Общие положения
[ЛОГОТИП / ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ]
| УТВЕРЖДАЮ | |
|---|---|
| [Должность руководителя, утверждающего инструкцию: не ниже уровня, которому подчинён руководитель Процессного офиса] | |
| ___________ / [И.О. Фамилия] | |
| «___» __________ 20__ г. |
| Реквизит | Значение |
|---|---|
| Регистрационный номер | ДИ-[NN]-[ГГГГ] (идентификатор: [код по НМД № [4]]) |
| Версия | 1.0 |
| Дата введения в действие | [дата] |
| Взамен | [номер и дата предыдущей ДИ / «вводится впервые»] |
| Срок пересмотра | не реже 1 раза в [3] года, а также при пересмотре Конструктора и [Положения о процессном офисе] |
[Город], [Год]
Титульный лист, лист согласования, лист ознакомления работника и лист регистрации изменений оформляются по формам Приложения А Конструктора (А.1–А.4) и в настоящем документе не дублируются. Термины и сокращения применяются по Конструктору (п. 1.7) и в настоящей инструкции не переопределяются.
Описание раздела: Раздел задаёт должностной контур руководителя Процессного офиса (ПрО): назначение должности, место в структуре организации, подчинённость, порядок назначения и освобождения от должности; всё перечисленное задаётся ссылками на [Положение о процессном офисе] (НМД № [2]), без пересказа его норм. Раздел фиксирует связь инструкции с Конструктором и границы предмета: инструкция детализирует деятельность руководителя ПрО до трудовых функций и трудовых действий и не дублирует положение о подразделении.
Каково назначение должности руководителя процессного офиса, её место в структуре организации и как разграничить предмет должностной инструкции с положением о подразделении?
Инструкция по заполнению:
Сформулируйте назначение должности в 2–3 предложениях: руководство деятельностью ПрО, организация развития системы управления бизнес-процессами (СУБП) и методологическое обеспечение процессного управления в организации. Укажите подчинённость ([Генеральному директору / курирующему топ-менеджеру] в соответствии с НМД № [2] п. [7.х]) и порядок назначения и освобождения от должности, приведя только ссылку на НМД № [2] п. [8.7], без пересказа. Явно перечислите, что в инструкцию НЕ включается: статус, задачи, функции, состав и KPI подразделения, порядок назначения и освобождения руководителя ПрО; всё это устанавливается положением о подразделении (НМД № [2], пп. [8.3], [8.7]). Зафиксируйте порядок утверждения: инструкцию руководителя ПрО утверждает [вышестоящий руководитель]; утверждение работником собственной должностной инструкции (самоутверждение) недопустимо. Напомните правовой статус документа: должностная инструкция не является обязательным документом по ТК РФ (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0), однако при её введении она становится обязательной для работника; профессиональные стандарты применяются в порядке ст. 195.3 ТК РФ. Термины и сокращения не переопределяйте, дайте ссылку на Конструктор, п. 1.7.
Пример:
1.1. Руководитель Процессного офиса (далее по тексту руководитель ПрО) осуществляет руководство деятельностью ПрО, организует развитие СУБП [наименование организации] и обеспечивает методологическое единство процессного управления. Назначение должности состоит в обеспечении достижения целей ПрО, установленных НМД № [2], силами и компетенциями подразделения.
1.2. Руководитель ПрО подчиняется [Генеральному директору / курирующему топ-менеджеру] (НМД № [2] п. [7.х]). Назначение на должность и освобождение от должности осуществляются в порядке, установленном НМД № [2] п. [8.7].
1.3. Статус, задачи, функции, состав и KPI Процессного офиса как подразделения устанавливаются НМД № [2] (пп. [8.3], [8.7]) и в настоящую инструкцию не включаются. Настоящая инструкция детализирует деятельность руководителя ПрО до трудовых функций и трудовых действий.
1.4. Структура и универсальные блоки настоящей инструкции определены Конструктором; При расхождении с Конструктором в универсальных блоках приоритет имеет Конструктор; в требованиях, специфичных для должности, приоритет имеет настоящая инструкция; расхождение устраняется при ближайшем пересмотре. Термины и сокращения применяются по Конструктору, п. 1.7.
