Командировка: от оформления до закрытия

Процесс командировки в представленной BPMN-схеме состоит из двух логически и временно разделённых частей: оформления командировки и обработки её итогов.

Первый процесс начинается с того, что пользователь инициирует командировку, заведя соответствующую заявку. После этого заявка направляется на согласование. На этапе проверки согласованности принимается решение: если заявка не утверждена, инициатор получает автоматическое уведомление об отказе, и процесс завершается. В случае одобрения заявки запускается блок по организации командировки, в котором параллельно выполняются две задачи — бронирование гостиницы и транспортных билетов. Обе задачи выполняются независимо, но завершение обеих необходимо для перехода к следующему этапу. Когда и гостиница, и билеты забронированы, процесс продолжается запросом подтверждения актуальности командировки. На этом этапе ещё возможно, что командировка окажется неактуальной, например, из-за изменений в планах. В таком случае выполнение прерывается и инициируется отмена брони. Если же командировка остаётся актуальной, она считается оформленной, и процесс завершён.

Второй процесс начинается уже после того, как командировка состоялась. Сначала сотрудник фиксирует понесённые в поездке расходы. Каждый расход отдельно согласовывается: если он признан несоответствующим, то его не компенсируют. Если расходы одобрены, необходимо предоставить подтверждающие документы. Отсутствие документов также приводит к отсутствию компенсации данной статьи расхода. Если документы представлены, они проходят финальную проверку на соответствие заявленным расходам. При успешной проверке расходы признаются подтверждёнными, и процесс завершается положительно.