Процесс "Получение материалов на склад" является частью процесса "Поставка товара под заказ клиента" и его цель - гарантировать, что все материалы надлежащего качества, правильно оформлены и размещены в соответствующих зонах хранения или переданы на дальнейшее урегулирование.
Процесс начинается с прибытия транспорта с материалами. После этого осуществляется приёмка материалов в буферную зону, где начинается их первичная обработка.
Затем выполняется подпроцесс идентификации и проверки поступивших материалов, в ходе которого устанавливается наличие материалов в накладной, определяется необходимость и результат контроля качества. При этом материалы могут быть классифицированы как соответствующие требованиям, некачественные или излишки.
После завершения подпроцесса проводится сверка поступления: проверяется наличие недостач, излишков и отклонений. В одном случае осуществляется отражение поступления материалов в системе учёта, а в другом - размещение материалов в соответствующих блоках или ячейках хранения. Эти действия завершаются соответствующими конечными событиями: «Поступление отражено в учёте» и «Материалы получены на склад».
Если в ходе сверки обнаружены излишки, запускается дополнительная проверка на предмет того, кто является поставщиком. В зависимости от ситуации возможны различные сценарии. Излишки могут быть оприходованы по результатам инвентаризации, либо инициируется взаимодействие с отделом закупок: отправляется сообщение о проблеме, после чего совместно с поставщиком принимается решение. Это решение может привести либо к получению недостающих документов для оформления излишков, либо к возврату излишков поставщику. После выполнения одного из этих действий процесс считается завершённым.
В случае поступления рекламационных материалов, они принимаются на склад и перемещаются в зону хранения рекламаций. Одновременно об этом уведомляется сотрудник закупок посредством отправки соответствующего сообщения.
В зависимости от хода процесса, он может завершиться в одной из нескольких точек: после размещения и отражения в учёте, после урегулирования ситуации с излишками или после обработки рекламаций.