1.5. Настоящую инструкцию утверждает [должность вышестоящего руководителя]. Утверждение руководителем ПрО собственной должностной инструкции не допускается.
1.6. Стандарты моделирования (BPMN 2.0.2 как корпоративная нотация, [Stormbpmn] как средство моделирования) руководитель ПрО применяет в соответствии с НМД № [5] п. [7.2], не выбирая их самостоятельно.
Квалификационные требования
Описание раздела: Раздел устанавливает требования к образованию, опыту, знаниям и умениям руководителя ПрО на основе профессионального стандарта «Специалист по процессному управлению» (код 07.007, рег. № 1138, приказ Минтруда России от 17.04.2018 № 248н): должность построена на ОТФ C и D уровня квалификации 7. Универсальный блок знаний и умений, единый для всех должностей ПрО, а также порядок подтверждения соответствия и переходный порядок устанавливаются Конструктором (разделы о квалификационных требованиях, Приложение Г).
Какие требования к образованию, опыту и знаниям установить для руководителя процессного офиса, опираясь на уровень квалификации 7 профстандарта 07.007 (ОТФ C, D)?
Инструкция по заполнению:
Укажите: (1) образование: высшее, специалитет или магистратура (уровень 7); непрофильное высшее компенсируется профессиональной переподготовкой в области процессного управления; рекомендуемое ДПО включает программу по процессному управлению не менее [72] ак. ч., управление изменениями, [программу MBA/EMBA]; (2) опыт: не менее [1] года в области проектирования и внедрения системы процессного управления (нижняя граница по логике карьерной вертикали 07.007: каждая следующая ОТФ требует опыта не менее 1 года в предыдущей), рекомендуемый профильный стаж организации составляет не менее [5] лет в процессном управлении, плюс управленческий опыт не менее [3] лет руководства подразделением или проектами трансформации; (3) специализированные знания сверх универсального блока Конструктора: референтные модели зрелости СУБП, методы трансляции стратегических целей в показатели процессов, управление портфелем процессных инициатив, основы трудового законодательства в части организации труда подчинённых. Сертификации ABPMP (целевой уровень для руководителя: CBPL, приемлемо CBPP) указывайте исключительно как преимущество, не как обязательное требование (ст. 64 ТК РФ). Универсальный блок знаний и умений (BPMN 2.0.2, внутренние НМД, работа с репозиторием процессов) не переписывайте, дайте ссылку на Конструктор (раздел о требованиях к знаниям и умениям); полная матрица требований приведена в Приложении Г Конструктора. Требования организации не могут быть ниже требований ОТФ профстандарта, но могут быть строже; более строгое требование фиксируется в примечании.
Пример:
| Группа требований | Содержание | Основание |
|---|---|---|
| Образование | Высшее: специалитет или магистратура (уровень квалификации 7); непрофильное высшее + профпереподготовка по процессному управлению | 07.007, разд. II (ОТФ C, D) |
| ДПО (рекомендуется) | Процессное управление не менее [72] ак. ч.; управление изменениями; [MBA/EMBA] | ЛНД [об обучении и развитии персонала] |
| Опыт (минимум по стандарту) | Не менее [1] года в области проектирования и внедрения СПУ (в т.ч. по ОТФ C 07.007) | 07.007, требования к опыту ОТФ C, D |
| Опыт (требование организации, строже минимума) | Не менее [5] лет в процессном управлении; управленческий опыт (руководство подразделением или проектами процессной трансформации) не менее [3] лет | ЛНД; примечание о требовании строже профстандарта |
| Специализированные знания | Референтные модели зрелости; трансляция целей в показатели процессов; управление портфелем инициатив; основы ТК РФ | 07.007 ОТФ C, D; BPM CBOK 4.0 |
| Сертификации (преимущество) | CBPL (Certified Business Process Leader); приемлемо CBPP; [PMP / ПМ Стандарт] | Конструктор, раздел о сертификациях ABPMP |
Наличие действующей сертификации ABPMP уровня [CBPL/CBPP] является квалификационным преимуществом и учитывается при отборе кандидатов, пересмотре грейда и формировании ИПР. Отсутствие сертификации не является основанием для отказа в приёме на работу или занятии должности. Испытание при приёме составляет до [6] месяцев (ст. 70 ТК РФ, руководитель структурного подразделения); подтверждение соответствия и переходный порядок устанавливаются Конструктором (раздел о подтверждении соответствия, Приложение Г).
