Регламент реализации проектов по автоматизации и роботизации бизнес процессов

Описание раздела: Раздел определяет цель, задачи и область применения Регламента в контексте проектной реализации инициатив по автоматизации. Устанавливает взаимосвязь с базовым Регламентом.

1.1. Цель, задачи и ожидаемые результаты

Описание подраздела: Подраздел формулирует целевое назначение Регламента как методического руководства по управлению проектами автоматизации.

Каковы цель, задачи, назначение и ожидаемые результаты Регламента — что именно он должен обеспечить в организации?

Инструкция по заполнению:

Сформулируйте 1 генеральную цель и 4-6 задач. Укажите связь с базовым Регламентом. Определите 4-5 измеримых результатов. Приведите ссылки на стратегические документы.

Пример:

Цель: Установить единый порядок реализации проектов автоматизации от инициации до закрытия.

Задачи:

1. Определить этапы жизненного цикла и критерии перехода (Gate Criteria)
2. Установить состав обязательных артефактов и требования к ним
3. Регламентировать порядок принятия проектных решений
4. Обеспечить интеграцию с архитектурой предприятия
5. Стандартизировать инженерные практики разработки

Связь с базовым Регламентом: Настоящий документ детализирует проектную методологию, определённую в разделах 4-7 базового Регламента (РГА-001).

1.2. Область применения и границы

Описание подраздела: Подраздел определяет организационные, процессные и технологические границы применения.

На какие подразделения, процессы, ИТ-системы, типы инициатив распространяется действие Регламента? Какие границы и исключения установлены?

Инструкция по заполнению:

Определите 3-4 критерия обязательного применения (бюджет, FTE, критичность). Укажите организационные единицы. Перечислите исключения с обоснованием.

Пример:

Критерии обязательного применения:

Исключения:

1.3. Классы решений и квалификация инициатив

Описание подраздела: Подраздел устанавливает классификацию технологических решений и порядок квалификации.

Какие классы решений охватывает Регламент? Как проводится квалификация? Какие определения введены для разграничения «автоматизации» и «роботизации»?

Инструкция по заполнению:

Определите 5-7 классов решений с характеристиками. Установите критерии отнесения к классу. Приведите чёткие определения автоматизации vs роботизации.

Пример:

Классификация решений:

Разграничение:

1.4. Глоссарий проектных терминов

Описание подраздела: Подраздел закрепляет специфические термины, дополняющие глоссарий базового Регламента.

Какие ключевые понятия, термины, роли, артефакты и сокращения закреплены в глоссарии?

Инструкция по заполнению:

Приведите 15-20 терминов проектной методологии. Структурируйте по категориям: артефакты, этапы, роли, технические термины.

Пример:

Проектные артефакты:

Проектные события:

Технические термины:

1.5. Иерархия нормативных документов

Описание подраздела: Подраздел определяет место Регламента в системе НМД и порядок разрешения коллизий.

На какие внешние и внутренние документы опирается Регламент? Какова иерархия и порядок разрешения коллизий?

Инструкция по заполнению:

Изобразите иерархию (4-5 уровней). Определите порядок приоритета. Укажите правила актуализации.

Пример:

Иерархия:

Уровень 1: Внешние регуляторные требования

↓

Уровень 2: Стратегия и политики организации

↓

Уровень 3: Базовый Регламент (РГА-001)

↓

Уровень 4: Настоящий Регламент (РГА-002)

↓

Уровень 5: Рабочие инструкции и шаблоны

Порядок разрешения коллизий:

1. При противоречии с базовым — приоритет базового
2. При противоречии с Политикой ИБ — приоритет ИБ
3. Спорные вопросы — на Комитет по автоматизации

1.6. Обязательные принципы реализации проектов

Описание подраздела: Подраздел формулирует принципы с критериями проверки соответствия.

Какие принципы автоматизации/роботизации являются обязательными? Какие критерии соответствия применяются?

Инструкция по заполнению:

Сформулируйте 6-8 принципов. Для каждого укажите критерий проверки и точку контроля.

Пример:

Описание раздела: Раздел определяет модель управления проектами, органы принятия решений, порядок эскалации и контроля.

2.1. Владелец методологии и органы управления

Описание подраздела: Подраздел определяет должностных лиц и коллегиальные органы.

