

Какое программное обеспечение используется процессным офисом?

Перечислите все ИТ-системы и инструменты с указанием назначения и количества лицензий (см. также раздел 6.4).

Кто отвечает за закупку, обновление и техническую поддержку ПО?

Опишите взаимодействие с ИТ-департаментом по вопросам программного обеспечения.

10.4. Информационное обеспечение

Какой доступ к информации и системам необходим сотрудникам процессного офиса?

Определите:

Доступ к корпоративным информационным системам (ERP, CRM, HR-системы и др.)

Доступ к аналитическим данным и отчетам

Права на просмотр и выгрузку данных для анализа процессов

Процедура получения доступа (согласование, оформление)

10.5. Документооборот процессного офиса

Какие документы разрабатывает и какими владеет процессный офис?

Перечислите типы документов:

Методология процессного управления

Модели бизнес-процессов (BPMN-диаграммы)

Регламенты и процедуры бизнес-процессов

Стандарты процессного управления

Аналитические отчеты по процессам

Планы работ процессного офиса

Отчеты о деятельности

Какие документы согласует и утверждает процессный офис?

Укажите, в согласовании/утверждении каких документов участвует процессный офис (например: все процессные регламенты, организационная структура при изменениях, автоматизация процессов).

Где хранятся документы процессного офиса?

Определите: система электронного документооборота (СЭД), BPM-система, корпоративный портал, файловое хранилище. Укажите структуру хранения и правила именования файлов.

Каков порядок контроля версий документов?

Опишите: систему версионирования (например, нумерация версий), процедуру актуализации документов, хранение истории изменений, архивирование устаревших версий.

Можно указать отдельное НМД / ЛНА, если процесс описан вне данного документа.

Где доступны шаблоны документов процессного офиса?

Укажите место хранения и перечислите основные шаблоны: шаблон регламента процесса, шаблон паспорта процесса, шаблон аналитического отчета, шаблон плана оптимизации и др.

10.6. Порядок архивирования и уничтожения документов

Каков порядок архивирования документов процессного офиса?

Опишите: сроки хранения различных типов документов, место архивного хранения, процедура передачи в архив, возможность извлечения из архива.

Каков порядок уничтожения документов?

Укажите: основания для уничтожения (истечение срока хранения, утрата актуальности), процедура принятия решения об уничтожении, оформление уничтожения.

Можно указать отдельное НМД / ЛНА, если процесс описан вне данного документа.

11.1. Система развития и обучения

Какой формат развития применяется для сотрудников процессного офиса?

Опишите подходы:

Индивидуальные планы развития (ИПР) - ежегодно для каждого сотрудника

Внешнее обучение (курсы, тренинги, конференции по BPM)

Внутреннее обучение (обмен опытом, наставничество, коучинг)

Самообучение (профессиональная литература, онлайн-курсы)

Участие в профессиональных сообществах и форумах

11.2. Обязательное обучение и сертификация

Какое обязательное обучение должны пройти сотрудники процессного офиса?

Перечислите обязательные программы:

Вводное обучение при приеме на работу (методология компании, инструменты, корпоративная культура)

Обучение нотации BPMN 2.0 (для всех сотрудников)

Обучение работе с BPM-системами компании

Обучение методологиям (Lean, Six Sigma - в зависимости от роли)

Какие профессиональные сертификации рекомендуются или требуются?

Укажите желательные сертификации:

BPM Professional (ABPMP CBPP)

Lean Six Sigma (Green Belt, Black Belt)

Сертификация по используемым BPM-платформам

11.3. Карьерные треки и перспективы роста

Какие карьерные треки предусмотрены для сотрудников процессного офиса?

Опишите возможные траектории развития:

Вертикальный рост внутри процессного офиса (специалист → ведущий специалист → руководитель направления → руководитель процессного офиса)

Экспертный трек (специализация в определенной области: архитектура процессов, оптимизация, автоматизация)

Переход на роль владельца процесса в функциональном подразделении

Переход в смежные области (проектное управление, организационное развитие, цифровая трансформация)

11.4. Оценка эффективности и обратная связь

Как оценивается эффективность работы сотрудников процессного офиса?

Опишите систему оценки:

Регулярные встречи 1-на-1 с руководителем (периодичность)

Оценка достижения индивидуальных KPI (периодичность)

Ежегодная оценка эффективности (performance review)

Обратная связь 360 градусов (от коллег, владельцев процессов, руководства)

Можно указать отдельное НМД / ЛНА, если процесс описан вне данного документа.