Трудовые функции и должностные обязанности
Описание раздела: Раздел задаёт ядро должности: сочетание ОТФ уровня 7 профстандарта 07.007 (C: проектирование и внедрение системы процессного управления; D: проектирование и трансформация процессной архитектуры, в части руководства программами) с управленческими функциями по руководству подразделением. Универсальный блок общих обязанностей работника переносится из Приложения Д Конструктора без изменений и здесь не воспроизводится.
Каков должностной контур руководителя процессного офиса: какие ОТФ уровня 7 (C и D профстандарта 07.007) в сочетании с управленческими функциями образуют инструкцию без дублирования положения о подразделении?
Инструкция по заполнению:
Постройте контур из двух групп по 4–6 позиций каждая: (1) опорные ТФ профстандарта 07.007 уровня 7 с кодами, взятые из ОТФ C (C/01.7–C/05.7) и выборочно из ОТФ D (как минимум D/03.7 «Руководство программами трансформации процессной архитектуры»; при совмещении с ролью архитектора в малом ПрО добавьте оговорку о разграничении с [Должностной инструкцией процессного архитектора]); допустимо усилить контур ТФ E/02.7 «Руководство бизнес-анализом» профстандарта 08.037 (в ред. приказа Минтруда России от 22.11.2023 № 821н), но только при совмещении руководителем ПрО руководства бизнес-анализом; (2) управленческие функции руководителя подразделения (планирование работы ПрО, распределение задач, ИПР сотрудников, представления о поощрении), изложенные формулировками «организует/обеспечивает», с детализацией до трудовых действий и ссылками на НМД № [2] п. [8.3], НМД № [5] пп. [4.2.4], [6.5], НМД № [23] пп. [6.3], [7.5], [15.2]. Обязанности маркируйте «Б» (обязательные: из ТФ опорных ОТФ и строк матрицы ответственности НМД № [2] п. [8.3] со статусом «О»/«И») и «Д» (дополнительные: с явным условием применимости) по правилу Конструктора (раздел о разграничении обязательных и дополнительных обязанностей); исключение обязанности типа «Б» допускается только с письменным обоснованием решением [должности руководителя, утверждающего инструкцию]. Зафиксируйте запреты: руководитель ПрО не утверждает изменения процессов и не назначает владельцев процессов, а готовит, визирует, инициирует (НМД № [5] пп. [4.2.4], [5.4]); модели утверждает владелец процесса (НМД № [11] п. [5.3]). Дополнительные обязанности вводятся только в пределах трудовой функции по трудовому договору (ст. 57, 60 ТК РФ), с ознакомлением работника под роспись; поручение работы за пределами трудовой функции оформляется в порядке ст. 60.2 ТК РФ.