Кто является владельцем Регламента и методологии? Какова модель управления?

Инструкция по заполнению:

Укажите владельца и его обязанности (4-5 пунктов). Определите коллегиальные органы. Приведите схему governance.

Пример:

Владелец методологии: Директор по цифровой трансформации

Обязанности:

1. Утверждение и актуализация Регламента
2. Разрешение методологических споров
3. Контроль эффективности на основе KPI
4. Инициирование стратегических изменений

Органы управления:

2.2. Порядок принятия проектных решений

Описание подраздела: Подраздел устанавливает правила принятия решений и уровни полномочий.

Какие решения требуют коллегиального рассмотрения? Каким органом и по каким правилам они принимаются?

Инструкция по заполнению:

Классифицируйте типы решений (3-4 уровня). Определите орган для каждого. Укажите сроки.

Пример:

2.3. Контроль соответствия и аудит проектов

Описание подраздела: Подраздел определяет механизмы контроля соблюдения требований.

Как обеспечивается аудит и контроль соответствия Регламенту? Кто несёт ответственность за корректирующие мероприятия?

Инструкция по заполнению:

Определите виды контроля с периодичностью. Укажите чек-листы. Опишите порядок фиксации несоответствий.

Пример:

2.4. Актуализация Регламента

Описание подраздела: Подраздел устанавливает порядок внесения изменений.

Каков порядок актуализации Регламента?

Инструкция по заполнению:

Укажите периодичность пересмотра. Определите триггеры (4-5 событий). Опишите процедуру согласования.

Пример:

Триггеры: изменение стратегии, новая платформа, системные проблемы (>3 инцидентов), регуляторные изменения.

2.5. Ответственность за нарушение требований

Описание подраздела: Подраздел определяет виды нарушений и меры ответственности.

Какая ответственность определена за нарушение требований Регламента?

Инструкция по заполнению:

Классифицируйте нарушения (3 категории). Определите санкции. Приведите примеры.

Пример:

Описание раздела: Раздел определяет проектные роли, их ответственность и модель взаимодействия.

3.1. Проектные роли и матрица ответственности

Описание подраздела: Подраздел детализирует роли с распределением по методологии RACI.

Какие роли участвуют в проектах? Какова матрица RACI на каждом этапе жизненного цикла?

Инструкция по заполнению:

Определите 10-12 ролей. Составьте матрицу RACI по этапам. Укажите требования к компетенциям.

Пример:

Проектные роли:

Матрица RACI:

3.2. Центр компетенций (CoE) и полномочия

Описание подраздела: Подраздел определяет структуру и полномочия CoE.

Какова структура и полномочия Центра компетенций? Имеет ли он право вето?

Инструкция по заполнению:

Опишите структуру CoE (3-4 направления). Определите полномочия, включая право вето.

Пример:

Структура CoE:

1. Группа методологии и архитектуры
2. Группа разработки
3. Группа эксплуатации
4. Группа качества

Полномочия:

3.3. Владелец решения после закрытия проекта

Описание подраздела: Подраздел определяет порядок передачи ответственности.

Кто является владельцем решения после закрытия проекта? Кто несёт ответственность за данные?

Инструкция по заполнению:

Определите владельца и обязанности (5-6 пунктов). Разграничьте ответственность между владельцем, CoE и ИТ.

Пример:

Владелец: Владелец бизнес-процесса (BPO)

Обязанности:

1. Контроль бизнес-эффектов и KPI
2. Инициирование изменений
3. Принятие решений об эскалации
4. Ответственность за данные
5. Инициирование вывода из эксплуатации

3.4. Требования к квалификации команды

Описание подраздела: Подраздел устанавливает минимальные требования к компетенциям.

Какие требования к квалификации участников проектной команды?

Инструкция по заполнению:

Определите требования для 5-6 ролей. Укажите сертификации и опыт.

Пример:

Описание раздела: Раздел определяет этапы жизненного цикла, критерии перехода (Gate Criteria) и контрольные точки.

4.1. Этапы жизненного цикла

Описание подраздела: Подраздел устанавливает последовательность этапов от инициации до закрытия.

Какие этапы жизненного цикла проекта устанавливаются — от инициации до закрытия и вывода из эксплуатации?