12.1. Система отчетности процессного офиса

Перед кем отчитывается процессный офис о результатах своей деятельности?

Укажите адресатов отчетности: непосредственный руководитель, высшее руководство, процессный комитет, совет директоров.

Какова периодичность отчетности?

Определите виды отчетности по периодичности:

Ежемесячная оперативная отчетность (краткий статус выполнения планов)

Квартальная аналитическая отчетность (достижение KPI, анализ проблем)

Годовая стратегическая отчетность (итоги года, планы на следующий период)

Специальная отчетность (по завершении проектов, по запросу руководства)

Какой формат и содержание отчетов?

Опишите структуру отчета:

Executive summary (краткое резюме для руководства)

Достижение KPI процессного офиса (фактические и целевые значения, отклонения)

Выполнение плана работ (завершенные проекты, текущие проекты, проблемы)

Ключевые достижения и результаты периода

Проблемы и риски, требующие внимания руководства

Планы на следующий период

Как используются результаты отчетности?

Опишите: для принятия управленческих решений, корректировки планов работ, оценки эффективности процессного офиса, принятия решений о ресурсном обеспечении.

12.2. Внутренний контроль деятельности

Кто осуществляет контроль деятельности процессного офиса?

Укажите субъектов контроля:

Руководитель процессного офиса (контроль выполнения планов и достижения целей)

Непосредственный руководитель процессного офиса (контроль результативности)

Служба внутреннего аудита (аудиты соответствия процедурам)

Департамент качества (контроль соответствия стандартам качества)

Процессный комитет (стратегический надзор)

Какова периодичность контрольных мероприятий?

Определите: текущий контроль (постоянно), периодический контроль (ежемесячно/ежеквартально), плановые аудиты (1-2 раза в год), внеплановые проверки (по необходимости).

12.3. Методы контроля и аудита

Какие методы контроля применяются?

Перечислите:

Мониторинг KPI процессного офиса (dashboard, регулярные отчеты)

Контроль выполнения планов работ (статус проектов, соблюдение сроков)

Аудиты качества разработанных документов (соответствие стандартам, методологии)

Самооценка зрелости процессного офиса (maturity assessment)

Опросы удовлетворенности внутренних клиентов (владельцев процессов, руководства)

Peer review (взаимная проверка работ коллегами)

Что проверяется при контроле?

Определите объекты контроля:

Соблюдение методологии процессного управления

Качество моделей и документации процессов

Достижение целевых показателей

Соблюдение сроков выполнения работ

Эффективность использования ресурсов

Соблюдение корпоративных стандартов и политик

12.4. Корректирующие и предупреждающие действия

Какие действия предпринимаются по результатам контроля и аудита?

Опишите процедуру:

Выявление несоответствий и отклонений

Анализ причин несоответствий (root cause analysis)

Разработка плана корректирующих действий

Реализация корректирующих действий (ответственные, сроки)

Проверка эффективности корректирующих действий

Внедрение предупреждающих действий для недопущения повторения

12.5. Комплексная оценка эффективности процессного офиса

Как оценивается общая эффективность процессного офиса?

Опишите подход к оценке:

Количественная оценка: достижение KPI, экономический эффект, количество оптимизированных процессов

Качественная оценка: удовлетворенность стейкхолдеров, зрелость процессов, уровень методологической поддержки

Бенчмаркинг: сравнение с лучшими практиками отрасли, с аналогичными процессными офисами

Периодичность комплексной оценки: ежегодно

13.1. Порядок внесения изменений в Положение

Кто может инициировать изменения в данное Положение?

Укажите: руководитель процессного офиса, высшее руководство, владельцы процессов (через процессный комитет), служба внутреннего аудита (при выявлении несоответствий).

Каков порядок согласования и утверждения изменений?

Опишите процедуру:

Подготовка проекта изменений с обоснованием

Согласование с заинтересованными подразделениями

Рассмотрение на процессном комитете (при необходимости)

Утверждение изменений (кем: генеральный директор / совет директоров)

Оформление новой редакции Положения или приложения с изменениями

Доведение изменений до сведения всех заинтересованных лиц

13.2. Ответственность за нарушение Положения

Какая ответственность предусмотрена за нарушение положений документа?