Пример:
| Группа контура | Код / основание | Формулировка в инструкции (фрагмент) | Тип |
|---|---|---|---|
| ОТФ C (ур. 7) | C/01.7 | Организует анализ системы процессного управления: согласование целей СПУ, оценку зрелости по принятой модели, формирование дорожной карты развития | Б |
| ОТФ C (ур. 7) | C/02.7 | Обеспечивает разработку и актуализацию комплекта методологической документации СУБП, организует нормоконтроль силами ПрО | Б |
| ОТФ C (ур. 7) | C/03.7 | Руководит проектами внедрения и усовершенствования СПУ; обеспечивает методическую помощь проектным командам и инструктаж персонала | Б |
| ОТФ C (ур. 7) | C/04.7–C/05.7 | Организует контроль и оценку функционирования СПУ, подготовку отчётности о развитии СУБП для [Процессного комитета] | Б |
| ОТФ D (ур. 7) | D/03.7 | Руководит программами изменения процессной архитектуры; оценивает влияние реорганизаций на процессную архитектуру (утверждение изменений закреплено за [Процессным комитетом / владельцами процессов]) | Б |
| ОТФ E 08.037 (ур. 7) | E/02.7 (ред. № 821н) | Руководит бизнес-анализом в организации | Д, при совмещении руководства бизнес-анализом |
| Управленческие функции | НМД № [2] п. [8.3] | Организует выполнение Плана работы ПрО; распределяет задачи между сотрудниками ПрО; утверждает ИПР сотрудников ПрО и оценивает их исполнение; вносит представления о поощрении | Б |
| Управленческие функции | НМД № [23] пп. [6.3], [7.5] | Обеспечивает выделение сотрудников ПрО в проекты процессной трансформации и контролирует их загрузку с учётом оперативного подчинения руководителю проекта | Б |
Оговорка о водоразделе полномочий: руководитель ПрО не утверждает изменения процессов и не назначает владельцев процессов, он готовит, визирует и инициирует соответствующие решения (НМД № [5] пп. [4.2.4], [5.4]). При совмещении в малом ПрО контура ОТФ D с ролью процессного архитектора разграничение трудовых функций фиксируется в обеих инструкциях перекрёстными ссылками. Универсальный блок общих обязанностей работника приводится по Приложению Д Конструктора, переносится дословно и не сокращается.
Права
Описание раздела: Раздел закрепляет права, устанавливаемые только для руководителя ПрО, в пределах, определённых ЛНД работодателя. Универсальный блок прав, единый для всех должностей ПрО, приводится по Приложению Е Конструктора и здесь не воспроизводится.
Какие эксклюзивные права следует выделить для руководителя процессного офиса в пределах, установленных ЛНД работодателя?
Инструкция по заполнению:
Составьте таблицу из 5–7 позиций «Право / Основание (пункт ЛНД) / Пределы»: участие в стратегических сессиях, доклад [Генеральному директору / Процессному комитету], внесение предложений владельцам макропроцессов, утверждение ИПР сотрудников ПрО, постановка разовых задач сотрудникам ПрО. Права по доступу к информационным системам не расписывайте, дайте только ссылку на НМД № [2] п. [10.4]; пределы прав устанавливаются по НМД № [2] пп. [8.5], [5.3]. Не включайте права, дублирующие универсальный блок (Приложение Е Конструктора), и права, подменяющие полномочия владельцев процессов.
Пример:
| Право | Основание | Пределы |
|---|---|---|
| Участвовать в стратегических сессиях и совещаниях топ-менеджмента по вопросам развития СУБП | НМД № [2] п. [8.5] | По приглашению / по регламенту сессии |
| Докладывать [Генеральному директору / Процессному комитету] о состоянии и развитии СУБП | НМД № [2] п. [9.х] | В установленные форматы отчётности |
| Вносить владельцам макропроцессов предложения по описанию, анализу и оптимизации процессов | НМД № [11] п. [8.1] | Предложения; решение остаётся за владельцем процесса |
| Утверждать ИПР сотрудников ПрО и оценивать их исполнение | НМД № [2] п. [8.3] | В пределах штата ПрО |
| Ставить разовые задачи сотрудникам ПрО и перераспределять нагрузку | НМД № [2] п. [8.3]; НМД № [23] п. [7.3] | В пределах трудовых функций сотрудников; в проектах с учётом оперативного подчинения руководителю проекта |
| Запрашивать у руководителей подразделений информацию о процессах, инициировать создание рабочих групп | НМД № [2] п. [8.5] | В пределах задач ПрО |
Права доступа к информационным системам ([Stormbpmn], [СЭД], [BI-система]) устанавливаются по НМД № [2] п. [10.4]. Универсальные права работника ПрО приводятся по Приложению Е Конструктора.
Ответственность и взаимодействие
Описание раздела: Раздел выделяет зоны ответственности и контуры взаимодействия, устанавливаемые только для руководителя ПрО (в отличие от остальных должностей серии), с перекрёстными ссылками вместо дублирования. Универсальное разграничение ответственности и матрица взаимодействия и эскалации приводятся по Приложениям Ж и З Конструктора.