Инструкция по заполнению:

Определите 7-9 этапов с целями и результатами. Укажите типовую длительность. Приведите схему.

Пример:

Схема:

[Инициация]→[Анализ]→[Проектирование]→[Разработка]→[Тестирование]→[Внедрение]→[Hypercare]→[Эксплуатация]

↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓

Gate 1 Gate 2 Gate 3 Gate 4 Gate 5 Gate 6 [Вывод]

4.2. Критерии перехода между этапами (Gate Criteria)

Описание подраздела: Подраздел определяет обязательные критерии для перехода на следующий этап.

Какие критерии готовности (Gate Criteria) должны быть выполнены для перехода между этапами?

Инструкция по заполнению:

Для каждого Gate определите 4-6 критериев. Укажите артефакты. Определите процедуру Gate Review.

Пример:

Gate 1: Инициация → Анализ

Gate 2: Анализ → Проектирование

Gate 3: Проектирование → Разработка

Gate 4: Разработка → Тестирование

Gate 5: Тестирование → Внедрение

Gate 6: Внедрение → Hypercare

Описание раздела: Раздел определяет порядок формирования, управления и приоритизации портфеля.

5.1. Управление портфелем инициатив

Описание подраздела: Подраздел устанавливает правила формирования и управления портфелем.

Как формируется и управляется портфель инициатив по автоматизации/роботизации?

Инструкция по заполнению:

Опишите воронку (5-6 статусов). Определите правила перехода. Укажите метрики портфеля.

Пример:

5.2. Процедура подачи и рассмотрения заявки

Описание подраздела: Подраздел определяет порядок подачи заявки и её рассмотрения.

Кто имеет право инициировать заявку? Какие входные данные обязательны? Каков порядок рассмотрения?

Инструкция по заполнению:

Определите круг лиц. Приведите обязательные поля заявки. Опишите процедуру (6-8 шагов) с SLA.

Пример:

Право инициации: Владелец процесса, руководитель подразделения (начальник отдела+)

Обязательные поля:

Процедура:

5.3. Критерии готовности процесса-кандидата

Описание подраздела: Подраздел устанавливает минимальные критерии для включения в портфель.

Какие минимальные критерии должен выполнить «процесс-кандидат»? Какие «красные флаги» блокируют запуск?

Инструкция по заполнению:

Определите 8-10 критериев с пороговыми значениями. Укажите «красные флаги». Приведите скоринговую модель.

Пример:

«Красные флаги»:

5.4. Оценка зрелости и готовности среды

Описание подраздела: Подраздел определяет методику оценки зрелости процесса.

Как оценивается зрелость процесса и готовность среды? Какие действия при недостаточной зрелости?

Инструкция по заполнению:

Приведите модель зрелости (5 уровней). Определите минимальный уровень. Опишите план действий при недостаточной зрелости.

Пример:

Минимальный уровень: 3 (Определённый)

5.5. Методика приоритизации

Описание подраздела: Подраздел устанавливает критерии и веса для ранжирования.

Какие критерии приоритизации используются и как они взвешиваются?

Инструкция по заполнению:

Определите 5-7 критериев с весами. Опишите шкалу. Укажите формулу расчёта.

Пример:

Формула: Приоритет = Σ (Оценкаᵢ × Весᵢ)

5.6. Расчёт бизнес-кейса и защита паспорта

Описание подраздела: Подраздел определяет методику расчёта эффекта и порядок защиты.

Как рассчитывается экономический эффект и стоимость владения? Каков порядок защиты бизнес-кейса?

Инструкция по заполнению:

Приведите формулы (ROI, TCO, FTE, Payback). Укажите источники данных. Опишите процедуру защиты.

Пример:

Процедура защиты:

1. Подготовка Паспорта (PM, BA, CoE)
2. Внутренняя экспертиза (ПО)
3. Защита на Комитете
4. Принятие решения
5. Оформление запуска

Описание раздела: Раздел определяет критерии выбора технологии, порядок архитектурного согласования и требования к средам.

6.1. Критерии выбора технологического подхода

Описание подраздела: Подраздел устанавливает правила выбора между технологиями.

Какие критерии применяются для выбора: RPA vs BPM vs доработка ИС vs API-интеграция?