Укажите виды ответственности:

Дисциплинарная ответственность (замечание, выговор)

Материальная ответственность (при нанесении ущерба)

Снижение или лишение премии

В соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними документами организации

13.3. Порядок разрешения споров по толкованию Положения

Как разрешаются споры и разногласия по толкованию Положения?

Опишите: споры разрешаются путем переговоров, при недостижении согласия - обращение к руководителю процессного офиса / курирующему руководителю / генеральному директору. Окончательное решение принимает лицо, утвердившее Положение.

13.4. Срок действия Положения

Каков срок действия данного Положения?

Укажите: бессрочно (до замены новой редакцией) / определенный срок (например, 3 года с обязательным пересмотром). Если определенный срок - укажите дату окончания действия.

Предусмотрен ли периодический пересмотр Положения?

Укажите периодичность обязательного пересмотра (например: не реже 1 раза в 3 года) или по мере необходимости.

13.5. Порядок вступления в силу

С какого момента вступает в силу данное Положение?

Укажите: с момента подписания приказа об утверждении / с даты, указанной в приказе / с момента ознакомления ключевых сотрудников.

Какие документы утрачивают силу с момента вступления в действие данного Положения?

Перечислите ранее действовавшие документы, которые отменяются (если есть): предыдущая редакция Положения (номер, дата), временные регламенты, другие документы.

13.6. Порядок реорганизации или ликвидации процессного офиса

Что происходит с документами и активами при реорганизации/ликвидации процессного офиса?

Опишите:

Передача функций и документов (кому передаются, порядок передачи)

Сохранение методологии и библиотеки процессов (где хранится, кто поддерживает)

Судьба сотрудников (перевод в другие подразделения, сокращение)

Решение по ИТ-системам и активам

13.7. Заключительные замечания

Добавьте любые дополнительные заключительные положения, специфичные для вашей организации.

В данном разделе размещаются все приложения к Положению. Каждое приложение должно иметь номер и название. Ниже приведен перечень рекомендуемых приложений.

Приложение 1. Организационная структура процессного офиса

Диаграмма с указанием всех должностей, подчиненности и взаимосвязей.

Приложение 2. Матрица "Драйвер → Цель → Показатель"

Таблица, показывающая связь между бизнес-драйверами, целями процессного офиса и KPI.

Приложение 3. Матрица "Должность → Показатель"

Таблица с распределением ответственности за достижение показателей по должностям.

Приложение 4. Матрица "Должность → Роль"

Таблица, показывающая, какие роли выполняет каждая должность.

Приложение 5. Матрица "Должность → Функция"

Детальная таблица с распределением функций по должностям.

Приложение 6. Матрица "Должность → Полномочия"

Таблица с указанием прав и полномочий для каждой должности.

Приложение 7. Матрица RACI

Матрица ответственности: R (Responsible - исполнитель), A (Accountable - ответственный), C (Consulted - консультируемый), I (Informed - информируемый).

Приложение 8. Требования к компетенциям по должностям

Детальные профили компетенций для каждой должности процессного офиса.

Приложение 9. Стратегический план работ процессного офиса

Многолетний (3-5 лет) стратегический план развития процессного управления в организации.

Приложение 10. Шаблон оперативного плана работ процессного офиса

Шаблон годового/квартального плана работ с указанием проектов, сроков, ответственных, ожидаемых результатов.

Приложение 11. Нормо-часы по разработке стандартного процесса

Таблица с оценкой трудозатрат на различные виды работ (моделирование, описание, оптимизация процессов). Больше информации в нашей статье

Приложение 12. Вспомогательные материалы для собеседований

Вопросы для интервью, кейсы, тесты для подбора сотрудников в процессный офис.

Приложение 13. Методики расчета KPI процессного офиса

Детальное описание формул, источников данных и порядка расчета каждого показателя.

Можно указать отдельное НМД / ЛНА, если процесс описан вне данного документа.

Приложение 14. Регламент взаимодействия процессного офиса с ключевыми подразделениями

Детальные схемы взаимодействия с ИТ, HR, Финансами и другими ключевыми партнерами.

Приложение 15. Форма заявки на оптимизацию процесса

Шаблон заявки, которую подразделения заполняют для инициации проекта оптимизации.

Приложение 16. Классификатор процессов организации

Полный перечень процессов организации с классификацией по уровням и типам.

Приложение 17. Глоссарий терминов процессного управления

Расширенный глоссарий с определениями всех специальных терминов, используемых в процессном управлении.

Можно указать отдельное НМД / ЛНА, если процесс описан вне данного документа.