Какие особенности ответственности и взаимодействия (с топ-менеджментом, владельцами макропроцессов, руководителями подразделений) следует выделить только для руководителя процессного офиса?
Инструкция по заполнению:
Составьте два блока. (1) Эксклюзивная ответственность, 4–5 позиций: исполнение Плана работы ПрО, качество и сроки артефактов ПрО (модели, ВНМД, отчёты), соблюдение сотрудниками ПрО утверждённой методологии, достоверность отчётности ПрО (ссылки на НМД № [2] пп. [8.6], [13.2]; № [23] п. [15.3]). Зафиксируйте, за что руководитель ПрО ответственность НЕ несёт: за результативность бизнес-процессов (владелец процесса, НМД № [11] п. [7.1]) и за достижение выгод проектов (владелец выгод, НМД № [23] п. [7.4]). (2) Карта взаимодействия: таблица на 4–5 контрагентов (топ-менеджмент, Процессный комитет, владельцы макропроцессов, руководители подразделений, HR/ИТ) с предметом, форматом и сроками; для взаимодействия с владельцами процессов срок ответа составляет не более [30] календарных дней (НМД № [11] п. [8.1]). Эскалацию за пределами ПрО не описывайте, дайте ссылки на НМД № [2] п. [9.7], № [5] п. [6.4], № [23] п. [7.6]; в инструкции описывается только внутриофисный уровень (руководитель ПрО выступает второй инстанцией разногласий сотрудников ПрО, Приложение З Конструктора). Укажите: в проектах административное подчинение сотрудников ПрО сохраняется за руководителем ПрО, оперативное закрепляется за руководителем проекта (НМД № [23] п. [7.3]).
Пример:
Формулировка ответственности: «Руководитель ПрО несёт ответственность за полноту и сроки исполнения Плана работы ПрО и качество артефактов ПрО (модели, ВНМД, отчёты). Ответственность за результативность бизнес-процессов сохраняется за владельцами процессов (НМД № [11] п. [7.1]); ответственность за достижение выгод проектов сохраняется за владельцами выгод (НМД № [23] п. [7.4])».
| Контрагент | Предмет взаимодействия | Формат / периодичность | Основание |
|---|---|---|---|
| [Генеральный директор / курирующий топ-менеджер] | Отчёт о развитии СУБП, предложения по приоритетам процессной работы | Доклад: [ежеквартально]; предложения: по мере готовности | НМД № [2] п. [9.х] |
| Процессный комитет | Вынесение вопросов методологии и дорожной карты СУБП, отчёт об исполнении решений | Заседания по регламенту комитета | НМД № [2] п. [9.х] |
| Владельцы макропроцессов | Предложения по описанию, анализу и оптимизации процессов; согласование планов работ ПрО по их процессам | Письменно; ответ владельца не более [30] календарных дней | НМД № [11] п. [8.1] |
| Руководители подразделений | Организация рабочих групп, запрос информации о процессах | Служебная переписка, рабочие совещания | НМД № [2] п. [8.5] |
| [HR / ИТ] | ИПР и обучение сотрудников ПрО; доступы к [Stormbpmn], [СЭД] | По регламентам [ЛНА об обучении], НМД № [2] п. [10.4] | ЛНД организации |
Разногласия сотрудников ПрО руководитель ПрО разрешает как вторая инстанция в сроки Приложения З Конструктора; эскалация на Процессный комитет осуществляется по НМД № [2] п. [9.7], № [5] п. [6.4], № [23] п. [7.6]. Универсальное разграничение ответственности приведено в Приложении Ж Конструктора.
Показатели эффективности (KPI)
Описание раздела: Раздел определяет допустимый состав KPI руководителя ПрО, исходя из принципа соответствия показателей фактическим полномочиям и зоне влияния должности, и перечень показателей, включение которых в инструкцию не допускается. Каталог KPI должностей ПрО и матрица каскадирования приведены в Приложении И Конструктора.
Какие KPI допустимо установить для руководителя процессного офиса с учётом его фактических полномочий и зоны влияния?