Инструкция по заполнению:

Разработайте дерево решений. Определите 6-8 критериев сравнения. Приведите матрицу применимости.

Пример:

6.2. Архитектурное согласование

Описание подраздела: Подраздел определяет порядок согласования архитектуры.

Как определяется целевая архитектура? Как проводится согласование с ИТ-ландшафтом?

Инструкция по заполнению:

Опишите процедуру (5-6 шагов). Определите критерии обязательного согласования ARB. Приведите чек-лист.

Пример:

Критерии обязательного ARB:

1. Интеграция с ≥3 системами
2. Нестандартные технологии
3. Обработка ПДн
4. Критичность уровня 1-2

6.3. Требования к средам и релизный процесс

Описание подраздела: Подраздел устанавливает требования к контурам и релизам.

Какие требования к средам (Dev/Test/Preprod/Prod)? Как регламентируется релизный процесс?

Инструкция по заполнению:

Определите характеристики каждой среды. Опишите процедуру продвижения. Укажите правила Configuration Management.

Пример:

Релизный процесс:

[DEV] --Code Review--> [TEST] --QA Sign-off--> [UAT] --UAT Sign-off + CR--> [PROD]

Описание раздела: Раздел определяет требования к артефактам, стандарты моделирования и правила обработки исключений.

7.1. Обязательные артефакты

Описание подраздела: Подраздел устанавливает состав, структуру и требования к артефактам.

Какие артефакты обязательны? Каков стандарт структуры PDD и SDD?

Инструкция по заполнению:

Определите 6-8 документов. Приведите структуру PDD и SDD (10-15 разделов). Укажите правила согласования.

Пример:

Структура PDD:

1. Общие сведения
2. Описание AS-IS
3. Входы и выходы
4. Участники и роли
5. Информационные системы
6. Бизнес-правила
7. Описание TO-BE
8. Границы автоматизации
9. Реестр исключений
10. Метрики и KPI

Структура SDD:

1. Общие сведения
2. Архитектура решения
3. Компоненты
4. Модель данных
5. Интеграции
6. Обработка исключений
7. Безопасность
8. Производительность
9. Развёртывание
10. Зависимости

7.2. Стандарты моделирования процессов

Описание подраздела: Подраздел устанавливает требования к нотации и качеству моделей.

В какой нотации и с какой глубиной описываются модели AS-IS и TO-BE?

Инструкция по заполнению:

Укажите нотацию. Определите уровень детализации. Опишите процедуру валидации.

Пример:

Для RPA обязателен уровень L5 (атомарные действия).

7.3. Оптимизация перед автоматизацией

Описание подраздела: Подраздел определяет обязательность оптимизации.

Обязателен ли этап оптимизации перед автоматизацией? Что считается допустимой оптимизацией?

Инструкция по заполнению:

Установите правило. Определите границы допустимой оптимизации. Опишите критерии эскалации на реинжиниринг.

Пример:

Правило: Модель TO-BE должна содержать ≥2 улучшений относительно AS-IS.

7.4. Проектирование обработки исключений

Описание подраздела: Подраздел устанавливает требования к обработке исключений.

Как фиксируются требования к обработке Business Exceptions и System Exceptions?

Инструкция по заполнению:

Определите классификацию (2-3 типа). Укажите атрибуты реестра. Опишите стандартные паттерны.

Пример:

Структура реестра:

7.5. Трассируемость требований

Описание подраздела: Подраздел определяет требования к трассируемости.

Как обеспечивается трассируемость от бизнес-кейса до тестов?

Инструкция по заполнению:

Опишите модель трассируемости. Определите инструмент. Приведите пример матрицы.

Пример:

Модель:

Бизнес-цель → Требование → Компонент → Тест-кейс → Результат

Описание раздела: Раздел определяет стандарты разработки, управления версиями и качества кода.

8.1. Стандарты разработки

Описание подраздела: Подраздел устанавливает обязательные стандарты кодирования.

Какие стандарты разработки обязательны? Как обеспечивается их соблюдение?

Инструкция по заполнению:

Определите 8-10 стандартов. Опишите механизм контроля. Приведите чек-лист Code Review.

Пример:

8.2. Управление версиями

Описание подраздела: Подраздел определяет правила работы с VCS.

Как организуется управление версиями, кодом и пакетами?

Инструкция по заполнению:

Укажите VCS. Опишите стратегию ветвления. Определите правила Merge Request.

Пример:

VCS: Git ([Корпоративный GitLab])

Описание раздела: Раздел определяет требования ИБ к проектам.

9.1. Требования ИБ к проектам

Описание подраздела: Подраздел устанавливает требования ИБ по этапам проекта.

Какие требования ИБ обязательны? Кто проводит контроль?

Инструкция по заполнению:

Определите 8-10 требований. Укажите этап проверки. Опишите процедуру согласования.

Пример:

9.2. Управление учётными записями роботов

Описание подраздела: Подраздел определяет жизненный цикл УЗ.

Как организуется управление учётными записями роботов?

Инструкция по заполнению:

Опишите жизненный цикл (4-5 этапов). Укажите правила именования.

Пример:

Формат: svc_rpa_{подразделение}{процесс}{среда}

Описание раздела: Раздел определяет виды тестирования, порядок UAT и критерии приёмки.

10.1. Виды и критерии тестирования

Описание подраздела: Подраздел устанавливает обязательные виды тестирования.

Какие виды тестирования обязательны и блокирующие для PROD?

Инструкция по заполнению:

Определите 5-6 видов. Укажите критерии прохождения. Определите минимальное покрытие.

Пример:

10.2. Работа с тестовыми данными

Описание подраздела: Подраздел определяет требования к тестовым данным.

Как организуется работа с тестовыми данными и обезличивание?

Инструкция по заполнению:

Определите категории данных. Опишите процедуру обезличивания.

Пример:

10.3. Порядок проведения UAT

Описание подраздела: Подраздел определяет процедуру UAT.

Каков порядок UAT? Каковы критерии успешности?

Инструкция по заполнению:

Опишите процедуру (5-7 шагов). Определите критерии успешности.

Пример:

Критерии успешности: 0 Critical, 0 Major (или workaround), ≤5 Minor

10.4. Управление дефектами

Описание подраздела: Подраздел устанавливает классификацию и SLA.

Как фиксируются дефекты и управляются исправления?

Инструкция по заполнению:

Определите классификацию (4 приоритета). Укажите SLA. Опишите жизненный цикл.

Пример:

Описание раздела: Раздел определяет критерии Go/No-Go, процедуру ввода и Hypercare.

11.1. Критерии готовности к вводу в эксплуатацию

Описание подраздела: Подраздел устанавливает критерии Go/No-Go.

Каковы критерии готовности к вводу в эксплуатацию (Go/No-Go)?

Инструкция по заполнению:

Определите 10-12 критериев. Приведите чек-лист.

Пример:

11.2. Период Hypercare

Описание подраздела: Подраздел определяет режим Hypercare.

Как регламентируется период Hypercare?

Инструкция по заполнению:

Определите длительность и режим. Укажите критерии выхода. Опишите роли.

Пример:

Критерии выхода:

11.3. Регламент развёртывания

Описание подраздела: Подраздел определяет порядок деплоя.

Каков регламент переноса между средами? Кто имеет право на деплой в PROD?

Инструкция по заполнению:

Опишите процедуру (5-6 шагов). Укажите право на деплой. Определите процедуру отката.

Пример:

Право на деплой: Администраторы RPA (именной список) Окно: Рабочие дни, 18:00-22:00

11.4. Комплект документации

Описание подраздела: Подраздел определяет состав документации.

Какая документация должна быть передана в эксплуатацию?

Инструкция по заполнению:

Определите перечень (8-10 документов). Приведите чек-лист.

Пример:

11.5. Обучение пользователей

Описание подраздела: Подраздел определяет порядок обучения.

Каков порядок обучения пользователей и переобучения сотрудников?

Инструкция по заполнению:

Определите категории обучаемых. Опишите форматы. Укажите критерии успеха.

Пример:

Описание раздела: Раздел определяет порядок поддержки, управления инцидентами и изменениями.

12.1. Модель поддержки

Описание подраздела: Подраздел определяет уровни поддержки.

Как организуется поддержка? Как распределяется ответственность?

Инструкция по заполнению:

Определите 3 уровня с SLA. Укажите распределение. Опишите эскалацию.