Инструкция по заполнению:
Приведите таблицу из 4–6 KPI с колонками «Показатель / Единица измерения / Периодичность / Источник данных»: выполнение Плана работы ПрО, достижение целевого уровня зрелости СУБП, качество моделей и ВНМД (например, число критических ошибок на модель по выборке), соблюдение SLA обработки запросов на изменение (CR), оценка деятельности ПрО подразделениями-заказчиками, выполнение ИПР сотрудниками ПрО. Установите запрет включать показатели вне зоны влияния должности: результативность бизнес-процессов (закреплена за владельцами процессов, НМД № [11] п. [7.1]) и экономический эффект проектов (за владельцами выгод, НМД № [23] пп. [7.4], [15.2]). Методику расчёта и источники данных не дублируйте, дайте ссылки на НМД № [2] Приложения [3], [13] и НМД № [5] п. [8.1]; каскадирование KPI подразделения на KPI руководителя и исполнителей выполняется по Приложению И Конструктора. Целевые значения, веса и связь с вознаграждением в инструкцию не включаются: они устанавливаются [ЛНА о системе оценки/мотивации]; в таблице дайте ссылку на этот ЛНА.
Пример:
| Показатель | Ед. изм. | Периодичность | Источник данных |
|---|---|---|---|
| Выполнение Плана работы ПрО | % | Квартал / год | План работы ПрО, [СЭД] |
| Достижение целевого уровня зрелости СУБП | уровень по модели [название] | Год | Отчёт об оценке зрелости СУБП |
| Качество моделей БП и ВНМД (критические ошибки по выборке) | ошибок/модель | Год | [Методика оценки качества, НМД № 2 Прил. 13] |
| Соблюдение SLA обработки CR к моделям и ВНМД | % | Квартал | Журнал CR [Stormbpmn] |
| Оценка деятельности ПрО подразделениями (анкетирование) | балл | Год | Результаты анкетирования подразделений |
| Своевременность отчётности перед Процессным комитетом | % | Квартал | Протоколы Процессного комитета |
Не допускается включать в KPI руководителя ПрО: показатели результативности бизнес-процессов (зона владельцев процессов, НМД № [11] п. [7.1]); показатели экономического эффекта проектов оптимизации (зона владельцев выгод, НМД № [23] п. [7.4]). KPI подразделения в целом устанавливаются НМД № [2] (Приложения [3], [13]) и настоящей инструкцией не переопределяются. Целевые значения и веса показателей на отчётный период устанавливаются [Положением об оценке эффективности деятельности работников / оценочным листом] и в инструкцию не включаются.
Заключительные положения
Описание раздела: Раздел устанавливает порядок пересмотра инструкции и её связь с Конструктором и смежными НМД.
Инструкция по заполнению:
Зафиксируйте 3–4 пункта: (1) инструкция пересматривается вместе с Конструктором (планово не реже 1 раза в [3] года) и при изменении НМД № [2], № [5], № [11], № [23] или профстандартов 07.007/08.037 (последний учитывается при включении контура E/02.7); при расхождении действует правило приоритета п. 1.4; (2) листы согласования, ознакомления и регистрации изменений оформляются по формам Приложения А Конструктора; (3) ознакомление работника проводится под роспись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ); (4) утверждение изменений осуществляется [должностью руководителя, утверждающего инструкцию]; самоутверждение недопустимо.
Пример:
7.1. Настоящая инструкция пересматривается одновременно с Конструктором: планово не реже 1 раза в [3] года, а также при изменении НМД № [2], № [5], № [11], № [23] или профессионального стандарта 07.007; профессиональный стандарт 08.037 учитывается при включении в контур должности ТФ E/02.7. При расхождении с Конструктором в универсальных блоках приоритет имеет Конструктор; в требованиях, специфичных для должности, приоритет имеет настоящая инструкция; расхождение устраняется при ближайшем пересмотре.
7.2. Согласование, ознакомление и регистрация изменений оформляются по формам Приложения А Конструктора. Работник знакомится с инструкцией под роспись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
7.3. Изменения в инструкцию утверждает [должность вышестоящего руководителя]; утверждение руководителем ПрО изменений в собственную инструкцию не допускается.