Пример:

12.2. Управление инцидентами

Описание подраздела: Подраздел определяет процедуру обработки инцидентов.

Как управляются инциденты и исключения выполнения?

Инструкция по заполнению:

Опишите процедуру (5-6 шагов). Укажите правила RCA.

Пример:

12.3. Управление изменениями

Описание подраздела: Подраздел определяет процедуру изменений.

Как регламентируется управление изменениями?

Инструкция по заполнению:

Классифицируйте изменения (3 типа). Опишите процедуру.

Пример:

12.4. Обеспечение непрерывности

Описание подраздела: Подраздел определяет требования к непрерывности.

Как обеспечивается непрерывность при сбоях автоматизации?

Инструкция по заполнению:

Определите RTO/RPO. Опишите fallback-процедуры.

Пример:

Описание раздела: Раздел определяет критерии и процедуры тиражирования.

13.1. Критерии и процедуры тиражирования

Описание подраздела: Подраздел устанавливает правила тиражирования.

Как регламентируется тиражирование и масштабирование?

Инструкция по заполнению:

Определите критерии пригодности. Опишите процедуру.

Пример:

Процедура:

1. Анализ применимости (1-2 нед.)
2. Адаптация конфигурации (1 нед.)
3. Тестирование (1-2 нед.)
4. Обучение (1 нед.)
5. Запуск + Hypercare (2 нед.)

Описание раздела: Раздел определяет порядок фиксации и распространения знаний.

14.1. База знаний и Lessons Learned

Описание подраздела: Подраздел устанавливает структуру базы знаний.

Как организуется управление знаниями? Как фиксируется опыт?

Инструкция по заполнению:

Опишите структуру базы. Определите процедуру Lessons Learned.

Пример:

Структура:

База знаний RPA/

├── Методология/ (Регламенты, Шаблоны, Стандарты)

├── Решения/ [По подразделениям]/ [Решение]/ (Документация, LL)

├── Компоненты/ (Библиотека переиспользования)

└── FAQ и Troubleshooting/

Процедура LL:

Описание раздела: Раздел определяет систему показателей и пост-проектный аудит.

15.1. Контроль достижения эффектов

Описание подраздела: Подраздел устанавливает процедуру мониторинга эффектов.

Как проводится контроль достижения эффектов? С какой периодичностью постаудит?

Инструкция по заполнению:

Определите периодичность. Укажите сравниваемые показатели. Опишите корректирующие действия.

Пример:

Корректирующие действия:

15.2. Система KPI

Описание подраздела: Подраздел определяет показатели проектов и CoE.

Какие KPI используются? Какие KPI для CoE?

Инструкция по заполнению:

Определите 8-10 KPI проектов. Укажите 5-6 KPI CoE.

Пример:

KPI проектов:

KPI CoE:

Описание раздела: Раздел определяет процедуры закрытия и вывода решений.

16.1. Закрытие проекта

Описание подраздела: Подраздел устанавливает процедуру закрытия.

Как регламентируется закрытие проекта?

Инструкция по заполнению:

Опишите процедуру (5-6 шагов). Приведите чек-лист.

Пример:

16.2. Вывод из эксплуатации

Описание подраздела: Подраздел определяет порядок decommissioning.

Каков порядок вывода решения из эксплуатации?

Инструкция по заполнению:

Определите основания. Опишите процедуру (6-8 шагов).

Пример:

Процедура:

1. Инициация и обоснование
2. Согласование (5 р.д.)
3. План перехода (10 р.д.)
4. Уведомление (за 10 р.д.)
5. Остановка робота
6. Отзыв доступов (5 р.д.)
7. Архивирование (5 р.д.)
8. Утилизация лицензий (5 р.д.)

17.1. ESG-аспекты

Описание подраздела: Подраздел определяет учёт ESG-факторов.

Как учитываются ESG-аспекты в проектах автоматизации?

Инструкция по заполнению:

Определите применимые критерии. Опишите меры по социальным аспектам (высвобождение).

Пример:

ПРИЛОЖЕНИЯ

Перечень приложений

Какие приложения обязательны к Регламенту?

Инструкция по заполнению:

Приведите перечень (15-20 документов). Укажите код, наименование, назначение.

Пример: